# Tâches
Vos processus et suivis se trouvent dans la section Tâches. Vous pouvez traiter vos tâches à partir de là.
Les tâches sont triées en fonction de leur priorité : A (élevée), B (moyenne) et C (basse).
Les nouvelles tâches sont représentées en gras et avec un point vert. Si vous souhaitez marquer une tâche comme non lue, pour qu'elle soit mise en valeur par un point vert, utilisez la fonction Marquer comme non lu dans le menu (boutons avec les trois points).
Les tâches avec un dépassement de délai sont marquées avec un point d'exclamation.
Le symbole du filtre vous permet de déterminer quels types de tâches doivent être affichés.
# Créer un widget
Vous pouvez créer un widget iOS pour votre liste de tâches. Vous pouvez placer le widget sur votre écran, pour voir rapidement si vous avez reçu une nouvelle tâche.
Le widget vous montre combien de tâches vous avez en tout, combien n'ont pas encore été lues et combien sont soumises à une escalade. La représentation peut varier en fonction de la taille du widget. Tapez sur le widget pour ouvrir la liste de tâches dans l'application.
Pour savoir comment ajouter un widget, lisez la Documentation Apple (opens new window).
# Démarrer le processus
Grâce aux processus, vous pouvez donner des tâches à d'autres personnes ou groupes.
Vous avez les possibilités suivantes pour démarrer des processus :
- Fonction Démarrer le Ad-hoc-processus
- Fonction Démarrer le processus
Les processus ad hoc sont des processus très simples prédéfinis par ELO. Les processus que vous trouverez via la fonction Démarrer le processus ont été définis par votre société.
Le chapitre Démarrer un processus ad hoc vous explique comment démarrer un processus ad hoc.
# Fonction 'Démarrer le processus'
Vous pouvez démarrer de nouveaux processus. Vous utilisez des modèles de processus.
Information
Cette fonction est seulement disponible dans les sections Archive et Presse-papier.
Condition préliminaire
Les modèles de processus sont déjà créés dans ELO. Vous ne pouvez pas créer de modèles de processus dans l'application ELO.
Procédé
Sélectionnez une entrée pour laquelle vous souhaitez démarrer un processus.
Dans la barre de navigation de la section d'affichage, tapez sur Menu (bouton avec les trois points) > Démarrer le processus.
Le dialogue Démarrer le processus apparaît.
En option : vous pouvez modifier le nom de processus. Pour ceci, tapez sur le champ NOM DU PROCESSUS et entrez un nouveau nom.
Pour sélectionner un modèle de processus, tapez sur l'entrée correspondante dans la liste.
Le modèle sélectionné est mis en valeur par une coche.
Tapez sur Démarrer.
Résultat
Le dialogue Démarrer le processus est fermé. Le processus démarre. Le processus s'affiche dans la section Tâches de l'utilisateur.
# Démarrer le processus ad-hoc
Cette fonction vous permet de démarrer un nouveau processus ad hoc. Les processus ad hoc sont des processus très simples prédéfinis par ELO. Un processus ad hoc permet de demander à d'autres utilisateurs de donner leur validation ou leur prise de connaissance.
Procédé
Sélectionnez l'entrée souhaitée et ouvrez le menu contextuel.
Dans la barre de navigation de la section d'affichage, tapez sur Menu (bouton avec les trois points) > Démarrer le processus ad hoc.
Le dialogue Démarrer le processus ad hoc apparaît.
Dans le champ Nom, entrez un nom pour le processus.
Déterminez quel type de processus ad hoc vous souhaitez créer. Il existe les types suivants :
- Approbation séquentielle : le processus est acheminé de manière séquentielle vers les différents participants. Les participants doivent décider s'ils souhaitent donner leur approbation. En fonction du résultat, le message correspondant est envoyé au destinataire sélectionné.
- Approbation parallèle : le processus est acheminé en parallèle. Cela signifie que tous les destinataires le reçoivent en même temps. Les participants doivent donner leur approbation individuellement.
- Prise de connaissance en série : le processus est acheminé de manière séquentielle vers les différents participants. Les participants doivent confirmer la réception du processus à tour de rôle. Tant qu'un utilisateur n'a pas pris connaissance du processus, celui-ci ne sera pas transféré aux autres participants.
- Prise de connaissance en parallèle : le processus est envoyé parallèlement à tous les participants. Les participants doivent confirmer la réception du processus. Après la clôture, le message correspondant est envoyé au destinataire sélectionné.
Dans le champ Consigne de travail, entrez la consigne de travail pour l'utilisateur. L'utilisateur visualise la consigne de travail dans la section Tâches dans la colonne Etape de processus, une fois qu'il a reçu le processus.
Cliquez sur le bouton Pour l'utilisateur/le groupe pour ajouter les destinataires du processus.
Vous voyez les utilisateurs sélectionnés dans la Liste des destinataires.
Pour ce qui est des processus sériels, vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les processus sont envoyés aux utilisateurs. Tapez sur l'utilisateur dans la liste et déplacez le à un nouvel emplacement dans la lsite tout en gardant le doigt appuyé.
Tapez sur Options de clôture.
Le champ Destinataire vous permet de voir quel utilisateur doit être informé de la clôture du processus. Pour modifier le destinataire, tapez sur le champ Destinataire.
Entrez un texte pour le message final dans le champ Message de réussite.
Entrez un texte pour le message d'interruption dans le champ Message d'interruption. Cela vaut seulement pour les processus ad hoc du type Approbation.
Dans le champ Script de clôture, sélectionnez un script qui sera exécuté une fois le processus ad hoc terminé.
Condition préliminaire : votre administrateur a mis à disposition un script de clôture. Vous trouverez d'autres informations dans la documentation Processus du client Java ELO (opens new window).
Pour démarrer le processus ad hoc, tapez sur Sécuriser.
# Transférer le processus
Pour transférer un processus au prochain utilisateur, vous sélectionnez la fonction Transférer le processus.
Procédé
Balayez vers la gauche le processus que vous souhaitez transférer.
Tapez sur le bouton Transférer le processus.
Alternative : la fonction Transférer le processus peut également être lancée par le biais du menu (bouton avec les trois points).
Le dialogue Transférer le processus apparaît.
En option : pour ajouter une remarque au processus, tapez sur le champ REMARQUES.
Tapez sur le successeur qui doit recevoir le processus.
Le successeur est marqué avec une coche.
Tapez sur Transférer.
Résultat
Le dialogue Transférer le processus est fermé. Vous avez transféré le processus au successeur sélectionné.
# Déléguer le processus
La fonction Déléguer le processus vous permet de déléguer le processus à une autre personne.
Procédé
Sélectionnez le processus que vous souhaitez déléguer dans la section Tâches.
Dans la barre de navigation de la section d'affichage, tapez sur Menu (bouton avec les trois points) > Déléguer le processus.
Le dialogue Déléguer le processus apparaît.
Tapez dans le champ Destinataire.
Le dialogue Destinataire apparaît.
Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer le processus. Faites défiler pour voir la liste intégrale.
Alternative : tapez sur l'onglet Groupes, pour sélectionner un groupe.
Le destinataire sélectionné est mis en valeur par une coche.
Tapez sur Retour pour adopter la sélection.
L'utilisateur sélectionné apparaît dans le champ Destinataire.
Vous pouvez effectuer les modifications suivantes :
- Désignation : pour renommer le processus, veuillez entrer un nouveau nom dans le champ de saisie.
- Remarque : pour ajouter une remarque au processus, tapez sur le champ d'entrée.
Tapez sur Déléguer le processus.
Résultat
Le dialogue Déléguer le processus se referme. Vous avez délégué le processus au destinataire sélectionné.
# Accepter le processus
Les processus qui sont envoyés à un groupe apparaissent dans la section Tâches de tous les membres du groupe. Pour traiter un tel processus, utilisez la fonction Accepter le processus. Alors, le processus ne pourra être traité que par vous. Les autres membres du groupe ne voient plus le processus dans leurs tâches. Ainsi, l'on évite que plusieurs personnes traitent simultanément le même processus.
Procédé
Balayez vers la gauche le processus que vous souhaitez accepter.
Alternative : la fonction Accepter le processus peut également être lancée par le biais du menu (bouton avec les trois points).
Résultat
Le processus vous est assigné. Les autres membres du groupe n'y ont plus accès.
# Modifier un formulaire de processus
Vous pouvez remplir des formulaires de processus, enregistrer les données entrées et les transférer.
Lorsqu'un processus est basé sur un formulaire, l'onglet Formulaire apparaît dans la barre de navigation de la section d'affichage.
Condition préliminaire
Les formulaires de processus doivent avoir été créés dans une version de bureau d'ELO. Vous ne pouvez pas créer de formulaires de processus dans l'application ELO.
Procédé
Sélectionnez le processus que vous souhaitez traiter dans la section Tâches.
Dans l'onglet Formulaire, le formulaire de processus est affiché.
Veuillez remplir le formulaire. Vous pouvez modifier différents champs en fonction du formulaire.
En option : tapez sur Enregistrer pour enregistrer vos entrées.
Information
La fonction Imprimer n'est pas disponible dans l'application ELO.
En fonction de la structure du processus, un formulaire est transféré au prochain utilisateur/noeud après le traitement. Pour transférer un formulaire de processus, veuillez taper sur le bouton correspondant dans la section Prochaine étape de traitement.
Résultat
Le formulaire est transféré au prochain noeud (donc, au prochain traiteur du processus) avec les données que vous avez remplies.
# Supprimer un rappel
Si vous avez créé un rappel pour une entrée, cette entrée apparaît à la date sélectionnée dans la section Tâches. Si vous n'avez pas besoin d'un rappel, vous pouvez le supprimer de la section Tâches. L'entrée reste dans la section Archive telle quelle.
Procédé
Sélectionnez le rappel que vous souhaitez supprimer dans la section Tâches.
Dans la barre de navigation de la section d'affichage, tapez sur Menu (bouton avec les trois points) > Supprimer.
Résultat
Vous avez supprimé le rappel.