Grundlagen

Grundprinzip

Die Business Solution ELO Public Sector ist speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt.

ELO Public Sector bildet die Schriftgutverwaltung einer Behörde ab.

Mithilfe von ELO Public Sector können Sie Ihren Aktenplan in ELO digitalisieren. In Ihrem Aktenplan können Sie Akten anlegen und verwalten. Anhand von QR-Codes können Sie Ihre digitalisierten Akten zudem bei Bedarf mit Ihren physischen Akten verbinden.

Berichte helfen Ihnen dabei, einen Überblick über Ihren Aktenplan und Ihre Akten zu behalten.

Weiterhin unterstützen Sie Vorgänge und Laufmappen dabei, Geschäftsgänge abzubilden.

Allgemeiner Hinweis

ELO Public Sector arbeitet mit folgenden Clients zusammen:

• ELO Web Client (opens new window)
• ELO Java Client (opens new window)
• ELO Desktop Client (opens new window)

Information

Wir verwenden in dieser Dokumentation Screenshots aus dem ELO Web Client. ELO Public Sector wird im Standardzustand dargestellt.

Voraussetzung

Wir setzen voraus, dass Ihr Administrator ELO Public Sector bereits für Sie eingerichtet hat.

Programmoberfläche

Die Funktionen von ELO Public Sector finden Sie in den folgenden Bereichen:

Abb.: Programmoberfläche mit Business Solution ELO Public Sector

1 Gruppe 'E-Akte' im Tab 'Neu'

Mit den Funktionen dieser Gruppe legen Sie Elemente im Aktenplan an.

Abb.: Tab 'E-Akte'

2 Tab 'E-Akte'

Über die Funktionen in diesem Tab können Sie Änderungen am Aktenplan vornehmen oder diese beantragen, Zeichnungen und Verfügungen starten, Berichte erstellen und automatisiert Schriftstücke erzeugen.

Aktenplan

Über die Ablage gelangen Sie zu Ihrem Aktenplan.

Der Aktenplan enthält Akten unterschiedlicher Status. Die Status erkennen Sie an den Farben der Akten:

• Grün: Die Akte ist offen und kann bearbeitet werden. Eine Akte kann geschlossen und wieder geöffnet werden.
• Rot: Die Akte ist geschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden. Eine geschlossene Akte kann auf Antrag wieder geöffnet werden.
• Gelb: Die Akte ist gesperrt und soll nicht mehr bearbeitet werden. Eine gesperrte Akte kann wieder entsperrt werden.

Beim Anlegen von Akten werden die Aktenzeichen automatisch generiert.

Abb.: Teil eines Aktenplans mit Akte, Vorgang und Schriftstücken

Akten können je nach Bedarf unterschiedlich strukturiert sein. Sie können mit Aktenbändern organisiert sein, Teilakten, Vorgänge, Dokumente oder Schriftstücke enthalten.