# Vergabe der Benutzerrechte
Zu der ersten Frage nach den Aufgaben des Mitarbeiters im Unternehmen kann man mit der Vergabe der Benutzerrechte reagieren. Je nachdem, welche Art von Tätigkeiten mit den Daten und Dokumenten im ELO Repository gemacht werden, kann man über unterschiedliche Gruppen die Benutzerrechte vergeben. In unserem Beispiel für ein Rechtekonzept unterscheiden wir fünf verschiedene Benutzerrechtegruppen.
# ELO View-User
Die Mitglieder dieser Gruppe dürfen Ordner und Dokumente nur anzeigen und gegebenenfalls Anmerkungen und Randnotizen anbringen oder Feed-Beiträge schreiben. Sie dürfen weder Änderungen an den Metadaten durchführen noch das Dokument selbst in irgendeiner Art und Weise bearbeiten oder löschen. Die Personen recherchieren im Repository, bringen aber selbst keine Inhalte ein.
Die Rollengruppe ELO_ViewUsers (minimale Rechte) kann folgendes Recht haben:
- Passwort ändern
# ELO Standard-User
Die Mitglieder dieser Gruppe haben bereits erweiterte Rechte, die das Bearbeiten von Dokumenten und Metadaten ermöglichen. Je nach Rechtevergabe, dürfen sie Dokumente und Ordner ändern oder löschen, Metadaten ändern, drucken und exportieren, Workflows starten und bearbeiten.
Diese Personen haben typischerweise die Aufgabe, neue Dokumente in ELO einzubringen und/oder diese entsprechend zu bearbeiten.
Die Rollengruppe ELO_StandardUsers (Grundrechte für die Bearbeitung von Dokumenten) kann folgende Rechte haben:
- ELO Desktop Client Plus Benutzer
- Dokumente bearbeiten
- Dokumente löschen
- Workflows starten
- Workflow-Berechtigungserweiterung
# Der ELO Power-User
Die Mitglieder dieser Gruppe sind fachlich und administrativ für mehr Aufgaben in ELO berechtigt. Typischerweise bearbeiten sie die Ordnerstruktur in ELO und deren Berechtigungskonzept. Sie setzen die Struktur im Repository mit statischen oder dynamischen Ordnern um, oder mit Standardregistern, die von anderen Personen verwendet werden können.
Sie können Dokumente und auch die Optionen von Dokumenten bearbeiten, Verfallsdatum und Dokumentenstatus verändern. Sie können nicht veränderbare Dokumente und auch Versionen löschen. Sie können den Stand von Workflows kontrollieren, an denen sie nicht beteiligt sind.
Die Rollengruppe ELO_PowerUsers (Erweiterte Rechte und Bearbeitung von Ordnerstruktur) kann folgende Rechte haben:
- Ordner bearbeiten
- Ordner löschen
- Berechtigungen verändern
- Stichwortlisten bearbeiten
- Aufbewahrungsfrist bearbeiten
- Autor für Freigabedokumente
- Versionen löschen
- Workflows aller Benutzer anzeigen (Kontrollieren)
- Nicht änderbare Dokumente löschen
- Dokumentenstatus ändern
# Der ELO Fachadministrator
Die Mitglieder dieser Gruppe können Einstellungen im Repository für eigens administrierte Benutzer vornehmen und deren Vertretungen verwalten. Sie werden meistens als Administrator ihrer eigenen Abteilung eingesetzt. Sie kennen interne Prozesse und erstellen die nötigen Workflow-Vorlagen. Sie wissen, welche Daten bei der Ablage festgehalten werden müssen und definieren die nötigen Masken und Stichwortlisten. Sie können Stempel erstellen und Schriftfarben bearbeiten.
Der ELO Fachadministrator ist also weniger für die Bearbeitung und das Arbeiten mit Dokumenten verantwortlich. Er sorgt für Struktur, Prozesse und die notwendige Pflege des Repositorys und führt Überwachungsaufgaben durch.
Die Rollengruppe ELO_FachAdministratoren (Einstellungen im Repository) kann folgende Rechte haben:
- Importberechtigung
- Exportberechtigung
- Masken und Felder bearbeiten
- Stichwortlisten bearbeiten
- Maske nach der Ablage wechseln
- Stammdaten bearbeiten
- Workflows verwalten
- Benutzerdaten bearbeiten (nur die selbst administrierten)
- Scanprofile bearbeiten
# Der ELO Administrator
Die Mitglieder dieser Gruppe können Einstellungen in der Konfiguration, Scanprofile und Vertretung sowie Benutzerdaten für alle anderen Benutzer verwalten. Sie können Organisationseinheiten verwalten, Replikationskreise zuordnen, Sperren entfernen und Dokumentdateien im Dateisystem verwalten, verschieben, in einem Backup sichern oder dauerhaft entfernen.
ELO Administratoren arbeiten nicht produktiv mit Ordnern oder Dokumenten im Repository, sondern führen in der Regel ausschließlich administrative Tätigkeiten durch.
