Korrespondenz

Sie können über eine Personalakte E-Mails an die Mitarbeitenden und/oder deren Führungskräfte senden.

Dafür erstellen Sie zunächst eine Nachrichtenvorlage mit standardisiertem Inhalt. Beim Versenden der Nachricht wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Bei Bedarf können Sie diese noch bearbeiten.

Alternativ können Sie ohne Nachrichtenvorlagen arbeiten und direkt die Funktion Nachricht senden nutzen.

Nachrichtenvorlage erstellen

Sie können Nachrichtenvorlagen erstellen, um Standard-E-Mails vorzubereiten.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Menüband Neu > Personal > Nachrichtenvorlage erstellen.

2. Füllen Sie den Dialog Nachrichtenvorlage erstellen aus.

   Feld	Erläuterung
   Name	Unter dem Namen wird die Vorlage in der Ablage gespeichert. Der Name erscheint nicht in der E-Mail.
   Von	Sie können entweder eine fest hinterlegte E-Mail-Adresse auswählen oder Eigene E-Mail-Adresse. Wenn Sie Eigene E-Mail-Adresse auswählen, wird automatisch die E-Mail-Adresse der Person verwendet, die die Nachricht verschickt.
   An	Da dieses Feld von der Personalakte abhängt, zu der die Nachricht verschickt wird, können Sie es an dieser Stelle nicht bearbeiten.
   Textfeld	Sie können sowohl Freitext eingeben als auch Clips verwenden. Die Clips rufen Sie über die Kopfzeile des Textfeldes auf. Sie lesen Informationen aus der entsprechenden Personalakte aus, z. B. den Namen oder das Eintrittsdatum.
   Anhang	Sie können Ihrer E-Mail Dokumente aus ELO anhängen.

   Beispiel für eine Eingabe in das Textfeld:

   Am 'Eintrittsdatum' (Clip) beginnt 'Vorname' (Clip) 'Nachname' (Clip) in Ihrem Team.
   

   Dieser Satz sieht im Textfeld wie folgt aus:

   Am {{formatDate 'DD.MM.YYYY' sord.objKeys.HR_PERSONNEL_DATEOFJOINING}} beginnt {{sord.objKeys.HR_PERSONNEL_FIRSTNAME}}{{sord.objKeys.HR_PERSONNEL_LASTNAME}} in Ihrem Team.
   

   Beim Versenden der Nachricht werden alle Informationen in geschweiften Klammern durch die Werte aus der Personalakte ersetzt.

3. Wählen Sie OK.

Ergebnis

Die Vorlage wird unter // Personalmanagement // Nachrichtenvorlagen gespeichert.

Ausblick

• Sie können die Vorlage nutzen, um eine Nachricht über eine Personalakte zu verschicken.
• Sie können die Vorlage bearbeiten, wenn sich später Änderungen ergeben.

Nachrichtenvorlage bearbeiten

Sie können Vorlagen nachträglich bearbeiten. Sie finden alle Vorlagen unter // Personalmanagement // Nachrichtenvorlagen.

Vorgehen

1. Markieren Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.

   Optional: Wählen Sie den Tab Formular. Im Java Client ist der Tab Formular eventuell ausgeblendet. In diesem Fall nutzen Sie den Button Anzeigeprofile auswählen und konfigurieren neben den Tabs und wählen Formularbearbeitung.

2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie im Kapitel Nachrichtenvorlage erstellen.

3. Wählen Sie Speichern.

Ergebnis

Die Änderungen werden gespeichert. Wenn Sie jetzt eine Nachricht verschicken, wird die neue Version verwendet.

Nachricht senden

Sie können über Personalakten E-Mails senden. Auf diese Weise werden automatisch die E-Mail-Adresse der Person selbst oder der Führungskräfte aus der Personalakte ausgelesen.

Vorgehen

1. Markieren Sie die Personalakte, über die Sie eine Nachricht senden möchten.

2. Wählen Sie im Menüband Personal > Nachricht senden.

3. Füllen Sie den Dialog Nachricht senden aus.

4. Wählen Sie im Feld Vorlage die Nachrichtenvorlage aus, die Sie verwenden möchten. Nach der Auswahl werden die weiteren Felder entsprechend der Vorlage automatisch befüllt. Bei Bedarf können Sie sie vor dem Versenden bearbeiten.

   Feld	Erläuterung
   An	Sofern die E-Mail-Adressen bei der Personalakte hinterlegt sind, können Sie die persönliche E-Mail-Adresse verwenden oder die geschäftliche. Weiterhin werden die Felder Vorgesetzter und Fachlich Verantwortlicher ausgelesen und die zugehörigen geschäftlichen E-Mail-Adressen angeboten. Sie können auch eine E-Mail-Adresse eintippen. Über den Plus-Button können Sie weitere E-Mail-Adressen hinzufügen.

   Alternativ: Sie können auch ohne Vorlage arbeiten. Informationen zu den Feldern finden Sie im Kapitel Nachrichtenvorlage erstellen.

5. Wählen Sie OK.

Ergebnis

Die E-Mail wird verschickt und in der Personalakte im Ordner Korrespondenz archiviert.