Items archiveren

Map aanmaken

Voordat u documenten kunt archiveren, heeft u mappen in het functiegebied Archiveren nodig.

Werkwijze

1. Open het functiegebied Archiveren.

2. Selecteer een map waarin de nieuwe map moet worden aangemaakt.

3. Kies in het menulint het tabblad Nieuw > Nieuwe map.

   Het dialoogvenster Metagegevens voor nieuwe map (ELO Java Client)/Nieuwe map (ELO Web Client) verschijnt.

4. Voer in het veld Korte omschrijving de naam van de nieuwe map in.

   Optie: leg opties en gebruikersrechten voor de map vast. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk Metagegevens bewerken.

5. Wanneer u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u op OK.

Resultaat

De nieuwe map wordt aangemaakt.

Vooruitzicht

U kunt in de map documenten archiveren of andere submappen aanmaken.

Met de functie Opslaan als standaardregister kunt u een bestaande mappenstructuur opslaan en in andere mappen invoegen. Een standaardregister fungeert als sjabloon en kan zo vaak als gewenst worden gebruikt.

Document archiveren

Binnen een map kunt u documenten archiveren. Andere personen die hiervoor gebruikersrechten hebben, kunnen de documenten bekijken of bewerken.

U hebt de volgende mogelijkheden om een document in ELO te archiveren. In dit hoofdstuk wordt de functie Bestand invoegen beschreven.

Aanverwante functies

• Slepen-en-neerzetten: u kunt met behulp van slepen-en-neerzetten documenten direct vanuit uw bestandssysteem naar een map in ELO slepen.
• Document van sjabloon: wanneer u een document van een sjabloon wilt maken, gebruikt u deze functie. Meer informatie vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window) en ELO Web Client (Engels) (opens new window).
• Inscannen: in de ELO Java Client kunt u een document scannen en in ELO archiveren.

Document met de functie 'Bestand invoegen' archiveren

U wilt een document vanuit uw bestandssysteem in ELO archiveren.

Werkwijze

1. Selecteer in het functiegebied Archiveren de map waarin u het document wilt archiveren.

2. Kies Menulint > Nieuw > Invoegen > Bestand invoegen.

3. Selecteer in het dialoogvenster Bestand invoegen het gewenste bestand.

   In ELO Web Client: selecteer het bestand met de knop naast het veld Bestand selecteren of sleep het bestand met behulp van slepen-en-neerzetten naar het veld Bestand hier archiveren.

   Alternatief: u kunt meerdere bestanden in ELO archiveren. Selecteer de gewenste bestanden met ingedrukte SHIFT- of Ctrl-toets.

   Het dialoogvenster Metagegevens voor een nieuw document verschijnt.

4. Selecteer een indexmasker.

5. Voer een korte omschrijving in.

   Optie: voer andere metagegevens in.

   Alternatief: bij meerdere bestanden kunt u onder het veld Korte omschrijving de optie Dezelfde metagegevens voor alle documenten (serie-archivering) activeren. Meer informatie vindt u in het hoofdstuk Serie-archivering.

6. Kies OK.

Resultaat

U hebt het document in ELO gearchiveerd.

Vooruitzicht

U kunt in ELO gearchiveerde documenten veranderen. Wanneer het document met versiebeheer is, wordt na een verandering een nieuwe versie van het document opgeslagen. De oude versie blijft behouden. U hebt de volgende mogelijkheden:

• Document uitchecken en bewerken
• Nieuwe versie laden: hiermee laadt u een bestand uit uw lokale bestandssysteem en archiveert u dit als nieuwe versie van een document in het functiegebied Archiveren.

U kunt het document met functies in het tabblad Document bewerken. Meer informatie vindt u in de gebruikersdocumentatie ELO Java Client (Engels) (opens new window) en ELO Web Client (Engels) (opens new window).