# Assignation des droits utilisateur
En réponse aux fonctions du collaborateur, l'on peut procéder à l'assignation des droits utilisateur. L'on peut assigner les droits utilisateur en définissant différents groupes d'utilisateur. Dans notre exemple, nous avons défini 5 différents groupes utilisateur.
# L'utilisateur ELO View
Les membres de ce groupe ne peuvent que faire afficher les classeurs et documents; le cas échéant, il peut apposer des annotations et notes ou écrire des articles dans le fil d'actualité. Vous n'avez pas le droit d'apporter des modifications aux métadonnées ou de modifier ou encore de supprimer le document en lui-même. Les personnes effectuent des recherches dans l'archive, mais elles n'apportent pas de contenu.
Le groupe de rôles ELO_ViewUsers (droits minimums) peut avoir le droit suivant :
- Modifier le mot de passe
# Utilisateur ELO standard
Les membres de ce groupe disposent déjà de droits avancés, qui permettent le traitement de documents et de métadonnées. En fonction des droits octroyés, ces utilisateurs peuvent modifier ou supprimer les documents et les classeurs, modifier, imprimer et exporter les métadonnées, démarrer et modifier les processus.
Ces utilisateurs ont normalement pour tâche de déposer de nouveaux documents dans ELO et/ou de les traiter.
Le groupe de rôles ELO_StandardUsers (droits de base pour le traitement de documents) peut avoir les droits suivants :
- Utilisateur ELO Desktop Client Plus
- Traiter les documents
- Supprimer les documents
- Démarrer un processus
- Extension des autorisations de processus
# ELO Power-User
Les membres de ce groupe ont plus de droits concernant les tâches dans ELO. Normalement, ils sont chargés de traiter la structure de classeurs dans ELO ainsi que le concept des autorisations. Ils sont chargés de réaliser la structure d'archive avec des classeurs statiques ou dynamiques, ou avec des classeurs standards qui peuvent être utilisés par d'autres utilisateurs.
Ils peuvent modifier les documents et les options de documents, ainsi que les dates d'expiration et les statuts de document. Ils peuvent supprimer les documents qui ne sont pas supprimables et les différentes versions. Ils peuvent également contrôler l'état des processus auxquels ils ne participent pas activement.
Le groupe des rôles ELO_PowerUsers (droits étendus et traitement de la structure de classeurs) peut avoir les droits suivants :
- Modifier les classeurs
- Supprimer un classeur
- Modifier les autorisations
- Modifier la liste des mots-clés
- Modifier le délai de conservation
- Auteur pour les documents de validation
- Supprimer les versions
- Afficher les processus de tous les utilisateurs (contrôler)
- Supprimer les documents non modifiables
- Modifier l'état du document
# L'administrateur ELO spécialisé
Les membres de ce groupe peuvent gérer les réglages dans l'archive pour les administrateurs qu'ils administrent eux-mêmes et gérer leur remplacements. La plupart du temps, ils sont mis en place en tant qu'administrateur de leur propre service. Ils connaissent les processus internes et créent les modèles de processus requis. Ils savent quelles données sont importantes lors du dépôt et définissent les masques et listes de mots-clés requis. Ils peuvent créer des tampons et modifier les couleurs d'écriture.
L'administrateur ELO spécialisé est moins responsable que d'autres du traitement et du travail avec les documents. Il est chargé de la structure de l'archive, des processus, et se charge des tâches de surveillance.
Le groupe de rôles ELO_FachAdministratoren (réglages dans l'archive) peut avoir les droits suivants :
- Autorisation d'importation
- Droit d’exportation
- Modifier les masques et champs
- Modifier la liste des mots-clés
- Changer de masque après le dépôt
- Modifier les données de base
- Gérer les processus
- Modifier les données utilisateur (seuls les utilisateurs qu'il administre lui-même)
- Modifier les profils de numérisation
# L'administrateur ELO
Les membres de ce groupe peuvent gérer les réglages de la configuration, des profils de numérisation, des remplacements et des données utilisateurs pour d'autres utilisateurs. Ils peuvent gérer des unités d'organisation, assigner des cercles de réplication, retirer les verrouillages et gérer les fichiers document dans le système de fichiers, les déplacer, les enregistrer dans une sauvegarde ou encore les supprimer définitivement.
Les administrateurs ELO n'effectuent pas de tâches liées directement aux classeurs ou documents de l'archive; ils sont responsables de l'administration de l'archive.
