# Sitzung nachbearbeiten

Im Anschluss an eine Sitzung können noch einige Schritte durchgeführt werden:

Aufgabe	Erläuterung
Protokoll erstellen	Sobald die Sitzung beendet wurde und alle Protokolltexte final sind, können Sie ein Protokoll erstellen.
Nachricht senden	Sie können auch nach der Sitzung Kontakt zu den Teilnehmenden aufnehmen, z. B., um ihnen das Protokoll zu schicken.

# Protokoll erstellen

Sie können ein Protokoll erstellen, das Sie den Teilnehmenden der Sitzung zur Verfügung stellen können.

Information

Organisatoren und Protokollanten können Protokolle erstellen.

Ein Protokoll ist ein PDF mit den folgenden Informationen:

Information	Konkretisierung
Metadaten der Sitzung	Titel, Datum, Ort
Teilnehmerliste mit Informationen zu allen Mitgliedern und Gästen	Anwesend/Abwesend, Name, E-Mail-Adresse, Rolle
Protokolltext	Auf der Detailseite jedes TOPs befindet sich ein Feld für den Protokolltext. Protokollant und Organisator sind für dieses Textfeld berechtigt.
Informationen zu den TOPs	Titel, Dauer, Vorgetragen von, Beschreibung, Besprechungsvorlagen (ggf. mit Anlagen)
Entscheidungen
Abstimmungsergebnisse	Frage der Abstimmung, Ergebnis, x von y Stimmen abgegeben
Protokollrelevante Notizen	Titel der Notiz, Erstellt von, Inhalt

Vorgehen

Füllen Sie im Dialog Protokoll erstellen die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.

Tab 'Allgemein'

Feld	Erläuterung
Dokumentenname	Der Dokumentenname wird automatisch generiert. Sie können ihn jedoch bearbeiten.
Gesamtprotokoll erstellen	Ein Gesamtprotokoll beinhaltet alle TOPs der Sitzung. Solange Sie ein Gesamtprotokoll nicht als final markieren, können Sie immer wieder neue Versionen erstellen.
Finale Version	Sobald Sie eine finale Version eines Gesamtprotokolls erstellt haben, können Sie keine weiteren Gesamtprotokolle mehr erstellen. Protokollauszüge sind weiterhin möglich.
Protokollauszug erstellen	Wenn für einige Teilnehmende nur bestimmte TOPs relevant sind, können Sie für diese Protokollauszüge erstellen. Die TOPs können Sie individuell auswählen.

Information

Sie können gleichzeitig ein Gesamtprotokoll und einen Protokollauszug erstellen.

Tab 'Einstellungen'

Feld	Erläuterung
Besprechungsvorlage-PDFs in Protokoll einfügen	Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Besprechungsvorlage-PDFs an das Protokoll angehängt.

Ergebnis

Das Protokoll wird im Sitzungsordner im Ordner Protokolle angelegt.

Ausblick

Sie können das Protokoll den Teilnehmenden der Sitzung zuschicken, z. B. mit der Funktion Nachricht senden.

Sie können eine Nachricht an die Teilnehmenden Ihrer Sitzung senden.

Vorgehen

Füllen Sie im Dialog Nachricht senden die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.

Feld	Erläuterung
Empfängerliste	Die Empfängerliste enthält automatisch alle Teilnehmenden der Sitzung. Sie können einzelne Personen abwählen.
Anhänge	Sie können Ihrer Nachricht Dokumente hinzufügen, die sich im Ordner der Sitzung befinden, z. B. die Sitzungsmappe oder das Protokoll.
Nachricht	Sie können eine Nachricht eingeben und formatieren. Ihnen stehen Clips zur Verfügung. Clips unterstützen Sie beim Schreiben des Textes. Sie enthalten Informationen zur Sitzung (z. B. den Ort) und können in den Text eingefügt werden. Um Clips zu verwenden, markieren Sie die Stelle im Text, in die Sie die Information einfügen möchten, und klicken auf Clips.

Ergebnis

Die Teilnehmenden erhalten eine E-Mail mit den ausgewählten Dokumenten im Anhang.