Grundlagen

Grundprinzip

ELO HR Personnel File ermöglicht Ihnen den Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente unabhängig von deren Format.

Der Eintritt sowie der Austritt eines Mitarbeiters in Ihr Unternehmen wird abgebildet. Für jeden Mitarbeiter kann eine Personalakte angelegt werden, in der alle Unterlagen in digitaler Form abgelegt werden können. ELO HR Personnel File unterstützt Sie weiterhin beim Erstellen von Mitarbeiterausweisen und Dokumenten.

Mithilfe des Dashboards haben Sie jederzeit den Überblick über die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und wichtige Termine, wie das Ende einer Probezeit.

Organigramme ermöglichen Ihnen die Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur.

Allgemeiner Hinweis

ELO HR Personnel File arbeitet mit folgenden Clients zusammen:

• ELO Web Client (opens new window)
• ELO Java Client (opens new window)
• ELO Desktop Client (opens new window)

Information

Wir verwenden in dieser Dokumentation Screenshots aus dem ELO Web Client.

Informationen zur allgemeinen Funktionsweise der ELO Clients entnehmen Sie den jeweiligen Dokumentationen der Clients.

Voraussetzungen

Wir setzen voraus, dass Ihr Administrator ELO HR Personnel File bereits für Sie eingerichtet hat.

Programmoberfläche

Abb.: Programmoberfläche mit Business Solution ELO HR Personnel File

Die Funktionen von ELO HR Personnel File finden Sie in den folgenden Bereichen:

1 Kacheln Mitarbeiter, Organigramm und Neuer Mitarbeiter im Kachelbereich

Der Screenshot zeigt alle Kacheln von ELO HR Personnel File in einer Gruppe. Je nach individueller Konfiguration weicht die Ansicht jedoch ab.

2 Gruppe Personal im Tab Neu

Über die Funktionen dieser Gruppe legen Sie neue Mitarbeiterakten und Organisationen an.

Abb.: Tab 'Personal'

3 Tab 'Personal'

Sobald Sie eine angelegte Personalakte markieren, erscheint der Tab Personal.

Über diesen Tab können Sie Ein- und Austrittsprozesse starten und Dokumente für Mitarbeiter erstellen.

Abb.: Funktion 'Dokument aktualisieren'

4 Funktion Dokument aktualisieren im Tab Dokument in der Gruppe Personal

Abb.: Tab 'Self-Service'

5 Funktionen Personaldaten ändern und Personalakte einsehen im Tab Neu in der Gruppe Self-Service

Diese Funktionen ermöglichen den Mitarbeitern, selbst Änderungen an ihrer Personalakte vorzunehmen bzw. per Antrag ihre eigene Personalakte oder als Vorgesetzter die Personalakten der Mitarbeiter einzusehen.

Ablage

Aufbau und Aussehen Ihrer Ablage hängen stark von der individuellen Konfiguration ab. Hier wird der Zustand im Standard beschrieben.

Personalakten werden unter // Personalmanagement // Personalakten abgelegt.

Abb.: Dynamische Ordner in der Ablage

Dynamische Ordner sortieren die Personalakten nach bestimmten Kriterien, zum Beispiel Fristen oder Status.

Abb.: Struktur einer Personalakte in der Ablage

Jede Personalakte in der Ablage hat eine vordefinierte Ordnerstruktur.

Abb.: Tab 'Überblick' in der Personalakte

Das Formular Personalakte besteht aus den Tabs Überblick, Persönlich, Personal, Abteilung und Ein-/ Austritt.

Abb.: Aufbau einer Organisation in der Ablage

Sie können Organisationen, Bereiche, Abteilungen und Teams anlegen und die Personalakten entsprechend ihrer Zugehörigkeit anordnen.