# Gérer les entrées
# Déplacer
Vous pouvez déplacer des entrées au sein de l'arborescence de la section Dépôt.
Fonctions apparentées
- Glisser-déposer : cliquez sur l'entrée que vous souhaitez déplacer, et tirez la vers le classeur cible tout en gardant la touche de la souris appuyée.
Procédé
Marquez l'entrée que vous souhaitez déplacer.
Dans le ruban, sélectionnez Gérer > Déplacer.
Le tab Déplacer apparaît. Dans le champ Original, l'entrée sélectionnée s'affiche.
Marquez le classeur cible dans ELO.
Le classeur sélectionné s'affiche dans le champ Classeur cible.
Sélectionnez Déplacez l'entrée.
Si les autorisations de l'entrée ne correspondent pas à celles de l'emplacement cible, le dialogue Déplacer les entrées s'affiche. Ici, vous pouvez ajuster les Autorisations des entrées déplacées.
En option : vous pouvez enregistrer la sélection afin que le dialogue n'apparaisse plus lors du prochain appel de fonction. Vous pouvez modifier votre sélection dans la configuration (disponible via : Menu utilisateur [votre nom] > Configuration > Dialogues > Léguer les autorisations lors du déplacement).
Résultat
L'entrée est déplacée dans le classeur cible.
# Créer une référence
Vous pouvez créer des références pour les classeurs ou documents requises à plusieurs emplacements dans l'archive.
Une référence est un lien entre une copie et un document original, le document se trouvant seulement une fois de façon physique dans ELO. Toutes les modifications apportées au document se répercutent automatiquement sur les références.
Fonctions apparentées
- Glisser-déposer : cliquez sur l'entrée que vous souhaitez référencer, et tirez la vers le classeur cible tout en gardant la touche de la souris appuyée.
Procédé
Veuillez ouvrir la section Archive.
Marquez l'entrée que vous souhaitez référencer.
Dans le ruban, sélectionnez Gérer > Structurer > Créer une référence.
L'onglet Référencer apparaît. Dans le champ Original, l'entrée sélectionnée s'affiche.
Marquez le classeur cible dans ELO.
Le classeur sélectionné s'affiche dans le champ Classeur cible.
Sélectionnez Ajouter une référence.
Résultat
L'onglet Référencer se referme. La référence est créée dans le classeur cible sélectionné.
La référence est marquée d'une icône de flèche.
Perspective
Si vous souhaitez supprimer un document pour lequel il existe une référence, vous obtenez une remarque.
# Copier
Vous pouvez copier un document individuel, un classeur ou une structure de classeurs avec des sous-classeurs dans la mémoire temporaire. La fonction Insérer une copie vous permet d'ajouter l'entrée copiée à l'endroit souhaité dans ELO.
Procédé
Dans ELO, marquez l'entrée que vous souhaitez copier.
Sélectionnez Gérer > Structurer > Copier.
L'onglet Copier/Ajouter apparaît. Dans le champ Original, l'entrée sélectionnée s'affiche.
Marquez le classeur cible dans ELO.
Le classeur sélectionné s'affiche dans le champ Classeur cible.
Sélectionnez Ajouter une copie.
Selon si vous avez copié un document ou un classeur, le dialogue correspondant Ajouter une copie apparaît.
Vous pouvez par exemple déterminer si vous souhaitez garder les notes, les références ou les autorisations. Vous trouverez d'autres informations au sujet des options dans la documentation utilisateur du Client Java ELO (en anglais) (opens new window).
Information
Dans le client Web ELO, vous devez définir les réglages via le menu Options de copie avant de pouvoir ajouter la copie.
Sélectionnez OK.
Résultat
La copie est ajoutée dans le classeur cible.
# Associer
Vous pouvez relier des entrées. De cette manière, vous pouvez basculer d'une entrée à une autre.
Procédé
Marquez une entrée dans la section Archive.
Sélectionnez Ruban > Affichage > Navigation > Lien.
Le dialogue Lien apparaît.
Marquez une seconde entrée dans la section Archive.
Dans le dialogue Référencement, sélectionnez le bouton Ajouter les entrées sélectionnées en tant que liens (flèche vers la droite; client Java ELO)/Ajouter en tant que lien (client Web ELO).
La seconde entrée est ajoutée en tant que lien.
Option : pour relier plusieurs entrées avec la première entrée sélectionnée, répétez cette procédure avec les autres entrées. De cette manière, les entrées sont reliées avec la première entrée, mais pas les unes aux autres.
Sélectionner Fermer.
Résultat
Les documents sont reliés les uns aux autres.
Les documents avec référencement sont dotés d'un symbole de la chaîne.
Perspective
Pour modifier un lien existant, cliquez sur le symbole Référencement.
Autres fonctions
Dans le dialogue Référencement, vous pouvez lancer les entrées correspondantes dans la section Dépôt, les ouvrir pour les faire afficher ou annuler le référencement. Les fonctions suivantes sont disponibles en plus :
- Lier intégralement : si une entrée est liée avec plusieurs autres entrées, cette fonction vous permet de lier intégralement toutes les entrées marquées les unes aux autres.
- Lien permanent : le lien est lié à l'entrée sélectionnée de façon permanente. Les liens inséparables ne peuvent pas être supprimés.
# Surveiller les modifications
Disponible : Ruban > Nouveau > Créer une tâche
Vous pouvez surveiller des entrées. S'il existe des modifications dans les entrées surveillées, vous obtenez un message dans la section Tâches.
Document : message dès que d'autres utilisateurs déposent de nouvelles versions.
Classeur : message dès que d'autres utilisateurs ajoutent des entrées à ce classeur.
Information
La surveillance ne montre pas de modifications dans des sous-classeurs. Pour surveiller des modifications dans un sous-classeur, vous devez créer une nouvelle surveillance pour le sous-classeur.
Les notifications sont dotées d'un symbole de la caméra.
Pour supprimer la notification de votre affichage de tâches, marquez le message, puis sélectionnez Gérer > Supprimer dans le ruban.
Avec la fonction Aperçu des surveillances (disponible via : Ruban > Gérer > Aperçus), vous pouvez modifier et terminer les surveillances ultérieurement.
# Supprimer des entrées
Avec la fonction Supprimer, vous pouvez supprimer :
des entrées ELO dans la section Archive.
Attention
Les entrées ne sont pas supprimées de façon finale. Elles sont masquées et dotées d'un marquage de suppression. Les entrées effacées doivent être supprimées définitivement d'ELO par un administrateur. Pour supprimer des entrées intégralement et définitivement, vous devez disposer des autorisations correspondantes. Il est possible de les restaurer jusqu'à leur suppression finale. Veuillez contacter votre administrateur.
Vous trouverez d'autres informations dans la documentation utilisateur du Client Java ELO.
dans la section Tâches processus, rappels et surveillance.
Seul la tache est supprimée. L'entrée correspondante reste conservée.
Information
Les processus ne peuvent être supprimés que dans le client Java ELO.
Remarque
Les documents qui se trouvent dans la boîte de réception et qui n'ont pas été déposés dans ELO, sont supprimés définitivement avec la fonction Supprimer.