Fontos műveletek részletesen

Ez a fejezet a kezdéshez alkalmas. Alapvető műveleteket mutat be utasításokkal és magyarázatokkal.

Mappa létrehozása

Új mappát szeretne létrehozni az ELO-ban.

Eljárás

1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet.

2. Válasszon ki egy mappát, ahová létrehozza az új mappát.

   

3. Kattintson az Új mappa gombra az Új fülön.

   

   Megjelenik a Metaadatok új mappához ablak. A Mappa séma az alapbeállítás.

   Információ

   A Metaadatok új mappához ablakban a Sémaválasztás oszlopban csak azok a sémák láthatók, amelyeknél az ELO adminisztrációs konzolban a sémakezelésben aktiválva van a Mappa opció.

4. A Rövid név mezőbe írja be az új mappa nevét.

   Információ

   Minél pontosabban adja meg az adatokat, annál könnyebben tudja megtalálni a mappákat egy keresés során.

5. Miután minden adatot megadott, kattintson az OK gombra.

Eredmény

Az új mappa az archívumba került.

Kitekintés

A mappa használható dokumentumok archiválásához vagy további almappák létrehozásához.

Egy meglévő mappastruktúrát elmenthet sztenderd mappaként és beillesztheti más mappákba. A sztenderd regiszter sablonként szolgál, tetszőleges alkalommal újra felhasználható. További információk itt találhatók: Mentés sztenderd regiszterként.

Dokumentum beillesztése

A dokumentumok ELO-ba helyezéséhez a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

• Drag and drop-pal
• A 'Fájl beillesztése' funkcióval
• Szkennelés a Postafiókba és archiválás
• A 'Dokumentum sablonból' funkcióval

Dokumentum archiválása drag and drop-pal

Egy dokumentumot szeretnénk a Windows Intézőből egérrel az ELO archívumba húzni és archiválni.

Eljárás

1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet az ELO-ban.

2. Nyissa meg a Windows Intézőt.

3. Kattintson a dokumentumra a Windows Intézőben és lenyomva tartott bal egérgombbal húzza át a kívánt mappára.

   Alternatíva: Az ELO-ban több dokumentumot is archiválhat egyszerre. Jelölje ki a dokumentumokat a Windows Intézőben a SHIFT vagy a CTRL billentyű lenyomva tartásával, majd az egér bal gombjának lenyomva tartásával húzza őket a kívánt célmappába.

   

4. Engedje fel az egérgombot.

   

   Megjelenik a Metaadatok új dokumentumhoz ablak.

5. Válasszon a Sablon kiválasztása oszlopban egy sablont.

6. Adjon meg egy rövid nevet.

   Opcionális: adjon meg további metaadatokat.

   Alternatíva: több dokumentum esetén aktiválhatja a Rövid név mező alatt található Azonos metaadatok minden dokumentumhoz (tömeges bevitel) opciót. További információ a Tömeges bevitel fejezetben található.

   Információ

   Minél pontosabban írják le a megadott információk a dokumentumot, annál könnyebben megtalálható később a dokumentum. Részletes információkat erről a témáról a Metaadatok fejezetben talál.

7. Ha minden metaadatot megadott, kattintson az OK gombra.

Eredmény

Archiválta a dokumentumot az ELO-ba.

Kitekintés

Az ELO-ban tárolt dokumentumokat módosíthatja. Ha a dokumentum verziókövetett, a módosítás után a dokumentum új verziója kerül mentésre. A régi változat megmarad. A következő lehetőségek vannak:

• Dokumentum kikölcsönzése és szerkesztése
• Új verzió betöltése

Dokumentum archiválása a 'Fájl beillesztése' funkcióval

Egy dokumentumot szeretne archiválni a fájlrendszeréből az ELO-ba.

Eljárás

1. Az Archívum funkcióterületen válassza ki azt a mappát, amelybe a dokumentumot be kívánja illeszteni.

2. Kattintson a menüszalag Új > Beillesztés >Fájl beillesztése parancsára.

3. Válassza ki a kívánt fájlt a Fájl beillesztése párbeszédpanelen.

   Alternatíva: Az ELO-ban több fájlt is archiválhat egyszerre. Válassza ki a kívánt fájlokat a SHIFT vagy a CTRL billentyű lenyomva tartásával.

   

   Megjelenik a Metaadatok új dokumentumhoz ablak.

4. Válasszon a Sablon kiválasztása oszlopban egy sablont.

5. Adjon meg egy rövid nevet.

   Opcionális: adjon meg további metaadatokat.

   Alternatíva: több fájl esetén aktiválhatja a Rövid név mező alatt található Azonos metaadatok minden dokumentumhoz (tömeges bevitel) opciót. További információ a Tömeges bevitel fejezetben található.

   Információ

   Minél pontosabban írják le a megadott információk a dokumentumot, annál könnyebben megtalálható később a dokumentum. Részletes információkat erről a témáról a Metaadatok fejezetben talál.

6. Ha minden metaadatot megadott, kattintson az OK gombra.

Eredmény

Archiválta a dokumentumot az ELO-ba.

Kitekintés

Az ELO-ban tárolt dokumentumokat módosíthatja. Ha a dokumentum verziókövetett, a módosítás után a dokumentum új verziója kerül mentésre. A régi változat megmarad. A következő lehetőségek vannak:

• Dokumentum kikölcsönzése és szerkesztése
• Új verzió betöltése

Dokumentum szkennelése a Postafiókba és archiválás

Szeretne beszkennelni és archiválni egy dokumentumot az ELO-ba.

Feltételek

• Szüksége lesz egy csatlakoztatott szkennerre.

Vegye figyelembe

Ha az ELO 64-bites verzióját használja, az ELOscanTool-t kell szkennelési módként alkalmaznia. A beállítás elérése: Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Műszaki beállítások > Általános > Szkennelési mód használata > ELOscanTool TWAIN (Windows).

Eljárás

1. Nyissa meg a Postafiók funkcióterületet.

2. Helyezze a dokumentumot a szkennerbe.

3. Kattintson az Archívum fülön a Dokumentum szkennelése gombra a szkennelés elindításához.

   Opcionális: adott esetben kiegészítő ablak jelenik meg. Végezze el a kívánt beállításokat, majd kattintson a Szkennelés gombra.

   A szkennelés megtörténik.

   

   A szkennelt dokumentum megjelenik a megjelenítő területen.

Dokumentum archiválása

A szkennelt dokumentum ELO-ba való beviteléhez kövesse a következő lépéseket.

1. Jelölje ki a szkennelt dokumentumot a Postafiók funkcióterületen.

2. Válassza az Archiválás az ELO-ba funkciót az Archiválás fülön.

   

   Megjelenik az Archiválás az ELO-ba ablak.

3. Jelölje ki azt a mappát, ahová a szkennelt dokumentumot archiválni szeretné.

4. Válassza az OK-t.

   

   Megjelenik a Metaadatok új dokumentumhoz ablak.

5. Válasszon a Sablon kiválasztása oszlopban egy sablont.

6. Adjon meg egy rövid nevet.

   Opcionális: adjon meg további metaadatokat.

   Információ

   Minél pontosabban írják le a megadott információk a dokumentumot, annál könnyebben megtalálható később a dokumentum. Részletes információkat erről a témáról a Metaadatok fejezetben talál.

7. Ha minden metaadatot megadott, kattintson az OK gombra.

Eredmény

Archiválta a dokumentumot az ELO-ba.

Kitekintés

Az Archiválás fül funkcióiról bővebben a 'Archiválás' fül fejezetben olvashat.

Az ELO-ban tárolt dokumentumokat módosíthatja. Ha a dokumentum verziókövetett, a módosítás után a dokumentum új verziója kerül mentésre. A régi változat megmarad. A következő lehetőségek vannak:

• Dokumentum kikölcsönzése és szerkesztése
• Új verzió betöltése

Dokumentum archiválása a 'Dokumentum sablonból' funkcióval

Dokumentumsablon segítségével szeretne új dokumentumot létrehozni.

Feltételek

• A sablonokat előzőleg egy külső alkalmazásban (p l. Microsoft Word) létre kell hozni.
• Szükség van egy az ELO-ban meglévő dokumentumsablonra, p l. Microsoft Word dokumentumokhoz.
• Ismernie kell a dokumentumsablonokat tartalmazó mappát az ELO-ban.
• Ismernie kell a dokumentum ELO-ba való beviteli helyét.

Információ

Megfelelő jogosultsággal az ELO-ban meghatározhat egy központi mappát a sablonok számára. A beállítást a Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Műszaki beállítások > Dokumentumsablonok mappája alatt találja.

Eljárás

1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet.

2. Nyissa meg a fa nézetben azt a mappát, ahová a dokumentumot archiválni szeretné.

3. Kattintson a menüszalagon az Új > Beillesztés > Dokumentum sablonból gombra.

   Billentyűparancs: CTRL + N

   

   Megjelenik a Dokumentum sablonból ablak.

4. Nyissa meg a dokumentumsablonokat tartalmazó mappát és válassza ki a megfelelő sablont.

5. Válassza az OK-t.

   

   Megjelenik a Metaadatok új dokumentumhoz ablak.

6. Válasszon a Sablon kiválasztása oszlopban egy sablont.

7. Adjon meg egy rövid nevet.

   Opcionális: adjon meg további metaadatokat.

   Információ

   Minél pontosabban írják le a megadott információk a dokumentumot, annál könnyebben megtalálható később a dokumentum. Részletes információkat erről a témáról a Metaadatok fejezetben talál.

8. Ha minden metaadatot megadott, kattintson az OK gombra.

   Az ablak bezárul. Elindul a sablonhoz tervezett megfelelő külső alkalmazás és a dokumentumsablon megnyílik.

9. Végezze el a kívánt változtatásokat.

10. Mentse a dokumentumot és zárja be a külső alkalmazást.

    Az új dokumentum az előzőleg kiválasztott mappában található az ELO-ban.

11. Jelölje ki a dokumentumot az ELO-ban.

12. Válassza a menüszalagon a Dokumentum > Visszahelyezés gombot.

Billentyűparancs: ALT + I

Lehetséges, hogy megjelenik a Verzió információ ablak. Adjon meg egy verziószámot és megjegyzést a verzióhoz.

Eredmény

Archiválta az új dokumentumot az ELO-ba.

Kitekintés

Az ELO-ban tárolt dokumentumokat módosíthatja. Ha a dokumentum verziókövetett, a módosítás után a dokumentum új verziója kerül mentésre. A régi változat megmarad. A következő lehetőségek vannak:

• Dokumentum kikölcsönzése és szerkesztése
• Új verzió betöltése

Bejegyzés szerkesztése

Az ELO-ban szerkesztheti a dokumentumok tartalmát. Ehhez ki kell kölcsönöznie a dokumentumot, majd a szerkesztés után vissza kell helyeznie az ELO-ba. Kikölcsönözhet és szerkeszthet egyetlen dokumentumot vagy egy teljes mappát. Amíg egy bejegyzés (mappa vagy dokumentum) ki van kölcsönözve, addig ez a bejegyzés más személyek által nem szerkeszthető.

Dokumentum kikölcsönzése és szerkesztése

Szeretne szerkeszteni egy meglévő dokumentumot és az új verziót ismét archiválni az ELO-ba.

Eljárás

1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet.

2. Válassza ki a szerkeszteni kívánt dokumentumot.

   A dokumentum előnézeti képe megjelenik a megjelenítő területen.

3. Válassza a menüszalagon a Dokumentum > Kikölcsönzés és szerkesztés pontot.

   Billentyűparancs: ALT + O

   

   A dokumentum megnyílik a megfelelő külső alkalmazásban és szerkeszthető.

   Az ELO-ban a dokumentum neve előtt szögletes zárójelben jelenik meg az a személy, aki jelenleg kölcsönzi a bejegyzést. A dokumentumot más felhasználó nem szerkesztheti, amíg az Önnél van kikölcsönözve.

4. Szerkessze a dokumentumot a külső alkalmazásban.

5. Mentse a dokumentumot a külső alkalmazásban.

6. Zárja be a külső alkalmazást.

   Információ

   A módosított dokumentumot vagy az Archiválás vagy a Szerkesztés funkcióterületen keresztül viheti át az ELO-ba. Használja a Visszahelyezés funkciót a Dokumentum fülön.

7. Jelölje ki a dokumentumot az ELO-ban.

8. Kattintson a Visszahelyezés gombra a Dokumentum fülön a módosított dokumentum ELO-ba helyezéséhez.

   Billentyűparancs: ALT + I

   Alternatív lehetőség: jobb egérgombbal kattintson a dokumentumra és a helyi menüből válassza ki a Visszahelyezés menüpontot.

   Információ

   Ha nem módosít egy dokumentumot és kiválasztja a Bejelentkezés funkciót, megjelenik a Dokumentum visszahelyezése ablak. Ebben az ablakban megszakíthatja a dokumentum szerkesztését, vagy a dokumentumot mégis új verzióban mentheti el.

   

   Megjelenik a Verzió információ ablak.

   Opcionális: adjon meg egy verziószámot és megjegyzést a verzióhoz.

   Ha azt szeretné, hogy az archívumban megjelenő dokumentumdátum az aktuális dátum legyen, aktiválja az Aktuális dátum átvétele opciót. A dokumentum dátuma megfelel annak a dátumnak, amelyet egy dokumentumverzióval együtt ment. Ezzel ellentétben az archiválás dátuma azt a dátumot jelzi, amikor a dokumentumot az archívumba helyezték.

   A megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók verziókövetett dokumentum esetén törölhetnek dokumentumverziókat. Ha azt szeretné, hogy verzióját ne lehessen törölni, jelölje be a Nem törölhető verzió jelölőnégyzetet.

9. Válassza az OK-t.

Eredmény

A visszahelyezett dokumentum új verziószámmal az Archívum funkcióterületen található.

Használt funkciók

• Új verzió betöltése: Ezzel a funkcióval akkor is betölthet egy új verziót, ha korábban nem kölcsönözte ki és nem szerkesztette az ELO-ban tárolt dokumentum aktuális verzióját.
• Kikölcsönzés a OneDrive-ra: ezzel a funkcióval egy Microsoft Office-dokumentumot lehet az ELO-ból a Microsoft OneDrive-ra kikérni szerkesztés céljából. A dokumentum a OneDrive mappájában marad, amíg vissza nem helyezi az ELO-ba.

Mappa kölcsönzése és szerkesztése

Az ELO lehetőséget nyújt egész mappák kikölcsönzésére és tartalmuk szerkesztésére. Ezzel több dokumentumot zárol egyidejűleg.

Vegye figyelembe

Ha egy mappát referenciákkal együtt kölcsönöz ki, a referenciák nem helyezhetők vissza egyenként. A teljes mappát vissza kell helyeznie. A referenciákkal összekapcsolt eredetik is csak akkor helyezhetők vissza, ha a teljes mappát visszahelyezi.

Eljárás

1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet.

2. Jelölje ki a kikölcsönözni kívánt mappát.

3. Kattintson a mappára a jobb egérgombbal a kontextmenü megnyitásához.

4. Válassza a kontextmenüben a Kikölcsönzés és szerkesztés-t.

   

   A mappa ideiglenesen egy kikölcsönzési mappába kerül mentésre az Ön fájlrendszerében. Ott lehet megnyitni és szerkeszteni az egyes dokumentumokat.

   Információ

   Az almappák nem kerülnek kikölcsönzésre. Minden dokumentumhoz létrejön egy ES8-formátumú fájl. Az ES8-formátumú fájlok metaadatok mentésére szolgálnak. A Windows Intéző alapértelmezett beállításaival elrejtésre kerülnek az ES8-fájlok.

   A Szerkesztés funkcióterületen a teljes mappa kikölcsönzöttként jelenik meg.

   Visszahelyezés

   Miután befejezte az egyes dokumentumok szerkesztését, ismét visszahelyezheti a mappát az ELO-ba.

5. Jelölje ki a a kikölcsönzött mappát az ELO-ban.

6. Kattintson a mappára a jobb egérgombbal a kontextmenü megnyitásához.

7. Kattintson a kontextmenü Visszahelyezés pontjára.

   A visszahelyezéskor az ELO felismeri, hogy mely dokumentumokat módosította. Az alapértelmezett beállításokkal minden módosított dokumentumnál a Verzió információ ablak jelenik meg.

Eredmény

A mappa visszahelyeződött. A módosított dokumentumok új verzióként archiválódtak.

Workflow indítása

A workflow-k segítségével feladatokat oszthat ki más személyeknek vagy csoportoknak.

Az integrált eszkalációkezelésnek köszönhetően nyomon követheti, hogy a workflow elindítása után betartották-e a tervezett határidőket.

A következő lehetőségek vannak workflow indításához:

• Ad-hoc Workflow indítása funkció
• Workflow indítása funkció

Az ad-hoc workflow-k az ELO által előre meghatározott, nagyon egyszerű munkafolyamatok. A workflow-kat, amelyeket a Workflow indítása funkcióval találhat meg, az Ön vállalata definiálta.

Az ad hoc workflow elindításáról az Ad hoc workflow fejezetben olvashat.

Eljárás

1. Válassza ki azt a bejegyzést (mappát vagy dokumentumot), amelyre workflow-t szeretne indítani.

2. Válassza a menüszalag Új fülén a Workflow indítása funkciót.

   

3. Válasszon ki egy workflow sablont.

   Sablon megjelenítése: Itt láthatja a workflow egyes lépéseit. Mivel az összes beállítás már szerepel a munkafolyamatban, nincs szükség további beállításokra.

   Információ

   A workflow indításakor a sablon módosításához aktiválja a Workflow indítása szerkesztő módban (Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Bővített viszony > Workflow) opciót.

   A workflow lépései mellett láthatja a felelős személyeket és adott esetben a feladatlépcsőnek az eszkalációig tervezett idejét (napok:percek:másodpercek).

Kitekintés

Ha elindított egy workflow-t, az megjelenik az Ön Én ELO-m kezdőlapján az Utoljára indított workflow-im között.

Egy bejegyzéshez tartozó workflow-kat a Bejegyzéshez tartozó workflow-k funkcióval jeleníthet meg (elérhető: Menüszalag > Kezelés).

A workflowsablonok létrehozásával kapcsolatos információk az ELO Workflow (opens new window) dokumentációban találhatók.

Workflow továbbítása

Amikor egy workflow-t kap feldolgozásra, az megjelenik a saját Feladatok funkcióterületen. Azt, hogy mit kell tennie a workflow-val, a feladatlépcső alatt található feladatban találja meg.

A feladat elvégzéséhez továbbítsa a workflow-t.

Ha kapott egy workflow-t, de Workflow továbbítása gomb a Feladat fül alatt nem aktív, annak a következő oka lehet:

• A workflow-t egy csoport tagjaként kapta meg. Ebben az esetben először el kell fogadnia azt a Workflow elfogadása gomb segítségével, a Feladat fül alatt. Ez megakadályozza, hogy a workflow-t egyszerre több felhasználó dolgozza fel. Amint elfogadott egy workflow-t, az eltűnik a csoport többi tagjának feladatterületéről.
• A workflow tartalmaz egy űrlapot. Az űrlap megjelenik a megjelenítőterületen az Űrlap fülön. Ebben az esetben a workflow-t az űrlapon található gombok segítségével továbbítja, az alábbiakban leírtak szerint.

Attól függően, hogy a workflow tartalmaz-e űrlapot, a továbbítási eljárás eltérő.

Eljárás: Nincs űrlap

1. Válassza ki a továbbítani kívánt workflow-t.

2. Kattintson a menüszalagon a Feladat Workflow továbbítása funkciójára.

   

   A következő beállításokat végezheti el:

   Lépés: Adjon nevet a workflow csomópontnak.

   Megjegyzések: Megjegyzést vagy munkautasítást adhat itt meg a következő felhasználónak.

   Vegye figyelembe

   A megjegyzés csak a Listák áttekintése nézetben a Kezelés > Áttekintés > Workflow-k áttekintése funkcióval tekinthető meg.

3. Amint a következő csomópont nevére kattint, a továbbítás megtörténik és a párbeszédpanel bezárul.

   Attól függően, melyik beállítások érvényesek az aktuális csomópontra, a Továbbítás területen egy vagy több következő csomópontot választhat.

Eljárás: Űrlap

Ha olyan workflow-t kap, amelyet egy űrlap segítségével kell továbbítania, a Workflow továbbítása gomb nem aktív. Az űrlapot a megjelenítő területen látja az Űrlap fülnél.

1. Szerkessze az űrlap mezőit a feladatban megadottak szerint.
2. A workflow továbbításához válassza ki a megfelelő gombot az űrlapon.

Csempe létrehozása

Egy csempe segítségével gyors hozzáférést hozhat létre az Ön által meghatározott területhez. Az ilyen típusú csempéket nézeteknek nevezzük.

Egy új nézet csempe formájában jön létre az Én ELO-m kezdőlap csempeterületén.

Kétféle nézetet hozhat létre:

• Mappanézet: A mappanézet közvetlenül az Ön által gyakran használt mappához vezet.
• Feladatnézet: A feladatnézet az Ön által kiválasztott kritériumokkal rendelkező feladatokat mutatja, p l. a határidőn túli feladatokat.

Információ

A nézetekhez hasonlóan a Keresési kedvencek is csempeként jelennek meg az Ön Én ELO-m kezdőlapján. További információkat a keresési kedvencekről a Keresés mentése fejezetben talál.

Mappa nézet létrehozása

Az Archívum funkcióterületen olyan mappákhoz hozhat létre nézeteket, melyeket különösen gyakran használ.

Eljárás

1. Az Archívum funkcióterületen válassza ki azt a mappát, amelyhez nézetet szeretne létrehozni.

2. Kattintson a menüszalagon a Nézet fülön az Új nézet pontra.

   Billentyűparancs: ALT + N

   A mappa neve automatikusan beíródik az Új nézet párbeszédablak Név mezőjébe. Ha más nevet szeretne, megváltoztathatja.

   A Mappa területen az a mappa van kijelölve, amelyet korábban az Archívum funkcióterületen kiválasztott. Ha más mappát szeretne, kiválaszthatja azt.

3. Válassza az OK-t.

Eredmény

Az új nézethez létrejön egy csempe az Archívum csoportban a csempeterületen.

Kitekintés

A csempét áthelyezheti egy másik pozícióba a drag-and-drop funkcióval.

A csempét a navigációs sávhoz rögzítheti a kontextmenün keresztül (jobb gombbal kattintva).

További információkat a Csempeterület fejezetben talál.

Ha több nézetet hoz létre, akkor azokat szükség szerint csoportosíthatja. Egy csoport létrehozásának módját a csempe területen a Csoport létrehozása fejezetben találja.

Átnevezhet vagy törölhet egy mappanézetet. Ehhez válassza a menüszalag Nézet > Nézetek > Nézetek kezelése pontját, majd a párbeszédablakban válassza ki a kívánt nézetet.

Feladatnézet létrehozása

A feladatokhoz tetszőleges kritériumokkal feladatnézeteket hozhat létre, például magas prioritással.

A feladatnézet egy olyan csempét hoz létre, amely közvetlen hozzáférést biztosít a kiválasztott kritériumoknak megfelelő feladatokhoz.

Vegye figyelembe

A meghatározott kritériumok alapján egy feladatnézetben megjelenített feladatok már nem láthatók a Feladatok funkcióterületen. Ezeket a feladatokat az Én ELO-m funkcióterületen található feladatnézet csempéjén keresztül érheti el.

Eljárás

1. Navigáljon a Feladatok funkcióterületre.

2. Kattintson a menüszalagon a Nézet fülön az Új nézet pontra.

   Billentyűparancs: ALT + N

   

3. Az Új feladatnézet ablakban határozza meg azokat a kritériumokat, amelyek alapján a feladatok a feladatnézetben megjelennek.

   Egyes mezők csak más mezők függvényében válnak aktívvá. Amint kiválasztott valamit például a Séma alatt, aktívvá válik a Mezők.

   A következő feltételeket állíthatja be:

   • Típus: itt kiválaszthatja, milyen típusú feladatok szerint szűr. Ha nincs kiválasztva feladattípus, akkor minden feladat megjelenik.

   • Prioritás: itt meghatározhatja az új feladatok nézethez, hogy milyen prioritások szerint szűrje a feladatokat. Csak a kiválasztott prioritású feladatok jelennek meg. Ha nincs kiválasztva prioritás, akkor minden feladat megjelenik.

   • Státusz/megnevezés/feladatlépcső: itt határozhatja meg, hogy a feladatok státuszának, megnevezésének vagy feladatlépcsőjének milyen feltételeket kell teljesítenie, hogy a megfelelő feladatok jelenjenek meg.

     A legördülő menüből választhatja ki az érvényes feltételeket.

     A beviteli mezőbe írhatja be a karaktersort, amelyre a kiválasztott feltételt alkalmazni kell. Több karaktersorozat megadásához válassza el a bejegyzéseket a ¶ karakterrel.

   • Szerkesztő: válasszon ki egy szerkesztőt a feladatokhoz. Amint beír valamit a beviteli mezőbe, javaslatok jelennek meg. A feladatnézetben csak a kiválasztott szerkesztő feladatai jelennek meg.

   • Tulajdonos: válassza ki a feladatok tulajdonosát. Amint beír valamit a beviteli mezőbe, javaslatok jelennek meg. A feladatnézetben csak a kiválasztott tulajdonos feladatai jelennek meg. A tulajdonos az a személy, aki elindított egy workflow-t.

   • Séma: válasszon ki egy sémát, ha azt akarja, hogy csak a megfelelő sémával rendelkező feladatok jelenjenek meg a feladat nézetben.

   • Mezők: ha kiválasztott egy sémát, akkor a plusz szimbólummal hozzáadhat mezőket, amelyek tartalmára szűrni szeretne.

     Az első legördülő menüből választhatja ki a mezőt. A második legördülő menüből választhatja ki az érvényes feltételeket.

     A beviteli mezőbe írhatja be a karaktersort, amelyre a kiválasztott feltételt alkalmazni kell.

     Ha több mezőt ad hozzá, a sorokat összekapcsolhatja és ill. vagy kapcsolattal.

   • Elhalasztott workflow-k megjelenítése: ha aktiválva van az opció, akkor az új feladat nézetben a halasztott workflow-k is láthatók.

4. Válassza az OK-t.

Eredmény

Az új nézethez létrejön egy csempe a Feladatok csoport csempeterületén.

Kitekintés

A csempét áthelyezheti egy másik pozícióba a drag-and-drop funkcióval.

A csempét a navigációs sávhoz rögzítheti a kontextmenün keresztül (jobb gombbal kattintva).

További információkat a Csempeterület fejezetben talál.

Ha több nézetet hoz létre, akkor azokat szükség szerint csoportosíthatja. Egy csoport létrehozásának módját a csempe területen a Csoport létrehozása fejezetben találja.

Egy feladatnézet átnevezhető vagy törölhető. Ehhez válassza a menüszalag Nézet > Nézetek > Nézetek kezelése pontját, majd a párbeszédablakban válassza ki a kívánt nézetet.

További információkat a Feladatok funkcióterületről a 'Feladatok' funkcióterület fejezetben talál.

Bejegyzések keresése

Kereshet bejegyzésekre (mappákra vagy dokumentumokra) az ELO-ban.

Az ELO-ban többféle lehetőség van a dokumentumok keresésére. Az ELO iSearch-öt vagy a metaadat keresést használhatja.

Bevitel

A beviteli mezőben adhat meg egy vagy több keresőfogalmat.

A megfelelő keresőkifejezéseket a rendszer a gépelés során javasolja. Egy javaslat elfogadásához kattintson duplán a kifejezésre.

Információ

A keresőfogalmak megadására vonatkozó tippek a beviteli mező alatt találhatók, ha a több-re kattint.

Válassza a Keresés indítása lehetőséget a keresési kifejezés kereséséhez.

Keresés visszaállítása: ezzel a gombbal állíthatja vissza a keresést az alapértelmezettre.

Keresés szűkítése

A keresés szűkítésére a következő lehetőségek állnak rendelkezésére:

• Területek
• Mappa
• Szűrő

Területek szűkítése

Korlátozhatja, hogy mely területeken keressen a keresőkifejezésekre.

Ehhez válassza a minden területen opciót és válassza ki a területeket.

Ha több területet választott ki, a keresés a következőképpen viselkedik:

Egy keresőfogalom:

• Ha egy keresőkifejezést írt be, akkor olyan bejegyzéseket kap, amelyek a keresett kifejezést tartalmazzák az egyik alterületen.

Több keresőfogalom:

• ÉS keresés: ÉS keresés esetén (a kifejezéseket összekötő elem nélkül írja be, p l. kutya macska), minden olyan bejegyzés megjelenik, amely tartalmazza az összes keresési kifejezést a keresett területek egyikén.
• VAGY keresés: VAGY keresés esetén (a kifejezéseket vesszővel írja be, p l. kutya, macska) minden olyan bejegyzés megjelenik, amely legalább egy keresési kifejezést tartalmaz a keresett területek egyikén.

Információ

Technikai okokból és az ELO iSearch teljesítményének javítása érdekében az ÉS keresésnél a területek nem kereshetők összekapcsolva.

Példa

Két kifejezést keres több területen: Az egyik kifejezés a dokumentum teljes szövegében, a másik a rövid névben található. Az ELO iSearch nem talál megfelelő találatot. Ebben az esetben csak azokat a találatokat listázza, ahol az összes keresési kifejezés ugyanazon a területen található.

Ehelyett keressen csak az egyik kifejezésre, és szűkítse a keresést szűrők segítségével, hogy javítsa a keresési eredményeket.

Mappa szűkítése

Korlátozhatja a keresést egyetlen mappára.

Információ

Technikai okokból ennek az opciónak a használata hosszú betöltési időkhöz vezethet.

1. Az Archívum funkcióterületen válassza ki azt a mappát, amelyben keresni kíván.
2. Váltson az Keresés funkcióterületre.
3. Válassza a Keresés > Keresési logika > Csak aktuális mappa pontot a menüszalagon.
4. Végezze el a további beállításokat.

Ahhoz, hogy a korlátozás egy már végrehajtott keresésre érvényes legyen, újra a Keresés indítása pontra kell kattintania. Ha az egérrel a Csak az aktuális mappa lehetőségre mutat, az átvizsgált mappa jelenik meg.

Szűrő

A keresést szűrőkkel szűkítheti a Menüszalag > Keresés > Szűrés menüpontból. Ha kiválasztotta a szűrőt, határozza meg a szűrőt a legördülő menü segítségével.

A szűrők használatára vonatkozó részletes információk a Szűrők fejezetben találhatók.

Keresési eredmények megjelenítése

A Keresés funkcióterületről ugyanazokat a funkciókat végezheti el a bejegyzéseken, mint az Archívum funkcióterületről, például dokumentumok szerkesztése, feladatok létrehozása vagy bejegyzések küldése.

Ha a bejegyzés archívumhelyére szeretne menni, jelölje ki a bejegyzést, és kattintson a menüszalag Nézet > Ugrás parancsára.

A keresési eredmények alapbeállítással több oszlopban jelennek meg. Az oszlopok fejlécei a sémák mezőinek felelnek meg. Az oszlopokon belül az eredmények szűrhetők. Az oszlopfejlécre kattintva az eredmények csökkenő vagy növekvő sorrendbe állíthatók.

Kontextmenü

A helyi menü az oszlopfejlécre a jobb egérgombbal kattintva nyitható meg. Ott kiválaszthatja, melyik oszlopokat jeleníti meg.

Számértékek

A kizárólag számértéket tartalmazó oszlopoknál az ELO a következő kiegészítő információkat nyújtja a helyi menün keresztül:

• Összeg: kiszámítja az oszlop összegét.
• Minimum: kikeresi az oszlop legkisebb értékét.
• Maximum: kikeresi az oszlop legnagyobb értékét.

Szűrő

A keresési eredmények oszlopaira szűrők helyezhetők.

A szűrőt az oszlopnév melletti háromszög szimbólummal éri el.

Kiemelések a fulltextben

A találatok kiemelve látszanak a fulltext megjelenítésben. Ehhez váltson a megjelenítő területen a Fulltext fülre.

Ha több találat van a dokumentumban, a fulltext találatok között a Következő találat megjelenítése (lefelé mutató nyíl szimbólum) és az Előző találat megjelenítése (felfelé mutató nyíl szimbólum) gombbal ugorhat.

A találatokat a táblázat Találatszöveg oszlopában is megjelenítheti. Ehhez aktiválja a Találatszöveg opciót a Menüszalag > Felhasználó menü [Az Ön neve] > Konfiguráció > Megjelenítés > Keresés alatt.

Keresési találatok megjelenítése

Alapbeállításként a keresési eredmények lista formájában jelennek meg. Egy keresés találatait csempeként, táblázatként vagy fa-struktúraként is megjeleníthetjük. A beállításokat az Funkciósor > Megjelenítési opciók menüponton keresztül érheti el.

Kitekintés

További információkat a keresésről itt talál:

• 'Keresés' funkcióterület: általános művelet, wildcard keresés, kifejezéskeresés
• 'Keresés' fül

Helyettesítő beállítása

A helyettesítés biztosítja, hogy a feladatai akkor is el legyenek végezve, amikor hosszabb ideig nincs hozzáférése az ELO-hoz.

Beállíthat helyettesítéseket, melyek azonnal vagy később lesznek aktívak.

Vegye figyelembe

Egy helyettesítési szabályt csak a következő személyek módosíthatnak vagy törölhetnek:

• A helyettesítést létrehozó személy
• Fő-adminisztrátor
• Al-adminisztrátor (a képviselt személy)
• Felettes (a képviselt személy)

Információ adminisztrátoroknak

ELO 11 vagy régebbi verziók upgrade-je esetén átvételre kerülnek a meglévő helyettesítési szabályok. Ez azt jelenti, hogy az aktív helyettesítések korlátozatlan ideig aktívak maradnak, a helyettesítési jogosultságok pedig inaktívként kerülnek átvételre, Egy tervezett időtartamon kívül aktiválhat/inaktiválhat jogosultsággal. Előfeltétel az ELO Indexszerver legalább 20.01-es verziója.

Eljárás

1. Kattintson a menüszalagon a Felhasználómenü [az Ön neve] > Helyettes beállítása gombra.

2. Válassza ki a helyettesét a beviteli mezővel ill. a legördülő menüben.

   Helyettesíthetik Önt más felhasználók vagy csoportok.

3. Pontosabb beállítások elvégzéséhez válassza ki az egyik meghatalmazott képviselőt vagy csoportot.

Amíg nem végzi el a beállításokat egy helyettesnél, addig annak Hiányos a státusza. A helyettesítés ilyen státusszal még nem alkalmazható. Elvégezheti a beállításokat azonnal vagy később is.

Különböző beállításokat adhat meg különböző helyettesekhez. Így előre megtervezheti a helyettesítéseit, a beállításokat pedig később is szerkesztheti.

A Helyettesítésre jogosult felhasználók listában láthatók a helyettesítéshez szóba jöhető felhasználók/csoportok. Az aktív helyettesítések zölddel vannak jelölve. A hiányos helyettesítések sárga színnel vannak jelölve. Egy helyettesítés teljes megadásához az Aktív helyettesítés ebben az időszakban és a Tervezett időszakon kívül is aktiválhat/deaktiválhat opció közül legalább az egyiknek aktiválva kell lennie, ÉS vagy a A helyettesítés mindenre kiterjed vagy a Helyettesítés hatókörének korlátozása opciónak kell aktiválva lennie. Legalább egy jelölőnégyzetet be kell jelölni a Helyettesítés hatókörének korlátozása opció alatt.

Beállítások

A következő lehetőségek vannak helyettesítő beállítására:

• Megad egy időszakot, mely alatt egy másik felhasználó automatikusan átveszi a helyettesítést.
• Általános helyettesítési jogosultságot ad egy másik felhasználónak. Ebben az esetben neki magának kell aktiválnia a helyettesítést.

Időszak: az Aktív helyettesítés ebben az időszakban opció aktiválja az időszak tartamára a beviteli mezőket. Ha kikapcsolja az opciót, a bevitel nem lesz aktív. A már megadott időszakok azért megmaradnak és később aktiválhatóak.

A következő időszakokat definiálhatja:

• Egy konkrét időszakot kezdő és záró dátummal
• Egy korlátozatlan időszakot
• Több konkrét és/vagy korlátlan időszakot

Ha korlátlan időszakra határozott meg egy helyettesítést, az X-gombbal törölheti az időszakot és befejezheti a helyettesítést.

Információ

Az időszakok nem törlődnek automatikusan, hanem az X-gombbal kell törölni őket.

Helyettesítési jogosultság: ha kiválasztja az Egy tervezett időtartamon kívül aktiválhat/inaktiválhat opciót, a helyettesítő személy saját maga aktiválhatja vagy kapcsolhatja ki a helyettesítést. Ezzel ő elvileg jogosult Önt helyettesíteni anélkül, hogy Ön meghatározna ehhez egy időszakot.

Helyettesítés köre: egyénileg beállíthatja, hogy mennyi jogosultságot ad a helyettesítőjének.

Válasszon egy opciót:

• A helyettesítés mindenre kiterjed
• Helyettesítés körének korlátozása

Figyelem

Ha a A helyettesítés mindenre kiterjed opciót aktiválja, a helyettes minden olyan dokumentumhoz, feladathoz és funkcióhoz hozzáférést kap, melyhez Önnek jogosultsága van. Ez az Ön személyes dokumentumaira és megjegyzéseire is kiterjed, amiket egyébként csak Ön láthat.

A helyettesítés mindenre kiterjed: a helyettes megkapja az Ön összes jogosultságát. A helyettes hozzáférést kap:

• Dokumentumokhoz az ELO-ban (személyesekhez is)
• A postfiókjában lévő fájlokhoz
• Az Ön személyes feladataihoz és workflow-jaihoz
• Csoporttagságokhoz és csoportfeladatokhoz
• Megjegyzésekhez (személyesekhez is)
• A kliens funkcióihoz

Helyettesítési kör korlátozása: egyénileg döntheti el, milyen jogokat oszt ki a helyettesítőjének. A következő három opció legalább egyikét aktiválnia kell:

• Személyes feladatok és workflow-k: ha aktiválja ezt az opciót, a helyettes hozzáférést kap olyan feladatokhoz és workflow-khoz, melyeket Ön nem mint egy csoport tagja kapott meg, hanem személyesen Ön van megjelölve elvégzésükre.

• Hozzáférés a Postafiókhoz: ha aktiválja ezt az opciót, a helyettesítője hozzáfér az Ön Postafiókjához.

  Figyelem

  Hogy a helyettese láthassa az Ön Postafiókjának dokumentumait, a dokumentumokat előzőleg ki kell helyezni a szerverre. A megfelelő beállítást a Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Bővített viszony > Postafiók funkcióterület beállításai > Postafiók kimentése a szerverre kijelentkezéskor pontban találhatja meg. Szükség esetén lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.

• Csoporttagság átvétele: a legördülő menüből válassza ki, mely csoportokra terjedjen ki a helyettesítés. A helyettes megkapja a csoporttal összefüggő jogosultságokat bejegyzésekre, megjegyzésekre, feed-bejegyzésekre és csoportfeladatokra. Ily módon több helyettest is be lehet állítani egy időszakra és el lehet osztani a jogosultságokat különböző csoportoknak. Csak azok a csoportok láthatóak, melyeknél megengedett a helyettesítés.

Ha aktuálisan helyettesítik Önt, azt a Felhasználói menü [az Ön neve] melletti narancsszín figuráról ismerheti fel.

A kezdőlapján az Én ELO-m részen is látható, ha éppen helyettesítik.

Helyettesítés továbbadása

A helyettesítések nem adódnak tovább automatikusan.

Ez azt jelenti: Emil Eilig beállította Ida Igel-t a helyetteseként. Ida Igel ezután beállítja Jonas Jupitert a saját helyettesének. Jonas Jupiter nem kapja meg a feladatokat és jogokat stb., melyeket Ida Igel helyettesként Emil Eilig-től kapott.

Továbbadhat helyettesítést: ezzel az opcióval megengedi a helyettesének, hogy leadja a helyettesítést egy másik felhasználónak.

Ebben az esetben sem adódik tovább automatikusan a helyettesítés, hanem aktívan kell továbbadni.

Körültekintéssel használja ezt az opciót, nehogy kontrollálatlanul kerüljenek továbbításra jogosultságok a cégen belül.

További információk

• Helyettesítés átvétele
• Helyettesítési feladatok megjelenítése
• Helyettesítési postafiók megtekintése

Megjegyzések létrehozása és keresése

Megjegyzések létrehozása

Megjegyzések alatt a jegyzeteket, szöveges jegyzeteket és bélyegzőket értjük. A megjegyzések közvetlenül az adott oldalra kerülnek. Megjegyzést, szöveges megjegyzést és bélyegzőt csak olyan dokumentumokra lehet elhelyezni, melyek megjeleníthetőek a előnézeti megjelenítővel (PDF, TIFF, JPG stb.).

A következő példában egy megjegyzésen alapján mutatjuk be a műveleteket. Az egyéb megjegyzéstípusokkal is hasonlóan kell eljárni.

Információ

Ahhoz, hogy bélyegzőt használhasson, legalább egy bélyegző a profiljához kell legyen rendelve az ELO Administration Console-on keresztül.

Saját bélyegzőket is készíthet, amelyeket csak Ön használhat.

Információ

Megjegyzéseket hozhat létre, ha egy teljes dokumentumhoz vagy egy más formátumú dokumentumhoz szeretne jegyzetet írni.

Feltétel

• Szüksége van egy dokumentumra, amely megjeleníthető a dokumentumnézővel, például egy PDF- vagy képfájlra.

Eljárás

1. Kattintson az Archívum területen arra a dokumentumra, melyre szeretné elhelyezni a megjegyzést.

   A dokumentum megjelenik a megjelenítő területen.

   Információ Jogosultságokat is kioszthat, így nem minden felhasználó tekinthet meg és szerkeszthet minden megjegyzést. A jegyzetek és szöveges jegyzetek jogosultsági beállításai a _Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve]> Konfiguráció > Megjegyzések_ alatt található.

   Bélyegzőkhöz a jogosultsági beállítások a Bélyegzők áttekintése ablakban adhatók meg. További információk a Bélyegző hozzáadása részben találhatók.

   

   A dokumentum megjelenítőben a dokumentum felett jelenik meg a megjelenítőterület ikonjainak sora.

   Jegyzet létrehozása

2. A Jegyzet funkció aktiválásához kattintson a megjelenítő sávban a jegyzettömb gombra.

   Információ

   Ha egy megjegyzésfunkciót egymás után többször szeretne használni, tartsa nyomva az Alt GR gombot a funkcióra való kattintáskor. A normál módba való visszatéréshez kattintson a Kiválasztás funkcióra (egérmutató ikon).

   Opcionális: másik szín kiválasztásához kattintson a jegyzet melletti háromszög ikonra, és a legördülő menüből válassza ki a jegyzet színét.

   Az egér mutatójából a kiválasztott színű jegyzettömbbé válik.

3. Kattintson a dokumentumban arra a helyre, ahová a jegyzetet be szeretné illeszteni.

   A jegyzet létrejött. A szaggatott keretről ismerhető fel, hogy a jegyzet szerkeszthető. A jegyzet alatt megjelenik a szerkesztő neve és az aktuális dátum.

   

4. Írjon be egy szöveget.

5. Kattintson a jegyzeten kívüli területre.

Eredmény

A beírt szöveg mentésre kerül. A jegyzet megjelenik a dokumentumon.

Információ

A kontextmenü segítségével e-mail címeket, ELO linkeket és weboldalakat hívhat elő egy megjegyzésben (innen hívható elő: Jobb kattintás > Linkek előhívása).

Kitekintés

Jegyzet szerkesztéséhez kattintson duplán a jegyzetre. A jegyzet törléséhez jelölje ki a jegyzetet a kiválasztó eszközzel, majd kattintson a Törlés gombra a megjelenítő sávon.

Bélyegző hozzáadása

Létrehozhat új bélyegzőt vagy szerkeszthet is egy meglévő bélyegzőt.

Információ

Az előre beállított bélyegzők nem szerkeszthetők vagy törölhetők.

Eljárás

1. Kattintson az eszközsoron a háromszög szimbólumra a bélyegző gomb mellett.

2. Válassza ki a legördülő menüben a Bélyegzők áttekintése gombot.

   Megjelenik a Bélyegzők áttekintése párbeszédpanel.

3. Válassza a Hozzáfűz gombot.

   Megjelenik a Bélyegző hozzáadása ablak.

   Ebben a párbeszédpanelben kiválaszthatja a bélyegző nevét és szövegét vagy képét. A következő beállítások állnak rendelkezésre:

   • Dátum: A bélyegző szövege kiegészül az aktuális dátummal. A szövegmezőben %d{dd.MM.y}-ként jelenik meg.

     • Egyéb használható formázás: a háromszög szimbólummal megnyithat egy legördülő menüt a további használható formázásokhoz.

   • Idő: A bélyegző szövege kiegészül az aktuális időponttal. A szövegmezőben %X-ként jelenik meg.

   • Felhasználó: A bélyegző szövege kiegészül felhasználó nevével. A szövegmezőben %u-ként jelenik meg.

   • Betűtípus

   • Jogosultságok: itt lehet beállítani, hogy ki láthatja például a bélyegzőt.

     Vegye figyelembe

     Ezek a jogosultságok nem határozzák meg, hogy ki használhatja a bélyegzőt.

4. Mentse a bélyegzőt az OK gomb megnyomásával.

Eredmény

A bélyegző megjelenik a legördülő menüben, amelyet a bélyegző szimbólum melletti háromszög szimbólummal nyithat meg.

Kitekintés

A bélyegzőt a legördülő menüből választhatja ki és használhatja.

A saját maga által létrehozott bélyegzőket úgy szerkesztheti, hogy a Bélyegzők áttekintése ablakban kiválaszt egy bélyegzőt, majd a Szerkesztés parancsot választja.

Megjegyzés keresése

A Keresés a metaadatok között funkcióval kereshet megjegyzéseket és széljegyzeteket.

Feltételek

• Az ELO-ban legalább egy dokumentumnak rendelkeznie kell megjegyzéssel vagy széljegyzettel.

Eljárás

1. Nyissa meg a Keresés funkcióterületet.

2. Válassza a menüszalagon a Keresés > Keresési logika > Keresés a metaadatokban pontot.

   Billentyűparancs: CTRL + F

   Megjelenik a Keresés a metaadatokban ablak. A standard keresőséma van kiválasztva.

   Opcionális: szükség esetén válasszon másik keresősémát.

3. Válassza az Opciók fület.

   

4. Írjon be egy keresőkifejezést a Megjegyzések keresőmezőbe.

   Információ

   Ha olyan megjegyzések között is keres, amelyek nem tartalmaznak szöveget, akkor keresőkifejezésként egy csillagot (*) írjon be.

   Opcionális: szükség esetén a Megjegyzések mező alatti legördülő menüből választhatja ki, hogy milyen típusú jegyzetet keres.

5. Válassza az OK-t.

Eredmény

A keresési műveletet végrehajtja. A keresés eredménye megjelenik a Keresés funkcióterületen.