Bases

L'application ELO vous permet d'accéder à l'archive ELO depuis les appareils mobiles de votre archive ELO. Elle permet un accès rapide à tous les documents déposés et aux informations détaillées correspondantes. Tout est possible : même lors de déplacements, vous pouvez capturer et déposer des documents, participer aux processus et bien sûr, accéder à toutes les informations nécessaires.

L'application ELO n'est pas sensée remplacer le travail avec les ordinateurs de table, il s'agit plutôt d'un complément. Pour utiliser l'application ELO de façon optimale, nous vous recommandons de connaître les fonctions du logiciel ELO et de bien connaître votre appareil Android.

L'application ELO a été optimisée pour une utilisation sur un iPad au mode paysage. Cette documentation vous explique l'utilisation de l'application avec un iPad. La représentation sur votre appareil peut diverger de nos captures d'image.

Installation et premier démarrage

Conditions préliminaires

Voici les conditions préliminaires pour l'installation et l'utilisation de l'application ELO :

• iOS 14 ou plus récent est installé sur l'appareil mobile
• Sur le serveur ELO, le client Web ELO 11.00.000 ou plus récent est installé et configuré pour l'utilisation sur Internet. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la documentation Client Web ELO, Internet Access.
• Connexion internet active pour l'utilisation illimitée de toutes les fonctions

Remarque

Il est absolument nécessaire de sécuriser la communication par le biais de HTTPS, étant donné que des données sensibles sont envoyées. Sans la mise en place d'un cryptage SSL/TLS, des tiers pourraient intercepter ces données.

Installer l'application

Vous trouverez l'application ELO dans App Store.

Procédé

1. Tapez sur CHARGER.

   Un dialogue d'installation apparaît.

2. Tapez sur Installer pour démarrer l'installation.

Résultat

L'application s'installe sur votre appareil iOS.

Démarrer l'application

Procédé

Pour démarrer l'application ELO, tapez sur le symbole de l'application sur l'écran de démarrage de votre appareil.

Résultat

L'application ELO s'ouvre.

Archive de démonstration

Lors du premier démarrage de l'application, vous vous trouvez dans une archive de démonstration. Vous pouvez utiliser cette archive de démonstration pour vous familiariser avec l'application. Le profil de démonstration n'a pas de droits en écriture.

Ajouter un profil

Afin de pouvoir accéder à l'archive de votre société, vous devez créer un profil d'archive. Vous trouverez d'autres informations à ce sujet sous Ajouter et activer un profil.

Langue

L'application ELO utilise automatiquement les réglages de langue de votre appareil. Si votre langue d'affichage n'est pas supportée par l'application ELO, la langue d'affichage par défaut sera l'anglais.

Interface utilisateur

Ce manuel décrit l'interface utilisateur au mode paysage d'un iPad. La représentation sur votre appareil peut diverger de nos captures d'image.

L'interface utilisateurs change en fonction de la section sélectionnée et de la fonction exécutée.

1 Barre des sections : la barre des sections vous permet d'accéder rapidement aux sections les plus importantes. Par ailleurs, vous pouvez ouvrir la section des tuiles par le biais du bouton Section des tuiles.

2 Barre de navigation de l'affichage de liste : affiche la section actuelle ou le niveau actuel.

3 Barre de navigation du volet Affichage : en fonction de l'entrée sélectionnée et de la fonction, différents onglets sont affichés, par exemple Aperçu, Métadonnées ou Fil d'actualité. L'onglet actuel s'affiche en bleu.

4 Zone d'affichage : affiche un aperçu de l'entrée sélectionnée et des informations détaillées.

Si vous utilisez l'application sur un iPad, vous pouvez modifier la taille de la section d'affichage. Pour agrandir ou réduire la section d'affichage, tapez sur le symbole Agrandir/réduire la section d'affichage.

5 Affichage de liste : affiche les documents et classeurs disponibles sur le niveau sélectionné.

6 Section des tuiles : ouvre la section des tuiles.

Section des tuiles

Il existe différentes sections dans ELO iOS Client. Vous trouverez un aperçu des sections dans la section des tuiles. Vous pouvez basculez dans une autre section et appeler le dialogue Configuration.

Information

Les administrateurs peuvent limiter l'affichage des sections par le biais de la console d'administration ELO.

Pour accéder à la section des tuiles, cliquez sur le bouton Section des tuiles dans la barre des sections.

Vous trouverez les sections et fonctions suivantes dans la section des tuiles :

• Mon ELO : ici, vous trouverez des nouvautés sur les fils d'actualité abonnés ainsi que des informations sur les tâches et processus.
• Archive : contient tous les classeurs et documents auxquels vous pouvez accéder.
• Recherche : vous pouvez rechercher des entrées dans l'archive de façon ciblée.
• Tâches : vos tâches et processus sont affichés dans cette section.
• Hors ligne : vous pouvez télécharger des entrées de l'archive dans la section hors ligne, afin de les mettre à disposition sur votre appareil.
• Boîte de réception : la section Boîte de réception vous permet de gérer les fichiers qu'il s'agit d'importer dans l'archive.
• Presse-papier : la section Presse-papier permet d'établir une liste de documents temporaire.
• Jeux de données : ils sont enregistrés temporairement. Dès qu'une connexion Internet ELO est établie, les jeux de données enregistrés sont chargés dans la section Archive.
• QR-Code : la tuile QR-Code vous permet de démarrer la reconnaissance du QR-Code par le biais de la caméra de votre appareil.
• Configuration : le dialogue Configuration vous permet de définir les réglages, de créer et de modifier des profils, etc.

Information

L'administrateur peut ajouter de nouvelles sections avec des sites Web intégrés à la section des tuiles par le biais de ELOwf > App Manager > Ajouter une info client.

Navigation

Une fois l'application ELO démarrée, vous vous trouvez toujours dans la section Archive.

Changer de classeur

Procédé

1. Pour basculer dans un autre classeur, tapez sur le classeur que vous souhaitez ouvrir.

   Le niveau venant d'être ouvert apparaît dans l'affichage de liste. Le niveau actuel se trouve dans la barre de navigation, en écriture noire.

   Maintenant, vous pouvez accéder aux entrées de ce niveau.

   

2. Pour basculer vers le dernier niveau, tapez sur le bouton Retour dans la barre de navigation de l'affichage de liste.

   En alternative : tapez sur la barre de navigation de l'affichage de liste et gardez votre doigt appuyé. Votre chemin de navigation apparaît. Tapez sur une entrée pour basculer vers le niveau correspondant.

Défiler

C'est possible aussi bien dans l'affichage de liste, dans la zone d'affichage, que dans les menus et dialogues, s'il n'est pas possible d'afficher toutes les entrées. Pour faire défiler la page, effectuez un geste vers le haut ou vers le bas.

Fonction 'Basculer vers'

La fonction Basculer vers vous permet de basculer directement à l'emplacement de dépôt d'un classeur ou d'un document, depuis les différentes sections, dans la section Archive.

Vous trouverez la fonction Basculer vers dans le menu (bouton avec les trois points) dans les sections Recherche, Tâches, Hors-ligne et Presse-papier.

Afficher les détails

Dans la zone d'affichage, vous pouvez faire afficher des informations détaillées pour les classeurs et documents.

Afficher les détails d'un classeur

Procédé

Pour appeler les informations détaillées d'un classeur, tapez sur le symbole d'information, se trouvant derrière une entrée dans l'affichage de liste.

Résultat

Des informations détaillées s'affichent dans la zone d'affichage du classeur sélectionné.

Afficher les détails d'un document

Procédé

Pour appeler les informations détaillées d'un document, tapez sur l'entrée correspondante dans l'affichage de liste.

Résultat

L'aperçu du document (s'il en existe un) est affiché dans la zone d'affichage.

Onglets dans la section d'affichage

Selon la section et l'entrée sélectionnée, différents onglets sont disponibles dans la barre de navigation de la zone d'affichage.

• Aperçu : L'aperçu du document (s'il en existe un) est affiché dans cet onglet.
• Métadonnées : ici, vous voyez les métadonnées du document.
• Fil d'actualité : le fil d'actualité documente les modifications des entrées. Vous pouvez rédiger et commenter les articles.
• Note : affiche des notes, s'il en existe.
• Formulaire : vous montre le formulaire pour une entrée (s'il existe un formulaire).

Basculer entre les onglets de la section d'affichage

Vous pouvez basculer entre les onglets de la section d'affichage. L'onglet actuel s'affiche en bleu.

Procédé

Dans la barre de navigation de la section d'affichage, tapez sur l'onglet que vous souhaitez ouvrir.

Résultat

L'onglet sélectionné est mis en valeur en bleu dans la barre de navigation de la zone d'affichage.

Menu (bouton avec les trois points)

Le menu (bouton avec les trois points) vous permet d'appeler des fonctions pour les documents ou classeurs. En fonction du type d'entrée et de la section, différentes fonctions peuvent être sélectionnées.

Information

Les administrateurs peuvent limiter l'affichage des fonctions par le biais de la console d'administration ELO.

Pour accéder au menu, passez par le bouton avec les trois points dans la barre de navigation de la section d'affichage.

En fonction de l'entrée sélectionnée, différentes fonctions sont disponibles.

Information

Les fonctions Nouveau classeur et Ajouter un fichier sont disponibles via le biais du menu (bouton avec les trois points) dans la barre de navigation de l'affichage de liste.

Actualiser

La fonction Actualiser vous permet d'actualiser l'affichage de liste dans la section sélectionnée.

Dans l'affichage de liste, balayez l'écran vers le bas pour actualiser la liste dans la section actuelle.

Menu utilisateur

Dans le dialogue Menu utilisateur, vous pouvez effectuer les réglages pour les profils, ainsi que les réglages pour vos remplacements. Pour accéder à la configuration, cliquez sur Section des tuiles > Menu utilisateur

Configuration

Vous avez les possibilités suivantes dans le dialogue Configuration :

Contacter l'assistance

Via le bouton A propos de l'application : vous obtenez ici des informations sur l'application ELO, par exemple, le numéro de version.

Le symbole de la lettre vous permet d'envoyer un e-mail au support ELO par le biais d'une application de messagerie externe.

Profils

Vous voyez les profils d'archive disponibles dans la section PROFILS. Le profil actif est mis en valeur par une coche.

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans les paragraphes (ci-dessus) Ajouter et activer un profil, Modifier le profil et Supprimer le profil.

Nouvelle authentification : la fonction Nouvelle authentification vous permet d'établir à nouveau la connexion à ELO.

Sécurité

Verrouillage du code : lorsque le réglage Verrouillage du code est activé, l'application est verrouillée dès que l'appareil verrouille l'écran ou que vous quittez l'application. Pour accéder à nouveau à l'application, vous devez entrer un code à quatre chiffres. Vous pouvez définir ce code lors de l'activation de l'option.

Information

L'application ELO permet le déblocage avec Touch ID.

Représentation

Liste avec aperçu (affichage divisé) : lorsque l'option est activée, vous voyez en même temps l'affichage de liste (classeurs et documents dans l'archive) et la section d'affichage (aperçu de l'entrée sélectionnée ou informations détaillées), comme nous l'avons décrit sous Interface utilisateur. Lorsque l'option est désactivée, vous voyez l'affichage de liste ou la section d'affichage, selon la position dans l'archive.

Réglages de recherche

Dans la section REGLAGES DE RECHERCHE, vous pouvez déterminer quels champs doivent être pris en compte lors d'une recherche. Les champs suivants sont disponibles :

• Désignation
• Plein texte
• Champs
• Texte supplémentaire
• Commentaires de version

Réglages des tâches

Dans la section REGLAGES DES TÂCHES, vous pouvez définir quels types de tâches doivent être affichés dans la section Tâches. Les types de tâches suivantes sont disponibles :

• Conflits
• Tâches de remplacement
• Tâches de groupes
• Suivis

Hors ligne

Téléchargement via le réseau mobile : si cette option est activée, l'application ELO se connecte à Internet pas le biais du réseau mobile, lorsque le réseau WIFI n'est pas disponible.

Divers

Afficher 'Supprimer' : lorsque l'option Afficher 'Supprimer' est activée, la fonction Supprimer apparaît dans le menu (bouton avec les trois points).

Métadonnées

Afin que vous puissiez entrer des métadonnées pour les nouveaux classeurs ou les nouveaux documents dans l'application ELO, votre administrateur doit créer un formulaire et le connecter au masque d'indexation.

Information

Si vous n'avez pas défini de formulaire pour un masque, l'application ELO charge un formulaire standard qui contient les champs Désignation, Date de document et Texte supplémentaire.

Entrer les métadonnées lors du dépôt : vous pouvez entrer directement les métadonnées lors de la création d'un nouveau classeur ou lorsque vous ajoutez un fichier. Vous pouvez déterminer si vous souhaitez entrer les métadonnées pour les nouveaux classeurs et documents, et si oui, de quelle manière. Vous avez les possibilités suivantes :

• Toujours utiliser le formulaire : si cette option est activée, un dialogue de métadonnées apparaît lors du dépôt. Pour l'entrée des métadonnées, c'est le formulaire qui a été déposé pour le masque qui est utilisé. Si aucun formulaire n'a été déposé, ELO utilise le formulaire standard avec les champs Désignation, Date de document et Texte supplémentaire.
• Seulement pour les masques avec formulaire : lorsque cette option est activée, le dialogue des métadonnées n'apparaît que si un formulaire a été déposé pour le masque sélectionné. Lorsqu'aucun formulaire n'a été déposé, la nouvelle entrée est automatiquement déposée avec le formulaire standard. Le formulaire standard comprend les champs Désignation, Date de document et Texte supplémentaire.
• Ne pas entrer de métadonnées : si cette option est activée, un dialogue de métadonnées apparaît lors du dépôt. La nouvelle entrée est automatiquement déposée avec le formulaire standard. Le formulaire standard comprend les champs Désignation, Date de document et Texte supplémentaire.

Etendu

Activer la journalisation : vous pouvez définir si un fichier journal doit être créé.

Envoyer un fichier log : grâce à cette fonction, vous pouvez envoyer le document, par exemple, par e-mail.

Spotlight

Recherche hors ligne : lorsque cette option est activée, vous pouvez effectuer une recherche par le biais de la recherche Spotlight pour retrouver les entrées déposées hors ligne.

À propos

Empreinte : ce point de menu vous permet de basculer dans les mentions légales.

Déclaration de confidentialité : le bouton vous permet de lire la Déclaration de confidentialité.

Licences Open-Source : ici, vous trouverez les licences utilisées dans l'application.

Ajouter et activer un profil

Afin de pouvoir accéder à l'archive de votre société, vous devez connecter l'application ELO à l'archive. Pour ceci, vous devez créer et activer un profil d'archive.

Remarque

Un compte est toujours connecté à une seule archive. Pour accéder à différentes archives, il vous suffit de créer plusieurs profils.

Fonction 'Ajouter un profil'

Différentes options sont disponibles :

• authentification manuelle
• Authentification automatique avec ELOauth

Procédé

1. Ouvrez la configuration par le biais de la Section des tuiles > Configuration.

   

   Le dialogue Configuration apparaît.

2. Tapez sur Ajouter un profil.

   

   Le dialogue Nouveau profil apparaît.

3. Sélectionnez l'option Données d'authentification ELO.

   

   Le dialogue Données d'authentification ELO s'affiche.

4. Dans le champ Nom, entrez un nom pour l'archive.

5. Dans le champ URL du serveur, entrez l'URL du serveur, selon le schéma https://example.com/repository/.

   Vous pouvez entrer l'entrée du client Web ELO pour l'archive ELO. Veuillez respecter le schéma suivant :

   http(s)://<nom du serveur>:<nom du port>/ix-<nom d'archive>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/web

   Remarque

   Si vous accédez à l'archive via VPN, le nom de serveur ne doit pas terminer par .local. Dans ce cas, veuillez remplacer le nom serveur par l'adresse IP du serveur.

6. Veuillez entrer votre nom utilisateur ELO dans le champ Nom.

7. Veuillez entrer votre mot de passe ELO dans le champ Mot de passe.

8. Tapez sur Enregistrer.

   Vous avez ajouté le profil. Afin de pouvoir utiliser un profil, vous devez tout d'abord l'activer.

9. Tapez sur le profil que vous souhaitez activer.

Résultat

Le profil actif est mis en valeur par une coche. Vous êtes connecté à ELO.

Créer un profil avec ELOauth

Procédé

1. Ouvrez la configuration par le biais de la Section des tuiles > Configuration.

   

   Le dialogue Configuration apparaît.

2. Tapez sur Ajouter un profil.

   

   Le dialogue Nouveau profil apparaît.

3. Sélectionnez l'option Identity Provider (per ELOauth).

1. Dans le champ Nom, entrez un nom pour l'archive.

2. Dans le champ URL, entrez l'URL du serveur, selon le schéma https://example.com/repository/.

   Vous pouvez entrer l'entrée du client Web ELO pour l'archive ELO. Veuillez respecter le schéma suivant :

   http(s)://<nom du serveur>:<nom du port>/ix-<nom d'archive>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/web

   Remarque

   Si vous accédez à l'archive via VPN, le nom de serveur ne doit pas terminer par .local. Dans ce cas, veuillez remplacer le nom serveur par l'adresse IP du serveur.

3. Entrez la config ID. Vous pouvez configurer la config ID dans le fichier JSON dans ELOauth sous "azureadproxy".

   Vous trouverez d'autres informations au sujet de la Config ID dans la documentation Plugiciel ELOauth (opens new window) dans le chapitre Configuration manuelle.

4. Tapez sur Enregistrer.

   Vous avez ajouté le profil. Afin de pouvoir utiliser un profil, vous devez tout d'abord l'activer.

5. Tapez sur le profil que vous souhaitez activer.

Résultat

Le profil actif est mis en valeur par une coche. Vous êtes connecté à ELO.

Alternative : vous pouvez également ajouter un profil en enregistrant les données de profil dans un fichier eloprofile. Ce fichier contient les données de profil au format JSON :

{
    "name": "<nom de l'archive>",
    "server": "http(s)://<nom de serveur>:<nom de port>/ix-<Repositoryname>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/web",
    "user": "<utilisateur>",
    "password": "<mot de passe utilisateur>"
}

Créez le fichier de profil au format JSON et enregistrez-le avec l'extension ".eloprofile". Veuillez envoyer le fichier .eloprofile à l'appareil mobile, par exemple, par e-mail. Sur l'appareil mobile, sélectionnez l'application ELO pour ouvrir le fichier eloprofile. Le dialogue Nouveau profil apparaît. Les champs sont remplis avec les données provenant du fichier eloprofile. Tapez sur Sécuriser pour ajouter le profil.

Modifier le profil

Si le serveur ELO ou vos données utilisateurs ELO sont soumis à des modifications, il pourrait être nécessaire de modifier le profil dans l'application ELO.

Information

Vous ne pouvez pas modifier votre mot de passe dans l'application ELO. Pour modifier votre mot de passe, utilisez le client Java ELO ou le client Web ELO.

Procédé

1. Ouvrez la configuration par le biais de la Section des tuiles > Configuration.

   

   Le dialogue Configuration apparaît.

2. Dans la section PROFILS, tapez sur le symbole info placé à côté du profil que vous souhaitez modifier.

   Le dialogue Modifier apparaît.

3. Procédez aux réglages requis.

4. Tapez sur Enregistrer.

Résultat

L'application ELO prend en compte les modifications. Si les données d'authentification sont correctes, vous pouvez à nouveau accéder à l'archive.

Supprimer le profil

Si vous n'avez plus besoin d'un profil, vous pouvez le supprimer.

Remarque

Lorsque vous supprimez votre profil, vous supprimez toutes les données, par exemple tous les documents que vous avez déposés dans les sections Hors ligne et Jeux de données.

Si vous supprimez l'application, toutes les données seront supprimées. Seules les entrées du trousseau de clés restent telles quelles.

Procédé

1. Ouvrez la configuration par le biais de la Section des tuiles > Configuration.

Le dialogue Configuration apparaît.

1. Dans la section PROFILS, tapez sur le symbole info placé à côté du profil que vous souhaitez supprimer.

   Le dialogue Modifier apparaît.

2. Tapez sur Supprimer.

   Le dialogue Supprimer le profil ? apparaît.

3. Pour supprimer le profil, confirmez avec Supprimer.

Résultat

Vous avez supprimé le profil.