Datensätze

Um Daten über ein Formular zu erfassen und in ELO zu speichern, können Sie Datensätze erstellen. Dabei können Sie die Daten auch ohne Internetverbindung erfassen. Sobald eine Verbindung zu ELO besteht, können Sie die Datensätze übertragen.

Einstellungen für das Übertragen von Datensätzen festlegen

Im Dialog Konfiguration können Sie festlegen, ob und unter welchen Bedingungen Datensätze automatisch in ELO abgelegt werden.

Vorgehen

1. Öffnen Sie die Konfiguration über Kachelbereich > Kontextmenü.

   Der Dialog Konfiguration erscheint.

2. Tippen Sie auf das Profil, für das Sie Einstellungen vornehmen möchten.

   

   Die Konfigurationsmöglichkeiten für das gewählte Profil erscheinen. Das gewählte Profil ist blau markiert.

3. Tippen Sie im Bereich Netzwerk auf Automatisches Ablegen von Datensätzen.

   Der Dialog Automatisches Ablegen von Datensätzen erscheint. Entscheiden Sie, ob und unter welchen Bedingungen Datensätze automatisch in ELO abgelegt werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

   • Bei beliebiger Verbindung: Die Datensätze werden bei einer beliebigen, aktiven Internetverbindung übertragen.
   • Nur bei WLAN: Die Datensätze werden nur bei einer aktiven WLAN-Verbindung übertragen.
   • Keine automatische Ablage: Die Datensätze werden nicht automatisch abgelegt.

4. Tippen Sie auf die gewünschte Einstellung.

Ergebnis

Der Dialog Automatisches Ablegen von Datensätzen schließt sich. Ihre Änderungen wurden übernommen.

Voraussetzungen

Um mit Datensätzen zu arbeiten, benötigen Sie eine entsprechend eingestellte Maske und ein speziell benanntes Formular.

Maske

Bei der Datenerfassung über die ELO App werden sämtliche Daten in einer Maske gespeichert. Erstellen Sie für jedes Formular, mit dem Sie Daten erfassen wollen, eine eigene Maske. Nutzen Sie dazu die ELO Administration Console (opens new window).

Die Gestaltung der Maske hängt davon ab, welche Daten Sie erfassen wollen. Über die Maske definieren Sie unter anderem:

• Die Felder für die Datenerfassung
• Den Ablagepfad für die erzeugten Datensätze (Indexaufbau)
• Ob ein oder mehrere Dateien an den Datensatz angefügt werden können (Maskentyp)

Felder

Legen Sie für jedes Datenfeld, das im Formular erscheinen soll, ein Feld und die dazugehörige Gruppe an. Diese Felder werden mit dem Formular verbunden. In der App füllt der Benutzer die Felder über das Formular aus.

Indexaufbau

Definieren Sie einen Indexaufbau, damit die erzeugten Datensätze nach ELO übertragen werden können. Ohne Indexaufbau können die Datensätze nicht abgelegt werden.

Maskentyp

Über den Maskentyp bestimmen Sie, ob der Datensatz als Dokument oder Ordner erstellt wird. Dabei sind folgende Einstellungen möglich:

Verwendung Ordner: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Ordner angelegt. Sie können mehrere Dateien an einen Datensatz anhängen. Es ist jedoch nicht notwendig, eine Datei anzuhängen. Angehängte Dateien werden mit der Maske Freie Eingabe abgelegt.

Verwendung Dokumente: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Dokumente angelegt. Sie müssen eine Datei anhängen. Es ist nicht möglich, mehrere Dateien anzuhängen.

Sind beide Optionen aktiviert, gelten dieselben Bedingungen wie bei der Option Verwendung Dokumente.

Formular

Für die Erstellung eines Datensatzes benötigen Sie ein speziell dafür eingerichtetes Formular. Dieses Formular erstellen Sie mit dem ELO Formulardesigner in der ELO Administration Console oder im ELO Java Client.

Information

Weitere Informationen zum Thema Formulare finden Sie im Handbuch ELO Java Client Workflow (opens new window).

Beachten Sie

Datensatzformulare sind für den Offline-Gebrauch gedacht. Es ist daher nicht möglich, Funktionen zu verwenden, die eine Verbindung zum Indexserver benötigen (z. B. ELOas Rules oder dynamische Stichwortlisten).

Beachten Sie

Ein Datensatzformular muss als einzelnes Template angelegt werden. Datensatzformulare dürfen nicht in Tab-Gruppen aufgeteilt werden.

Folgende Bedingungen muss ein Datensatzformular erfüllen:

Formularname: Der Name des Formulars muss nach folgendem Schema aufgebaut sein: offline_<NAME>. Ersetzen Sie <NAME> entsprechend.

Template: Das Formular benötigt ein Template. Der Name des Templates muss nach folgendem Schema aufgebaut sein: main_<NAME>. Ersetzen Sie <NAME> entsprechend.

Der Name des Formulars und des Templates müssen nicht übereinstimmen.

Verbindung zur Maske

Damit das Formular sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen Sie das Template mit einer geeigneten Maske (s. o.) verbinden.

Vorgehen

1. Öffnen Sie das Template im ELO Formulardesigner.

   

2. Öffnen Sie unter Globale Formulareinstellungen das Drop-down-Menü Maske.

3. Wählen Sie die vorbereitete Maske aus.

Information

Erscheint die Maske nicht in der Liste, kann es sein, dass die Daten noch nicht vom Modul ELOwf an den Client weitergeben wurden. Starten Sie das Modul und den Client neu. Anschließend klicken Sie im Formulardesigner auf Aktualisieren.

1. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu übernehmen.

   Alternativ: Die Änderungen werden auch beim Speichern des Templates übernommen.

Ergebnis

Der Name und die ID der gewählten Maske erscheinen ausgegraut im Feld Maske.

Verbindung zu Feldern

Jedes Formularfeld muss mit einem Metadatenfeld verbunden sein, damit die eingegebenen Daten in die Metadaten des Datensatzes übernommen werden.

Die Verbindung zu einem Feld stellen Sie auf folgende Weise her:

1. Öffnen Sie das Template im ELO Formulardesigner.

2. Klicken Sie in die Zelle des Formulars, die Sie mit einem Feld verbinden wollen.

   

3. Öffnen Sie unter Eigenschaften der ausgewählten Zelle das Drop-down-Menü Variablenname.

4. Wählen Sie ein Feld aus.

   Im Feld Variablenname steht der Name der Variable, welche die Verbindung zum Feld herstellt.

5. Haben Sie alle Formularfelder erstellt und verbunden, speichern Sie das Formular.

Ergebnis

Das Formular ist nun zum Erstellen von Datensätzen bereit.

Datensatz erstellen

Um Daten über ein Formular zu erfassen und Dateien hinzuzufügen, nutzen Sie die Funktion DATENSATZ ERSTELLEN.

Voraussetzung

Ein Datensatzformular muss im ELO Java Client oder in der ELO Administration Console erstellt worden sein. Formulare werden automatisch auf Ihr mobiles Endgerät geladen und aktualisiert. Alle drei Tage wird geprüft, ob neue Formulare vorhanden sind oder Änderungen an vorhandenen Formularen vorliegen. Wenn Sie Ihr Benutzerkonto neu verbinden oder wechseln, werden Formulare automatisch heruntergeladen und aktualisiert.

Vorgehen

1. Tippen Sie im Aktionsbereich auf DATENSATZ ERSTELLEN.

   Der Dialog Formular auswählen erscheint.

2. Tippen Sie auf das Formular, das Sie ausfüllen wollen.

   

   Der Dialog Bearbeiten und das ausgewählte Formular erscheinen.

   In diesem Dialog füllen Sie das Formular aus, fügen Dateien hinzu, speichern die Daten und stellen den Datensatz fertig.

   Formular ausfüllen

3. Tippen Sie auf die Felder, um das Formular auszufüllen. Die Art der Eingabe hängt vom Feldtypen ab.

   Datei hinzufügen

   Wie viele Dateien Sie einem Datensatz hinzufügen können bzw. müssen, hängt von der Maske des Formulars ab. Die Maske erstellen Sie in der ELO Administration Console.

   Sie können für eine Maske folgende Optionen in der ELO Administration Console wählen:

   • Verwendung Ordner: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Ordner angelegt. Sie können mehrere Dateien an einen Datensatz anhängen. Es ist jedoch nicht notwendig, eine Datei anzuhängen. Angehängte Dateien werden mit der Maske Freie Eingabe abgelegt.
   • Verwendung Dokumente: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Dokumente angelegt. Sie müssen eine Datei anhängen. Es ist nicht möglich, mehrere Dateien anzuhängen.

   Sind beide Optionen aktiviert, gelten dieselben Bedingungen wie bei der Option Verwendung Dokumente.

   

4. Um eine Datei hinzuzufügen, tippen Sie auf das Dokumentensymbol im Aktionsbereich.

   Der Dialog Datei auswählen erscheint.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um eine Datei hinzuzufügen:

   • Aus dem Dateisystem: Öffnet den Dialog Datei wählen: Erkannte Dateisysteme. Navigieren Sie durch die Ordnerstruktur Ihres Geräts, um eine Datei auszuwählen.
   • Mit einer anderen App: Öffnet eine externe App, aus der Sie Dateien einfügen können.
   • Foto aufnehmen: Öffnet die Kamera-App Ihres Geräts zum Erstellen eines Fotos, das dem Datensatz hinzugefügt wird.

6. Wählen Sie eine Datei aus.

   Die hinzugefügte Datei wird im Dialog Bearbeiten im Tab DATEIEN angezeigt.

   Hinzugefügte Datei entfernen

   Optional: Ist das Datensatzformular mit einer Ordnermaske verbunden, können Sie hinzugefügte Dateien entfernen. Tippen Sie auf die Datei, die Sie entfernen wollen, und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Tippen Sie im Kontextmenü auf das X-Symbol. Die Datei wird entfernt.

   Hinzugefügte Datei ändern

   Optional: Ist das Datensatzformular mit einer Dokumentenmaske verbunden, können Sie hinzugefügte Dateien nicht entfernen. Diesen Datensätzen muss immer eine Datei angehängt sein. Sie können eine andere Datei auswählen, um eine bereits hinzugefügte Datei zu ersetzen. Tippen Sie auf die Datei, die Sie ändern wollen und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Tippen Sie im Kontextmenü auf das Dokumentensymbol und wählen Sie eine neue Datei aus.

   Speichern

   Optional: Wenn Sie einen Datensatz noch nicht vollständig ausgefüllt haben oder ihn noch nicht in den Funktionsbereich Ablage laden möchten, können Sie den Datensatz speichern. Tippen Sie dazu auf SPEICHERN. Der Datensatz wird im Funktionsbereich Datensätze gespeichert. Der Datensatz hat den Status Unvollständig und wird noch nicht in den Funktionsbereich Ablage geladen.

   Information

   Sobald Sie einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freigeben, können Sie den Datensatz nicht mehr bearbeiten.

   Abschließen

7. Um einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freizugeben, tippen Sie auf ABSCHLIESSEN.

Ergebnis

Je nach Einstellung wird der Datensatz automatisch in den Funktionsbereich Ablage übertragen oder im Funktionsbereich Datensätze mit dem Status Bereit zum Übertragen gespeichert.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Datensatz automatisch übertragen und Datensatz manuell übertragen.

Datensatz bearbeiten

Sie können einen gespeicherten, aber noch nicht abgeschlossenen Datensatz bearbeiten.

Vorgehen

1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Datensatzes.

   

2. Tippen Sie im Kontextmenü auf BEARBEITEN.

   

   Der Dialog Bearbeiten erscheint.

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

4. Tippen Sie auf SPEICHERN, um den Datensatz zwischenzuspeichern oder auf ABSCHLIESSEN, um den Datensatz in den Funktionsbereich Ablage zu laden.

Ergebnis

Sie haben den Datensatz bearbeitet.

Datensatz automatisch übertragen

Um einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freizugeben, müssen Sie ihn abschließen. Besteht keine Internetverbindung, wird der Datensatz im Funktionsbereich Datensätze gespeichert. Ein abgeschlossener Datensatz wird erst in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Information

Sobald Sie einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freigeben, können Sie den Datensatz nicht mehr bearbeiten.

Voraussetzung

Im Dialog Konfiguration muss die Option Automatisches Ablegen von Datensätzen bei beliebiger Verbindung oder Automatisches Ablegen von Datensätzen nur bei WLAN aktiviert sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Einstellungen für das Übertragen von Datensätzen festlegen.

Vorgehen

Um einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freizugeben, tippen Sie im Dialog Bearbeiten auf ABSCHLIESSEN.

Ergebnis

Der Dialog Bearbeiten schließt sich.

Wenn eine Internetverbindung besteht, wird der Datensatz direkt in den Funktionsbereich Ablage übertragen. Wenn keine Internetverbindung besteht, wird der Datensatz im Funktionsbereich Datensätze gespeichert. Dort erhält er den Status Bereit zum Übertragen.

Ein abgeschlossener Datensatz wird erst in den Funktionsbereich Ablage übertragen, wenn eine Internetverbindung besteht. In der Regel startet der Ablagevorgang automatisch.

Sobald ein Datensatz in den Funktionsbereich Ablage übertragen wurde, erscheint er nicht mehr im Funktionsbereich Datensätze. Sie finden den Datensatz am vorgegebenen Ablageort im Funktionsbereich Ablage. Im Detailbereich Maske des Anzeigebereichs sehen Sie sämtliche zum Datensatz gespeicherten Informationen.

Datensatz manuell übertragen

Wenn Sie die automatische Übertragung von Datensätzen nicht aktiviert haben, können Sie die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage manuell starten. Um einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freizugeben, müssen Sie ihn abschließen. Der Datensatz wird im Funktionsbereich Datensätze gespeichert.

Information

Sobald Sie einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freigeben, können Sie den Datensatz nicht mehr bearbeiten.

Voraussetzung

Sie haben eine aktive Internetverbindung.

Vorgehen

1. Um einen Datensatz für die Übertragung in den Funktionsbereich Ablage freizugeben, tippen Sie im Dialog Bearbeiten auf ABSCHLIESSEN.

   Der Dialog Bearbeiten schließt sich.

   Der Datensatz wird im Funktionsbereich Datensätze gespeichert. Dort erhält er den Status Bereit zum Übertragen.

   

2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Datensatzes.

   

3. Tippen Sie im Kontextmenü auf ÜBERTRAGEN.

Ergebnis

Der Datensatz wird in den Funktionsbereich Ablage geladen.

Sobald ein Datensatz in den Funktionsbereich Ablage übertragen wurde, erscheint er nicht mehr im Funktionsbereich Datensätze. Sie finden den Datensatz am vorgegebenen Ablageort im Funktionsbereich Ablage. Im Detailbereich Maske des Anzeigebereichs sehen Sie sämtliche zum Datensatz gespeicherten Informationen.

Datensatz löschen

Gespeicherte Datensätze, die Sie nicht in den Funktionsbereich Ablage übertragen wollen, können Sie löschen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Datensatzes.

   

2. Tippen Sie im Kontextmenü auf LÖSCHEN.

Ergebnis

Sie haben den Datensatz gelöscht.