Gruppen

Gruppe anlegen

Um eine Gruppe anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die ELO Administration Console.

2. Öffnen Sie die Benutzer- und Gruppenverwaltung (Systemeinstellungen > Benutzer- und Gruppenverwaltung).

   

3. Wählen Sie Neue Gruppe.

   Der Bereich Gruppe erscheint.

   

4. Konfigurieren Sie die neue Gruppe. Navigieren Sie dazu über die Tabs Grundeinstellungen, Gruppenzugehörigkeit und Benutzerrechte.

   Nähere Informationen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt 'Konfiguration'.

5. Nachdem Sie die Konfiguration vorgenommen haben, wählen Sie Gruppe speichern.

Sie haben eine neue Gruppe angelegt.

Konfiguration

Grundeinstellungen festlegen

Im Bereich Grundeinstellungen legen Sie die Gruppeninformation, Eigenschaften und zusätzliche Information fest.

Gruppeninformation

• Name: Pflichtfeld. Kann nachträglich geändert werden.
• E-Mail-Adresse: Wird im Client im jeweiligen Profil angezeigt und kann in Workflows, Formularen und Scripten verwendet werden.
• Administrator: Wird automatisch mit dem Namen des Kontos gefüllt, mit dem die neue Gruppe angelegt wird. Besitzt das anlegende Konto das Recht Hauptadministrator, wird das Feld Administrator mit dem Konto Administrator gefüllt. Kann nachträglich geändert werden. Legt fest, wer die Stammdaten der jeweiligen Gruppe bearbeiten darf.
• Vorgesetzter: Kann in Workflows, Formularen und Scripten verwendet werden. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, wird der Inhalt des Feldes Name übernommen.
• Verwendung:

  • Sichtbar in Benutzerlisten: Ist diese Option aktiviert, erscheint die Gruppe in den entsprechenden Auswahllisten im ELO Client. Ist die Option deaktiviert, ist die Gruppe weiterhin in ELO vorhanden, wird aber nicht in den entsprechenden Auswahllisten im ELO Client angezeigt.

  • Optionengruppe: Optionengruppen werden definiert, um bestimmte ProfileOpts zuzuweisen. Nur diese Gruppen erscheinen in Dialogen, in denen Einstellungen für andere ELO Konten vorgenommen werden.

    Weitere Informationen zu Optionengruppen finden Sie unter Optionengruppen.

  • Vertretung erlaubt: Die Verteilung der Rechte kann über das Vertretungsmodul gesteuert werden. Bei Gruppen, deren Vertretung erlaubt ist, können die Rechte an die Vertretung übertragen werden.

  • Funktionale Rolle: Ist diese Option aktiviert, werden Mitglieder dieser Gruppe bei der Anmeldung gefragt, ob sie die Funktionale Rolle für die aktuelle Sitzung übernehmen wollen.

    Das ist dann sinnvoll, wenn eine Person unterschiedliche Aufgaben in ELO zu erfüllen hat, die jeweils unterschiedliche Berechtigungen und Rechte erfordern.

Eigenschaften

• Eigenschaft 1-5: Informationen können über Scripte ausgewertet werden.
• Organisationseinheit: Informationen dazu finden Sie unter Konfiguration und Verwaltung > Benutzerverwaltung > Weitere Konfigurationen > Organisationseinheiten.

Information

• Beschreibung: Die Eingabe darf maximal 250 Zeichen enthalten.
• Zuletzt geändert: Aktualisiert sich automatisch.
• ID: Jede Gruppe erhält automatisch eine ID. Die ID kann zur Ansprache der Gruppe bei anderen Funktionen verwendet werden.
• GUID: Jede Gruppe erhält automatisch eine GUID. Die GUID kann zur Ansprache der Gruppe bei anderen Funktionen verwendet werden.

Optionengruppen

Grundsätzlich werden bei einem Konto individuelle Optionen verwendet. Wenn es diese nicht gibt, werden die Optionen für die Optionengruppen verwendet. Wenn diese nicht definiert wurden, wird die Optioneneinstellung der Gruppe Jeder verwendet. Wenn hier nichts definiert wird, gibt es einen ELO Standardwert (company default setting oder Client-Standard).

Über diese Gruppen können Sie kontrollieren, wer welche Funktionen in welchem Zusammenhang zur Verfügung gestellt bekommt.

Sie können hierüber steuern, wer gewisse ELO Funktionen nur über die rechte Maustaste, nur über die Symbole der Multifunktionsleiste, beides gleichzeitig oder in gewissen Bereichen der Software überhaupt nicht zur Verfügung gestellt bekommt. Auch Scripte und deren Ausführung sowie Icons können hier pro Optionengruppe gesteuert werden.

Das ist vor allem für ELO Arbeitsplätze mit speziellen Aufgabenbereichen sinnvoll. So lassen sich ELO Arbeitsplätze übersichtlicher gestalten und Fehlbedienungen ausschließen.

Beachten Sie

Ein ELO Konto sollte nur in einer Optionengruppe vorhanden sein. Mitgliedschaften in mehreren Optionengruppen können dazu führen, dass Einstellungen miteinander konkurrieren.

Gruppenzugehörigkeit festlegen

1 Mitglieder: Bestehende Benutzer oder Gruppen als Mitglieder hinzufügen. Die Anzahl der Mitglieder dieser Gruppe wird in Klammern angezeigt.

2 Gruppenzugehörigkeit: Bestehende Gruppenzugehörigkeiten anderer Gruppen oder Benutzer übernehmen oder bestehende Gruppen manuell hinzufügen. Die Anzahl der Gruppenzugehörigkeit dieser Gruppe wird in Klammern angezeigt.

Information

Gruppen können in andere Gruppen aufgenommen werden. Dadurch lassen sich komplexe Kombinationen von Rechteeinstellungen und Berechtigungskonzepte realisieren.

Information

Tippen Sie ein Leerzeichen in eines der Eingabefelder ein, wird die gesamte Liste der vorhandenen Benutzer und Gruppen angezeigt.

Um in die Einstellungen eines Mitglieds oder einer zugehörigen Gruppe zu gelangen, wählen Sie das entsprechende Linksymbol. Die Einstellungen erscheinen in einem neuen Browser-Tab.

Benutzerrechte zuweisen

Es gibt drei Möglichkeiten für die Vergabe von Benutzerrechten:

• Vererbung

  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Konfiguration und Verwaltung > Benutzerverwaltung > Rechte in ELO > Vererbung von Rechten.

• Manuelle Zuweisung

  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Konfiguration und Verwaltung > Benutzerverwaltung > Rechte in ELO > Benutzerrechte.

• Übernehmen von einer anderen Gruppe oder einem Benutzer

Information

Im Idealfall werden alle Rechte über Gruppen vererbt. Das vereinfacht die Rechtevergabe und die Rechteverwaltung.

Gruppe löschen

Beachten Sie

Wenn Sie eine Gruppe löschen, wird diese unwiderruflich gelöscht.

Löschen Sie keine Gruppe, die bereits in ELO verwendet wurde. Dadurch kann es zu Inkonsistenzen kommen. In diesem Fall ist es besser, die Gruppe nicht zu löschen, sondern die Grundeinstellungen zu ändern:

• Deaktivieren Sie Sichtbar in Benutzerlisten

Die Gruppe ist in ELO nur noch im Hintergrund vorhanden. Dennoch bleibt die Rechtevergabe über die Gruppe bestehen und bisherige Aktionen mit dieser Gruppe, wie beispielsweise Beteiligungen an Workflows, sind noch in ELO sichtbar.