# Items via het postvak archiveren
Informatie
Het functiegebied Postvak en de functies in dit hoofdstuk zijn alleen beschikbaar in ELO Java Client.
Het functiegebied Postvak is het centrale ontvangstgebied voor documenten. U kunt elk document met slepen-en-neerzetten naar dit functiegebied slepen en van daaruit in ELO archiveren.
Als alternatief kunt u nieuwe documenten via de functies Pagina's scannen of Documenten scannen inscannen. Meer informatie vindt u in het hoofdstuk Documenten inscannen.
U kunt documenten in dit functiegebied bewerken met de volgende functies.
# Pagina's samenvoegen
Met deze functie voegt u meerdere in het functiegebied Postvak gemarkeerde TIFF- of pdf-bestanden samen tot een bestand met meerdere pagina's.
Informatie
Opmerkingen in de bestanden worden gekopieerd naar het document dat ontstaat.
Werkwijze
Klik, terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, achtereenvolgens op de afzonderlijke documenten in het postvak.
Het bovenste geselecteerde document wordt de eerste pagina van het nieuwe document.
Kies in het menulint Archiveren > Pagina's samenvoegen.
Resultaat
De afzonderlijke pagina's worden samengevoegd tot een document.
Vooruitzicht
Met de functie Pagina's scheiden kunt u een TIFF- of pdf-document van meerdere pagina's scheiden in afzonderlijke pagina's. De pagina's worden genummerd als afzonderlijke documenten opgeslagen in het functiegebied Postvak. Het origineel wordt verwijderd.
# Samenvoegen (scheidingspagina's)
Kan worden opgeroepen via: functiegebied Postvak > Menulint > Archiveren > Samenvoegen
Informatie
Deze functie is alleen beschikbaar voor TIFF- en pdf-bestanden.
Informatie
Opmerkingen in de bestanden worden gekopieerd naar het document dat ontstaat.
Deze functie heeft u nodig bij het scannen van documenten met meerdere pagina's. Om het begin en het einde van een document te markeren, voegt u bij het scannen scheidingspagina's aan de stapel papier toe.
Als scheidingspagina's kunt u lege pagina's of pagina's met een zwarte balk gebruiken. De scheidingspagina's kunt u via Archiveren > Scannen > Scanprofielen afdrukken.
Als de functie Samenvoegen (scheidingspagina's) geactiveerd is, worden de scheidingspagina's automatisch herkend en worden de documenten tussen de scheidingspagina's samengevoegd tot documenten met meerdere pagina's.
De instellingen voor de samenvoegopties vindt u in Menulint > Gebruikersmenu [uw naam] > Configuratie > Uitgebreid gedrag > Herkenning scheidingspagina's.
# Serie-archivering
U kunt meerdere documenten met dezelfde metagegevens in ELO archiveren.
Voorwaarden
In uw postvak bevinden zich meerdere documenten zonder metagegevens.
Werkwijze
Open het functiegebied Postvak.
Markeer meerdere documenten met ingedrukte SHIFT-toets.
Kies Menulint > Archiveren > Archiveren > Serie-archivering.
Het dialoogvenster Metagegevens voor nieuw document verschijnt.
Leg de instellingen voor de serie-archivering vast. U kunt hier met variabelen bijv. een doorlopend nummer (
##) bij het archiveren toekennen.Informatie
De mogelijke variabelen vindt u in het tooltip-menu onder de korte omschrijving.
Kies OK.
Het dialoogvenster Serie-archivering verschijnt.
Selecteer de map in ELO waarin u de documenten wilt archiveren.
De volgende functies zijn beschikbaar:
- Nieuwe map
- Toevoegen: maakt een nieuwe favoriet aan. De favorieten verschijnen in het gebied Favorieten in een lijst en zijn bedoeld voor het snel selecteren van een archiveringslocatie.
- Verwijderen: verwijdert een van tevoren gemarkeerde favoriet.
Kies OK.
Resultaat
De documenten worden in ELO gearchiveerd.
# Pagina's toevoegen
U kunt een in het functiegebied Postvak gemarkeerd TIFF- of pdf-document aan een document in het functiegebied Archiveren toevoegen.
Werkwijze
Markeer een TIFF- of pdf-document in het functiegebied Postvak.
Kies Archiveren > Archiveren > Pagina's toevoegen.
Alternatief: sleep een TIFF- of pdf-bestand met slepen-en-neerzetten naar een TIFF- of pdf-document.
Het tabblad Pagina's toevoegen verschijnt.
Selecteer in het functiegebied Archiveren het TIFF- of- pdf-document waaraan de pagina's moeten worden toegevoegd.
Om het originele document aan het begin of aan het einde van het doeldocument in te voegen, kiest u Vóór toevoegen of Achter toevoegen.
Resultaat
De pagina's worden op de gekozen plek toegevoegd.
# Verzenden naar ander postvak
Kan worden opgeroepen via: functiegebied Postvak > Menulint > Archiveren > Overdracht
Met deze functie kunt u een document naar één of meerdere personen verzenden. U kunt selecteren of na het verzenden een kopie van het document in uw postvak moet blijven staan.