# 'Dokumentum' fül
# Olvasásra megnyit
Billentyűparancs: CTRL + O
Ezzel a funkcióval az ELO-ban kijelölt dokumentum megjeleníthető olvasásra egy külső programban.
# Kikölcsönzés és szerkesztés
Billentyűparancs: ALT + O
Ezzel a funkcióval kölcsönözhet ki egy dokumentumot vagy mappát szerkesztésre. A kikölcsönzött bejegyzések átkerülnek a Szerkesztés funkcióterületre, és más személyek számára zárolva vannak. Az Archívum funkcióterületen szögletes zárójelben jelenik meg az a személy, aki jelenleg kikölcsönözte a bejegyzést. A kikölcsönzött bejegyzés ELO-ba történő áthelyezéséhez a dokumentumot vissza kell helyeznie.
További információk a Bejegyzés szerkesztése fejezetben találhatók.
Használt funkció
Kikölcsönzés a OneDrive-ra: ezzel a funkcióval egy Microsoft Office-dokumentumot lehet az ELO-ból a Microsoft OneDrive-ra kikérni szerkesztés céljából. A dokumentum a OneDrive mappájában marad, amíg vissza nem helyezi az ELO-ba.
# Dokumentum szerkesztése
Billentyűparancs: CTRL + E
Ezzel a funkcióval megnyithat egy kikölcsönzött dokumentumot, amely a Szerkesztés funkcióterületen van, azonban jelenleg nincs megnyitva a megfelelő külső alkalmazásban.
Mentse módosításait a külső alkalmazásban és utána a Visszahelyezés funkcióval (indítható: Menüszalag > Dokumentum) helyezze át a dokumentumot az ELO-ba.
# Visszahelyezés
Billentyűparancs: ALT + I
Ezzel a funkcióval a szerkesztett dokumentum újra az ELO-ba kerül. A dokumentum már nincs zárolva.
További információk a Bejegyzés szerkesztése fejezetben találhatók.
Információ
Ez a funkció csak akkor aktív, ha legalább egy dokumentum van a Szerkesztés funkcióterületen.
# Kikölcsönzés a OneDrive-ra
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Verziók.
Ezzel a funkcióval kölcsönözhet ki egy Microsoft Office dokumentumot az ELO-ból a Microsoft OneDrive-ra szerkesztésre. A dokumentum a OneDrive mappájában marad, amíg vissza nem helyezi az ELO-ba.
Ez a funkció csak akkor áll az Ön rendelkezésére, ha rendelkezik Microsoft OneDrive for Business iskolai vagy üzleti fiókkal, amelyet rendszergazda összekapcsolt az ELO-val.
Megjegyzés
Ezt a funkciót csak a szabványos fájlformátumú dokumentumok, például a DOCX formátumúak szerkesztésére használhatja. A dokumentum mérete 4 MB-ra van korlátozva.
A régebbi fájlformátumú dokumentumok, például a DOC esetében használja a Kikölcsönzés és szerkesztés funkciót.
Használt funkció
Kikölcsönzés és szerkesztés: Ezzel a funkcióval Microsoft Office-dokumentumokat és minden más dokumentumtípust szerkeszthet.
Eljárás
- Jelölje ki a dokumentumot, melyet szerkeszteni kíván.
- Kattintson a menüszalagon a Dokumentum > Verziók > Kikölcsönzés OneDrive-ra.
Eredmény
A dokumentum egy új böngészőfülben nyílik meg szerkesztésre.
Amíg a dokumentumot szerkeszti, a dokumentum státusza kikölcsönözve.
A módosítások automatikusan mentésre kerülnek a Microsoft OneDrive-ban.
A dokumentum szinkronizálási állapotát jelző ikonok magyarázata megtalálható a Mit jelentenek a OneDrive ikonok? (opens new window) Microsoft dokumentációban.
További lehetőségek:
Szerkesztés a Desktop alkalmazásban: megnyithatja és szerkesztheti a dokumentumot a Desktop app-ban.
Közös szerkesztés: meghívhat másokat is a dokumentum közös szerkesztésére. Nekik nincs szükségük ELO-fiókra, csak Microsoft-fiókra. Erről bővebb információt a Microsoft dokumentációjában talál , OneDrive fájlok és mappák megosztása (opens new window) címen.
Figyelmeztetés, kérjük, vegye figyelembe
A dokumentumot csak akkor helyezheti vissza az ELO-ba, ha az összes rajta dolgozó személy lezárta azt.
Kitekintés
Egy új dokumentumverzió ELO-ban történő mentéséhez zárja be a dokumentumot, és válassza az ELO kliensben a Visszahelyezés lehetőséget.
Ha később visszahelyezés nélkül szeretné folytatni a dokumentum szerkesztését, bármikor megnyithatja azt a következő mappán keresztül: OneDrive - <Cégének neve> > Apps > <Archívum mappájának neve>.
Figyelem
Egy dokumentumot nem lehet visszahelyezni, ha a Firefox böngészőben szerkeszti és használja az uBlock Origin reklámblokkoló bővítményt. Ebben az esetben deaktiválja a bővítményt, vagy kapcsolja ki a megfelelő oldalra vonatkozóan.
# Új verzió betöltése
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Verziók
Akkor is betölthet új verziót, ha korábban nem kölcsönözte ki és nem szerkesztette az ELO-ban tárolt dokumentum aktuális verzióját.
Az Új verzió betöltése funkcióval betölthet egy fájlt a helyi fájlrendszerből és a fájlt a dokumentum új verziójaként archiválhatja az Archívum funkcióterületen. Verziókövetett dokumentum esetén új bejegyzés jön létre a verziótörténetben és az aktuális munkaverzióvá válik. Szabadon szerkeszthető dokumentum esetén az eddigi verzió felülíródik.
Az új verzió betöltéséhez a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:
- Új verzió betöltése funkció
- Drag-and-drop (húzza az új dokumentumot az ELO-ba az egér bal gombjának lenyomva tartásával és elengedésével)
# Dokumentum verziók
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Verziók
Ezzel a funkcióval előhívhat egy áttekintést a kijelölt bejegyzés meglévő dokumentumverzióival. Az aktuális munkaverzió vastag betűvel van megjelenítve. Az aktuális munkaverziót a Munkaverzió oszlopban lévő ceruzaszimbólumról is felismerheti.
Többek közt megnyithat dokumentumverziókat olvasásra, összehasonlíthatja azokat, beállíthatja munkaverzióként és törölhet.
A következő funkciók állnak rendelkezésre:
Olvasásra megnyit: megnyitja a kiválasztott verziót egy külső alkalmazásban.
Mentés másként: ezzel a funkcióval a verziókat a helyi fájlrendszerre mentheti.
Összehasonlítás: jelöljön ki két verziót úgy, hogy a CTRL gombot lenyomva tartja, majd kattintson az Összehasonlítás gombra. A verziók megnyílnak egymás mellett egy új ablakban.
Aláírás ellenőrzése: ellenőrzi a kijelölt verzió aláírását. Az aláírás modulnak telepítve kell lennie.
Munkaverzióként beállít: a kiválasztott verzió lesz a munkaverzió. A munkaverzió az aktuálisan használt verzió.
Nem törölhetőként beállít: a kiválasztott verzió nem törölhetőnek lesz beállítva.
Verzió törlése: törli a kijelölt verziót. Először törlési jelet kap a verzió, és mindaddig visszaállítható, míg véglegesen nem törli.
Információ
A törölt verziók megjelenítéséhez aktiválja a Törölt bejegyzések megjelenítése funkciót (Menüszalag > Kezelés > Törlés).
Helyreállítás: eltávolítja a törlési jelölést a törölt verzióról.
Megjegyzés szerkesztése: egy verzió megjegyzésének szerkesztéséhez kattintson duplán a megfelelő megjegyzés mezőre.
# Dokumentum módosítás elvetése
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Verziók
Ezzel a funkcióval törölhető a dokumentum aktuális munkaverziója, és visszaállítható az eredeti változat.
Ez a funkció csak azoknál a dokumentumoknál aktív, amelyeket kikölcsönzött.
# Aláírás létrehozása
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Ellenőrzés
Ezzel a funkcióval digitális aláírást adhat a dokumentumokhoz.
Előfeltétel: harmadik féltől származó megfelelő szoftvert és hardvert kell telepíteni.
# Aláírás ellenőrzése
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Ellenőrzés
Ezzel a funkcióval ellenőrizheti egy dokumentum digitális aláírását. A funkció csak akkor áll rendelkezésre, ha a dokumentum rendelkezik digitális aláírással.
# Ellenőrzőösszeg vizsgálata
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Ellenőrzés
Ez a funkció ellenőrzi a kijelölt dokumentum ellenőrzőösszegét. Az ellenőrzőösszeg megmutatja, hogy a dokumentum hiánytalanul és helyesen került-e az archívumba. A dokumentumból hash-értéket képez. Ennek az értéknek a változásait ellenőrzi, így biztosítja, hogy a dokumentum nem változott.
# Vizuális összehasonlítás
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Ellenőrzés
Ezzel a funkcióval két dokumentumot nyithat meg egy új ablakban. Így a két dokumentum közvetlenül összehasonlítható egymással.
A vizuális összehasonlítás használatához a CTRL billentyűt nyomva tartva válasszon ki két dokumentumot egy ELO mappa Tartalom fülén.
# Előnézeti dokumentum létrehozása
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Konvertálás
Ezzel a funkcióval a kijelölt dokumentumhoz TIFF vagy PDF formátumú előnézet hozható létre. Az előnézeti dokumentum egy különleges képdokumentum, amelyet az archívum külön tárol. Ezzel a funkcióval a dokumentum akkor is megjeleníthető, ha a rendszeren nincs az eredeti formátum megtekintésére alkalmas program. Ilyen lehet pl. a CAD formátum.
A dokumentum előnézet megjelenítéséhez használja a Dokumentum előnézet megjelenítése opciót. A funkciót a Dokumentum előnézet megjelenítés pontban, a Menüszalag > Nézet > Megjelenítés alatt találja.
# PDF-re konvertálás
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Konvertálás
Előfeltétel: egy telepített ELO PDF-nyomtató.
Ezzel a funkcióval egy ELO-ban kijelölt dokumentumot PDF dokumentumra konvertál. A dokumentum ezután új verzióként az archívumba kerül.
# TIFF-re konvertálás
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Konvertálás
Előfeltétel: telepített ELO TIFF-nyomtató.
Ezzel a funkcióval TIFF dokumentumra konvertál egy ELO-ban kijelölt dokumentumot. A dokumentum ezután az eredeti dokumentum új verziójaként az archívumba kerül.
# Általános megjegyzés
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Megjegyzés
Ezzel a funkcióval általános megjegyzést hozhat létre egy dokumentumhoz. Egy általános megjegyzést minden felhasználó láthat és szerkeszthet. Az általános megjegyzés sárga színű.
A megjegyzések a középső sávon jelennek meg. Ha az egérrel a megjegyzésre mutat, a szöveg mellett a létrehozás dátuma és a szerkesztő felhasználóneve is megjelenik.
A megjegyzés ikonjára kattintva megnyithatja azt, hogy újra szerkeszthesse, vagy állandó megjegyzés esetén megtekinthesse azt.
A kontextmenü segítségével e-mail címeket, ELO linkeket és weboldalakat hívhat elő egy megjegyzésben (innen hívható elő: Jobb kattintás > Linkek előhívása).
A megjegyzés a teljes dokumentumra vonatkozik, nem csak az aktuális változatra.
# Személyes megjegyzés
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Megjegyzés
Ezzel a funkcióval személyes megjegyzést hozhat létre egy dokumentumhoz. Személyes megjegyzést csak a létrehozó láthat és szerkeszthet. A személyes megjegyzés zöld színű.
A megjegyzések a középső sávon jelennek meg. Ha az egérrel a megjegyzésre mutat, a szöveg mellett a létrehozás dátuma és a szerkesztő felhasználóneve is megjelenik.
A megjegyzés ikonjára kattintva megnyithatja azt, hogy újra szerkeszthesse, vagy állandó megjegyzés esetén megtekinthesse azt.
A kontextmenü segítségével e-mail címeket, ELO linkeket és weboldalakat hívhat elő egy megjegyzésben (innen hívható elő: Jobb kattintás > Linkek előhívása).
A megjegyzés a teljes dokumentumra vonatkozik, nem csak az aktuális változatra.
# Állandó megjegyzés
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Megjegyzés
Ezzel a funkcióval állandó megjegyzést hozhat létre egy dokumentumhoz. Az állandó megjegyzés minden felhasználó számára látható. Az általános és személyes megjegyzéssel ellentétben az állandó megjegyzés nem szerkeszthető vagy törölhető. Az állandó megjegyzés piros színű.
A megjegyzések a középső sávon jelennek meg. Ha az egérrel a megjegyzésre mutat, a szöveg mellett a létrehozás dátuma és a szerkesztő felhasználóneve is megjelenik.
A megjegyzés ikonjára kattintva megnyithatja azt megtekintésre.
A kontextmenü segítségével e-mail címeket, ELO linkeket és weboldalakat hívhat elő egy megjegyzésben (innen hívható elő: Jobb kattintás > Linkek előhívása).
A megjegyzés a teljes dokumentumra vonatkozik, nem csak az aktuális változatra.
# Melléklet megnyitása olvasásra
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Fájlmelléklet
Ezzel a funkcióval megnyitható egy fájlmelléklet a megfelelő külső alkalmazásban, pl. a Microsoft Word-ben.
# A melléklet verziói
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Fájlmelléklet
Ezzel a funkcióval megnyithatja egy fájlmelléklet verzióinak áttekintését. Megnyithatja, mentheti, összehasonlíthatja vagy törölheti az egyes fájlmellékleteket. Ezen kívül a fájlmelléklet digitális aláírását ellenőrizheti, valamint a törölt fájlmellékletet helyreállíthatja.
A következő opciók állnak rendelkezésre:
Olvasásra megnyit: megnyitja a fájlmelléklet kijelölt verzióját egy külső alkalmazásban
Mentés másként: Ezzel a funkcióval a fájlmelléklet verzióinak listájában kijelölt változatot az ELO-n kívülre mentheti.
Összehasonlítás: két változat összehasonlításához jelölje ki a két bejegyzést a verziók listájában, majd kattintson az Összehasonlítás gombra.
Aláírás ellenőrzése: aláírt fájlmelléklet esetén ezzel a gombbal ellenőrizheti az aláírást.
Munkaverzióként beállít: a kiválasztott verzió lesz a munkaverzió. A munkaverzió az aktuálisan használt verzió.
Nem törölhetőként beállít: a kiválasztott verzió nem törölhetőnek lesz beállítva.
Verzió törlése: A listában megjelölt verziót törli.
A törlés után a verzió piros jelöléssel van kiemelve.
Helyreállítás: a Helyreállítás gombbal a törölt verzió (piros jelölés) visszaállítható.
A verzió ekkor újra kiemelés nélkül jelenik meg a listában.
OK: a módosítások mentéséhez és az ablak bezárásához kattintson az OK gombra.
# Fájlmelléklet hozzáadása
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Fájlmelléklet
Ezzel a funkcióval egy helyi fájlrendszerből származó fájlt csatolhat egy ELO-dokumentumhoz fájlmellékletként. A helyi fájl átmásolódik az ELO-ba, és összekapcsolásra kerül az ELO-ban tárolt dokumentummal.
A fájlkapcsolatot a Fájlmelléklet megnyitása gomb gemkapocs szimbólumáról ismerheti fel.
A fájlmelléklet megnyitásához válassza a Fájlmelléklet megnyitása lehetőséget.
Információ
Ha egy dokumentumhoz második mellékletet is csatol, az első melléklet ezután csak a Melléklet verziói funkcióval lesz elérhető.
# Melléklet mentése másként
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Fájlmelléklet
Ha egy dokumentum fájlmelléklettel rendelkezik, ezt a mellékletet a Melléklet mentése másként funkcióval mentheti az ELO-n kívül a helyi fájlrendszerbe vagy más, külső adathordozóra.
# Fájlmelléklet törlése
Indítható: Menüszalag > Dokumentum > Fájlmelléklet
Ezzel a funkcióval törölhető a fájlmelléklet.