# Einträge verwalten
# Verschieben
Sie können Einträge im Funktionsbereich Ablage innerhalb der Baumstruktur verschieben.
Verwandte Funktion
- Drag-and-drop: Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie verschieben möchten, und ziehen Sie ihn mit weiterhin gedrückter Maustaste auf den Zielordner.
Vorgehen
Markieren Sie den Eintrag, den Sie verschieben wollen.
Wählen Sie im Menüband Verwalten > Verschieben.
Der Tab Verschieben erscheint. Im Feld Original erscheint der gewählte Eintrag.
Markieren Sie den Zielordner in ELO.
Im Feld Zielordner erscheint der gewählte Ordner.
Wählen Sie Eintrag verschieben.
Wenn die Berechtigungen des Eintrags nicht den Berechtigungen am Zielort entsprechen, erscheint der Dialog Einträge verschieben. Hier können Sie die Berechtigungen der verschobenen Einträge anpassen.
Optional: Sie können Ihre Auswahl speichern, damit der Dialog beim nächsten Funktionsaufruf nicht mehr erscheint. In der Konfiguration können Sie Ihre Auswahl ändern (aufrufbar über: Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Dialoge > Berechtigungen vererben beim Verschieben).
Ergebnis
Der Eintrag wird in den Zielordner verschoben.
# Referenzieren
Sie können Referenzen für Ordner oder Dokumente erstellen, die Sie an mehreren Positionen in der Ablage benötigen.
Eine Referenz ist eine Verknüpfung zwischen einer Kopie und einem Originaldokument, wobei das Dokument physikalisch nur einmal in ELO vorhanden ist. Alle Änderungen am Dokument wirken sich automatisch auf die Referenzen aus.
Verwandte Funktion
- Drag-and-drop: Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie referenzieren möchten, und ziehen Sie ihn mit weiterhin gedrückter Maustaste auf den Zielordner.
Vorgehen
Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.
Markieren Sie den Eintrag, den Sie referenzieren möchten.
Wählen Sie im Menüband Verwalten > Strukturieren > Referenzieren.
Der Tab Referenzieren erscheint. Im Feld Original erscheint der gewählte Eintrag.
Markieren Sie den Zielordner in ELO.
Im Feld Zielordner erscheint der gewählte Ordner.
Wählen Sie Referenz einfügen.
Ergebnis
Der Tab Referenzieren wird geschlossen. Die Referenz wird im ausgewählten Zielordner angelegt.
Die Referenz ist mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet.
Ausblick
Wenn Sie ein Dokument löschen möchten, für das eine Referenz existiert, werden Sie auf die Referenz hingewiesen.
# Kopieren
Sie können ein einzelnes Dokument, einen Ordner oder eine Ordnerstruktur mit Unterordnern in die Zwischenablage kopieren. Über die Funktion Kopie einfügen fügen Sie den kopierten Eintrag an der gewünschten Stelle in ELO ein.
Vorgehen
Markieren Sie in ELO den Eintrag, den Sie kopieren möchten.
Wählen Sie Verwalten > Strukturieren > Kopieren.
Der Tab Kopieren/Einfügen erscheint. Im Feld Original erscheint der gewählte Eintrag.
Markieren Sie den Zielordner in ELO.
Im Feld Zielordner erscheint der gewählte Ordner.
Wählen Sie Kopie einfügen.
Je nachdem, ob Sie ein Dokument oder einen Ordner kopiert haben, erscheint der entsprechende Dialog Kopie einfügen.
In diesem Dialog können Sie beispielsweise festlegen, ob Sie die Notizen, die Referenzen oder die Berechtigungen beibehalten wollen. Weitere Informationen zu den Optionen finden Sie in der Benutzerdokumentation ELO Java Client (Englisch) (opens new window).
Information
Im ELO Web Client müssen Sie die Einstellungen über das Menü Kopieroptionen festlegen, bevor Sie die Kopie einfügen können.
Wählen Sie OK.
Ergebnis
Die Kopie wird im Zielordner eingefügt.
# Verlinken
Sie können Einträge, die miteinander in Beziehung stehen, miteinander verlinken. Auf diese Weise gelangen Sie von einem Eintrag mithilfe der Verlinkung direkt zu dem anderen Eintrag.
Vorgehen
Markieren Sie einen Eintrag im Funktionsbereich Ablage.
Wählen Sie Menüband > Ansicht > Navigation > Verlinkung.
Der Dialog Verlinkung erscheint.
Markieren Sie einen zweiten Eintrag im Funktionsbereich Ablage.
Wählen Sie im Dialog Verlinkung den Button Ausgewählte Einträge als Links hinzufügen (Pfeil nach rechts; ELO Java Client)/Als Link hinzufügen (ELO Web Client).
Der zweite Eintrag wird als Link hinzugefügt.
Optional: Um mehrere Einträge mit dem ersten ausgewählten Eintrag zu verlinken, wiederholen Sie diesen Vorgang mit den weiteren Einträgen. Auf diese Weise werden die Einträge jeweils mit dem ersten Eintrag verlinkt, aber nicht miteinander.
Wählen Sie Schließen.
Ergebnis
Die Dokumente werden miteinander verlinkt.
Dokumente mit Verlinkung erkennen Sie am Kettensymbol.
Ausblick
Um eine bestehende Verlinkung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Verlinkung.
Weitere Funktionen
Sie können im Dialog Verlinkung verlinkte Einträge im Funktionsbereich Ablage aufrufen, zur Ansicht öffnen oder die Verlinkung aufheben. Folgende Funktionen stehen zusätzlich zur Verfügung:
- Vollverlinken: Ist ein Eintrag mit mehreren anderen Einträgen verlinkt, können Sie über diese Funktion alle markierten Einträge untereinander verlinken.
- Untrennbarer Link: Der Link wird untrennbar mit dem gewählten Eintrag verbunden. Untrennbare Links lassen sich nicht entfernen.
# Veränderungen überwachen
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen
Sie können einzelne Einträge überwachen. Wenn es Veränderungen in überwachten Einträgen gibt, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Funktionsbereich Aufgaben.
Dokument: Benachrichtigung, sobald andere Benutzer neue Versionen des Dokuments ablegen.
Ordner: Benachrichtigung, sobald andere Benutzer diesem Ordner Einträge hinzufügen.
Information
Die Überwachung zeigt keine Veränderungen in Unterordnern an. Um Veränderungen in einem Unterordner zu überwachen, müssen Sie für den Unterordner eine neue Überwachung erstellen.
Benachrichtigungen erkennen Sie am Kamerasymbol.
Um die Benachrichtigung wieder aus Ihrer Aufgabenansicht zu entfernen, markieren Sie die Benachrichtigung und wählen im Menüband Verwalten > Löschen.
Mit der Funktion Übersicht Überwachungen (aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Übersichten) können Sie Überwachungen nachträglich bearbeiten und beenden.
# Einträge löschen
Mit der Funktion Löschen löschen Sie
im Funktionsbereich Ablage Einträge aus ELO
Achtung
Die Einträge werden nicht final gelöscht. Sie werden ausgeblendet und mit einer Löschmarkierung versehen. Gelöschte Einträge müssen noch von administrativer Seite dauerhaft aus ELO entfernt werden. Um Einträge vollständig und dauerhaft zu löschen, müssen Sie entsprechend berechtigt sein. Bis die Einträge dauerhaft entfernt werden, können sie wiederhergestellt werden. Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihre Administration.
Weitere Informationen finden Sie in der Benutzerdokumentation ELO Java Client:
im Funktionsbereich Aufgaben Workflows, Überwachungen und Wiedervorlagen
Es wird nur die Aufgabe gelöscht. Der dazugehörige Eintrag bleibt erhalten.
Information
Workflows können nur im ELO Java Client gelöscht werden.
Beachten Sie
Dokumente, die sich in der Postbox befinden und noch nicht in ELO abgelegt wurden, werden durch die Funktion Löschen permanent entfernt.