Vervangingsregeling

Vervanger instellen

Vervangingen zorgen ervoor dat uw taken ook worden bewerkt, wanneer u langere tijd geen toegang tot ELO hebt.

U kunt vervangingen aanmaken die direct of pas later actief worden.

Op deze manier voorkomt u dat workflows tijdens uw afwezigheid escaleren.

Denk eraan

Een vervangingsregel kan alleen worden gewijzigd of gewist door de volgende personen:

• Persoon die de vervanging heeft gemaakt
• Hoofdsysteembeheerder
• Subsysteembeheerder (van de persoon die wordt vervangen)
• Leidinggevende (van de persoon die wordt vervangen)

Werkwijze

1. Kies in het menulint Gebruikersmenu [uw naam] > Vervanger instellen.

2. Selecteer via het invoerveld of via het vervolgkeuzemenu uw vervanging (personen of groepen).

   Zolang u geen instellingen voor een vervanging hebt uitgevoerd, is de status Onvolledig. De vervanging kan met deze status nog niet worden ingesteld. U kunt de instellingen direct of later uitvoeren.

   U kunt verschillende instellingen voor verschillende vervangingen uitvoeren. Zo kunt u uw vervangingen al vooruit plannen en uw instellingen ook achteraf bewerken.

3. Om nauwkeurigere instellingen uit te voeren, selecteert u één van de tot vervanging bevoegde personen of groepen.

Instellingen

Er zijn de volgende mogelijkheden om een vervanging in te stellen:

• U legt een periode vast waarin een andere persoon automatisch als uw vervanging optreedt.
• U geeft een andere persoon in het algemeen het recht u te vervangen. Deze moet de vervanging in dat geval zelf activeren.

Periode: de optie Actieve vervanging in deze periode activeert de invoervelden voor de periode. Wanneer u deze optie deactiveert, zijn de ingevoerde gegevens niet actief. Reeds ingevoerde periodes blijven toch behouden en kunnen later geactiveerd worden.

U kunt de volgende periodes definiëren:

• Een concrete periode met begin en einde
• Een onbepaalde periode
• Meerdere concrete en/of onbepaalde periodes

Informatie

In ELO Web Client kunt u de datum aanvullen met een tijd. De tijd typt u achter de datum in de volgende notatie: 29.12.2023 15:30.

Wanneer u een vervanging met onbepaalde periode hebt gedefinieerd, beëindigt u de vervanging door via het X-symbool de periode te wissen.

Mag vervanging doorsturen

Vervangingen worden niet automatisch doorgestuurd.

Via de optie Mag vervanging doorsturen geeft u uw vervanging toestemming de vervanging aan een andere persoon af te geven.

Ook in dit geval wordt de vervanging niet automatisch doorgestuurd, maar moet actief worden doorgestuurd.

Denk eraan

Gebruik deze optie weloverwogen om te voorkomen dat rechten ongecontroleerd binnen het bedrijf worden doorgestuurd.

Omvang van vervanging

U kunt individueel instellen hoeveel rechten u uw vervanging verleent.

Vervanging omvat alles: uw vervanging kan alles zien, wat u ziet.

Beperking van de omvang van de vervanging: u beslist wat uw vervanging kan zien.

U moet minimaal één van de volgende drie opties activeren:

• Persoonlijke taken en workflows: uw vervanging krijgt toegang tot taken en workflows, waarvoor u persoonlijk bent ingevoerd (geen groepsworkflows).
• Toegang tot het postvak: uw vervanging heeft toegang tot uw postvak. Het postvak is alleen in ELO Java Client beschikbaar.
• Overname van het groepslidmaatschap: selecteer voor welke van uw groepen de vervanging geldt. De vervanging krijgt de met de groep samenhangende gebruikersrechten, gebruikersrechten voor items, opmerkingen, feed-bijdragen en groepstaken. Zo is het mogelijk om meerdere vervangingen voor dezelfde periode te maken en de gebruikersrechten voor verschillende groepen te verdelen. U kunt alleen de groepen selecteren, waarvoor een vervanging toegestaan is.

Resultaat

U hebt de vervanging ingesteld. Als de vervanging per direct is, wordt u al vervangen. Anders wordt u vervangen zodra de ingestelde periode wordt bereikt of de bevoegde persoon de vervanging zelf activeert.

Wanneer u momenteel wordt vervangen, herkent u dat aan het oranje poppetje naast uw Gebruikersmenu [uw naam].

Ook op uw startpagina Mijn ELO krijgt u te zien dat u wordt vervangen.

Vooruitzicht

Een vervanging wordt weer beëindigd, wanneer

• de ingestelde periode voorbij is; of
• de door u bevoegd verklaarde persoon de vervanging beëindigt.

Vervanging accepteren

Kies in het menulint Gebruikersmenu [uw naam] > Vervanging accepteren. Hier ziet u wie u momenteel vervangt of mag vervangen.

Er zijn de volgende mogelijkheden om een vervanging te accepteren:

• Een andere persoon heeft een periode vastgelegd, waarin u automatisch zijn of haar vervanging accepteert.
• Een andere persoon heeft u algemeen het recht gegeven hem of haar te vervangen. U moet de vervanging in dat geval zelf activeren.

In het gebied Ik ben bevoegd tot vervanging voor ziet u een overzicht van de personen die u mag vervangen.

Informatie

Wanneer u de leidinggevende van andere personen bent, heeft u automatisch het recht deze personen te vervangen. Personen waarvan u de leidinggevende bent, worden niet automatisch in het overzicht weergegeven. Selecteer een persoon via het veld Medewerker toevoegen. Dit veld verschijnt alleen, wanneer u als Leidinggevende bent geregistreerd.

Actieve vervangingen zijn groen gemarkeerd.

Wanneer u een persoon selecteert, krijgt u te zien hoe uw vervangingsrechten zijn geconfigureerd. Dit gebied is alleen bedoeld ter informatie en kan niet worden bewerkt.

Vervangingen bewerken

U hebt de volgende mogelijkheden:

• Activeren/deactiveren: is alleen beschikbaar wanneer de persoon die u wilt vervangen, u het recht verleend heeft de vervanging zelf te activeren en te deactiveren.
• Doorsturen: hiermee stuurt u een vervanging door, als de persoon die u vervangt, u het recht hiervoor heeft verleend. U kunt de vervanging geheel afgeven of een aanvullende vervanger instellen.

Wanneer u momenteel een andere persoon vervangt, herkent u dat aan het blauwe poppetje naast uw Gebruikersmenu [uw naam].

Ook op uw startpagina Mijn ELO krijgt u te zien dat u een andere persoon vervangt.

Vervangingstaken weergeven

U kunt vervangingstaken in het functiegebied Taken laten weergeven. Vervangingstaken zijn de taken van een persoon voor wie u als vervanging bent ingesteld.

Werkwijze

1. Open het functiegebied Taken.
2. Kies Menulint > Taak > Weergave (ELO Java Client) of X actief (ELO Web Client).

Resultaat

De vervangingstaken verschijnen in uw takenlijst.

Informatie

In ELO Java Client kunt u in de standaardinstelling vervangingstaken niet als gelezen markeren. U kunt dit echter onder Configuratie > Weergave > Weergave van de taken in de lijst via de optie Groepstaken als gelezen markeren activeren.

Vervangingspostvak bekijken

Kan worden opgeroepen via: functiegebied Postvak > Menulint > Archiveren > Overdracht

Met de functie Vervangingspostvak bekijken beheert u de inhoud van postvakken van andere personen. U moet als vervanging van de betreffende personen actief zijn.

Denk eraan

Om het mogelijk te maken dat postvakdocumenten uit het postvak van een andere persoon kunnen worden bekeken, gekopieerd of opgehaald, moeten de documenten eerst zijn opgeslagen op de server. U vindt de betreffende instelling via Gebruikersmenu [uw naam] > Configuratie > Uitgebreid gedrag > Instellingen bij het functiegebied Postvak > Postvak bij het afmelden op de server opslaan. Neem eventueel contact op met uw Systeembeheer.

In het dialoogvenster Vervangingspostvak bekijken zijn voor u de volgende functies beschikbaar:

• Openen om te bekijken
• Kopiëren: maakt een kopie van het geselecteerde document in uw eigen postvak. Het originele document blijft in het postvak van de persoon voor wie u de vervanging op zich hebt genomen.
• Verplaatsen: draagt het geselecteerde document naar uw eigen postvak over. Het document wordt verwijderd uit het postvak van de persoon voor wie u de vervanging op zich hebt genomen.

Informatie

Bij het kopiëren en verplaatsen kunnen met ingedrukte Ctrl-toets meerdere items worden geselecteerd.