Items zoeken

U kunt mappen of documenten zoeken. Hoe meer informatie u over het gezochte item invoert, des te beter wordt uw resultaat.

In dit hoofdstuk wordt een voorbeeld van een zoekopdracht beschreven. Beschrijvingen van de gebruikersinterface en alle mogelijkheden om te zoeken vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window) en ELO Web Client (Engels) (opens new window).

Voorbeeld

U wilt een document zoeken. U weet

• in welke map het document zich bevindt;
• dat het document in 2020 of 2021 werd gearchiveerd; en
• dat in de titel van het document de woorden 'Brainstormen' of 'Project' staan.

Werkwijze

1. Markeer in het functiegebied Archiveren de map waarin het document zich bevindt.

2. Navigeer naar het functiegebied Zoeken.

3. Kies het menu in alle gebieden.

   In ELO Web Client bevindt dit menu zich op het tabblad Zoeken.

4. Activeer de functie Alleen huidige map om het zoeken te beperken tot de zojuist gemarkeerde map.

   In ELO Web Client bevindt deze optie zich op het tabblad Zoeken > In alle gebieden.

   Denk eraan

   De optie Alleen huidige map kan de zoektijd aanmerkelijk verlengen.

5. Deactiveer Fulltext, Velden, Aanvullende tekst en Feed. Op deze manier beperkt u het zoeken tot de titel van het document, dus de Korte omschrijving.

6. Selecteer bij Archiveringsdatum de jaren 2020 en 2021.

7. Voer in het zoekveld brainstormen, project in.

8. Kies Zoeken (vergrootglasknop).

   Alternatief: druk op de ENTER-toets.

Resultaat

Het zoeken wordt uitgevoerd.

Vooruitzicht

• Om een item uit de lijst met resultaten te bekijken, selecteert u het item.
• Om bij de archiveringslocatie van het item te komen, markeert u het item. Kies in het menulint Weergave > Ga naar.

Zoekopdracht beperken

Wanneer u onder In alle gebieden meerdere gebieden hebt geselecteerd, gedraagt de zoekopdracht zich als volgt:

Eén zoekbegrip:

• Wanneer u een zoekbegrip hebt ingevoerd, krijgt u items te zien die het zoekbegrip in één van de gebieden bevatten.

Meerdere zoekbegrippen:

• EN-zoekopdracht: bij een EN-zoekopdracht (invoeren van de begrippen zonder verbindend element, bijv. hond kat) krijgt u alle items te zien, die in één van de gebieden waarin wordt gezocht, alle zoekbegrippen bevatten.
• OF-zoekopdracht: bij een OF-zoekopdracht (invoeren van de begrippen met een komma, bijv. hond, kat) krijgt u alle items te zien die in één van de gebieden waarin wordt gezocht, ten minste één van de zoekbegrippen bevatten.

Informatie

Om technische redenen en om het prestatievermogen van ELO iSearch te verbeteren, kan er bij de EN-zoekopdracht niet gekoppeld in de gebieden worden gezocht.

Voorbeeld

U zoekt in meerdere gebieden naar twee begrippen: één van de begrippen staat in de fulltext van het document, het andere in de korte omschrijving. ELO iSearch vindt geen bijpassende resultaten. In dit geval laat deze alleen resultaten zien, waarbij alle gezochte begrippen in hetzelfde gebied worden gevonden.

Zoek in plaats daarvan naar slechts één van de begrippen en beperk de zoekopdracht door middel van filters om de zoekresultaten te verbeteren.

Zoekoperators

In de standaardinstelling is de zoekopdracht met EN-verbindingen geactiveerd. Wanneer u meer dan één begrip invoert, worden deze automatisch met EN gekoppeld, zolang u geen andere operators gebruikt.

Om uw zoekopdracht nauwkeuriger te maken, kunt u de volgende operators gebruiken.

Toelichting	Zoekoperator	Voorbeelden
EN-zoekopdracht: alle genoemde begrippen moeten in het resultaat voorkomen.	Spatie AND &&	Factuur februari
OF-zoekopdracht: ten minste één van de genoemde begrippen moet voorkomen.	, OR ||	Bestelling, factuur
Logische haakjes: legt vast naar welke begrippen er in aanvulling op het eigenlijke zoekbegrip moet worden gezocht.	Zoekbegrip 1 (zoekbegrip 2, zoekbegrip 3)	Factuur (afrekening, betalingsbewijs)
Begrippen uit de zoekopdracht uitsluiten	Zoekbegrip 1 -zoekbegrip 2	Factuur - betalingsbewijs
Zoeken naar volledige zinnen	"Zoekbegrip 1 zoekbegrip 2"	"social media"
Zoeken in gebied: nauwkeuriger en sneller zoeken door beperking van de zoekgebieden	Begrippen (bijv. mapnamen) tussen vierkante haakjes zetten en door TO scheiden.	Zoeken van map "03" tot "05": [03 TO 05]
Wildcard-zoekopdracht: zoeken naar sequenties of tekenreeksen met de tijdelijke aanduiding	Wildcard * voor en/of achter het begrip invoegen	Zoeken naar een naam die "ei" bevat: *ei* Resultaat begint met "15": 15* Resultaat eindigt op "15": *15

Informatie

In de velden Korte omschrijving, Datum en Aanvullende tekst heeft u de wildcard * niet nodig. ELO geeft hier alle documenten weer die in het invoerveld de ingevoerde tekenreeks bevatten, in welke vorm dan ook.

U kunt ook onafhankelijk van het gebruikte indexmasker naar bepaalde kenmerken zoeken. Meer informatie hierover vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window).

Filters

Via Menulint > Zoeken > Filters kunt u de zoekopdracht met behulp van filters beperken. Nadat u de filter hebt geselecteerd, specificeert u de filter via het vervolgkeuzemenu.

Let op

Wanneer u via het zoekveld of de filters naar NOT, OR of AND zoekt, kunnen problemen bij het zoeken optreden.

Gedetailleerde informatie over de filters vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window) en ELO Web Client (Engels) (opens new window).