Aufgaben

Im Funktionsbereich Aufgaben sind Ihre Workflows und Wiedervorlagen aufgelistet. Von hier aus können Sie die Aufgaben bearbeiten.

Die Aufgaben sind nach ihrer Priorität sortiert: A (hoch), B (mittel) und C (niedrig).

Neue Aufgaben werden in fetter Schrift dargestellt und mit einem grünen Punkt markiert. Wenn Sie eine Aufgabe als ungelesen markieren wollen, damit sie in der Aufgabenliste erneut durch einen grünen Punkt hervorgehoben wird, nutzen Sie die Funktion Als ungelesen markieren im Menü (Button mit den drei Punkten).

Aufgaben mit Fristüberschreitung werden mit einem Ausrufezeichen markiert.

Über das Filtersymbol können Sie festlegen, welche Arten von Aufgaben angezeigt werden.

Widget erstellen

Sie können für Ihre Aufgabenliste ein iOS-Widget erstellen. Das Widget können Sie z. B. auf Ihren Home-Bildschirm legen, um schnell zu sehen, ob Sie eine neue Aufgabe bekommen haben.

Das Widget zeigt Ihnen an, wie viele Aufgaben Sie insgesamt haben, wie viele davon ungelesen sind und wie viele eskaliert sind. Je nach Größe des Widgets ändert sich die Darstellung. Tippen Sie auf das Widget, um die Aufgabenliste in der App zu öffnen.

Wie Sie ein Widget hinzufügen, finden Sie in der Apple-Dokumentation (opens new window).

Workflow starten

Mithilfe von Workflows können Sie gezielt anderen Personen oder Gruppen Aufgaben stellen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Workflows zu starten:

• Funktion Ad-hoc-Workflow starten
• Funktion Workflow starten

Ad-hoc-Workflows sind sehr einfache, von ELO vordefinierte Workflows. Die Workflows, die Sie über die Funktion Workflow starten finden, wurden von Ihrem Unternehmen definiert.

Wie Sie einen Ad-hoc-Workflow starten, finden Sie im Kapitel Ad-hoc-Workflow starten.

Funktion 'Workflow starten'

Sie können neue Workflows starten. Dabei nutzen Sie Workflow-Vorlagen.

Information

Diese Funktion steht Ihnen nur in den Funktionsbereichen Ablage und Klemmbrett zur Verfügung.

Voraussetzung

Die Workflow-Vorlagen sind bereits in ELO angelegt. In der ELO App können Sie keine Workflow-Vorlagen erstellen.

Vorgehen

1. Wählen Sie einen Eintrag aus, zu dem Sie einen Workflow starten wollen.

2. Tippen Sie in der Navigationsleiste des Anzeigebereichs auf Menü (Button mit den drei Punkten) > Workflow starten.

   

   Der Dialog Workflow starten erscheint.

   Optional: Ändern Sie den Workflow-Namen. Tippen Sie dazu auf das Feld WORKFLOWNAME und geben Sie einen neuen Namen ein.

3. Um eine Workflow-Vorlage auszuwählen, tippen Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Liste.

   Die ausgewählte Vorlage ist mit einem Haken markiert.

4. Tippen Sie auf Start.

Ergebnis

Der Dialog Workflow starten wird geschlossen. Der Workflow startet. Der Workflow wird im Funktionsbereich Aufgaben des zuständigen Bearbeiters angezeigt.

Ad-hoc-Workflow starten

Mit dieser Funktion starten Sie einen neuen Ad-hoc-Workflow. Ad-hoc-Workflows sind sehr einfache, von ELO vordefinierte Workflows. Mit einem Ad-hoc-Workflow können Sie andere Benutzer um eine Freigabe oder Kenntnisnahme bitten.

Vorgehen

1. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und öffnen Sie das Kontextmenü.

2. Tippen Sie in der Navigationsleiste des Anzeigebereichs auf Menü (Button mit den drei Punkten) > Ad-hoc-Workflow starten.

   

   Der Dialog Ad-hoc-Workflow starten erscheint.

3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Workflow ein.

4. Wählen Sie, welche Art von Ad-hoc-Workflow Sie erstellen wollen. Es gibt folgende Arten:

   • Freigabe seriell: Der Workflow wird nacheinander an die Teilnehmenden geleitet. Die Teilnehmenden müssen entscheiden, ob Sie eine Freigabe erteilen. Je nach Ergebnis wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.

   • Freigabe parallel: Der Workflow wird parallel verteilt. Alle Empfänger erhalten den Workflow gleichzeitig. Die teilnehmenden müssen einzeln die Freigabe erteilen.

   • Kenntnisnahme seriell: Der Workflow wird seriell (nacheinander) an die einzelnen Teilnehmenden weitergeleitet. Die Teilnehmende müssen der Reihe nach dem Empfang des Workflows bestätigen. Solange ein Benutzer den Workflow nicht zur Kenntnis nimmt, wir der Workflow nicht an die nachfolgenden Teilnehmenden weitergeleitet.

   • Kenntnisnahme parallel: Der Workflow wird parallel an alle Teilnehmende versendet. Die Teilnehmenden sollen den Empfang des Workflows bestätigen. Nach Abschluss wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.

5. Im Feld Arbeitsanweisung tragen Sie die Arbeitsanweisung für die Benutzer ein. Der Benutzer sieht die Arbeitsanweisung im Funktionsbereich Aufgaben in der Spalte Arbeitsschritt, sobald er den Workflow erhalten hat.

6. Fügen Sie über den Button Für Benutzer/Gruppe die Empfänger des Workflows hinzu.

   In der Empfängerliste sehen Sie die ausgewählten Benutzer.

   Bei seriellen Workflows können Sie die Reihenfolge, in der die Workflows an die Benutzer verschickt werden, ändern. Tippen Sie auf den Benutzer in der Liste und verschieben Sie ihn mit gedrücktem Finger an eine neue Stelle in der Liste.

7. Tippen Sie auf Abschlussoptionen.

   Im Feld Empfänger sehen Sie, welcher Benutzer nach Abschluss des Workflows informiert wird. Um den Empfänger zu ändern, tippen Sie auf das Feld Empfänger.

   In das Feld Erfolgsmeldung tragen Sie einen Text für die Abschlussmeldung ein.

   In das Feld Abbruchmeldung tragen Sie einen Text für die Abbruchmeldung ein. Das gilt nur für Ad-hoc-Workflows vom Typ Freigabe.

   Im Feld Ende-Skript wählen Sie ein Skript aus, das nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows ausgeführt wird.

   Voraussetzung: Ihr Administrator hat ein Ende-Skript zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ELO Java Client Workflow (opens new window).

8. Um den Ad-hoc-Workflow zu starten, tippen Sie auf Sichern.

Workflow weiterleiten

Um einen Workflow an den nächsten vorgesehenen Bearbeiter zu übergeben, wählen Sie die Funktion Workflow weiterleiten.

Vorgehen

1. Streichen Sie nach links über den Workflow, den Sie weiterleiten möchten.

   

2. Tippen Sie auf den Button Workflow weiterleiten.

   Alternativ: Sie erreichen die Funktion Workflow weiterleiten auch über das Menü (Button mit den drei Punkten).

   

   Der Dialog Workflow weiterleiten erscheint.

   Optional: Um eine Bemerkung an den Workflow anzuhängen, tippen Sie auf das Eingabefeld BEMERKUNGEN.

3. Tippen Sie auf den Nachfolger, der den Workflow erhalten soll.

   Der Nachfolger wird mit einem Haken markiert.

4. Tippen Sie auf Weiterleiten.

Ergebnis

Der Dialog Workflow weiterleiten wird geschlossen. Sie haben den Workflow an den gewählten Nachfolger weitergeleitet.

Workflow delegieren

Um einen Workflow einer anderen Person zuzuweisen, nutzen Sie die Funktion Workflow delegieren.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Funktionsbereich Aufgaben den Workflow aus, den Sie delegieren wollen.

2. Tippen Sie in der Navigationsleiste des Anzeigebereichs auf Menü (Button mit den drei Punkten) > Workflow delegieren.

   

   Der Dialog Workflow delegieren erscheint.

3. Tippen Sie in das Feld Empfänger.

   Der Dialog Empfänger erscheint.

4. Wählen Sie einen Benutzer aus, an den Sie den Workflow delegieren wollen. Scrollen Sie, um die vollständige Liste anzusehen.

   Alternativ: Tippen Sie auf den Tab Gruppen, um eine Gruppe auszuwählen.

   Der ausgewählte Empfänger ist durch einen Haken markiert.

5. Tippen Sie auf Zurück, um die Auswahl zu übernehmen.

   Der ausgewählte Benutzer erscheint im Feld Empfänger.

   Sie können folgende Änderungen vornehmen:

   • Bezeichnung: Um den Workflow umzubenennen, geben Sie im Eingabefeld einen neuen Namen ein.
   • Bemerkung: Um eine Bemerkung an den Workflow anzufügen, tippen Sie in das Eingabefeld.

6. Tippen Sie auf Workflow delegieren.

Ergebnis

Der Dialog Workflow delegieren schließt sich. Sie haben den Workflow an den gewählten Empfänger delegiert.

Workflow annehmen

Workflows, die an eine Gruppe gesendet werden, erscheinen bei allen Gruppenmitgliedern im Funktionsbereich Aufgaben. Um einen solchen Workflow zu bearbeiten, verwenden Sie die Funktion Workflow annehmen. Der Workflow kann dann nur von Ihnen bearbeitet werden. Die anderen Gruppenmitglieder sehen den Workflow nicht mehr in ihren Aufgaben. So wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig denselben Workflow bearbeiten.

Vorgehen

Streichen Sie nach links über den Workflow, den Sie annehmen möchten.

Alternativ: Sie erreichen die Funktion Workflow annehmen auch über das Menü (Button mit den drei Punkten).

Ergebnis

Der Workflow wird Ihnen zugeordnet. Andere Mitglieder der Gruppe haben keinen Zugriff darauf.

Workflow-Formular bearbeiten

Sie können Workflow-Formulare ausfüllen, die eingetragenen Daten speichern und weiterleiten.

Wenn ein Workflow auf einem Formular basiert, erscheint der Tab Formular in der Navigationsleiste des Anzeigebereichs.

Voraussetzung

Die Workflow-Formulare müssen in einer Desktop-Version von ELO erstellt werden. In der ELO App können Sie keine Workflow-Formulare erstellen.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Funktionsbereich Aufgaben den Workflow aus, den Sie bearbeiten wollen.

   

   Im Tab Formular wird das Workflow-Formular angezeigt.

2. Füllen Sie das Formular aus. Je nach Formular können Sie verschiedene Felder bearbeiten.

   Optional: Tippen Sie auf Speichern, um Ihre Eingaben zu speichern.

   Information

   Die Funktion Drucken steht Ihnen in der ELO App nicht zur Verfügung.

3. Je nach Aufbau des Workflows wird ein Formular nach der Bearbeitung an den nächsten Benutzer/Knoten weitergeleitet. Um ein Workflow-Formular weiterzuleiten, tippen Sie im Bereich Nächster Bearbeitungsschritt auf den entsprechenden Button.

Ergebnis

Das Formular wird mit den von Ihnen eingefügten Daten an den nächsten Bearbeiter des Workflows weitergeleitet.

Wiedervorlage löschen

Wenn Sie für einen Eintrag eine Wiedervorlage erstellt haben, erscheint dieser Eintrag zum ausgewählten Termin im Funktionsbereich Aufgaben. Wenn Sie eine Wiedervorlage nicht mehr benötigen, können Sie die Wiedervorlage aus dem Funktionsbereich Aufgaben entfernen. Der Eintrag im Funktionsbereich Ablage bleibt erhalten.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Funktionsbereich Aufgaben die Wiedervorlage aus, die Sie löschen wollen.

2. Tippen Sie in der Navigationsleiste des Anzeigebereichs auf Menü (Button mit den drei Punkten) > Löschen.

Ergebnis

Sie haben die Wiedervorlage gelöscht.