# Ein- und Austritt eines Mitarbeiters
Wenn Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ein- oder austreten, lässt sich dieser Prozess mithilfe der folgenden Funktionen abbilden:
- Neuer Mitarbeiter
- Eintrittsprozess starten
- Austrittsprozess starten
Die Funktion Neuer Mitarbeiter legt eine Personalakte an. Mithilfe der Funktion Eintrittsprozess starten werden die Stammdaten der Personalakte vervollständigt. Am Ende dieses Vorgangs hat die Akte des Mitarbeiters den Status E – Angestellt.
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, stoßen Sie diesen Prozess in ELO mithilfe der Funktion Austrittsprozess starten an. Am Ende dieses Vorgangs hat der Mitarbeiter den Status C – Gekündigt.
# Neuen Mitarbeiter anlegen
Kurzinfo
Eine neue Mitarbeiterin tritt in Ihr Unternehmen ein. Sie möchten eine Personalakte für sie anlegen.
Vorgehen
- Klicken Sie im Tab Neu auf Personal > Neuer Mitarbeiter.
Abb.: Dialog 'Neuer Mitarbeiter'
Optional: Wenn mehrere Aktentypen angelegt sind, müssen Sie zunächst den Aktentyp auswählen. Durch die Wahl eines Aktentyps werden passende Informationen automatisch in die Personalakte eingetragen.
- Füllen Sie im Dialog Neuer Mitarbeiter die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
Personalnummer: Sie können eine Nummer entsprechend Ihres Systems eintragen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch bei der Ablage der Akte eine Nummer generiert.
Information
Um der Mitarbeiterin Zugriff auf die Funktionen der Gruppe Self-Service im Tab Neu zu gewähren, müssen Sie das Feld ELO Benutzername ausfüllen. Dafür muss die Mitarbeiterin bereits als Benutzerin in ELO angelegt sein. Ein ELO Benutzername darf nicht in mehr als einer Personalakte hinterlegt werden.
Ergebnis
Abb.: Personalakte in der Ablage
Die Personalakte wird angelegt. Sie enthält Unterordner, in denen Sie die Unterlagen der Mitarbeiterin sammeln können. Der Status der Personalakte ist O – In Vorbereitung.
Ausblick
Nachdem die Personalakte angelegt wurde, muss sie den Eintrittsprozess durchlaufen.
Mit der Funktion Bild hinzufügen können Sie die Personalakte um ein Bild ergänzen.
# Eintrittsprozess starten
Kurzinfo
Um die soeben angelegte Personalakte Ihrer neuen Mitarbeiterin mit dem Status O – In Vorbereitung zu vervollständigen, muss sie im nächsten Schritt den Eintrittsprozess durchlaufen.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, für die Sie den Eintrittsprozess starten möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf Eintrittsprozess starten.
Abb.: Dialog 'Eintrittsprozess starten'
- Füllen Sie im Dialog Eintrittsprozess starten die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
Information
Durch das Ausfüllen des Pflichtfelds Vorgesetzter werden dem Vorgesetzten Zugriffsrechte auf die Personalakte gewährt.
Ergebnis
Der Vorgesetzte oder ein Vertreter erhält das Stammdatenblatt, um es zu vervollständigen.
# Stammdaten vervollständigen
Kurzinfo
Sie haben als Vorgesetzter oder als Vertreter des Vorgesetzten einen Workflow zur Vervollständigung der Stammdaten Ihrer neuen Mitarbeiterin in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben erhalten.
Information
Wenn der Vorgesetzte kein ELO Benutzer ist, wird der Workflow an einen Vertreter weitergeleitet. Ein Vertreter des Vorgesetzten ist ein ELO Benutzer mit dem Recht, die Stammdaten zu vervollständigen.
Vorgehen
- Markieren Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
Optional: Klicken Sie auf Workflow annehmen.
Im Formular finden Sie das Stammdatenblatt zur Vervollständigung.
Abb.: Formular 'Stammdaten vervollständigen'
- Füllen Sie die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
- Klicken Sie auf OK.
Ergebnis
Der Workflow wird an die Personalabteilung weitergeleitet.
# Stammdaten kontrollieren
Kurzinfo
Sie haben als Mitarbeiter der Personalabteilung einen Workflow zur Vervollständigung und Kontrolle der Stammdaten einer neuen Personalakte in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben erhalten.
Vorgehen
- Markieren Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
Optional: Klicken Sie auf Workflow annehmen.
Abb.: Formular 'Stammdaten kontrollieren'
- Kontrollieren Sie die Stammdaten im Formular, und bestätigen Sie die Angaben mit Freigeben.
Ergebnis
Der Eintrittsprozess ist abgeschlossen. Die eingegebenen Informationen werden in die Personalakte übernommen. Der Status der Personalakte ändert sich zu E – Angestellt.
# Austrittsprozess starten
Kurzinfo
Einer Ihrer Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Sein Austrittsprozess soll sich in ELO widerspiegeln.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, für die Sie den Austrittsprozess starten möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf Austrittsprozess starten.
Abb.: Dialog 'Austrittsprozess starten'
- Füllen Sie die Felder im Dialog Austrittsprozess starten entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Löschfrist aktiv: Klicken Sie auf Ja, um eine Löschfrist eingeben zu können. Wenn Sie eine Löschfrist hinterlegen, erhält der Personalverantwortliche eine Benachrichtigung, sobald die Frist erreicht ist.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Ergebnis
Abb.: Personalakte nach Austrittsprozess
Der Austrittsprozess ist abgeschlossen. Der Status der Personalakte ändert sich zu C – Gekündigt. Die Personalakte wird mit grauer Schrift dargestellt.