# Items beheren
# Verplaatsen
U kunt items in het functiegebied Archiveren binnen de boomstructuur verplaatsen.
Aanverwante functie
- Slepen-en-neerzetten: klik op het item dat u wilt verplaatsen, en sleep dit met nog steeds ingedrukte muisknop naar de doelmap.
Werkwijze
Markeer het item dat u wilt verplaatsen.
Kies in het menulint Beheren > Verplaatsen.
Het tabblad Verplaatsen verschijnt. In het veld Origineel verschijnt het gekozen item.
Markeer de doelmap in ELO.
In het veld Doelmap verschijnt de gekozen map.
Kies Item verplaatsen.
Wanneer de gebruikersrechten van het item niet overeenkomen met de gebruikersrechten op de doellocatie, verschijnt het dialoogvenster Items verplaatsen. Hier kunt u de Gebruikersrechten van de verplaatste items aanpassen.
Optie: u kunt uw selectie opslaan, zodat het dialoogvenster niet meer verschijnt als de volgende keer deze functie wordt opgeroepen. In de configuratie kunt u uw selectie wijzigen (kan worden opgeroepen via: Gebruikersmenu [uw naam] > Configuratie > Dialoogvensters > Gebruikersrechten overnemen bij verplaatsen).
Resultaat
Het item wordt naar de doelmap verplaatst.
# Referentie maken
U kunt referenties voor mappen of documenten aanmaken, die u op meerdere posities in de archiefmap nodig hebt.
Een referentie is een koppeling tussen een kopie en een origineel document, waarbij het document fysiek maar één keer in ELO aanwezig is. Alle wijzigingen in het document hebben automatisch ook effect op de referenties.
Aanverwante functie
- Slepen-en-neerzetten: klik op het item waarbij u een referentie wilt maken en sleep dit met nog steeds ingedrukte muisknop naar de doelmap.
Werkwijze
Open het functiegebied Archiveren.
Markeer het item waarbij u een referentie wilt maken.
Kies in het menulint Beheren > Structureren > Referentie maken.
Het tabblad Referentie maken verschijnt. In het veld Origineel verschijnt het gekozen item.
Markeer de doelmap in ELO.
In het veld Doelmap verschijnt de gekozen map.
Kies Referentie invoegen.
Resultaat
Het tabblad Referentie maken wordt gesloten. De referentie wordt in de geselecteerde doelmap aangemaakt.
De referentie is met een pijlsymbool gemarkeerd.
Vooruitzicht
Wanneer u een document wilt wissen waarvoor een referentie bestaat, wordt u geattendeerd op de referentie.
# Kopiëren
U kunt een afzonderlijk document, een map of een mappenstructuur met submappen naar het klembord kopiëren. Met de functie Kopie invoegen voegt u het gekopieerde item op de gewenste plaats in ELO in.
Werkwijze
Markeer in ELO het item dat u wilt kopiëren.
Kies Beheren > Structureren > Kopiëren.
Het tabblad Kopiëren/invoegen verschijnt. In het veld Origineel verschijnt het gekozen item.
Markeer de doelmap in ELO.
In het veld Doelmap verschijnt de gekozen map.
Kies Kopie invoegen.
Afhankelijk van het feit of u een document of een map hebt gekopieerd, verschijnt het betreffende dialoogvenster Kopie invoegen.
In dit dialoogvenster kunt u bijvoorbeeld vastleggen of u de notities, referenties of gebruikersrechten wilt behouden. Meer informatie over de opties vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window).
Informatie
In ELO Web Client moet u de instellingen via het menu Kopieeropties vastleggen, voordat u de kopie kunt invoegen.
Kies OK.
Resultaat
De kopie wordt in de doelmap ingevoegd.
# Koppelen
U kunt items die met elkaar verband houden, met elkaar koppelen. Op deze manier gaat u met behulp van de koppeling direct van het ene item naar het andere item.
Werkwijze
Markeer een item in het functiegebied Archiveren.
Kies Menulint > Weergave > Navigatie > Koppeling.
Het dialoogvenster Koppeling verschijnt.
Markeer een tweede item in het functiegebied Archiveren.
Kies in het dialoogvenster Koppeling de knop Geselecteerde items als koppelingen toevoegen (pijl naar rechts; ELO Java Client)/Als koppeling toevoegen (ELO Web Client).
Het tweede item wordt als koppeling toegevoegd.
Optie: om meerdere items met het eerste geselecteerde item te koppelen, herhaalt u deze procedure met de andere items. Op deze manier worden de items telkens met het eerste item gekoppeld, maar niet met elkaar.
Kies Sluiten.
Resultaat
De documenten worden met elkaar gekoppeld.
Documenten met koppeling herkent u aan het kettingsymbool.
Vooruitzicht
Om een bestaande koppeling te bewerken, klikt u op het symbool Koppeling.
Overige functies
U kunt in het dialoogvenster Koppeling gekoppelde items in het functiegebied Archiveren oproepen, openen om te bekijken of de koppeling opheffen. De volgende functies zijn daarnaast beschikbaar:
- Volledige koppeling: als een item met meerdere andere items is gekoppeld, kunt u via deze functie alle gemarkeerde items onderling koppelen.
- Onlosmakelijke koppeling: de koppeling wordt onlosmakelijk met het gekozen item verbonden. Onlosmakelijke koppelingen kunnen niet worden verwijderd.
# Wijzigingen bewaken
Kan worden opgeroepen via: Menulint > Nieuw > Taak aanmaken
U kunt afzonderlijke items bewaken. Wanneer er wijzigingen in bewaakte items zijn, ontvangt u een melding in het functiegebied Taken.
Document: melding zodra andere gebruikers nieuwe versies van het document archiveren.
Map: melding zodra andere gebruikers items aan deze map toevoegen.
Informatie
De bewaking geeft geen wijzigingen in submappen weer. Om wijzigingen in een submap te bewaken, moet u voor de submap een nieuwe bewaking aanmaken.
Meldingen herkent u aan het camerasymbool.
Om de melding weer uit uw taakweergave te verwijderen, markeert u de melding en kiest in het menulint Beheren > Wissen.
Met de functie Overzicht bewakingen (kan worden opgeroepen via: Menulint > Beheren > Overzichten) kunt u bewakingen achteraf bewerken en beëindigen.
# Items wissen
Met de functie Wissen wist u
in het functiegebied Archiveren items uit ELO
Let op
De items worden niet definitief gewist. Ze worden verborgen en voorzien van een wismarkering. Gewiste items moeten nog aan systeembeheerzijde permanent uit ELO worden verwijderd. Om items volledig en definitief te wissen, moet u de juiste gebruikersrechten hebben. Tot het moment waarop items definitief worden verwijderd, kunnen ze worden hersteld. Neem eventueel contact op met uw Systeembeheer.
Meer informatie vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client:
in het functiegebied Taken workflows, bewakingen en herinneringsdata
Alleen de taak wordt gewist. Het bijbehorende item blijft behouden.
Informatie
Workflows kunnen alleen in ELO Java Client worden gewist.
Denk eraan
Documenten die zich in het postvak bevinden en nog niet in ELO werden gearchiveerd, worden door de functie Wissen definitief verwijderd.