# Unterlagen für Mitarbeiter anlegen
Mithilfe von ELO HR Personnel File können Sie automatisiert Unterlagen für Ihre Mitarbeiter anlegen, die in deren Personalakte abgelegt werden.
Dieses Kapitel behandelt die folgenden Funktionen:
# Bild hinzufügen
Kurzinfo
Sie möchten der Personalakte Ihrer neuen Mitarbeiterin ein Bild hinzufügen.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, der Sie ein Bild hinzufügen möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf Bild hinzufügen.
Abb.: Dialog 'Bild hinzufügen'
- Im Dialog Bild hinzufügen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Machen Sie ein Foto: Mithilfe einer verbundenen Webcam machen Sie vor Ort ein Foto der Mitarbeiterin.
- Wählen Sie eine Datei: Über einen Windows-Dialog wählen Sie ein Foto aus Ihrem Dateisystem.
Abb.: Dialog 'Bild hinzufügen'
- Klicken Sie auf OK.
Ergebnis
Das Bild wird in der Personalakte abgelegt.
Abb.: Bild in der Personalakte
Das Bild wird in der Personalakte im Tab Überblick hinterlegt.
Ausblick
Wenn Sie im Anschluss einen Ausweis erstellen, befindet sich das Bild auf dem Ausweis.
# Ausweis erstellen
Kurzinfo
Sie möchten einen Ausweis für Ihre neue Mitarbeiterin erstellen.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, zu der Sie einen Ausweis erstellen möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf die Schaltfläche Ausweis erstellen.
Ergebnis
Abb.: Ausweis
Ein Ausweis mit dem Bild der Mitarbeiterin, dem Namen und Titel im Unternehmen sowie dem Firmenlogo wird in der Personalakte angelegt.
Ausblick
Sie können den Ausweis mithilfe eines Ausweisdruckers mit Windows-Druckertreiber ausdrucken.
# Dokument erzeugen
Kurzinfo
Sie möchten automatisiert Vertragsunterlagen mit den Daten Ihrer neuen Mitarbeiterin erstellen. Hierfür verwenden Sie Dokumentvorlagen. Dokumentvorlagen enthalten Platzhalter, die automatisch mit Informationen aus der Personalakte befüllt werden.
Voraussetzung
Es muss mindestens eine Dokumentvorlage angelegt sein.
Vorgehen
Markieren Sie die Personalakte, für die Sie ein Dokument anlegen möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf Dokument erstellen.
Abb.: Dialog 'Dokumentvorlage'
- Wählen Sie im Dialog Dokumentvorlage eine Dokumentvorlage aus, und bestätigen Sie mit OK.
Abb.: Dialog 'Neues Dokument erzeugen'
- Im Dialog Neues Dokument erzeugen können Sie die Bezeichnung des Dokuments anpassen.
Ergebnis
Das Dokument wird in der ausgewählten Personalakte angelegt und wird direkt geöffnet.
Ausblick
Sie können das Dokument bearbeiten und zur weiteren Verwendung ausdrucken.
Falls sich an den Stammdaten Ihrer Mitarbeiterin etwas ändert, können Sie diese Änderungen mithilfe der Funktion Dokument aktualisieren übernehmen.
Die Funktion Dokument aktualisieren hat keine Auswirkungen auf nachträgliche Änderungen am Dokument. Sie aktualisiert nur die automatisch aus dem Formular übernommenen Informationen.
# Dokument aktualisieren
Kurzinfo
Wenn sich zum Beispiel durch einen Umzug Informationen in der Personalakte ändern, nachdem mit der Funktion Dokument erzeugen ein Dokument angelegt wurde, können Sie das Dokument aktualisieren. Es ist somit nicht nötig, ein neues Dokument anzulegen oder das Dokument per Hand zu überarbeiten.
Die Funktion Dokument aktualisieren hat keine Auswirkungen auf nachträgliche Änderungen am Dokument. Sie aktualisiert nur die automatisch aus dem Formular übernommenen Informationen.
Vorgehen
Markieren Sie das Dokument, das Sie aktualisieren möchten.
Klicken Sie im Tab Personal auf Dokument aktualisieren.
Ergebnis
Alte Informationen oder Leerstellen des Dokuments werden durch neue Informationen der Personalakte ersetzt.