Zařazování záznamů

Vytváření složek

Než budete moci dokumenty zařadit, budete potřebovat složky v pracovní oblasti Archiv.

Způsob

1. Otevře pracovní oblast Archiv.

2. Vyberte z archivu složku, ve které chcete novou složku vytvořit.

3. Na záložce Pás karet vyberte možnost Nová > Nová složka.

   Otevře se dialogové okno Metadata pro novou složku (ELO Java Client)/Nová složka (ELO Web Client).

4. Do pole Zkrácený název zadejte název nové složky.

   Volitelné: Definujte možnosti a oprávnění pro složku. Další informace naleznete v kapitole Úprava metadat.

5. Po zadání požadovaných údajů vyberte možnost OK.

Výsledek

Je vytvořena nová složka.

Outlook

Ve složce můžete založit dokumenty nebo vytvořit další podřízené složky.

Pomocí funkce Uložit jako předdefinovaný rejstřík můžete uložit stávající strukturu složek a vložit ji do jiných složek. Předdefinovaný rejstřík se používá jako šablona, kterou lze kdykoliv použít.

Zařadit dokument

Dokumenty můžete ukládat do složky. Ostatní uživatelé, kteří jsou k tomu oprávněni, mohou dokumenty prohlížet nebo upravovat.

Pro uložení dokumentu v ELO máte k dispozici následující možnosti. Tato kapitola popisuje funkci Vložit soubor.

Související funkce

• Drag-and-drop: Dokumenty můžete přetáhnout přímo ze souborového systému do složky v ELO.
• Dokument ze šablony: Pokud chcete vytvořit dokument ze šablony, použijte tuto funkci. Další informace naleznete v uživatelské dokumentaci ELO Java Client (anglicky) (opens new window) a ELO Web Client (anglicky) (opens new window).
• Skenovat do archivu: Dokument můžete naskenovat a odeslat do ELO v klientovi ELO Java.

Uložení dokumentu pomocí funkce 'Vložit soubor'

Chcete přenést dokument ze souborového systému do ELO.

Způsob

1. V pracovní oblasti Archiv vyberte složku, do které chcete dokument zařadit.

2. Vyberte Pás karet > Nový > Vložit > Vložit soubor.

3. V dialogovém okně Vložit soubor vyberte požadovaný soubor.

   V ELO Web Client: Soubor vyberte buď pomocí tlačítka vedle pole Vybrat soubor, nebo přetažením souboru do pole Sem přetáhněte soubor.

   Případně: Do ELO můžete zařadit více souborů. Vyberte požadované soubory s přidržením klávesy SHIFT nebo CTRL.

   Otevře se dialogové okno Metadata pro nový dokument.

4. Vyberte formulář metadat.

5. Zadejte krátký název.

   Volitelné: Zadejte dodatečná metadata.

   Případně: Pro více souborů můžete povolit možnost Stejná metadata pro všechny dokumenty (sériová archivace) pod polem Krátký název. Další informace naleznete v kapitole Sériová archivace.

6. Vyberte OK.

Výsledek

Zařadili jste dokument do ELO.

Outlook

Dokumenty uložené v ELO můžete upravovat. Pokud je dokument se správou verzí, uloží se po provedení změn nová verze dokumentu. Stará verze je zachována. Máte následující možnosti:

• Vyčlenit a upravit dokument
• Načíst novou verzi: Pomocí této funkce můžete načíst soubor z místního souborového systému a uložit jej jako novou verzi dokumentu v pracovní oblasti Archiv.

Dokument můžete upravovat pomocí funkcí na kartě Dokument. Další informace naleznete v uživatelské dokumentaci ELO Java Client (anglicky) (opens new window) a ELO Web Client (anglicky) (opens new window).