# Grundlagen
Mit ELO Contract können ein- und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet und überwacht werden.
Abb.: Vertragslebenszyklus
Die Business Solution ELO Contract bildet den Prozess ab, den Verträge in einem Unternehmen durchlaufen: vom Anlegen eines Vertrags über die Vertragsverhandlungen, den Vertragsabschluss bis hin zur Kündigung eines Vertrags.
Ergänzend können Dokumente zu den Verträgen abgelegt werden.
Mithilfe eines Dashboards werden alle Vertragsphasen visualisiert, und Berichte geben Ihnen einen Überblick und helfen bei der weiteren Planung.
# Allgemeiner Hinweis
ELO Contract arbeitet mit folgenden Clients zusammen:
- ELO Web Client (opens new window)
- ELO Java Client (opens new window)
- ELO Desktop Client (opens new window)
Information
Wir verwenden in dieser Dokumentation Screenshots aus dem ELO Web Client.
# Voraussetzungen
Wir setzen voraus, dass ELO Contract bereits administrativ für Sie eingerichtet wurde.
# Programmoberfläche
Die Funktionen von ELO Contract finden Sie in den folgenden Bereichen:
1 Kacheln 'Verträge' und 'Neuer Vertrag' im Kachelbereich
Über die Kachel Verträge erreichen Sie das Dashboard zur Vertragsüberwachung.
Die Kacheln Neuer Kontakt und Neue Firma dienen der Kontaktverwaltung.
2 Gruppe 'Vertrag' im Tab 'Neu'
Der Tab Kontakte dient der Kontaktverwaltung.
Tab 'Vertrag'
Sobald Sie einen bereits angelegten Vertrag markieren, erscheint der Tab Vertrag.
Die meisten Funktionen des Vertragsmanagements erreichen Sie über diesen Tab.
Signieren
Wenn Sie ein Dokument markieren, erscheint der Tab Dokument. Über die Gruppe Signieren können Sie Unterschriften für PDF-Dokumente anfordern.
Information
Dies ist keine Funktion von ELO Contract und kann auch für PDF-Dokumente außerhalb des Vertragsmanagements genutzt werden. Die Funktion Vertragsdokument zur Unterschrift im Tab Vertrag ist speziell für Verträge.
# Ablage
Aufbau und Aussehen Ihrer Ablage hängen stark von der individuellen Konfiguration ab. Hier wird der Zustand im Standard beschrieben.
Verträge werden unter // Vertragsmanagement // Verträge // [Vertragstyp] abgelegt.
In dynamischen Ordnern finden Sie darüber hinaus Referenzen der Verträge. Über diese Ordner können Sie gezielt nach bestimmten Verträgen suchen, etwa nach Status.
# Vertragstypen
Jeder Vertrag muss auf einem Vertragstyp basieren. Mithilfe des Vertragstyps werden bei der Ablage eines Vertrags Informationen automatisch hinterlegt.
Falls Sie beim Ablegen eines Vertrags nicht den Vertragstyp auswählen müssen, bedeutet das, dass nur ein Vertragstyp hinterlegt ist und dieser automatisch ausgewählt wird.
# Verträge
Jede angelegte Vertragsakte beinhaltet ein Formular.
Das Formular enthält die relevanten Informationen aus dem Vertrag sowie den aktuellen Status des Vertrags.
Während der Lebenszeit des Vertrags wird das Formular von den Beteiligten bearbeitet und mit weiteren Informationen befüllt. Der Status ändert sich dabei automatisch.
Ein Vertrag kann folgende Status haben:
- D – Entwurf
- I – In Freigabe
- A – Freigegeben
- N – In Verhandlung
- S – Abgeschlossen
- T – Beendet
- C – Abgebrochen
Verträge können ohne Laufzeit, mit befristeter Laufzeit und mit unbefristeter Laufzeit angelegt werden.