# Tâches ultérieures à la réunion

Vous pouvez effectuer plusieurs étapes après une réunion :

Tâche	Explication
Créer un rapport	Dès que la réunion a été terminée et que tous les textes du rapport ont été finalisés, vous pouvez créer un rapport.
Envoyer un message	Après la réunion, vous pouvez contacter les participants, par exemple, pour leur envoyer le rapport.

# Créer un rapport

Vous pouvez créer un rapport que vous pouvez faire parvenir aux participants de la réunion.

Information

Les organisateurs et les personnes en charge du rapport peuvent créer des rapports.

Un rapport est un PDF avec les informations suivantes :

Information	Concrétisation
Métadonnées de la réunion	Titre, date, lieu
Liste des participants avec des informations au sujet de tous les membres et invités	Présent/absent, nom, adresse e-mail, rôle
Texte du rapport	Sur la page des détails de chaque point de l'ordre du jour se trouve un champ pour le texte du rapport. La personne en charge du rapport ainsi que l'organisateur sont autorisés à saisir des informations dans ce champ de texte.
Informations sur les points de l'ordre du jour	Titre, durée, présenté par, description, Modèles de réunion (le cas échéant avec Annexes)
Décisions
Résultats des votes	Question du vote, résultat, x votes
Notes pertinentes pour le rapport	Titre de la note, créé par, contenu

Procédé

Remplissez les champs du dialogue Créer un rapport.

Onglet 'Général'

Champ	Explication
Nom de document	Le nom de document est créé automatiquement. Vous pouvez toutefois le modifier.
Créer un rapport intégral	Un rapport contient tous les points de l'ordre du jour de la réunion. Tant qu'un rapport intégral n'est pas marqué comme final, vous pouvez toujours créer de nouvelles versions.
Version finale	Dès que vous avez créé une version finale d'un rapport intégral, vous ne pourrez pas créer d'autres rapports globaux. Il est bien sûr possible de créer des extraits de rapport.
Créer un extrait de rapport	Vous pouvez créer des extraits de rapports si seulement certains points de l'ordre du jour sont pertinents pour certains participants. Vous pouvez sélectionner les points de l'ordre du jour individuellement.

Information

Vous pouvez en même temps créer un rapport intégral et un extrait de rapport.

Onglet 'Paramètres'

Champ	Explication
Ajouter les modèles au format PDF dans le protocôle	Si vous sélectionnez cette option, les modèles au format PDF sont ajoutés au protocôle.

Résultat

Le rapport est créé dans le classeur de la réunion dans le classeur Rapports.

Perspective

Vous pouvez envoyer le rapport aux participants de la réunion, par exemple avec la fonction Envoyer un message.

Vous pouvez envoyer le message aux participants de votre réunion.

Procédé

Dans le dialogue Envoyer un message, veuillez remplir les champs.

Champ	Explication
Liste des destinataires	La liste des destinataires contient automatiquement tous les participants de la réunion. Vous pouvez dé-sélectionner des personnes individuellement.
Pièces jointes	Vous pouvez ajouter des documents se trouvant dans le classeur de la réunion à votre message; par exemple le Dossier de réunion ou le Rapport.
Message	Vous pouvez entrer et formater un message. Des clips sont à votre disposition. Les clips vous aident à rédiger le texte. Les clips contiennent des informations sur la réunion (par exemple, le lieu) et celles-ci peuvent être ajoutées au texte. Pour utiliser les clips, marquez l'emplacement où vous souhaitez ajouter l'information, et cliquez sur Clips.

Résultat

Les participants obtiennent un e-mail avec les documents sélectionnés en pièce-jointe.