A program kezelőfelülete

A program kezelőfelülete az egyedi igényekhez igazítható. Beállíthatja a betűméretet és megváltoztathatja a kliens színsémáját.

Betűméret módosítása

A betűméret beállítását a Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Kijelző > Betűméret alatt találja.

A csúsztatható tolókával adhatja meg a felhasználói felület betűméretét. A skála mellett jobbra látja a kiválasztott méret előnézetét. A változtatások elfogadásához kattintson az OK gombra.

Szín séma beállítása

A szín séma beállításainak elérése: Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Szín séma.

A Szín séma területen látható, hogy mely színséma van éppen kiválasztva. Másik szín séma kiválasztásához jelölje ki a megfelelő szín-mezőt. A változtatások elfogadásához kattintson az OK gombra.

Kérjük, vegye figyelembe

A színséma vagy a betűméret megváltoztatása után az ELO Java Client automatikusan újraindul.

Az ELO Java kliens az Én ELO-m funkcióterületen aktiválható. A továbbiakban a területek rövid bemutatását találhatja.

1 Csempeterület: a csempeterület a navigációra szolgál. A csempék a funkcióterületekre vagy a kiválasztott funkciókhoz vezetnek.

2 Menüszalag: a szalagon találja a funkciókat, amelyek a megfelelő funkcióterületeken rendelkezésére állnak .

3 Újdonságok: az Újdonságok fül segít nyomon követni az ELO-val kapcsolatos fejlesztéseket.

4 Navigációs sáv: a navigációs sáv segítségével navigálhat a funkcióterületek között.

5 Státuszsor: a státuszsor a kiválasztott bejegyzés vagy terület információit tartalmazza. Ide tartozik pl. a meglévő bejegyzések száma vagy az archiválási útvonal.

Mi az a funkcióterület?

Az ELO különböző funkcióterületeket tartalmaz. Az egyes funkcióterületek meghatározott feladatokat látnak el. Ennek megfelelően nem minden funkció érhető el minden funkcióterületen.

Az ELO a következő funkcióterületeket tartalmazza:

• Én ELO-m: ez a terület indulóoldalként működik, és a csempéken keresztül nyújt hozzáférést az ELO archívum központi területeihez.
• ELO: itt találja az összes mappát és dokumentumot, amelyekre jogosult. Itt további mappákat és dokumentumokat is létrehozhat.
• Keresés: itt kereshet az ELO funkcióterületen tárolt mappák és dokumentumok között.
• Feladatok: ha feladatot kap, itt találja meg. A feladatok mindig az ELO funkcióterület bejegyzéseire (mappákra vagy dokumentumokra) vonatkoznak.
• Postafiók: a Postafiók a dokumentumok beérkezésének központi területe. A postafiókon keresztül archivál dokumentumokat az ELO-ba.
• Munkalap: az ELO funkcióterületről mappákat és dokumentumokat helyezhet el a Munkalapon. Így gyorsan megtalálja azokat a bejegyzéseket, amelyekre gyakran van szüksége, vagy amelyeken éppen dolgozik.
• Szerkesztés: a szerkesztés céljából kijelölt mappák és dokumentumok itt jelennek meg.

Az Én ELO-m

Az Én ELO-m indulóoldalként működik, és a csempéken keresztül nyújt hozzáférést az ELO archívum központi területeihez.

Csempeterület

A csempeterületen található az összes rendelkezésre álló csempe. A csempék Funkcióterületeket, Nézeteket, Keresési kedvenceket, Munkaterületeket és ELO alkalmazásokat jeleníthetnek meg. Egyet kattintva a csempére a program átugrik a megfelelő területre.

Gyors hozzáférést biztosító csempéket hozhat létre a Mappák, Feladatok és Keresés mappákban. Ehhez használja az Új nézet funkciót (indítható: Menüszalag > Nézet).

A kontextmenü (jobb egérgombbal kattintva) segítségével szerkesztheti, csoportosíthatja és elrejtheti a csempéket.

Csempe szerkesztése

A következő beállítások közvetlenül a csempe helyi menüjéből szerkeszthetők:

• A navigációs sávhoz rögzítés vagy A navigációs sávról levétel: ez a funkció rögzíti a csempét a navigációs sávhoz, illetve eltávolítja onnan. A rögzített lapok megkönnyítik az funkcióterületek közötti váltást.
• Csempe átfedés megjelenítése drag and drop-nál
• Kicsinyítés/nagyítás
• Elrejtés: ha elrejt egy csempét, az a Elrejtett csempék területen található. Egy elrejtett csempe újbóli megjelenítéséhez húzza a csempét az egérrel (drag-and-drop módszerrel) a kívánt helyre a csempeterületen.
• Nézet törlése (csak saját készítésű csempék esetén)

A Beállítások menüpontban megváltoztathatja a csempe színét, szimbólumát és méretét.

Továbbá a következő opciókat is kiválaszthatja:

• Diagram megjelenítés: ha ez a beállítás aktív a csempén kördiagram jelenik meg. Az adott terület bejegyzéseitől függően a diagram különböző színű szegmenseket jelenít meg. A színek a bejegyzésekhez beállított betűszínt jelölik.

  Információ

  A Diagram megjelenítése opció csak a Nagy beállítású csempéknél működik.

• Csempeátfedés megjelenítése drag-and-drop-nál: ha ez a beállítás aktív, akkor a csempe átfedésben jelenik meg, amikor drag and drop funkcióval mozgat egy bejegyzést az archívumban. Ejtse le a bejegyzést az átfedési képre az adott területre való áthelyezéshez.

  

  Információ

  A csempeátfedés (overlay) segítségével bejegyzéseket is elhelyezhet a munkaterületeken és a csapatok munkaterületein.

  Ehhez előbb meg kell nyitnia azt az üzleti objektumot (Workspace-t) vagy dokumentumterületet (Teamspace-t), amelybe a bejegyzést el szeretné helyezni.

• Bejegyzések számának megjelenítése: ha ez az opció aktív, a csempe megjeleníti az adott terület legfelső szintjén található bejegyzések számát. Ez az opció különösen a Feladatok funkcióterületen ajánlott. Ha a Feladatok funkcióterületen a szám zölden világít, akkor legalább egy új feladata van.

• Billentyűkombináció a csempe megnyitásához

  Kérjük, vegye figyelembe

  Ne használjon az ELO vagy más programok által már használt billentyűkombinációt.

• Név módosítása: a saját maga által létrehozott csempéknél (archívumnézetek és feladatnézetek) szerkesztheti a csempe nevét. Ehhez válassza a Nézet szerkesztése gombot.

Információ

A csempe típusától függően különböző beállítási lehetőségek állnak rendelkezésére.

A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.

A csempe beállításokból a kiválasztott csempe vagy a balra mutató nyíl gombra kattintva léphet ki.

A másik csempe beállításait úgy érheti el, hogy rákattint a másik csempére.

Csoportok

A csempéket témák szerint rendezni csoportokat hozhat létre.

A csempe területére vagy egy csoport nevére kattintva jobb gombbal új csoportot hozhat létre.

A csempék sorrendjét és a csoportokhoz való hozzárendelést drag-and-drop segítségével módosíthatja.

Nyissa meg a csoport nevére kattintva a helyi menüt, hogy szerkeszthesse a csoportot:

• Csoport átnevezése: ez a funkció kizárólag saját csoportok esetén áll rendelkezésre.

• Csoport törlése: a törölt csoportban található összes csempe az Elrejtett csempék csoportba kerül.

• Visszaállítás az alapbeállításra: a csempeterület módosításai (csempékre és csoportokra) visszaállíthatóak az alapértékekre. Az ablakban választhat, hogy:

  • Alapértelmezett beállítások: az összes beállítást a csempeterületen visszaállítja az első telepítéskor érvényes alapértékekre.
  • Beállítások visszaállítása a jelenlegi munkamenet kezdeti állapotára: elveti az összes módosítást, amelyet az ELO legutóbbi indítása óta hajtottak végre. A korábban végrehajtott módosítások megmaradnak.

Újdonságok

A Újdonságok menüpont segít Önnek nyomon követni az ELO-ban bekövetkező változásokat.

Itt különböző bejegyzések feed-bejegyzései jelennek meg. Ez vonatkozik például azokra a hírfolyamokra, amelyekre Ön feliratkozott, vagy amelyekben egy másik felhasználó említi Önt. Ezenkívül megjelenik egy hashtag-felhő, az Önt érintő eszkalált workflow-k és a legutóbb elindított workflow-k.

Információ

Az Én ELO-m funkcióterület legtöbb funkciója hírfolyam funkció. További információkat erről a Hírfolyam fejezetben talál.

Az Újdonságok alatt a következő területeket és funkciókat találja:

Beállítások (fogaskerék ikon): ebben a részben a következő beállításokat szerkesztheti:

• Az Én ELO-m
• Feliratkozott hashtagek
• Elindított körkérdések

Aktuális hashtagek: Ebben a részben azok a hashtagek jelennek meg, amelyeket az elmúlt hetekben használtak. Válasszon egy hashtaget, hogy megtekintse az összes hozzászólást.

Helyettesítés: ha aktív egy helyettesítés, itt látja, kit helyettesít Ön és ki az Ön aktuális helyettese.

Workflowk: a Workflow-k területen láthatja azokat a munkafolyamatokat, amelyeknek részese. A lejárt határidejű workflow-k pirossal vannak kiemelve. Válasszon ki egy munkafolyamat nevet, hogy a Feladatok funkcióterületre ugorjon a megfelelő munkafolyamatra.

Információ

Ha az Én ELO-m tartalmának előnézeti nézet nem elég nagy ahhoz, hogy az összes területet megjelenítsen, akkor a megfelelő területek gombjai megjelennek az eszköztáron.

Hírfolyam funkciók az „Én ELO-m” oldalon

Bejegyzés megjelölése fontosként

Az egy hónapnál régebbi bejegyzések eltávolításra kerülnek az Én ELO-m területről. A Fontosként megjelöl (zászló ikon) gombbal egy bejegyzést rögzíthet az Én ELO-m funkcióterületen, vagy eltávolíthatja onnan. A bejegyzés tartósan látható marad az Én ELO-m** funkcióterületen, akkor is, ha egy hónapnál régebbi.

Hozzászólás elrejtése

A bejegyzést elrejtheti az Én ELO-m funkcióterületről. Ehhez kattintson az X szimbólumra egy bejegyzés alatt.

Információ

Az "Eltávolítás az Én ELO-mból" funkcióval csak az Én ELO-m funkcióterületről rejti el a hozzászólást. A hozzászólás nem törlődik. Megmarad a hozzátartozó bejegyzés hírfolyamában.

Egy hozzászólás elrejtése után megjelenik a Visszavonás funkció. A hozzászólás újbóli megjelenítéséhez kattintson a gombra.

A Visszavonás funkció 5 másodpercig áll az Ön rendelkezésére. Az Én ELO-m > Beállítások > Én ELO-m beállításai pontban módosíthatja a megjelenítés időtartamát.

Alternatív lehetőség: ha minden hozzászólást el szeretne rejteni az Én ELO-m funkcióterületen, használja a Minden bejegyzés eltávolítása az Én ELO-m területről funkciót. A funkció elérési útvonala: Én ELO-m > Beállítások > Én ELO-m beállításai.

Információ

A fontosként megjelölt bejegyzések nem kerülnek eltávolításra.

Szűrő

Az Én ELO-m területen nemcsak bizonyos fogalmakra kereshet a hírfolyamban (nagyító szimbólum), hanem meghatározott feltételek szerint szűrheti is a megjelenítést. A következő szűrőket választhatja ki:

• Újdonságok ... óta
• Space-ek
• Séma
• Hozzászólás szerzője
• Bejegyzés típusa: kétféle bejegyzés típus szerint szűrhet: automatikusan létrehozott bejegyzések (pl.Dokumentumverzió létrehozva) és Felhasználók által létrehozott bejegyzések (Szabad bejegyzés).
• Hashtag
• További szűrők: a beállításoktól függően további szűrők is rendelkezésre állnak, pl. szűrés azokra a bejegyzésekre, amelyekben Ön is szerepel.

Információ

Az alapértelmezett beállítás szerint minden szűrő igen módban kerül alkalmazásra. Használhatja a szűrőket nem módban is. A mód váltásához kattintson a igen/nem gombra a szűrőkategória mögött.

Szűrők visszaállítása: az összes szűrő visszaállításához kattintson a Szűrők visszaállítása (nyíl szimbólum) gombra.

Utoljára használt

A Legutóbb használt részben azok a bejegyzések szerepelnek, amelyeket Ön az utóbbi időben megtekintésre megnyitott vagy szerkesztett. Kattintson egy bejegyzésre a beviteli helyre való ugráshoz.

A tű szimbólummal rögzítheti azokat a bejegyzéseket, amelyekre rendszeresen szüksége van.

A Felhasználói menü [Az Ön neve] > Konfiguráció > Kijelző > Legutóbb használt bejegyzések listája menüpontban beállíthatja, hogy hány bejegyzés legyen a listában, és mennyi idő után kerüljön be egy kiválasztott bejegyzés.

ELO

Az ELO funkcióterületen kezelheti az ELO-ban tárolt összes mappát és dokumentumot.

Az ELO funkciót a navigációs sávon vagy a CTRL + 1 billentyűkombinációval nyithatja meg.

1 Archívumstruktúra: a bejegyzések (mappák vagy dokumentumok) áttekintése

2 Megjelenítési terület: a fában kiválasztott bejegyzések (mappák vagy dokumentumok) megjelenítése

Megváltoztathatja az archívumstruktúra elrendezését, és megjelenítési profilokat hozhat létre a megjelenítési területhez. További információkat az Archívumstruktúra és a Megjelenítőterület fejezetekben talál.

Ha nagyon sok dokumentum van az archívumban, akkor segítség lehet több archívumnézet létrehozása. Egy archívumnézet a teljes archívum egy részét képezi le. További csempeként jelenik meg a csempeterületen.

Új nézet létrehozásához válasszon ki az ELO funkcióterületen egy mappát. Kattintson a menüszalagon a Nézet > Új nézet pontra. Megjelenik a Új nézet ablak. A kiválasztott mappa neve előre be van állítva. Módosítsa a nézet nevét, ha szükséges. Válassza az OK-t.

Keresés

A Keresés funkcióterületen az ELO-ban keres. Itt jelennek meg a keresés eredményei. Létrehozhat keresési nézeteket és megadhat keresési kedvenceket.

A Keresés funkcióterület megnyitásakor a menüszalagon megjelenik egy új Keresés fül. A Keresés fül többek között metaadatok keresésére, keresési szűrők létrehozására és keresési kedvencek hozzáadására szolgáló funkciókat tartalmaz.

Információ

A keresés elindításának, szűkítésének és a keresési eredmény megjelenítésének módját a Bejegyzések keresése fejezetben tudhatja meg.

A metaadatok séma alapján történő kereséséről vagy egy dinamikus mappa létrehozásáról a 'Bejegyzések keresése' fejezetben talál információkat.

Információ

Beállíthat egy billentyűparancsot, amellyel más funkcióterületekről közvetlenül a keresés beviteli mezőjére válthat. Ehhez adjon hozzá egy billentyűparancsot a Váltás a keresés beviteli mezőjére funkcióhoz (elérhető: Menüszalag > Felhasználói menü [az Ön neve] > Konfiguráció > Gyors hozzáférés a funkciókhoz). További információkat a Konfiguráció fejezetben talál.

Keresőnézet létrehozása

Az Új nézet funkcióval (plusz szimbólum az eredménylista végén) a Keresés funkcióterületen egy ideiglenes keresési nézetet hozhat létre.

A keresési nézet arra szolgál, hogy a keresési eredményeket és a használt keresési beállításokat ideiglenesen mentse. A keresési nézetek a navigációs sáv felett egy sávon jelennek meg.

Információ

A metaadat keresések automatikusan ideiglenes keresési nézetként mentődnek.

Kérjük, vegye figyelembe

Az ELO bezárásakor minden keresési nézet törlődik. Ha hosszútávra akar menteni egy keresést, használja a Keresés mentése funkciót (Keresés funkcióterület, Menüszalag > Keresés > Keresési kedvencek).

Az ELO iSearch funkciói

Az ELO iSearch speciális algoritmusokat használ, amelyek egyszerűbbé és kényelmesebbé teszik a keresést.

Az iSearch a következő funkciókat kínálja:

Automatikus kiegészítés

Az automatikus kiegészítés a már beírt karaktereknek megfelelő lehetséges keresőkifejezéseket javasol. Minél hosszabb a beírt fogalom, annál pontosabbak lesznek a javaslatok. Az ELO iSearch csak olyan fogalmakat javasol, amelyekhez van találat az archívumban. Ha nem jelenik meg javaslat, akkor nincs a beírt karaktersorral egyező találat. Egy javaslat kereséséhez kattintson duplán a kifejezésre.

Gépelési hiba javítás

Az elütés-javítás olyan keresési kifejezésekre ad javaslatokat, amelyekre nem vagy csak nagyon kevés találat volt. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a keresési kifejezés beírásakor elírás történt. Ebben az esetben az ELO hasonló kifejezéseket ajánl. Ehhez a keresőmező alatt megjelenik az „Erre gondolt...” szöveg az ELO által generált javaslatokkal együtt. Kattintson a javasolt kifejezések egyikére a kiválasztott kifejezésre adott keresési eredmények megjelenítéséhez.

Keresőkifejezések összekapcsolása

A boolean keresőfunkció – az összetett keresés egy formája – lehetővé teszi keresések ÉS ill. VAGY operátorral történő megfogalmazását.

ÉS kapcsolatok esetén olyan találatokat keres, amelyekben mindkét kifejezés megtalálható.

Az ÉS keresés operátorai:

• AND
• &&

Információ

Az ÉS-kapcsolat alapértelmezett beállításokkal aktiválva van. Ha több kifejezést ír be, akkor a rendszer ezeket automatikusan ÉS-sel kapcsolja össze, ha nem használ más operátort.

VAGY kapcsolatok esetén olyan találatokat keres, amelyekben a két kifejezés legalább egyike előfordul.

A VAGY keresés operátorai:

• OR
• ,
• ||

Példa: Megrendelés, számla

Kérjük, vegye figyelembe

Ha a keresőmezőben vagy a szűrőkben NOT, OR vagy AND keres, problémák adódhatnak a keresés során.

Logikai zárójelek

Alternatív keresési sorrend megadásához használja a logikai kapcsot. A logikai zárójel meghatározza, hogy a tényleges keresőkifejezés mellett mely további kifejezéseket is keres.

Például ha egy számlát keres, de nem tudja pontosan, hogy ezt 'számla', 'elszámolás' vagy 'bizonylat' név alatt archiválták-e. Ebben az esetben írja be azt a kifejezést, amit elsőként keres. Ezután a két alternatív kifejezést zárójelbe, vesszővel elválasztva írja be. Tehát: számla (elszámolás, bizonylat).

Kifejezések kizárása

Ha ki szeretne zárni egy kifejezést a keresésből, írja be azt a keresőmezőbe úgy, hogy előtte egy mínusz jel van. Ha például a számla kifejezést keresi, és a bizonylat kifejezést ki akarja zárni, akkor következő keresőparancsot kell megadnia: számla -bizonylat.

Kifejezés keresés

Ha több kapcsolódó kifejezésre szeretne rákeresni, írja be a kifejezéseket idézőjelekkel a keresőmezőbe, pl. "social media". Csak olyan bejegyzéseket találunk, amelyek a megadott sorrendben tartalmazzák az összes kifejezést. Az ELO iSearch figyelmen kívül hagyja a kis- és nagybetűk különbségét.

Terület keresése

A területi keresés lehetővé teszi a keresett terület behatárolását. Ez meggyorsítja a kezelést, és jelentősen pontosítja a találati arányt.

A keresett kifejezéseket szögletes zárójelben írjuk és TO-val választjuk el. Például minden, a 03-05 tartományba eső mappát keres. Ehhez írja be a [03 TO 05] keresőparancsot.

Alternatív kifejezések keresése

Az ELO iSearch sok kifejezéshez képes alternatívát (szinonimát) javasolni. A keresőkifejezést követően szóközt kell beírni. Az ELO iSearch ezután, ha van, megfelelő szinonimákat javasol. Egy kereséshez szinonimát a kívánt javaslatra kattintva adhat hozzá.

Helyettesítő karakteres keresés

Kereséshez használható a Windows programokban megszokott (wildcard) * helyettesítő karakter is. Ez azt jelenti, hogy a * karaktert használhatja a szekvenciák vagy karakterláncok keresésére.

Információ

Helykitöltőként a kérdőjelet is használhatja. Ilyenkor a keresőkifejezést azonban csupa kisbetűvel kell beírni. A kérdőjel csak a szó végén használható helyettesítő karakterként.

Szekvencia keresése

Az ilyen keresésre többféle lehetőség van, amelyeket a következő példákkal illusztrálunk:

Olyan cégeket keres, amelyek tartalmazzák az "ei" karaktereket. A keresési séma Cég mezőjébe írja be az *ei* karaktersort. Az eredményként minden olyan dokumentum megjelenik, amelynek cégneve tartalmazza a "ei" karakterláncot, pl. Heimann, Eisenschmidt stb. Tehát a keresés a két csillag között található részre vonatkozik.

Keresés elölről vagy végéig

Ha azonban elhagyja a kereséskor az elejéről vagy a végéről a *-gal jelölt határolást, akkor a keresés elölről vagy végéig fut le. Ez a keresési opció megadható előbeállításként a sémákban. A beállítás azonban nem látható a sémában.

Keresheti például azokat az rendeléseket, amelyek rendelési száma 15-tel kezdődik. Ehhez a keresési séma Rendelésszám mezőjébe írja be: 15*. Az ELO minden dokumentumot megtalál, melynek a bejegyzése a Rendelésszám mezőben 15-tel kezdődik. Ha a Cég mezőbe a *en karaktereket írja be, akkor minden olyan dokumentumot felhoz, melynek bejegyzése a Cég mezőben en-nel végződik.

Információ

A Rövid megnevezés, dátum és Kiegészítő szöveg mezőkben nincs szükség a * helykitöltőre. Az ELO itt minden olyan dokumentumot megjelenít, amelyek a megadott karaktersort tetszőleges formában tartalmazzák a beviteli mezőben.

Sémákon átnyúló keresés

A program lehetőséget nyújt bizonyos jellemzők sémákon átnyúló keresésére. Ez minden mezőre érvényes, mely egy közös csoportot használ. Így egyszerre kereshet olyan mezőkben is, melyeknél a csoportnév egy bizonyos része egyezik.

Sémákon átnyúló keresés megvalósításához több mezőhöz megegyező csoportnevet kell használni. A közösen használt csoport révén a mezők között horizontális kapcsolat áll fenn.

Azonos csoport

Példa: minden szám

A sémákon átnyúló keresés akkor is használható, ha több mező nem teljesen azonos csoportot használ. Ehhez azonban minden mezőnek a csoportnév elején lévő azonos résszel kell rendelkeznie a csoportnévben.

Ez alkalmas például a számok sémákon átnyúló keresésére. A következő pontokat kell figyelembe venni:

A számok mezőinek egy közös jellemzőt kell használniuk (például: NR):

• Számlaszám mező: NRSZÁML csoport
• Rendelésszám mező: NRAUFTR csoport
• Cikkszám mező: NRCIKKSZ csoport

A keresősémának egy olyan mezőre van szüksége (például Minden szám), amely csoportként az NR* bejegyzést használja.

Ha ezt a keresősémát a Keresés a metaadatokban funkción keresztül használja, akkor sémákon átnyúlóan kereshet minden számra.

Írja be például a 2* keresőkifejezést a keresőséma mezőjébe, ekkor az ELO minden olyan bejegyzést megtalál, mely metaadataiban egy 2-vel kezdődő számmal rendelkezik.

Feladatok

A saját feladatok listáját a Feladatok funkcióterületen találja.

A feladatoknak a következő típusai vannak, melyeket a szimbólumuk segítségével különböztethet meg:

Szimbólum	Jelentés
	Workflowk (workflow szimbólum)
	Workflowk űrlappal (űrlap szimbólum)
	Emlékeztetők (naptár szimbólum)
	Felügyeletek (kamera szimbólum)

A feladatok prioritásuk szerint vannak rendezve: A (magas), B (közepes) und C (alacsony). A lejárt határidejű feladatok vörös alapon fehér színű felkiáltójellel vannak jelölve. Az új, olvasatlan feladatok egy zöld ponttal vannak jelölve. A helyi menün keresztül (jobb kattintás vagy MENÜ gomb) olvasatlanként jelölhet meg egy feladatot.

A Ennyi nap múlva a jövőben esedékes feladatok megjelenítése beállítással megadhatja, hogy a listában hány napra előre jelenjenek meg a feladatok. Az opciót a Menüszalag > Felhasználói menü [Az Ön neve] > Konfiguráció > Megjelenítés > Feladatok megjelenítése a listában útvonalon érheti el.

A jobb áttekintés érdekében a feladatokat kívánság szerint rendezheti és szűrheti.

Az oszlop címére kattintva lehet rendezni. Kattintson egyszer a gombra a növekvő sorrendbe rendezéshez. Kattintson kétszer a csökkenő sorrendbe rendezéshez. Ha háromszor kattint, a rendezés törlődik.

A lista meghatározott szempontok szerinti szűréséhez kattintson az oszlop címe melletti háromszög szimbólumra.

A feladatokhoz szűrt nézetet hozhat létre. Például megjelenítheti csak az emlékeztetőket vagy csak a határidőn túli feladatokat. Ehhez használja az Új nézet funkciót (indítható: Menüszalag> Nézet).

Az egyik bejegyzés kiválasztásával megtekintheti annak tartalmát.

Információ

Az üzleti objektumban található bejegyzésekkel kapcsolatos feladatok esetén a navigációs útvonal megjelenik az előnézeti területen.

A feladatok a következő módokon tűnnek el a feladatterületről:

• Workflow-k:
  • Aktív: Ön továbbítja a munkafolyamatot az űrlapon ( Űrlap vagy Metaadatokfül) vagy a funkción (Menüszalag > Feladatok > Munkafolyamat továbbítása) keresztül, delegálja vagy átadja azt.
  • Passzív: a csoport workflow-t a csoport egy másik tagja fogadja el.
• Emlékeztetők és felügyeletek: törli a bejegyzést (Menüszalag > Kezelés > Törlés).

További információkat itt talál:

• Feladatok elvégzése workflow-kkal
• Workflow indítása
• Workflow továbbítása
• Emlékeztető létrehozása
• Felügyelet létrehozása

Munkalap

A Munkalap funkcióterület a dokumentumok és mappák ideiglenes gyűjtőterülete. Itt rövid ideig dokumentumokat állíthat össze vagy kedvencek listáját hozhatja létre.

Ha egy bejegyzést a munkalapra szeretne helyezni, jelölje ki a bejegyzést, majd válassza a menüsorban a Nézet > Navigáció > Munkalapra helyezés lehetőséget. Az archívum bejegyzései az egérrel is a munkalapra húzhatók.

A munkalapon lévő bejegyzéseket ugyanúgy szerkesztheti, mint az ELO funkcióterület bejegyzéseit. A módosítások átvételre kerülnek az ELO funkcióterületen.

A navigáció és a megjelenítés megfelel az Archívum funkcióterületnek.

Kérjük, vegye figyelembe

A vágólapra helyezett elemek továbbra is az ELO funkcióterületen találhatók. A Munkalap funkcióterületen csak kiegészítőleg jelennek meg. A Törlés funkció hatása a Munkalap-on ugyanaz, mint az Archívum funkcióterületen: a dokumentum törlődik az ELO munkaterületről.

Egy bejegyzés addig marad a funkcióterületen, amíg Ön azt onnan eltávolítja (Menüszalag > Nézet > Eltávolítás a vágólapról).

Információ

Ha további ELO klienseket használ, a vágólapok szinkronizálva lesznek. Az egyes kliensek között válthat, és mindig ugyanazokat a bejegyzéseket találja.

Szerkesztés

A Szerkesztés funkcióterületen a szerkesztésre kikölcsönzött dokumentumok és mappák jelennek meg. A Bejegyzések szerkesztése című fejezet ismerteti a bejegyzések kikölcsönzésének és szerkesztésének módját.

A navigáció és a megjelenítés megfelel az ELO funkcióterületnek.

Amíg a bejegyzések a Szerkesztés funkcióterületen találhatók, addig a többi felhasználó számára zárolva vannak. Az Archívum funkcióterületen szögletes zárójelben jelenik meg az a személy, aki jelenleg kikölcsönözte a bejegyzést.

A kikölcsönzött bejegyzés ELO-ba történő újbóli beviteléhez a dokumentumot vissza kell helyeznie (Menüszalag > Dokumentum). Amint a dokumentumot újra visszahelyezi vagy megszakítja a szerkesztést, az automatikusan eltűnik a Szerkesztés funkcióterületről.

Postafiók

A Postafiók funkcióterület a dokumentumok beérkezésének központi területe. A dokumentumok az egérrel áthúzhatók a Postafiók funkcióterületre és onnan az ELO-ba archiválhatók.

A Postafiók funkcióterületről az ELO archívumba helyezéshez a dokumentumot metaadatokkal kell ellátni. A metaadatok bevitelét automatizálhatjuk. Alternatív lehetőségként minden archiválási folyamat során kiválasztási ablakkal is meghatározhatja az archiválás helyét.

A Postafiók funkcióterületen találhatók a szkennelési funkciók. A szkennelés a központi kiindulási pontja a dokumentumok ELO-ban való archiválásának.

A Postafiók funkcióterület megnyitásakor a menüszalagon megjelenik a további Archíválás fül. A Archíválás fül a beolvasás, beszúrás, rendszerezés, metaadatok megadása és a bejegyzések archiválása funkcióit tartalmazza.

Kérjük, vegye figyelembe

Kérjük, vegye figyelembe: A Postafiók funkcióterületen lévő dokumentumok nem találhatók az ELO archívumban. A dokumentumok az Ön számítógépének egy külön mappájában vannak. Ha az ELO archívumot különböző számítógépekről használja, a Postafiók funkcióterület tartalma gépről gépre más. Másik számítógép Postafiók területén lévő dokumentumokhoz nem lehet hozzáférni.

További információkat a "Dokumentum szkennelése a postafiókba és archiválás" és a "Bejegyzések archiválása a postafiókból" fejezetekben talál.

Space-ek

A Space-ek olyan területek, ahol együtt dolgozhat más személyekkel. Új bejegyzéseket archiválhat benne és a Space tagjaival együtt szerkesztheti azokat.

A Workspace-ek szakmailag elkülönített munkaterületek az ELO-ban. Szűrők és különböző nézetek segítségével szerkesztheti az adatokat és elemezheti azokat például diagramokban és táblázatokban.

A Teamspace funkció lehetővé teszi a csapatok közötti együttműködést. A Teamspace minden tagja együtt gyűjtheti és szerkesztheti a dokumentumokat, és a feed-en keresztül információkat cserélhet.

További információkat a Workspace-ek és a Teamspace-ek fejezetekben talál.

A Space-eket az Én ELO-m funkcióterületen a Space-ek csempén keresztül találja meg. Ezen a területen jelenik meg minden olyan Space, amelynek Ön tagja.

A Space-ek fül megjelenik a Space-ek áttekintésben.

A következő lehetőségei vannak:

1 Új Teamspace vagy új Workspace létrehozása: ha ezek a gombok nem aktívak, akkor az új Space-ek létrehozásához nincsenek Teamspace-sablonok vagy Workspace-típusok mentve.

2 Váltás a Teamspace-ek és a Workspace-ek között

3 Csapat- vagy munkaterületek keresése: a keresési feltételeknek megfelelően csökken a csempék száma.

4 Navigálás egy Workspace-re vagy Teamspace-re: ezek csempék formájában jelennek meg és a létrehozás dátuma szerint vannak rendezve.

'Én ELO-m' gomb

Az Én ELO-m gombbal megnyithatja az Én ELO-m funkcióterületet. Az Én ELO-m gomb (csempe) szorosan összefügg a navigációs sorral, és erről nem választható le.

Információ

Alternatív megoldásként használja a Ctrl + Windows billentyűparancsot az Én ELO-m funkcióterület megnyitásához.

Itt találja az újdonságokat, a legutóbb használt bejegyzéseket és a csempeterületet.

Ha az Én ELO-m gomb zöld színnel világít, ez azt jelenti, hogy Újdonságoket talál az Én ELO-m oldalon.

További információkat az "Én ELO-m" fejezetben talál.

Menüszalag

A menüszalagról indíthatja az ELO különböző funkcióit.

Információ

Néhány funkciót a kontextmenüből is előhívhat. A kontextmenü az ELO valamelyik bejegyzésére jobb gombbal kattintva érhető el.

Fülek

A menüszalag fülekre (tabs) van felosztva, melyek csoportosítják a funkciókat. A füleken keresztül válthat a menük között. Egyes fülek állandóan elérhetőek (standard fülek), más fülek csak akkor jelennek meg, ha a fül funkciói használhatók (kontextusfüggő fülek).

A jobb áttekinthetőség érdekében néhány fül csak szükség esetén jelenik meg. Az Archiválás fül például csak akkor jelenik meg, ha Ön a Postafiók menüben van éppen.

A sztenderd fülek:

• Kedvencek: ezen a fülön a gyakran használt funkciókat találja, hogy azok gyorsan végrehajthatóak legyenek. További funkciókat adhat hozzá.
• Új
• Nézet
• Kiadás
• Kezelés

A kontextusfüggő fülek:

• Dokumentum: ez a fül akkor jelenik meg, amikor megjelöl egy dokumentumot.
• Feladat: ez a fül akkor jelenik meg, ha a Feladatok funkcióterületre kattint.
• Keresés: ez a fül akkor jelenik meg, ha a Keresés funkcióterületre kattint.
• Archíválás: ez a fül akkor jelenik meg, ha a Postafiók funkcióterületre kattint.
• Másolás/beillesztés: ez a lap akkor jelenik meg, ha a Másolás funkcióra kattint.
• Hivatkozás létrehozása: a Hivatkozás létrehozása funkcióra kattintva jelenik meg ez a lap.
• Áthelyezés: ez a lap akkor jelenik meg, ha az Áthelyez funkcióra kattint.
• Oldalak csatolása: ez a fül akkor jelenik meg, ha az Oldalak csatolása funkcióra kattint.

Funkciók

A funkciók logikai sorrendben vannak elrendezve. A legfontosabb funkciók közvetlenül a menüszalagon találhatók. A további funkciók a legördülő menükben találhatók. Ha egy funkció szürke, akkor az ELO-ban kiválasztott pozícióban nem használható.

Funkciók keresése

A menüszalag keresési mezőjével funkciókat kereshet. A funkciókat közvetlenül egy kattintással vagy a megjelenített útvonalon (pl. Kezelés // Strukturálás) keresztül is elindíthatja. Azok a funkciók, melyek az aktuális kontextusban nem érhetőek el, szürkén árnyékoltak.

Felhasználói menü [az Ön neve]

A menüszalagon a saját neve alatt látja a felhasználói menüt. A felhasználói menüből megnyithatja a konfigurációt és pl. szerkesztheti a saját profilját vagy beállíthat egy helyettest. A munkamenet végén itt jelentkezik ki.

Ezenkívül az Általános infromáció menüpont alatt programinformációkat talál, például az ELO Java kliens és az Indexszerver verziószámait. A verziószámok különösen fontosak a support megkeresések szempontjából.

További információkat a következő fejezetekben találhat:

• Beállítások módosítása
• Profil
• Helyettesítés szabályozása

Profil

A Felhasználói menü [Az Ön neve] > Profil szerkesztése menüpontban megadhatja szakmai hátterével és elérhetőségeivel kapcsolatos információkat, valamint feltölthet egy profilképet.

Információ

Azok a személyek, akik rendelkeznek a Felhasználói adatok szerkesztése jogosultsággal, módosíthatják más felhasználók képeit.

Információ

Más személyek profilját megtekintheti, ha egy feed-bejegyzésben rákattint a névre vagy a profilképre.

A csoport profilja a hírfolyamon keresztül hívható elő, ha a csoportot megemlítették.

Profilkép szerkesztése

Egyet kattintva a Profilkép szerkesztése gombra megnyitja a szerkesztési módot. A szerkesztési módban módosíthatja és törölheti saját profilképét.

A "Fotó kiválasztása" funkcióval megnyithat egy párbeszédablakot, amelyben kiválaszthat egy fájlt a fájlrendszerből. Válasszon ki egy képfájlt profilképként.

Információ

Használjon PNG-, JPG- vagy GIF-fájlokat legalább 280 x 280 pixel méretben. Ha az ELO nem képes kezelni a kiválasztott kép formátumát vagy méretét, megfelelő megjegyzés jelenik meg az ablak alsó részén.

Nagyobb képek esetén a képet lenyomott bal egérgombbal áthelyezheti, és így meghatározhatja a kívánt képkivágást.

Navigációs sáv

A navigációs sáv gyors hozzáférést biztosít az archívum egyes területeihez és megjeleníti, hogy Ön éppen melyik területen tartózkodik.

A navigációs sáv egyes területeit az egérgomb lenyomva tartásával mozgathatja.

Az összes olyan területet, amely az Én ELO-m kezdőlapon csempeként szerepel, a csempére jobb gombbal kattintva a navigációs sávhoz rögzítheti.

Funkciósor

A szürke funkciósor segítségével módosíthatja a bejegyzések megjelenítési beállításait. Funkcióterület szerint különböző opciók állnak a rendelkezésére:

• Táblázat: a bejegyzések táblázat formájában jelennek meg.

  • Táblázat oszlopok visszaállítása: ezzel a funkcióval egy funkcióterületen a táblázat oszlopok visszaállíthatók az előre beállított alaphelyzetükbe. A kézileg beállított szűrők és rendezések törlődnek.
  • Táblázat a vágólapra: ezzel a funkcióval a kiválasztott táblázatbejegyzéseket a vágólapra másolja. A bejegyzéseket ezután be lehet illeszteni egy megfelelő programba, pl. a Microsoft Excelbe.

• Lista: a bejegyzések listaként jelennek meg.

  • Miniatűr nézetek: ezzel a funkcióval aktiválhatja a listabejegyzések kis előképeinek (miniatűr nézeteinek) megjelenítését. A miniatűr nézetek mérete csúszkával igazítható.

  • Csoportosítás:

    Ezzel a funkcióval rendezheti a bejegyzések listáját a lista- és a csempe nézetben. A Csoportosítás legördülő menüben kiválaszthatja, hogy a listát Dátum, Bevitel dátuma, Típus, Archiválta vagy Séma szerint rendezi-e.

    A bejegyzések ezután kategóriák szerint kerülnek megjelenítésre, pl. az év szerint, amelyben rögzítésre kerültek. Ez a funkció kombinálható a Rendezés (keresési eredmények) funkcióval.

  • Rendezés:

    Ezzel a funkcióval rendezheti a bejegyzések listáját az Archívum és a Keresés funkcióterületeken a lista- és a csempe nézetben. A Rendezés legördülő menüben kiválaszthatja, hogy a listát Dátum, Bevitel dátuma, Típus, Archiválta, Rövid név vagy Séma szerint rendezi-e. Ez a funkció nem kombinálható a Csoportosítás funkcióval.

  • Bővítés/csökkentés: ezzel a funkcióval módosíthatja a bejegyzések megjelenítését az Archívum és a Keresés funkcióterületeken a lista- és a csempe nézetben. A két nézethez a Rendezés és a Csoportosítás legördülő menüben szűrési feltételeket választhat ki. A Bővítés/Csökkentés funkcióval válthat a fölérendelt szűrési feltételek és a szűrési feltételekhez rendelt keresési eredmények között.

    Információ

    A funkció csak akkor aktív, ha a bejegyzések lista- vagy csempenézetben jelennek meg. Ezen kívül legalább egy szűrési feltételnek kiválasztva kell lennie a Csoportosítás legördülő menüben.

    

• Kockák: a bejegyzések kis előnézeti képek (kockák) formájában jelennek meg.

  • Miniatűr nézetek: lásd a Lista menüpont alatt
  • Csoportosítás: lásd a Lista pont alatt
  • Rendezés: lásd a Lista pont alatt
  • Bővítés/csökkentés: lásd a Lista pont alatt

• Fa (csak keresési találati lista): ez a funkció a keresési találatokat fa szerkezetben jeleníti meg. A fa struktúra a kiválasztott fa nézetnek megfelelően lesz felépítve. A Fa struktúrák szerkesztése funkcióval különböző fa nézeteket határozhat meg. A fa struktúrák különböző rendezési lehetőségeket biztosítanak a Keresés funkcióterületen megjelenített dokumentumokhoz.

  • A Fa struktúrák szerkesztése: a Fa struktúrák szerkesztése funkcióval megváltoztathatja a fa nézetet a keresésben. Különböző fastruktúrákat határozhat meg és szerkeszthet. Egy fa struktúra segítségével határozhatja meg, hogy a keresési eredmények megjelenítésekor a fa nézet mely szakaszait vegye figyelembe. Rendezheti például a keresési eredmények listáját státusz szerint.

    

    A következő beállítások állnak rendelkezésre:

    Név: adjon meg egy nevet a fa struktúrának.

    Séma: a legördülő menüből válasszon egy sémát.

    Üres mezők megjelenítése: aktiválja ezt az opciót, hogy a metaadatmezők között megjelenjenek azok is, amelyek nem tartalmaznak semmilyen információt. Ezek a csak mezők szóközöket tartalmaznak.

    Mezők: válassza ki azokat a mezőket, amelyeket az eredmények rendezéséhez figyelembe akar venni.

    A Hozzáadás, Törlés és Szerkesztés funkciókkal hozhat létre és szerkeszthet virtuális fa nézeteket.

Aktív helyettesítések

Helyettesíthetik Önt más felhasználók vagy csoportok, ill. Ön is helyettesíthet másokat. Mindkét esetben egy figura szimbólumot fog látni.

• Narancsszín figura: ez idő alatt Önt helyettesítik.
• Kék figura: Ön most legalább egy felhasználót helyettesít.

Ha a szimbólumra kattint, további információkat kaphat a helyettesítésekről.

További információkat itt talál:

• Helyettesítő beállítása
• Helyettesítés átvétele

Több ablak

Az ELO-t több ablakban is megjelenítheti.

Az Új ablak megnyitása funkcióval (megnyitható: Menüsáv > Nézet > Ablak) megnyithat egy második ablakot az ELO Java kliensben.

Az Egymás mellé rendez funkcióval két ELO ablak egymás mellé rendezhető.

Információ

Ha nincs nyitva második ablak, ez a funkció automatikusan megnyit egy második ablakot.

Az Egymás fölé rendez funkcióval két ELO ablak egymás fölé rendezhető.