# Metadatok szerkesztése
A Metaadatok funkcióval (megnyitható: Menüszalag > Kezelés fül) megtekintheti a bejegyzés metadatáit.
Ha erre jogosult, szerkesztheti a metaadatokat.
A metaadatok egy mappa vagy dokumentum adatai.
Magára a bejegyzésre vonatkozó információk, például hogy mikor archiválták vagy hogy milyen néven jelenik meg az ELO funkcióterületen. Tartalmazzák továbbá a bejegyzés jogosultsági struktúráját is, azaz hogy kik és milyen mértékben férhetnek hozzá a bejegyzéshez. Egy archívum/archiválás minősége erősen függ a bevitt metaadatok minőségétől. A metaadatok lehetővé teszik a dokumentumok szabványosított módon történő rögzítését és gyors archiválását az ELO-ban. Emellett a metaadatok a keresést is megkönnyítik.
A korábbi metaadat-modell mellett az ELO 21-es verzióval egy új metaadat-modell is bevezetésre került. A két modellt párhuzamosan használják. A továbbiakban ezeket a metaadatmodelleket 1. generációnak (Gen. 1) és 2. generációnak (Gen. 2) nevezzük.
A Gen. 2-ben megváltozik az űrlapok és sémák megjelenítése a Metaadatok párbeszédpanelben. A metaadatok koncepciója változatlan marad.
Három lehetőség van a Metaadatok párbeszédpanel kézi megnyitására. Válasszon ki egy bejegyzést és
- kattintson a menüszalagon a Kezelés> Metaadatok-ra.
- nyissa meg a kontextmenüt egy jobb kattintással és kattintson a Metaadatok-ra.
- hajtsa végre az F4 billentyűparancsot.
Ebben a fejezetben információkat olvashat a metaadatok beviteléről. Válassza az alábbi linkek egyikét, ha közvetlenül egy témakörhöz szeretne eljutni:
- Sémák
- Mezők
- 'Alap' fül
- 'Kiegészítő szöveg' fül
- 'Beállítások' fül
- 'Jogosultságok' fül
- 'Változtatások története' fül
- 'További információk' fül
- Személyes adatok megismerhetővé tétele
- Személyes adatokat tartalmazó bejegyzések törlése
- Metaadat bevitel az ELO Click-OCR-rel
Információ
Az ELO képes metaadatokat átvenni vonalkódokból, ha az ELO Barcode modul telepítve van. Az ELO Barcode modulról és az ELO Administration Console-on keresztüli beállításról az ELO Barcode (opens new window) kézikönyvben talál információkat.
# Sémák
Sémák segítségével lehet bevinni a metaadatokat. A sémák speciálisan az adott dokumentumtípusra vonatkozó adatokat tartalmaznak. Így például egy adott típusú dokumentum minden példánya ugyanolyan jogosultsági beállításokat kap és egy rögzített séma szerint kerül az ELO-ba.
A sémák megjelenítése és funkciói a metaadatmodelltől függnek.
Metaadat séma Gen. 2
Metaadat séma Gen. 1
A rendelkezésre álló sémák megjelennek a Séma kiválasztása területen. Az ELO-ban kijelölt bejegyzéstől függően vagy a mappák vagy a dokumentumok sémái jelennek meg.
Információ
A "Sémaok elrejtése" gombbal (balra mutató nyíl) összecsukhatja a Sémaválasztás területet. Ha a terület el van rejtve, a Sémák megjelenítése (jobbra mutató dupla nyíl) gombbal újra megjeleníthető.
Kérjük, vegye figyelembe
A séma váltásakor a metaadatok elveszhetnek vagy helytelenül rendelődhetnek hozzá.
# Mezők
A bejegyzés metaadatait mezőkön keresztül adja meg.
Az adott mezőtől függ, hogy milyen adatokat ad meg és ezeknél mit kell figyelembe venni. Különböző típusú mezők vannak, amelyeket sémáról sémára különféleképpen lehet rögzíteni.
Szövegmező: egy szövegmezőbe betűk, számok és különleges karakterek írhatók be.
Kötelező mezők: konfigurálhatóak úgy, hogy ki kell tölteni őket a metaadatbevitel sikeres lezárásához. A kötelező mező a piros háttérszínéről és a kis piros csillagról ismerhető fel. Az ablak alsó sora a lehetséges problémákra utal.
Kérjük, vegye figyelembe
Ne írjon be olyan szavakat a mezőkbe, amelyek a keresés szempontjából operátori jelentéssel bírnak (NOT, OR, AND). Ellenkező esetben problémák léphetnek fel, amikor ezekre a szavakra keres.
# Szimbólumok
Ha egy mezőn belül egy szimbólum jelenik meg, az azt jelenti, hogy az ELO segít a mező tartalmának megadásában.
A segédeszközök típusai:
 | Kulcsszólista |
 | Legördülő menü |
 | Naptár |
 | Óra |
 | Kapcsolat |
# Kulcsszólisták
A kulcsszólisták a bejegyzések egységesítését szolgálják és felgyorsítják a metaadatok bevitelét.
Kétféle mezőtípus van kulcsszólistákkal:
- A bevitel csak kulcsszólistán keresztül lehetséges.
- A bevitel a kulcsszólistán keresztül vagy szabad beírással lehetséges.
Ha rákattint egy mezőre, és megjelenik a kulcsszólista, akkor nincs lehetőség szabad bevitelre.
Információ
A következő funkciók csak az 1. generációs metaadat-Sémaokban érhetők el.
Ezekbe a mezőkbe több kulcsszót is beírhat, amelyeket pilcrow jel (¶) választ el egymástól.
Kérjük, vegye figyelembe Figyelem
A pilcrow jelet tartalmazó kulcsszavak kulcsszólistaként kezelendők, mivel a pilcrow jelet több érték közötti elválasztójelként alkalmazzák.
'Kulcsszólista automatikus megnyitása: ha az opció aktiválva van, akkor a kulcsszólista automatikusan megnyílik, amikor egy kulcsszólistával rendelkező mezőbe gépelni kezd.
Információ
A Kulcsszólista automatikus kinyitása opciót egérkattintással vagy a Ctrl + K billentyűparanccsal aktiválhatja, illetve deaktiválhatja.
Ha a Kulcsszólista automatikus megnyitása opció nem aktív, akkor a kulcsszólistát az adott indexmező végén látható listaszimbólumra kattintva kell megnyitni.
Alternatíva: a kulcsszólista az F7 billentyűvel is megnyitható.
A kulcsszólista szerkesztéséhez kattintson a jobb gombbal a kulcsszólista bejegyzésére.
A kontextmenü segítségével új kulcsszólista bejegyzéseket vagy albejegyzéseket adhat hozzá. Szerkesztheti vagy törölheti a kulcsszólista meglévő bejegyzéseit vagy albejegyzéseit.
A Kulcsszólista szerkesztő ablakban változtathatja meg egy kulcsszó nevét.
Ezen kívül az alábbi opciók állnak rendelkezésre:
Kulcsszó összeállítása: Ha egy kulcsszó albejegyzésekkel rendelkezik, ezzel az opcióval meghatározhatja, hogy az albejegyzéseket mindig a fölérendelt kulcsszóval vegye át az indexmezőbe. Ehhez a fölérendelt kulcsszó opcióját aktiválni kell.
Ha például a kulcsszólista tartalmazza a Számla kulcsszót Meier és Müller alszavakkal, akkor vagy a Számla Meier kifejezés, vagy a Számla Müller kifejezés kerül átvitelre. Csak a kulcsszó albejegyzéseiből választhat.
Kulcsszó kikapcsolása: Ezzel az opcióval egy kulcsszó mellőzhető. A kulcsszó nem választható ki, szürkén jelenik meg.
# Relációk
A Reláció típusú mezők arra szolgálnak, hogy egy mezőt összekapcsoljanak egy másik bejegyzés metaadataival.
A lánc szimbólummal megnyithatja a bejegyzések listáját. Válassza ki a hivatkozni kívánt bejegyzést. Az egérrel vagy a nyílbillentyűkkel navigálhat a listában.
Kattintson az oszlop címére a lista rendezéséhez. Az oszlopok elrejthetők és megjeleníthetők a kontextmenü segítségével, amelyet az oszlopok címére jobb gombbal kattintva hívhat elő.
A bejegyzés metaadataiból közvetlenül a hivatkozott bejegyzés metaadataira válthat. Ehhez válassza a nyíl szimbólumot. Másik lehetőségként kattintson a jobb gombbal a reláció mezőre a kontextmenü megnyitásához, és válassza az Ugrás lehetőséget. A hivatkozott bejegyzés metaadatai egy új Metaadatok ablakban jelennek meg.
# További funkciók a 'Metaadatok' ablakban
A Metaadatok ablakban a következő további funkciók találhatók:
# Visszavonás (Ctrl + Z)
A Ctrl + Z billentyűparanccsal vonhatja vissza egy mező utolsó műveletét.
Alternatíva (csak Gen. 1): hívja elő a mező kontextmenüjében (jobb egérgomb) a Visszavonás funkciót.
# Ismétlés (Ctrl + Y)
A Ctrl + Y billentyűparanccsal újra végrehajtja a mező utolsó visszavont műveletét.
Alternatíva (csak Gen. 1): hívja elő a mező kontextmenüjében (jobb egérgomb) az Ismétlés funkciót.
A következő további funkciók állnak rendelkezésre a Gen. 1 sémák esetében:
- Metaadatok automatikus kitöltése
- Rögzítés
- Utolsó bevitt adat beszúrása
- Elválasztójel beillesztése
- Metaadatok betöltése
- Metaadatok mentése
Az alábbiakban a funkciók rövid magyarázatát találja.
# Metaadatok automatikus kitöltése
A Metaadatok kitöltése az utolsó mentett/megjelenített bejegyzésnek megfelelően [F3] (zöld nyíl szimbólum) gombbal átveheti a legutóbb beírt vagy előhívott metaadatokat.
Alternatíva: a funkció az F3 billentyűvel is megnyitható.
Információ
A Fájlnév, Bejegyzéstípus és Dokumentum elérési út mezőkben szereplő adatok nem íródnak felül ezzel a funkcióval. Ezen indexmezők eredeti értékei megmaradnak.
# Bevitel rögzítése a mezőre (csak a Postafiókban)
Egy mező több dokumentumhoz azonos értékkel történő kitöltéséhez a Postafiókban aktiválja a Bevitel rögzítése a mezőre funkciót az F8 gombbal.
Alternatív lehetőség: hívja elő a mező helyi menüjében (jobb egérgomb) a Bevitel rögzítése a mezőhöz funkciót.
Megjelenik egy rajzszög szimbólum.
Amikor a következő dokumentum besorolását végzi ugyanazzal a mezővel, akkor az automatikusan átveszi az előzőleg beírt értéket.
Kérjük, vegye figyelembe
Az érték csak egy munkamenet erejéig tárolódik. Amikor bezárja az ELO Java klienst, a program „elfelejti” az értéket.
# Utolsó bevitt adat használata
Ha újból használni akar egy értéket egy mezőből a következő bevitelnél, használja az F9 gombot.
Kérjük, vegye figyelembe
Az érték csak egy munkamenetre kerül mentésre. Amikor bezárja az ELO Java klienst, a program „elfelejti” az értéket.
# Oszlopindex elválasztó beillesztése
Több értéknek egy mezőben történő mentéséhez az egyes értékeket bekezdésjellel (¶) válassza el. Ehhez használja a Ctrl + P billentyűparancsot.
Alternatív lehetőség: hívja elő a mező helyi menüjében (jobb egérgomb) az Oszlopindex-elválasztójel beillesztése funkciót.
# Metaadatok betöltése
Ezzel a gombbal betölthet egy metaadat fájlt (.es8 fájlkiterjesztés) a dokumentum aktuális metaadataiba. Az ES8 fájlok egy ELO bejegyzés metaadatait tartalmazzák.
Alternatíva: a funkció a Ctrl + L billentyűparanccsal is megnyitható.
Információ
Ha egy ES8 fájlt tölt be a metaadatokba, a meglévő metaadatok rákérdezés nélkül felülíródnak.
# Metaadatok mentése
Ezzel a gombbal mentheti az aktuális mappa vagy dokumentum metaadatait ES8 fájlként.
Alternatíva: a funkció a Ctrl + S billentyűparanccsal is megnyitható.
# Fülek
A sémák fülekre tagolódnak. A következő sztenderd fülek vannak:
- Alap
- Kiegészítő szöveg (csak a Gen. 1. sémák esetében)
- Opciók
- Jogosultságok
- Változtatások története
- További információk
A következőkben a sztenderd fülek rövid leírását olvashatja. További fülek a séma beállításai szerint jelennek meg.
# 'Alap' fül
A Metaadatok ablak megnyitásakor először az Alap fül jelenik meg. Ez legalább a következő sztenderd mezőket tartalmazza:
Rövid név: a bejegyzés neve, amely az Archívum funkcióterület fa szerkezetében jelenik meg.
Dokumentumdátum (Gen.2)Dátum (Gen. 1): a dokumentum dátuma azt a dátumot jelenti, amellyel az alapul szolgáló fájl a legutóbb rendelkezett. A dokumentum módosításakor a dokumentumdátum frissíthető.
A dokumentumdátum manuálisan is szerkeszthető. Ehhez a naptár funkció áll rendelkezésre.
A Gen. 1. sémákban a mező a következő szintaxissal fogad el bejegyzéseket:
+x= mától X nap múlva+xd, ill.+xt= mától X nap múlva (d=days/ t=nap)+xm= mától X hónap múlva (m=months, ill. hónap)+xy, ill.+xj= mától X év múlva (y=years/j=év)- Múltbéli dátum beírásához a
+(plusz) helyett használjon-(mínusz) jelet
Példa 1
2019.12.02-án a +1m bevitt adattal a 02.01.2020 dátumot írja be. Ha azonban -1j adatot írta volna be, akkor az a 02.12.2018 dátumot jelenti.
Emellett az ELO a következő rövid adatokat automatikusan kibővíti:
- Aus
05helyett 05.<aktuális hónap>.<aktuális év> - Aus
05.12helyett 05.12.<aktuális év>
Példa 2
2019.12.02-án a 31 bevitt adattal a 31.12.2019 dátumot írja be.
Bevitel dátuma: a bevitel dátuma az ELO-ba történő archiválás időpontjára vonatkozik.
Verzió (Gen. 2)/Aktuális verzió (Gen. 1): az egyedi verziószámot mutatja, ha van ilyen megadva. Ez nem azonos a folyamatos verziószámlálóval.
Szerkesztő: azt mutatja meg, ki szerkesztette legutóbb a dokumentumot.
Csak mappáknál:
ELOINDEX: Ez a mező az index létrehozására szolgál. A dokumentumok automatikus archiválásakor az ELO az ELOINDEX segítségével ismeri fel, hogy a dokumentumot hová kell lerakni.
# 'Kiegészítő szöveg' fül
Információ
Ez a lap csak az 1. generációs sémáknál jelenik meg.
Ebbe a szövegmezőbe olyan információkat írhat be, amelyeket a többi mező nem tartalmaz, például egy részletesebb leírást vagy megjegyzést. A mező szkript beállításokra is használható.
# 'Beállítások' fül
Az Beállítások fülön adja meg egy bejegyzés jellemzőit és "működését". Attól függően, hogy dokumentumot vagy mappát lát-e el metaadatokkal, különböző beállítási lehetőségek jelennek meg.
# Általános opciók
Minden mappához és dokumentumhoz a következő beállítások állnak rendelkezésre a Beállítások fülön:
Információ
A Személyes adatok, Törlési határidő vége és Megőrzési határidő vége mezőkről további információkat a Személyes adatok felismerhetővé tétele és a Személyes adatokat tartalmazó bejegyzések törlése című fejezetekben találhatók.
Titkosság: Az bejegyzéshez öt titkossági szint egyikét állíthatja be. A titkossági szint a dokumentum előnézete felett, a kijelző területén jelenik meg.
Kérjük, vegye figyelembe
Ha egy bejegyzéshez bizalmasági szintet állított be, akkor a bizalmasági szintet módosíthatja, de nem törölheti.
Bejegyzés típusa: Ezzel az opcióval meghatározhatja a bejegyzés típusát, például hogy Word- vagy PDF-dokumentumról van-e szó. Az itt megadott beállításoknak megfelelően jelenik meg a dokumentum szimbóluma az archívum listás megjelenítésében.
Írás színe: válasszon színt a bejegyzéshez, hogy áttekinthetőbbé tegye az archívum rendszerét.
Rövid név lefordítása: ha az opció aktiválva van, akkor a bejegyzés rövid neve a megjelenítéshez kiválasztott nyelven jelenik meg.
Kérjük, vegye figyelembe
Ahhoz, hogy a fordítás megjeleníthetővé váljon, a rövid megnevezéshez előzetesen be kell jegyezni egy fordítást a fordítási táblázatba. Emellett a sémát is megfelelően konfigurálni kell. Szükség esetén lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.
Replikáció kezdőpontja: ezzel az opcióval definiálhat egy mappát a replikáció kezdőpontjaként. A következő replikációs művelet után ez a mappa a célarchívum Replikációs alap-jában található. Itt kell a rendszergazdának az új mappát a célarchívum kívánt helyére beilleszteni. Így lehetőség van az archívumok részterületeinek egymás közötti replikálására akkor is, ha ezek nem azonos archívumstruktúrában lettek archiválva. Erről további információkat az ELO Replication (opens new window) dokumentációban talál.
Objektum-azonosító és GUID: Az első szám ebben a mezőben az ELO belső objektum-azonosítója. Ez az információ elsősorban tájékoztató jellegű, és nem módosítható. Az objektum azonosítója (ID) például az ellenőrzőösszeg vizsgálatakor szükséges.
A zárójelben lévő karakterek adják a bejegyzés GUID azonosítóját. A GUID (Globally Unique Identifier) egy egyedi azonosítószám. Ennek a hozzárendelése automatikus és nem módosítható. Így minden bejegyzés (az archívum határain kívül is) egyértelműen azonosítható.
Archiválta: itt adható meg az a felhasználó, aki a bejegyzést létrehozta.
# Opciók a dokumentumoknál
A következő opciók csak dokumentumokhoz állnak rendelkezésre:
- Dokumentum állapota
- Dokumentum útvonal
- Titkosítás
- Hozzáadás a Fulltext adatbázishoz
- Átadható dokumentum
- Fájlnév
Dokumentumstátusz: válassza ki a bejegyzés szerkesztési állapotát a legördülő menüből:
Nincs verzióellenőrzés: a dokumentumnak csak egy verziója kerül mentésre. Az előző verzió itt törlődik és többet nem elérhető.
Figyelem
Ha ezt a lehetőséget választja, minden új mentéskor felülíródik a régi verzió. A Dokumentum > Verziók > Új verzió betöltése funkció sem hoz létre új verziót, hanem felülírja az aktuális verziót. Ezért nem javasoljuk, hogy ezt a lehetőséget válassza.
Ha fájlokat csatol a verziókontroll nélküli dokumentumokhoz, csak egy fájl csatolható. Ha egy további fájlt csatolnak, az első fájlmelléklet felülíródik.
Verzió ellenőrzés aktiválva: ennek a dokumentumnak a szerkesztésekor új verzió jön létre. A változtatások dokumentálva vannak. A korábbi verziók helyreállíthatók.
Nem módosítható: a dokumentum módosításait és azok metaadatait az ELO letiltja.
Figyelem
A dokumentum "Nincs lehetőség módosításra" állapota nem vonható vissza.
Dokumentum útvonal: itt láthatja, hogy milyen dokumentum (mentési) útvonal van beállítva az adott bejegyzéshez.
Titkosítás: itt választhat titkosítási kört a dokumentumok titkosításához. Ez lehet például egy adott osztály dokumentumai. Egy dokumentum előhívásakor a titkosítási kör jelszavát kell megadni. A titkosítási köröket a rendszergazda határozza meg. További információk a Titkosítási körök (opens new window) fejezetben találhatók.
Figyelem
A titkosítást nem lehet visszafordítani. A titkosított dokumentumok titkosítva maradnak.
Hozzáadás a Fulltext adatbázishoz: ennek a funkciónak az aktiválásakor a dokumentumot felveheti a fulltext adatbázisba. Minden szó az indexbe kerül és rendelkezésre áll a kereséshez.
Jóváhagyandó dokumentum: ha ez az opció aktiválva van, a dokumentum új változatai nem válnak automatikusan munkaverzióvá. A Jóváhagyandó dokumentum szerző jogosultságú személyek határozzák meg, hogy a dokumentum melyik változata legyen a munkaverzió.
A jóváhagyandó dokumentumot két tulajdonság különbözteti meg a normál dokumentumtól.
- A szerkesztés után a dokumentum visszahelyezésekor új verzió jön létre. Az új verzió nem válik automatikusan munkaverzióvá. A dokumentum egy verziójának munkaverzióvá tételéhez használja a Beállítás munkaverzióként funkciót (indítható: Menüszalag > Dokumentum > Dokumentumverziók).
- Egy jóváhagyandó dokumentum szerkesztése előtt megjelenik a Kikölcsönzés és szerkesztés párbeszédpanel. A felhasználók kiválaszthatják, hogy a munkaverziót vagy adott esetben a dokumentum legfrissebb verzióját szeretnék-e ellenőrizni és szerkeszteni.
Fájlnév: itt látható a dokumentum fájlneve, ahogy az például az ELO-n kívüli mentéskor megjelenne.
# Opciók a mappáknál
A következő opciók csak mappákhoz állnak rendelkezésre:
- Rendezés
- Gyors előnézet lehetővé tétele a mappa dokumentumaihoz
Rendezés: itt határozhatja meg, hogy az adott mappa tartalma hogyan legyen rendezve:
- Bevitel dátuma: a legújabb beviteli dátummal rendelkező bejegyzés van alul.
- Archiválási dátum szerint csökkenő: a legújabb beviteli dátummal rendelkező bejegyzés van felül.
- Betűrendben: betűrend szerinti rendezés, A-tól Z-ig.
- Betűrendben csökkenő: a rendezés fordított betűrend szerint történik, Z-től A-ig.
- Dátum: a legújabb dokumentumdátummal rendelkező bejegyzés van alul.
- Dátum szerint csökkenő: a legújabb dokumentumdátummal rendelkező bejegyzés van felül.
- Kézi: a bejegyzések szabadon mozgathatók a mappán belül. Ehhez a mappát a lista nézetben kell megnyitni.
Gyors előnézet lehetővé tétele a mappa dokumentumaihoz: ha ez az opció aktiválva van, a mappa első dokumentuma megjelenik a megjelenítési területen, amint a mappára kattint.
# 'Jogosultságok' fül
A Jogosultságok fülön vannak felsorolva azok, akik hozzáférési joggal rendelkeznek a kiválasztott bejegyzéshez. A beállításokat akkor módosíthatja, ha erre jogosultsággal rendelkezik.
Információ
A bejegyzéshez tartozó jogosultságokat közvetlenül a Jogosultságok funkcióval (megnyitható: Menüsáv > Kezelés > Tulajdonságok) lehet megnyitni és szerkeszteni.
Felhasználó/Csoport hozzáadása: ezzel a mezővel keresheti meg a kívánt felhasználót, ill. csoportot. A gépelés közben javaslatok jelennek meg.
Felhasználó vagy csoport kiválasztásához kattintson a megfelelő javaslatra.
Alternatív lehetőség: a Felhasználó/csoport hozzáadása mezőn lévő háromszög ikon segítségével megnyitható egy legördülő menü. Ebben a legördülő menüben látható a legutóbb kiválasztott felhasználó, ill. csoport, és itt újra kiválaszthatja.
A középső panelben látható, hogy mely felhasználók vagy csoportok rendelkeznek már a kiválasztott bejegyzéshez jogosultságokkal, és mely jogosultsági beállítások érvényesek.
A jogosultságok beállításainak szerkesztéséhez jelöljön ki egy bejegyzést a középső panelen, majd jelölje be az egyes opciókat, ill. törölje a bejelölésüket.
A következő opciók vannak:
| Hozzáférési jog | Leírás |
|---|---|
| Olvasás (R) | Bejegyzések és metaadatok megtekintése, megjegyzések hozzáadása |
| Metaadatok módosítása (W) | |
| Törlés (D) | Bejegyzések töröltként jelölése. Csak rendszergazdai jogokkal rendelkező személyek törölhetik véglegesen a bejegyzéseket. |
| Szerkesztés (E) |
|
| Lista szerkesztése (L) | Mappa: egy mappa tartalmának módosítása, pl. dokumentumok létrehozása, áthelyezése, másolása vagy eltávolítása, hivatkozás beillesztése vagy törlése. |
| Jogosultságok kiosztása (P) | Jogosultságok módosítása |
Információ
Az adott esetben nem releváns Opciók dőlt betűvel és csúcsos zárójelben jelennek meg.
Személyes (narancs felhasználó szimbólum): a Személyes gombbal saját magának adhat kizárólagos teljes hozzáférési jogot az adott bejegyzéshez. Minden más jogosultság megvonásra kerül.
ÉS csoport: ÉS csoportoknak akkor van értelme, ha csak egy csoport azon felhasználóit akarja feljogosítani, akik egy másik csoportnak is tagjai. ÉS csoport létrehozásához jelöljön ki a középső sávban két csoportot, majd kattintson az ÉS csoport gombra.
Csoport tagjai: ha csoportot választ ki, megjelenik a tagok listája.
Egy csoport egy tagjának kiválasztásához kattintson duplán a megfelelő felhasználóra a Csoport tagjai panelen.
Jogosultságok megvonása: egy felhasználó vagy csoport összes jogosultságának megvonásához kattintson a kiválasztott felhasználó, ill. kiválasztott csoport melletti X ikonra.
Kérjük, vegye figyelembe
Ha megvonja saját magától egy objektum olvasási jogait, akkor többé nem láthatja a bejegyzést az archívumban. Ha eltávolítja a Jogosultságok beállítása jogot, a továbbiakban nem módosíthatja a jogosultsági beállításokat.
# A Space-ek bejegyzésekre vonatkozó jogosultságok
Egy Space-ben létrehozott bejegyzésekhez további engedélyezési lehetőségek állnak rendelkezésre.
További információ a Space-ekről a Space-ek szakaszban található.
Jogosultság csak a <Space-Name> Space tagjai számára: az ezzel a jogosultsággal rendelkező felhasználók és csoporttagok csak akkor férhetnek hozzá a bejegyzéshez, ha a megfelelő Space tagjai.
Információ
Ez a lehetőség csak a Space-ben létrehozott bejegyzéseknél jelenik meg. Azokra a bejegyzésekre, amelyeket egy Space-en kívül hoztak létre, de egy Space-ben jelennek meg, a vágólapon lévő bejegyzés jogosultságai érvényesek.
Ha aktiválja ezt a lehetőséget, a csoporttagokra a Space-ben betöltött szerepük és a Metaadatok párbeszédpanelben aktivált engedélyek metszéspontjából eredő hozzáférési jogok vonatkoznak.
Az egyéni felhasználók esetében a bejegyzésre vonatkozó jogosultságok szintén ebből a metszetből adódnak.
Az érvényes jogosultságokat akkor láthatja, amikor kiválaszt egy felhasználót vagy csoportot a Metaadatok párbeszédpanelen.
Példa
A felhasználó az Állások és pályázók Space-ben Résztvevő szerepkörrel rendelkezik. A résztvevők a RWDEL-hozzáférési joggal rendelkeznek a bejegyzésekre. A felhasználó a Csoportvezető csoport tagja is. A Metaadatok ablakban ez a csoport a bejegyzés összes hozzáférési jogával rendelkezik.
A felhasználó csak a RWDEL jogosultságokkal rendelkezik erre a bejegyzésre, mivel csak ezek a hozzáférési jogok egyeznek mindkét helyen.
A Csoportvezető csoport többi tagja nem fér hozzá a bejegyzéshez, ha nem tagjai a Workspace-nek is.
# Hozzáférés biztosítása egy nem tagnak egy bejegyzéshez
A jogosultságok segítségével olyan felhasználóknak is adhat hozzáférést a Space-ben lévő bejegyzésekhez, akik nem tagjai a Space-nek. A felhasználók ezeket a bejegyzéseket például a keresésen vagy ELO-linkeken keresztül hívhatják elő.
Példa
Egy HR-menedzser hozzáférést szeretne biztosítani egy osztályvezetőnek egy olyan jelentkezéshez, amelyet a HR-osztály Workspace-ben hoztak létre. Az osztályvezetőnek el kell olvasnia a pályázatot/jelentkezést és szerkesztenie kell a metaadatokat. Ehhez a HR-menedzser hozzáadhatja az osztályvezetőt a Jogosultságok lapon, és megadhatja neki a R és W hozzáférési jogokat.
# Kitekintés
Ha a Metaadatok párbeszédpanelben módosítja egy mappa jogosultságait, az új jogosultságok átadhatók az alárendelt bejegyzéseknek (almappák és dokumentumok). Egy módosítás után megjelenik a Megváltozott jogosultságok párbeszédpanel. Határozza meg, milyen hatása legyen a módosításnak.
Vegye figyelembe
A módosítások nem érintik a referenciákat, mivel azok megtartják az eredeti bejegyzés jogosultsági beállításait.
A következő lehetőségek közül választhat:
Nem adja tovább a jogosultságokat: a módosításokat nem adja tovább a mappa dokumentumainak és almappáinak.
Jogosultságok továbbadása az albejegyzésekre: minden jogosultságot továbbad a mappa bejegyzéseinek.
Csak a változások követése, egyéb jogosultságok megtartása: csak azokat a jogosultságokat adja tovább, amelyek jogosultság változást okoznak a mappa dokumentumaiban és almappáiban.
Alkalmazás erre: a legördülő menü segítségével kiválaszthatja, hogy a módosítások az összes albejegyzésre, vagy csak a mappákra vagy dokumentumokra vonatkozzanak.
# 'Változtatások története' fül
A verziókövetett dokumentumok esetében a metaadatok módosításai dokumentálásra kerülnek. Ezt a dokumentációt a Változtatások története fülön találja.
A változtatások története két területre oszlik:
A felső terület azt mutatja, melyik felhasználó milyen időpontban végzett módosításokat.
Az alsó részen láthatók a módosítások, amelyeket az adott felhasználó elvégzett.
# 'További információk' fül
Információ
Ez a fül csak akkor jelenik meg, ha a rendszergazda felhatalmazta Önt rá.
A További információk fül további mezőket biztosít az adatbázisban (maps). Ezek a mezők használhatók szkriptek, workflow-k és egyebek céljára használhatók.
# Személyes adatok megismerhetővé tétele
A Metaadatok ablakban a Beállítások fül alatt három mezőt talál, melyek segítségével visszakereshetők és határidő szerint törölhetők a személyes adatokkal ellátott bejegyzések.
Személyes adatok: amennyiben a bejegyzés személyes adatot tartalmaz, írjon be ebbe a mezőbe egy megfelelő jellemzőt az érintett személy azonosításához. Ennek a kifejezésnek a célja a bejegyzés megtalálása a Metaadatkeresés-en keresztül. Ezért szükség van egy a vállalat egészére kiterjedő rendszerre a feltételek kijelöléséhez. Ily módon megtalálhat olyan bejegyzéseket, melyek egy személy személyes adatait tartalmazzák. Ebből kifolyólag azonban minden más, személyes adatot tartalmazó bejegyzést is kereshet - a személytől függetlenül.
Törlési határidő vége: adja meg, hogy a bejegyzést legkésőbb mely időpontig kell törölni. Ennek a dátumnak a Megőrzési határidő vége mezőben megadott dátum után kell lennie. A dátumot a mezőben lévő naptárszimbólummal választhatja ki.
Kérjük, vegye figyelembe
Ha a "Személyes adatok" és a "Törlési határidő vége" mezők nincsenek vagy nem teljesen vannak kitöltve, megjelenik egy párbeszédablak, amely figyelmeztet arra, hogy nem adtak meg személyes adatokat. Az ablakot a Menüszalag > Felhasználómenü [az Ön neve] > Konfiguráció > Dialógus pont alatt tudja kikapcsolni.
Megőrzési határidő vége: írja be, mely dátumig kell megőrizni a bejegyzést. A beírt dátum eléréséig nem lehet törölni a bejegyzést. A dátumot a mezőben lévő naptárszimbólummal választhatja ki.
Kérjük, vegye figyelembe
A megőrzési időnek a törlési határidő előtt kell véget érnie.
Információ
Az ELO Administration Console-ban előre beállítható egy megőrzési időtartam. Ha egy bejegyzést a megfelelő sémával archiválnak, a Megőrzési határidő vége mező automatikusan kitöltődik.
# Személyes adatokat tartalmazó bejegyzések törlése
A személyes adatokat tartalmazó bejegyzések megjelölésének célja az, hogy törvényileg megfelelő módon lehessen törölni azokat. A következő lehetőségek állnak rendelkezésre a személyes adatokat tartalmazó bejegyzések törléséhez:
- A keresésen keresztül
- Az Elévült dokumentumok törlése' funkcióval
Eljárás a keresés során
A személyes adatokat tartalmazó bejegyzések törléséhez először futtasson le egy keresést. Itt kínálkozik, hogy a keresést leszűkítsük a Törlési határidő vége vagy a Megőrzési határidő vége mezők alapján.
A kapott eredményekből válassza ki a törölni kívánt bejegyzéseket. Több bejegyzés kiválasztásához nyomja le a CTRL gombot és kattintson rá az összes kiválasztandó bejegyzésre. Ha minden bejegyzést ki akar jelölni vagy minden bejegyzés összefügg, nyomja le a Shift gombot és kattintson a legfelső és legalsó kiválasztandó bejegyzésre.
Miután kijelölte a bejegyzést(-eket) a keresési eredmények közt, kattintson a menüszalagon a Kezelés > Törlés gombra. Kattintson az ablakban a Törlés az ELO-ból opcióra.
Eredmény
A bejegyzések már nem láthatóak az Archívum területen.
Figyelem
A bejegyzések nem kerülnek véglegesen törlésre, hanem töröltként vannak megjelölve. Ez a jelölés mutatja az adminisztrátornak, hogy végleg el kell távolítania a bejegyzéseket az ELO-ból. Részletesebb információkat a Törölt bejegyzések megjelenítése és Végleges törlés pontok alatt talál.
Eljárás az 'Elévült dokumentumok törlése'' funkcióval
Kérjük, vegye figyelembe
A Lejárt dokumentumok törlése funkcióval nemcsak a személyes adatokat tartalmazó bejegyzések, hanem minden olyan bejegyzés törlődik, amelynek megőrzési határideje lejárt.
Kattintson a menüszalagon a Kezelés > Rendszer > Elévült dokumentumok törlése gombra.
Megjelenik az Elévült dokumentumok törlése ablak.
Válassza ki, hogy a lejárt megőrzési idejű Csak dokumentumok vagy Dokumentumok és mappák törlődjenek-e.
Eredmény
A bejegyzések már nem láthatóak az Archívum területen.
Figyelem
A bejegyzések nem kerülnek véglegesen törlésre, hanem töröltként vannak megjelölve. Ez a jelölés mutatja az adminisztrátornak, hogy végleg el kell távolítania a bejegyzéseket az ELO-ból. Részletesebb információkat a Törölt bejegyzések megjelenítése és Végleges törlés pontok alatt talál.
# Metaadat bevitel az ELO Click-OCR-rel
A metaadatok bevitele során a beépített szövegfelismerés segítségként használható. Ennek során szövegeket vesz át a dokumentumból az ELO Click-OCR segítségével a sémába. Az automatikus átvétellel elkerüljük a kézi bevitellel valószínű elütéseket. A következő példa magyarázza az eljárásmódot.
A Click-OCR minden funkcióterületen működik. Ebben a példában a Postafiók funkcióterületen keresztül ismertetjük az eljárást.
Információ
Az ELO Click-OCR működéséhez telepíteni kell a megfelelő OCR-szolgáltatást.
Eljárás
Nyissa meg a Postafiók funkcióterületet.
Kattintson a dokumentumra, melynek metaadatait szerkeszteni akarja.
A dokumentum megjelenik a megjelenítő területen.
Válassza a menüszalagon az Archívum> Metaadatok pontot.
Megjelenik a Metaadatok ablak.
Válassza ki a kívánt sémát.
Kattintson arra a mezőre, melybe metaadatokat akar átvenni.
A kurzor villog a kiválasztott mezőben.
Vigye az egérmutatót a dokumentumban (előnézet) a kívánt információt tartalmazó helyre.
Információ
Ha az ELO Click-OCR felismer egy szöveges elemet (szót vagy számot), azt a kiemelés és a felismert szöveget tartalmazó tooltip megjelenése jelzi.
Kattintson a felismert szövegre, amelyet átvesz.
Információ
Ha több kifejezést szeretne egymás után átvenni, jelölje ki az egyes kifejezéseket a Shift billentyű lenyomva tartásával. Az egér gombját minden kifejezés után engedje fel. Ismételje a műveletet mindaddig, míg az összes kívánt kifejezést át nem vitte.
Eredmény
A felismert szöveginformáció átvételre kerül a választott mezőbe.
# Jogosultságok listázása
Indítható: Archívum > Menüszalag > Kezelés > Tulajdonságok
A Jogosultságok listázása funkcióval az archívum minden mappájához megjelenítheti a jogosultságokat. A funkció rendszergazdák számára készült, akik gyorsan és egyszerűen szeretnének áttekintést nyerni az archívum jogosultsági struktúrájáról.
Információ
A funkció csak mappák esetében áll rendelkezésre. Egy dokumentum jogosultságaival kapcsolatos információkat a Metaadatok ablakban a Jogosultságok fül alatt talál.
Ez a dialógus egy kijelölt mappa és albejegyzései jogosultságait jeleníti meg.
Szűrő: a legördülő menüből kiválaszthatja, melyik albejegyzés (Minden bejegyzés, Csak mappa vagy Csak dokumentum) jogosultságai jelenjenek meg.
Másolatokkal együtt: ha a másolatok jogosultságait is listázni akarja, aktiválja a Másolatokkal együtt opciót.
Kiválasztott mappa: itt látható, melyik mappát választotta ki.
Folyamat: az érintett kiválasztás jogosultságainak keresése közben az Folyamat mellett zöld sáv jelenik meg, amely az előre láthatólag hátralévő műveleti időt jeleníti meg.
A Folyamat alatti oszlopban a kiválasztott mappában talált jogosultság-készletek láthatók. Ha a készletek egyikét kibontja (háromszög szimbólum), akkor látható, melyik albejegyzések használják ezt a jogosultság-készletet.
Ugrás: az Ugrás menüponttal az archívumban az adott bejegyzéshez ugorhat.
Olvasásra megnyit: az Olvasásra megnyit gombbal az adott dokumentumot nyitja meg külső alkalmazásban.
# Felhasználó/csoport hozzáadása
A Felhasználó/Csoport hozzáadása mezővel keresheti meg a kívánt felhasználót ill. csoportot. A gépelés közben javaslatok jelennek meg.
Felhasználó vagy csoport kiválasztásához kattintson a megfelelő javaslatra.
Alternatív lehetőség: a Felhasználó/csoport hozzáadása mezőn lévő háromszög ikon segítségével megnyitható egy legördülő menü. Ebben a legördülő menüben látható a legutóbb kiválasztott felhasználó, ill. csoport, és itt újra kiválaszthatja.
A középső panelben látható, hogy mely felhasználók vagy csoportok rendelkeznek már a kiválasztott bejegyzéshez jogosultságokkal, és mely jogosultsági beállítások érvényesek.
# Jogosultsági beállítások szerkesztése
A jogosultságok beállításainak szerkesztéséhez jelöljön ki egy bejegyzést a középső hasábban, majd válassza ki az egyes opciókat, ill. szüntesse meg a kiválasztást.
A következő opciók vannak:
| Hozzáférési jog | Leírás |
|---|---|
| Olvasás (R) | Bejegyzések és metaadatok megtekintése, megjegyzések hozzáadása |
| Metaadatok módosítása (W) | |
| Törlés (D) | Bejegyzések töröltként jelölése. Csak rendszergazdai jogokkal rendelkező személyek törölhetik véglegesen a bejegyzéseket. |
| Szerkesztés (E) |
|
| Lista szerkesztése (L) | Mappa: egy mappa tartalmának módosítása, pl. dokumentumok létrehozása, áthelyezése, másolása vagy eltávolítása, hivatkozás beillesztése vagy törlése. |
| Jogosultságok kiosztása (P) | Jogosultságok módosítása |
Információ
Az adott esetben nem releváns Opciók dőlt betűvel és csúcsos zárójelben jelennek meg.
Személyes (narancs felhasználó szimbólum): a Személyes gombbal saját magának adhat kizárólagos teljes hozzáférési jogot az adott bejegyzéshez. Minden más jogosultság megvonásra kerül.
ÉS csoport: ÉS csoportoknak akkor van értelme, ha csak egy csoport azon felhasználóit akarja feljogosítani, akik a másik csoportnak is tagjai. ÉS csoport létrehozásához jelöljön ki a középső sávban két csoportot, majd kattintson az ÉS csoport gombra.
# Csoport tagjai
Ha csoportot választ ki, megjelenik a tagok listája.
Egy csoport egy tagjának kiválasztásához kattintson duplán a megfelelő felhasználóra a Csoport tagjai panelen.
# Jogosultságok megvonása
Egy felhasználó vagy csoport összes jogosultságának megvonásához kattintson a kiválasztott felhasználó, ill. kiválasztott csoport melletti X ikonra.
Átvesz: a módosítások mentéséhez kattintson az Átvesz gombra. Az ablak megnyitva marad.
OK: a módosítások mentéséhez és az ablak bezárásához kattintson az OK gombra.
Mégsem: az ablak változtatások mentése nélküli bezárásához kattintson a Mégsem gombra.