Einträge ablegen

Ordner anlegen

Bevor Sie Dokumente ablegen können, benötigen Sie Ordner im Funktionsbereich Ablage.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Wählen Sie den Ordner aus, in dem der neue Ordner angelegt werden soll.

3. Wählen Sie im Menüband Tab Neu > Neuer Ordner.

   Der Dialog Metadaten für neuen Ordner (ELO Java Client)/Neuer Ordner (ELO Web Client) erscheint.

4. Tragen Sie im Feld Kurzbezeichnung den Namen des neuen Ordners ein.

   Optional: Legen Sie Optionen und Berechtigungen für den Ordner fest. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Metadaten bearbeiten.

5. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, wählen Sie OK.

Ergebnis

Der neue Ordner wird angelegt.

Ausblick

Sie können im Ordner Dokumente ablegen oder weitere Unterordner anlegen.

Mit der Funktion Als Standardregister speichern können Sie eine bestehende Ordnerstruktur speichern und in andere Ordner einfügen. Ein Standardregister dient als Vorlage und kann beliebig oft verwendet werden.

Dokument ablegen

Innerhalb eines Ordners können Sie Dokumente ablegen. Andere Personen, die dazu berechtigt sind, können die Dokumente betrachten oder bearbeiten.

Sie haben folgende Möglichkeiten, ein Dokument in ELO abzulegen. Dieses Kapitel beschreibt die Funktion Datei einfügen.

Verwandte Funktionen

• Drag-and-drop: Sie können per Drag-and-drop Dokumente direkt aus Ihrem Dateisystem in einen Ordner in ELO ziehen.
• Dokument aus Vorlage: Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen möchten, nutzen Sie diese Funktion. Weitere Informationen finden Sie in den Benutzerdokumentationen ELO Java Client (Englisch) (opens new window) und ELO Web Client (Englisch) (opens new window).
• Einscannen: Im ELO Java Client können Sie ein Dokument scannen und in ELO ablegen.

Dokument mit der Funktion 'Datei einfügen' ablegen

Sie möchten ein Dokument aus Ihrem Dateisystem in ELO abgelegen.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Funktionsbereich Ablage den Ordner aus, in dem Sie das Dokument ablegen möchten.

2. Wählen Sie Menüband > Neu > Einfügen > Datei einfügen.

3. Wählen Sie im Dialog Datei einfügen die gewünschte Datei aus.

   Im ELO Web Client: Wählen Sie die Datei entweder über den Button neben dem Feld Datei auswählen aus oder ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop auf das Feld Datei hier ablegen.

   Alternativ: Sie können mehrere Dateien in ELO ablegen. Wählen Sie die gewünschten Dateien mit gedrückter UMSCHALT- oder STRG-Taste aus.

   Der Dialog Metadaten für ein neues Dokument erscheint.

4. Wählen Sie eine Maske aus.

5. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

   Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

   Alternativ: Bei mehreren Dateien können Sie unterhalb des Feldes Kurzbezeichnung die Option Gleiche Metadaten für alle Dokumente (Serienablage) aktivieren. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Serienablage.

6. Wählen Sie OK.

Ergebnis

Sie haben das Dokument in ELO abgelegt.

Ausblick

Sie können in ELO abgelegte Dokumente verändern. Wenn das Dokument versionsverwaltet ist, wird nach einer Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Die alte Version bleibt erhalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Dokument auschecken und bearbeiten
• Neue Version laden: Hiermit laden Sie eine Datei aus Ihrem lokalen Dateisystem und legen diese als neue Version eines Dokuments im Funktionsbereich Ablage ab.

Sie können das Dokument mit Funktionen im Tab Dokument bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in den Benutzerdokumentationen ELO Java Client (Englisch) (opens new window) und ELO Web Client (Englisch) (opens new window).