# Introduction
Un meeting board est une section destinée aux conseils et comités. Toutes les réunions du conseil sont créées dans ce meeting board.
Lors de la création d'un meeting board, toutes les informations qui sont transmises à toutes les réunions au sein du meeting board sont déposées. Il s'agit notamment des membres et des points de l'ordre du jour récurrents.
Information
Pour éviter que des meeting boards soient créés inutilement, peu de personnes possèdent les autorisations correspondantes.
# Autorisations
Les meeting board n'héritent pas les autorisations du classeur dans lequel ils sont créés. De cette façon, il se pourrait que des personnes soient autorisées pour un meeting board, sans être autorisées pour le classeur dans lequel se trouve le meeting board. Concrètement, cela signifie la chose suivante : si vous êtes membre d'un meeting board et que vous n'avez pas de droits sur le classeur, dans lequel se trouve le meeting board, vous ne pouvez pas accéder au meeting board via la section Archive.
Dans ce cas, vous avez les possibilités suivantes :
- Calendrier des réunions : vous trouverez toutes vos réunions dans le calendrier.
- Recherche : vous pouvez retrouver et lancer le meeting board par le biais de la recherche.
- Lien : vous obtiendrez un mail avec le lien vers le meeting board ou la réunion.
Il y a également la possibilité d'afficher un QR code pendant la réunion. Ce code vous redirige vers la réunion et non pas vers le meeting board.
La liste suivante présente les autorisations pour un meeting board :
Gestionnaire du board
- Seuls les boards manager ont le droit de créer des meeting boards.
- La création de meeting boards est la seule tâche des board manager lorsqu'ils n'ont pas d'autres autorisations.
Organisateurs
- Les organisateurs sont sélectionnés par le board manager lors de la création d'un meeting board.
- Il peut y avoir plusieurs organisateurs par meeting board.
- Les organisateurs d'un meeting board peuvent sélectionner d'autres organisateurs.
- Il n'existe qu'une fonction qui n'est pas à disposition des organisateurs : Nouveau meeting board.
Membre
- Les membres ont le droit de voir un meeting board et de lancer lea réunions dans le meeting board.
Secrétaire de séance
- Il est possible de sélectionner une personne en charge du rapport par meeting board.
- Les personnes en charge du rapport pour être modifiées individuellement pour les réunions.
- Les personnes qui rédigent le rapport ont le droit de rédiger un Texte de rapport.
- Au cas où une personne en charge du rapport n'est pas membre du meeting board, il n'obtient pas l'accès au meeting board. L'accès aux réunions est alors disponibles lorsque la réunion a été démarrée.
# Eléments d'un meeting board
Chaque meeting board dispose d'un calendrier (Onglet 'Meeting board'), d'unformulaire, de contenus et d'un fil d'actualité.
# Onglet 'Meeting Board'
Vous trouverez le calendrier du meeting board dans l'onglet Meeting Board. Toutes les réunions du meeting board sont affichées dans ce calendrier.
Vous trouverez d'autres informations au sujet du calendrier dans le chapitre Calendrier du meeting board.
# Contenu
Vous trouverez les entrées du meeting board dans l'onglet Contenu et dans la structure de dépôt :
- Modèles de notifications : tous les modèles de ce classeur peuvent être utilisés pour l'intégralité du meeting board ou pour des session individuelles du meeting board. Dans le chapitre Créer un modèle de notification, nous vous expliquons comment créer les notifications. Dans le chapitre Créer un meeting board, nous vous expliquons comment utiliser des modèles de notifications.
- Membres : tous les membres actifs et inactifs du meeting board se trouvent dans ce classeur. Ils sont automatiquement transférés au sessions du meeting board, mais ils peuvent également être supprimés individuellement des réunions.
- Réunions : toutes les réunions du meeting board se trouvent dans ce classeur. Si ce classeur n'existe pas, cela signifie qu'aucune réunion n'a été créée pour le moment.
- Point de l'ordre du jour récurrents : les points de l'ordre du jour récurrents sont automatiquement transmis aux réunions du meeting board.
# Formulaire
Vous trouverez les réglages de base du meeting board dans l'onglet Formulaire. Par exemple, le champ Description vous permet de vous renseigner au sujet du meeting board, ou de visualiser les membres.
# Fil d'actualité
Vous trouverez des informations au sujet du fil d'actualité dans la documentation client :