# Ein- und Austritt von Personal
Wenn Personen in Ihr Unternehmen eintreten oder aus dem Unternehmen austreten, lässt sich dieser Prozess mithilfe der folgenden Funktionen abbilden:
- Neuer Mitarbeiter
- Eintrittsprozess starten
- Austrittsprozess starten
Die Funktion Neuer Mitarbeiter legt eine Personalakte an. Mithilfe der Funktion Eintrittsprozess starten werden die Stammdaten der Personalakte durch die Personalabteilung und die jeweilige Führungskraft vervollständigt (Führungskraft: Stammdaten vervollständigen, Personalabteilung: Stammdaten kontrollieren). Am Ende dieses Vorgangs hat die Akte den Status E – Angestellt.
Bei einer Kündigung nutzen Sie die Funktion Austrittsprozess starten. Am Ende dieses Vorgangs hat die Personalakte den Status C – Gekündigt.
# Personalakte anlegen
Eine neue Mitarbeiterin tritt in Ihr Unternehmen ein. Sie möchten eine Personalakte für sie anlegen.
Vorgehen
Wählen Sie im Menüband Neu > Personal > Neuer Mitarbeiter.
Optional: Wenn mehrere Aktentypen angelegt sind, müssen Sie zunächst den Aktentyp auswählen. Durch die Wahl eines Aktentyps werden passende Informationen automatisch in die Personalakte eingetragen.
Füllen Sie im Dialog Neuer Mitarbeiter die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
Feld Erläuterung Personalnummer Sie können eine Nummer entsprechend Ihres Systems eintragen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch bei der Ablage der Akte eine Nummer generiert. ELO Benutzername Um der Mitarbeiterin Zugriff auf die Funktionen der Gruppe Self-Service zu gewähren, müssen Sie dieses Feld ausfüllen. Dafür muss die Mitarbeiterin bereits als Benutzerin in ELO angelegt sein. Ein ELO Benutzername darf nicht in mehr als einer Personalakte hinterlegt werden. Wählen Sie OK.
Ergebnis
Die Personalakte wird angelegt. Sie enthält Unterordner, in denen Sie die Unterlagen der Mitarbeiterin sammeln können. Der Status der Personalakte ist O – In Vorbereitung.
Ausblick
- Nachdem die Personalakte angelegt wurde, muss sie den Eintrittsprozess durchlaufen.
- Mit der Funktion Bild hinzufügen können Sie die Personalakte um ein Bild ergänzen.
# Eintrittsprozess starten
Um die soeben angelegte Personalakte Ihrer neuen Mitarbeiterin mit dem Status O – In Vorbereitung zu vervollständigen, muss sie im nächsten Schritt den Eintrittsprozess durchlaufen.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, für die Sie den Eintrittsprozess starten möchten.
Wählen Sie im Menüband Personal > Eintrittsprozess starten.
Füllen Sie im Dialog Eintrittsprozess starten die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
Information
Durch das Ausfüllen des Pflichtfelds Vorgesetzter werden dem Vorgesetzten Zugriffsrechte auf die Personalakte gewährt.
Wählen Sie OK.
Ergebnis
Die Führungskraft oder eine Vertretung erhält das Stammdatenblatt, um es zu vervollständigen.
# Stammdaten vervollständigen
Sie haben als Führungskraft oder als Vertretung der Führungskraft einen Workflow zur Vervollständigung der Stammdaten Ihrer neuen Mitarbeiterin in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben erhalten.
Information
Wenn der Vorgesetzte kein ELO Benutzer ist, wird der Workflow an einen Vertreter weitergeleitet. Ein Vertreter des Vorgesetzten ist ein ELO Benutzer mit dem Recht, die Stammdaten zu vervollständigen.
Vorgehen
Markieren Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
Optional: Wählen Sie Workflow annehmen.
Im Formular finden Sie das Stammdatenblatt zur Vervollständigung.
Füllen Sie die Felder entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.
Wählen Sie OK.
Ergebnis
Der Workflow wird an die Personalabteilung weitergeleitet.
# Stammdaten kontrollieren
Sie haben als Teil der Personalabteilung einen Workflow zur Vervollständigung und Kontrolle der Stammdaten einer neuen Personalakte in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben erhalten.
Vorgehen
Markieren Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
Optional: Wählen Sie Workflow annehmen.
Kontrollieren Sie die Stammdaten im Formular, und bestätigen Sie die Angaben mit Freigeben.
Ergebnis
Der Eintrittsprozess ist abgeschlossen. Die eingegebenen Informationen werden in die Personalakte übernommen. Der Status der Personalakte ändert sich zu E – Angestellt.
# Austrittsprozess starten
Einer Ihrer Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Sein Austrittsprozess soll sich in ELO widerspiegeln.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, für die Sie den Austrittsprozess starten möchten.
Wählen Sie im Menüband Personal > Austrittsprozess starten.
Füllen Sie die Felder im Dialog Austrittsprozess starten entsprechend ihrer Bezeichnung aus.
Option Erläuterung Löschfrist aktiv Wählen Sie Ja, um eine Löschfrist eingeben zu können. Sobald das Ende der Löschfrist erreicht ist, erhält die Person oder Gruppe, die im Feld Personalverantwortlicher eingetragen ist, eine Nachricht im Feed. Die Akte muss durch die Personalabteilung gelöscht werden. Wählen Sie OK.
Ergebnis
Der Austrittsprozess ist abgeschlossen. Der Status der Personalakte ändert sich zu C – Gekündigt. Die Personalakte wird mit grauer Schrift dargestellt.