Droits utilisateurs

Les droits utilisateur peuvent être gérés dans la configuration des Utilisateurs et des Groupes.

Information

Dans l'idéal, tous les droits seront légués via des groupes. Cela permet de simplifier considérablement l'assignation et l'administration des droits.

Droits sur la gestion des utilisateurs

Administrateur principal (FLAG_ADMIN)

Ce droit est requis pour effectuer des réglages globaux.

Si vous possédez le droit Administrateur principal, vous pouvez visualiser tous les utilisateurs et groupes, même si l'option Visible dans les listes utilisateurs est désactivée pour ceux-ci. Si vous possédez en plus le droit Modifier les données utilisateur, vous pouvez gérer tous les utilisateurs et groupes.

Le droit Administrateur principal permet de modifier le niveau d'archive supérieur : pour modifier les autorisations et options des niveaux d'archive supérieur, il faut ouvrir le dialogue Définir les autorisations, ce qui est est seulement possible avec le droit Administrateur principal. Pour réellement modifier les autorisations, il vous faut le droit Modifier les autorisations, les deux droits sont donc requis dans ce cas.

Avec le droit Administrateur principal, vous avez le droit d'effectuer les actions suivantes dans ELO :

• Supprimer définitivement les entrées, même lorsque vous ne possédez pas les droits Supprimer les classeurs, Supprimer les documents, Supprimer les documents non-modifiables et Supprimer les versions
• L'administrateur peut supprimer un verrouillage pour toutes les entrées; et non seulement pour les entrées qu'il a verrouillé lui-même.
• Mettre en place un remplaçant pour tous les utilisateurs
• Gérer les affichages et profils d'affichage pour tous les utilisateurs.
• Supprimer des masques
• Authentification au mode administrateur ou pour une archive fermée

Vous trouverez d'autres informations sous Droits dans ELO > Configuration > Droits nécessaires pour les sections de la console d'administration ELO.

Modifier les données utilisateur (FLAG_SUBADMIN)

Avec le droit Modifier les données utilisateur, vous avez le droit d'effectuer les actions suivantes dans ELO :

• Créer des utilisateurs et groupes Les groupes et d'autres utilisateurs ne peuvent être dotés que des mêmes droits (ou de moins de droits)
• Administrer les utilisateurs et groupes, lorsque vous possédez en plus le droit Administrateur principal ou que vous êtes défini comme Administrateur de l'utilisateur ou du groupe correspondant. Lorsqu'un groupe est entré dans le champ Administrateur, tous les membres de ce groupe peuvent administrer l'utilisateur ou le groupe correspondant, lorsque le groupe possède en plus le droit Administrateur principal.
• Vous ne pouvez assigner que des groupes dans lesquels vous êtes entré comme Administrateur ou si vous possédez en plus le droit Administrateur principal.
• Gérer les propres données utilisateur, lorsque vous êtes défini en tant qu' Administrateur dans la gestion des utilisateurs ou si vous possédez en plus le droit Administrateur principal.
• Dans le client Java, les Règles de remplacement pour d'autres : permettent de définir les règles de remplacement pour les utilisateurs qui s'administrent eux-mêmes, même si ces utilisateurs ne sont pas Visibles dans les listes utilisateurs.

Information

Seuls les utilisateurs possédant les droits Administrateur principal et Modifier les données utilisateur peuvent voir et administrer tous les utilisateurs.

Modifier le mot de passe (FLAG_CHANGEPW)

Ce droit permet de modifier le propre mot de passe pour l'authentification dans le système.

Administrateur SAP (FLAG_SAPADMIN)

Ce droit permet de créer une interface entre ELO et SAP, grâce à la ELO Suite for SAP ArchiveLink® et permet de gérer le masque de dépôt correspondant. Le masque de dépôt pour les documents gérés par SAP est visible pour tous, mais il ne peut être modifié que lorsque l'on possède ce droit.

Utilisateur DMS Desktop, pas de processus (FLAG2_IS_DMS_DESKTOP_USER)

Avec cette option, les fonctions de processus ne sont pas disponibles. Les fonctions suivantes sont concernées :

• Processus ad-hoc
• Prolonger la durée du processus
• Aperçu des processus
• Transmettre le processus
• Accepter
• Afficher le processus
• Déléguer le processus
• Démarrer le processus
• Traiter le processus
• Rendre le processus
• Ajourner le processus
• Processus liés à l'entrée
• Modifier les modèles de processus
• Annuler l'ajournement

Remarque

Ce droit n'est pas un droit, mais plutôt une restriction et écrase tous les autres droits qui existent dans le processus. Lorsque ce droti est défini, il ne peut plus utiliser les fonctions et rôles qui concernent les processus, que les droits soient définis directement ou hérités. Les tâches de processus qui ont également été assignées ne peuvent pas être modifiées. Il en est ainsi parce qu'il n'y a pas de processus dans ELO DMS Desktop.

Utilisateur ELO Desktop Client Plus (FLAG2_DESKTOP_CLIENT_PLUS)

Ce droit ouvre le client ELO Desktop au mode avancé, avec quelques fonctionnalités du mode des tâches et du mode de représentation du client intégral.

Remarque

Ce droit restreint les fonctions.

Utilisateur client ELOxc, seulement les e-mails (FLAG2_LIMITED_CLIENT)

Ce droit ouvre le Client for Microsoft Outlook dans le mode ELOxc for Microsoft EWS, limité aux formats de fichier (EML, MSG und VCF), qui peuvent être ouverts par Microsoft Outlook. Les autres formats ne sont pas disponibles.

Remarque

Ce droit restreint les fonctions.

Droits pour les classeurs/documents

Modifier les classeurs (FLAG_EDITSTRUCTURE)

Ce droit permet le traitement et la création des structures dans les classeurs.

Modifier les documents (FLAG_EDITDOCS)

Ce droit permet de modifier des documents. Il s'agit de :

• Charger des nouvelles versions
• Check-in et check-out
• Ajouter des fichiers
• Documents à partir d'un modèle
• Ajouter et supprimer des fichiers associés.
• Enregistrer dans le plein texte
• Supprimer du plein texte
• Créer une signature

Les métadonnées ne peuvent pas peut être modifiées à condition de posséder le droit correspondant. Sans ce droit, les métadonnées s'ouvrent en lecture seule.

Modifier les autorisations (FLAG_EDITACL)

Ce droit permet le traitement des autorisations des entrées (documents et classeurs) dans ELO.

Information

Pour modifier les autorisations des entrées, l'on a besoin du droit Modifier les classeurs ou Modifier les documents. De plus, l'autorisation Définir les autorisations (P) est requise pour les différentes entrées.

Lors du dépôt dans le client, l'utilisateur a la possibilité de configurer les droits, étant donné qu'il possède tous les droits sur le document. Le droit utilisateur se réfère au traitement ultérieur des autorisations.

Ce droit ne concerne pas les réglages de droits dans la console d'administration ELO ou dans la configuration du client Java ELO. Si l'utilisateur peut traiter les tampons, masques etc., il est également en mesure de modifier les autorisations sans que ce droit utilisateur soit vérifié.

Voir toutes les entrées, ignorer les autorisations (FLAG_IGNOREACL)

Ce droit signifie que tous les documents et classeurs doivent être affichés, même s'ils sont verrouillés pour le compte correspondant. Il annule toutes les autorisations d'objet existantes. L'utilisateur possédant ce droit possède toutes les autorisations de toutes les entrées ELO.

La seule manière de protéger les comptes des utilisateurs possédant ce droit est de les crypter.

Autorisation d'importation (FLAG_IMPORT)

Ce droit permet l'importation d'un jeu de données dans l'archive. Toutes les données se trouvant dans le jeu de données sont importées, indépendamment des autorisations d'objet. Les données pour lesquelles le compte ne possède pas d'autorisation sont également importées. Ensuite, ces données ne seront pas visibles par le biais de ce compte.

Autorisation d'exportation (FLAG_EXPORT)

Ce droit permet de créer un jeu de données d'exportation. Il ne possède que le droit d'exporter les objets et documents ELO sur lesquels il possède les autorisations correspondantes.

Droits sur les options de classeur/options de document

Information

Les droits de ce groupe (hormis Modifier le chemin de document) ne sont que valides lorsque l'utilisateur dispose du droit Modifier les classeurs et Modifier les documents.

Changer de masque après le dépôt (FLAG_CHANGEMASK)

Ce droit permet d'assigner ultérieurement un document déjà déposé à un autre masque. Il se pourrait cependant que les métadonnées soient perdues. Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier la structure d'archive ou Modifier les documents, est disponible, en fonction de l'entrée.

Modifier la liste des mots-clés (FLAG_EDITSWL)

Ce droit permet de modifier les listes de mots-clés. Il est possible d'ajouter de nouvelles entrées, de les modifier et de les supprimer. Sans ce droit utilisateur, l'on ne peut pas modifier les listes de mots-clés dans la gestion des masques dans la console d'administration, même si l'on possède le droit Modifier les masques d'indexation.

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier les classeurs ou Modifier les documents, est disponible, en fonction de l'entrée.

Modifier le délai de conservation (FLAG_EDITDUEDATE)

Avec ce droit, il est possible de définir et de prolonger le délai de conservation (elle ne peut que être repoussée et non pas avancée). Si le droit n'a pas été défini, le champ correspondant est désactivé dans le dialogue Métadonnées.

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier les classeurs ou Modifier les documents, est disponible, en fonction de l'entrée.

Modifier l'état de document (FLAG_CHANGEREV)

Ce droit permet de définir le statut de document dans le dialogue Métadonnées via l'onglet Options de documents :

• Pas de contrôle de version
• Contrôle de la version activé
• Pas de modification possible

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier les documents, est disponible.

Modifier le chemin de document (FLAG_CHANGEPATH)

Avec ce droit, l'on peut utiliser la liste de sélection pour le chemin de document dans les options. C'est seulement possible pour l'entrée des métadonnées dans la boîte de réception. Si un document a déjà été déposé, cette liste de sélection devient inactive à jamais. Il est possible de déplacer les documents sur un autre chemin ultérieurement avec la fonction Déplacer les fichiers document et le droit Administrateur principal.

Avec ce droit, il n'est pas possible de créer de nouveaux chemins de document et de modifier leur définition. Pour modifier, créer et assigner les chemins de document, vous avez besoin du droit Administrateur principal.

Auteur pour les documents de validation (FLAG_AUTHOR)

Ce droit permet d'activer ou de désactiver la case à cocher Document de validation et de modifier les documents de validation : l'auteur a la possibilité de modifier les versions antécédentes d'un document. Lors du check-out, s'affiche un dialogue de sélection de toutes les versions de document. L'ancienne version de travail est conservée lors du check-in. La version de travail (= version validée) peut seulement être modifiée par un auteur de documents de validation.

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier les documents, est disponible.

Afficher "Texte supplémentaire" (FLAG2_SHOW_EXTRA_INFO)

Ce droit détermine si l'utilisateur doit avoir le droit de voir l'onglet Informations supplémentaires dans le dialogue Métadonnées.

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Modifier les classeurs ou Modifier les documents, est disponible, en fonction de l'entrée.

Droits de suppression

Supprimer un classeur (FLAG_DELSTRUC)

Ce droit détermine si un utilisateur a le droit de supprimer des classeurs.

Supprimer des documents (FLAG_DELDOC)

Ce droit détermine si un utilisateur a le droit de supprimer des documents.

Supprimer les documents non modifiables (FLAG_DELREADONLY)

Avec ce droit, un utilisateur peut supprimer les documents possédant le statut de document Pas de modifications possibles.

Toutefois, ceci est seulement possible lorsque le droit Supprimer les documents, est disponible.

Supprimer les versions (FLAG_DELVERSION)

Ce droit permet de supprimer des versions dans la gestion de version d'un document.

Dans le client Java ELO, l'on peut visualiser les versions de document supprimées dans le dialogue Version de document, si la fonction Afficher les entrées supprimées est activée.

Droits des processus

Gérer les processus (FLAG_EDITWF)

Le droit de gestion des processus implique :

• Créer les modèles de processus et les formulaires
• Il est possible de terminer prématurément les processus actifs existants.
• Supprimer définitivement les processus clôturés et terminés prématurément
• Modifier les noeuds suivants

Démarrer les processus (FLAG_STARTWF)

Ce droit permet de démarrer des processus. Les fonctions suivantes sont concernées :

• Processus ad-hoc
• Aperçu des processus
• Démarrer le processus
• Processus liés à l'entrée

Il a également besoin de ce droit pour démarrer un processus lors du dépôt d'entrées avec un masque lié à un processus défini. S'il ne détient pas ce droit, il peut déposer les documents avec ce masque, mais le processus n'est pas démarré.

Ce droit est également vérifié pour activer l'aperçu des processus et les processus liés à l'entrée dans le ruban du client ELO. Ainsi, l'utilisateur peut avoir un aperçu de tous les processus dans lesquels il est impliqué directement ou indirectement.

Extension des autorisations (FLAG2_EXTEND_WORKFLOW_RIGHTS)

Si ce droit est attribué, l'utilisateur obtient un droit de lecture temporaire pour l'entrée se trouvant dans le noeud de processus actif. La lecture du document n'est que possible dans la section des tâches, et seulement si le document est adressé à l'utilisateur en question ou au groupe auquel il fait partie. De plus, une entrée dans le tableau ProfileOpts de la base de données permet de définir combien d'autres autorisations doivent être assignées de manière temporaire ou permanente.

Ce droit ne peut pas remplacer d'autres droits utilisateurs (cela n'est pas possible même temporairement). Le droit concerne les documents et classeurs, mais non pas les masques.

Afficher les processus de tous les utilisateurs (FLAG2_WF_CONTROLLER)

Le droit permet à un utilisateur de voir tous les processus actifs et non pas seulement les processus dans lesquels l'utilisateur est impliqué.

Droits sur les paramètres système

Modifier les données de base (FLAG_EDITCONFIG)

Avec ce droit, l'utilisateur peut accéder à la gestion des types d'entrée (icônes et désignations pour les classeurs et documents), aux couleurs de l'écriture et aux tampons.

Modifier les profils de numérisation (FLAG_EDITSCAN)

L'activation de cette fonction autorise l'utilisateur à modifier les réglages des paramètres de numérisation et les profils de numérisation. Avec le droit Administrateur principal, vous avez le droit de modifier et de gérer les profils et réglages de scanner pour d'autres comptes.

Utiliser le débogueur (FLAG_EDITSCRIPT)

Dans le client ELO, l'on peut ouvrir le débogueur JavaScript par le biais du raccourci Ctrl+Alt+D si l'on possède ce droit.

Information

Dans ELO, les scripts sont gérés comme les documents. Pour avoir le droit de modifier les scripts, il faut posséder les autorisations correspondantes.

Modifier les masques et champs (FLAG_EDITMASK)

Avec ce droit, il est possible de créer de nouveaux masques et de modifier les masques existants.

Si les listes de mots-clés doivent être modifiées dans les masques, le droit Modifier les listes de mots-clés est également requis.

Assigner les cercles de réplication (FLAG_EDITREPL)

Ce droit est requis pour assigner les données d'archive aux cercles de réplication. Les cercles de réplication sont requis par ELO Replication pour pouvoir déterminer la quantité comparée.