# Organizovat záznamy
# Přesunout
V rámci stromové struktury můžete propojit položky v pracovní oblasti Archiv.
Související funkce
- Drag-and-drop: Klikněte na záznam, který chcete přesunout, a přetáhněte jej do cílové složky se stisknutým tlačítkem myši.
Způsob
Vyberte záznam, který chcete přesunout.
Na pásu karet vyberte Uspořádat > Přesunout.
Otevře se záložka Přesunout. Vybraný záznam se zobrazí v poli Původní.
Vyberte cílovou složku v ELO.
Vybraná složka se zobrazí v poli Cílová složka.
Vyberte Přesunout záznam.
Pokud oprávnění záznamu neodpovídají oprávněním v cílovém umístění, otevře se dialogové okno Přesunout záznamy. V tomto dialogovém okně můžete upravit oprávnění přesunutých záznamů.
Volitelné: Výběr můžete také uložit, aby se dialogové okno při příštím spuštění funkce nezobrazovalo. Výběr můžete změnit v konfiguraci (dostupné v: Uživatelská nabídka [vaše jméno] > Konfigurace > Dialogová okna > Dědit oprávnění při přesouvání záznamů).
Výsledek
Záznam je nyní přesunut do cílové složky.
# Zástupce
Můžete vytvářet zástupce na složky nebo dokumenty, které potřebujete na více místech v archivu.
Zástupce je odkaz mezi kopií původního dokumentu. Dokument existuje v ELO fyzicky pouze jednou. Všechny změny provedené v dokumentu se automaticky promítnou do zástupců.
Související funkce
- Drag-and-drop: Klikněte na záznam, na který chcete odkázat, a přetáhněte jej do cílové složky se stisknutým tlačítkem myši.
Způsob
Otevře pracovní oblast Archiv.
Vyberte záznam, na který chcete odkázat.
Na pásu karet vyberte Uspořádat > Struktura > Zástupce.
Otevře se záložka Zástupce. Vybraný záznam se zobrazí v poli Původní.
Vyberte cílovou složku v ELO.
Vybraná složka se zobrazí v poli Cílová složka.
Vyberte Vložit zástupce.
Výsledek
Záložka Zástupce se zavře. Zástupce je nyní vytvořen v cílové složce.
Že se jedná o zástupce, indikuje ikona se šipkou.
Outlook
Pokud chcete odstranit dokument, na který se odkazuje, ELO vás upozorní, že tento zástupce existuje.
# Kopírování
Do schránky můžete zkopírovat jednotlivý dokument, složku nebo strukturu složek s podřízenými složkami. Pomocí funkce Vložit kopii vložte záznam na požadované místo v ELO.
Způsob
Vyberte záznam, který chcete do ELO zkopírovat.
Vyberte Uspořádat > Struktura > Kopírovat.
Otevře se záložka Kopírovat/vložit. Vybraný záznam se zobrazí v poli Původní.
Vyberte cílovou složku v ELO.
Vybraná složka se zobrazí v poli Cílová složka.
Vyberte Vložit kopii.
V závislosti na tom, zda jste zkopírovali dokument nebo složku, se otevře příslušné dialogové okno Vložit kopii.
V tomto dialogovém okně můžete například určit, zda chcete zachovat poznámky, zástupce nebo oprávnění. Další informace o těchto možnostech naleznete v uživatelské dokumentaci ELO Java Client (anglicky) (opens new window).
Informace
V ELO Web Client musíte před vložením kopie definovat nastavení prostřednictvím nabídky Možnosti kopírování.
Vyberte OK.
Výsledek
Kopie se vloží do cílové složky.
# Odkaz
Můžete propojit záznamy, které spolu souvisejí. To umožňuje přístup k záznamu z jiného záznamu pomocí odkazu.
Způsob
Vyberte záznam v pracovní oblasti Archiv.
Vyberte Pás karet > Zobrazení > Navigace > Odkaz.
Otevře se dialogové okno Odkaz.
Vyberte druhý záznam v pracovní oblasti Archiv.
V dialogovém okně Odkaz vyberte tlačítko Přidat vybrané záznamy jako odkazy (šipka vpravo; ELO Java Client)/Vložit jako odkaz (ELO Web Client).
Druhý záznam je přidán jako odkaz.
Volitelné: Chcete-li propojit více záznamů se záznamem, který jste vybrali jako první, opakujte tento postup s ostatními záznamy. Tímto způsobem jsou jednotlivé záznamy propojeny s prvním záznamem, ale ne mezi sebou navzájem.
Vyberte Zavřít.
Výsledek
Dokumenty jsou propojené.
Dokumenty s odkazy poznáte podle ikony řetězu.
Outlook
Pro úpravu existující vazby klikněte na ikonu Odkaz.
Další funkce
V dialogovém okně Odkaz můžete přistupovat k propojeným záznamům v pracovní oblasti Archiv, otevřít je a zobrazit nebo odkaz odstranit. K dispozici jsou také následující funkce:
- Propojit odkazy: Pokud je záznam propojený s více dalšími záznamy, můžete pomocí této funkce propojit všechny vybrané záznamy.
- Trvalý odkaz: Odkaz na vybraný záznam je trvalý. Trvalé odkazy nelze smazat.
# Sledovat změny
Dostupné v: Pás karet > Nový > Vytvořit úkol
Můžete sledovat jednotlivé záznamy. Pokud byly ve sledovaných záznamech provedeny změny, budete na to upozorněni v pracovní oblasti Úkoly.
Dokument: Oznámení, jakmile ostatní uživatelé zařadí nové verze dokumentu.
Složka: Oznámení, jakmile ostatní uživatelé přidají záznamy do této složky.
Informace
Při sledování složek nejste informováni o změnách v jejich podřízených složkách. Chcete-li sledovat změny v podřízené složce, musíte sledovat konkrétně podřízenou složku.
Oznámení poznáte podle ikony fotoaparátu.
Chcete-li oznámení odstranit ze zobrazení úkolů, vyberte oznámení a poté na pásu karet vyberte Uspořádat > Smazat.
Sledované změny můžete později upravit a ukončit pomocí funkce Sledovat změny (dostupné v: Pás karet > Uspořádat > Přehledy).
# Smazat záznamy
Funkce Smazat umožňuje smazat
záznamy v pracovní oblasti Archiv
Varování
Záznamy nejsou smazané trvale. Jsou skryté a označené ke smazání. Smazané záznamy musí z ELO trvale smazat správce. K úplnému a trvalému smazání záznamů musíte mít oprávnění. Lze je obnovit až do okamžiku, kdy jsou trvale smazány. V případě potřeby kontaktujte správce.
Další informace naleznete v uživatelské dokumentaci ELO Java Client:
workflow, sledovací akce a připomenutí v pracovní oblasti Úkoly
Smaže se pouze úkol. Příslušný záznam zůstane v archivu.
Informace
Workflow lze smazat pouze v klientovi ELO Java.
Upozornění
Dokumenty v Zásobníku, které dosud nebyly zařazeny do ELO, se trvale smažou pomocí funkce Smazat.