Vertretungsregelung

Vertreter einsetzen

Vertretungen stellen sicher, dass Ihre Aufgaben auch dann bearbeitet werden, wenn Sie längere Zeit keinen Zugriff auf ELO haben.

Sie können Vertretungen anlegen, die sofort oder erst später aktiv werden.

Auf diese Weise verhindern Sie, dass Workflows während Ihrer Abwesenheit eskalieren.

Beachten Sie

Eine Vertretungsregel kann nur von folgenden Personen geändert oder gelöscht werden:

• Person, die die Vertretung erstellt hat
• Hauptadministrator
• Subadministrator (der Person, die vertreten wird)
• Vorgesetzte (der Person, die vertreten wird)

Vorgehen

1. Wählen Sie im Menüband Benutzermenü [Ihr Name] > Vertreter einsetzen.

2. Wählen Sie über das Eingabefeld bzw. über das Drop-down-Menü Ihre Vertretung aus (Personen oder Gruppen).

   Solange Sie keine Einstellungen für eine Vertretung vorgenommen haben, ist der Status Unvollständig. Die Vertretung kann mit diesem Status noch nicht eingesetzt werden. Sie können die Einstellungen sofort oder später vornehmen.

   Sie können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Vertretungen vornehmen. So können Sie Ihre Vertretungen bereits im Voraus planen und Ihre Einstellungen auch nachträglich bearbeiten.

3. Um genauere Einstellungen vorzunehmen, wählen Sie eine der vertretungsberechtigten Personen oder Gruppen aus.

Einstellungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Vertretung einzusetzen:

• Sie legen einen Zeitraum fest, in dem eine andere Person automatisch Ihre Vertretung übernimmt.
• Sie geben einer anderen Person generell das Recht, Sie zu vertreten. Diese muss die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren.

Zeitraum: Die Option Aktive Vertretung in diesem Zeitraum aktiviert die Eingabefelder für den Zeitraum. Wenn Sie diese Option deaktivieren, sind die Eingaben nicht aktiv. Bereits eingetragene Zeiträume bleiben dennoch erhalten und können später aktiviert werden.

Sie können folgende Zeiträume definieren:

• Einen konkreten Zeitraum mit Anfang und Ende
• Einen unbegrenzten Zeitraum
• Mehrere konkrete und/oder unbegrenzte Zeiträume

Information

Im ELO Web Client können Sie das Datum um eine Uhrzeit ergänzen. Die Uhrzeit tippen Sie hinter das Datum in der folgenden Form: 29.12.2023 15:30.

Wenn Sie eine Vertretung mit unbegrenztem Zeitraum definiert haben, beenden Sie die Vertretung, indem Sie über das X-Symbol den Zeitraum löschen.

Darf Vertretung weiterleiten

Vertretungen werden nicht automatisch weitergereicht.

Über die Option Darf Vertretung weiterleiten erlauben Sie Ihrer Vertretung, die Vertretung an eine andere Person abzugeben.

Auch in diesem Fall wird die Vertretung nicht automatisch weitergereicht, sondern muss aktiv weitergeleitet werden.

Beachten Sie

Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein, um zu verhindern, dass Rechte unkontrolliert im Unternehmen weitergereicht werden.

Vertretungsumfang

Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Vertretung umfasst alles: Ihre Vertretung kann alles sehen, was Sie sehen.

Einschränkung des Vertretungsumfangs: Sie entscheiden, was Ihre Vertretung sehen kann.

Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

• Persönliche Aufgaben und Workflows: Ihre Vertretung erhält Zugriff auf Aufgaben und Workflows, für die Sie persönlich eingetragen sind (keine Gruppenworkflows).
• Zugriff auf die Postbox: Ihre Vertretung hat Zugriff auf Ihre Postbox. Die Postbox gibt es nur im ELO Java Client.
• Übernahme der Gruppenzugehörigkeit: Wählen Sie aus, für welche Ihrer Gruppen die Vertretung gilt. Die Vertretung erhält die mit der Gruppe zusammenhängenden Benutzerrechte, Berechtigungen für Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben. So ist es möglich, mehrere Vertretungen für denselben Zeitraum zu erstellen und die Berechtigungen für unterschiedliche Gruppen zu verteilen. Sie können nur die Gruppen auswählen, für die eine Vertretung erlaubt ist.

Ergebnis

Sie haben die Vertretung eingestellt. Falls die Vertretung ab sofort ist, werden Sie bereits vertreten. Andernfalls werden Sie vertreten, sobald der eingestellte Zeitraum erreicht wird oder die berechtigte Person die Vertretung selbst aktiviert.

Wenn Sie aktuell vertreten werden, erkennen Sie das an der orangefarbenen Figur neben Ihrem Benutzermenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie vertreten werden.

Ausblick

Eine Vertretung wird wieder beendet, wenn

• der eingestellte Zeitraum vorbei ist oder
• die von Ihnen berechtigte Person die Vertretung beendet.

Vertretung übernehmen

Wählen Sie im Menüband Benutzermenü [Ihr Name] > Vertretung übernehmen. Hier sehen Sie, wen Sie aktuell vertreten oder vertreten dürfen.

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Vertretung zu übernehmen:

• Eine andere Person hat einen Zeitraum festgelegt, in dem Sie automatisch seine Vertretung übernehmen.
• Eine andere Person hat Ihnen generell das Recht gegeben, Sie zu vertreten. Sie müssen die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren.

Im Bereich Ich bin vertretungsberechtigt für sehen Sie eine Übersicht der Personen, die Sie vertreten dürfen.

Information

Wenn Sie der Vorgesetzte von anderen Personen sind, haben Sie automatisch das Recht diese Personen zu vertreten. Personen, deren Vorgesetzter Sie sind, werden nicht automatisch in der Übersicht angezeigt. Wählen Sie eine Person über das Feld Mitarbeiter hinzufügen aus. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie als Vorgesetzter eingetragen sind.

Aktive Vertretungen sind grün markiert.

Wenn Sie eine Person auswählen, wird Ihnen angezeigt, wie Ihre Vertretungsberechtigung konfiguriert ist. Dieser Bereich ist nur zur Information und kann nicht bearbeitet werden.

Vertretungen bearbeiten

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Aktivieren/Deaktivieren: Steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn die Person, die Sie vertreten möchten, Ihnen das Recht eingeräumt hat, die Vertretung selbst zu aktivieren und zu deaktivieren.
• Weiterleiten: Hiermit leiten Sie eine Vertretung weiter, falls die Person, die Sie vertreten, Ihnen das Recht dazu eingeräumt hat. Sie können die Vertretung entweder ganz abgeben oder einen zusätzlichen Vertreter einsetzen.

Wenn Sie aktuell eine andere Person vertreten, erkennen Sie das an der blauen Figur neben Ihrem Benutzermenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie eine andere Person vertreten.

Vertretungsaufgaben anzeigen

Sie können Vertretungsaufgaben im Funktionsbereich Aufgaben anzeigen. Vertretungsaufgaben sind die Aufgaben einer Person, für die Sie als Vertretung eingesetzt sind.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Aufgaben.
2. Wählen Sie Menüband > Aufgabe > Anzeige (ELO Java Client) oder X aktiv (ELO Web Client).

Ergebnis

Die Vertretungsaufgaben erscheinen in Ihrer Aufgabenliste.

Information

Im ELO Java Client können Sie im Standard Vertretungsaufgaben nicht als gelesen markieren. Sie können dies jedoch unter Konfiguration > Anzeige > Anzeige der Aufgaben in der Liste über die Option Gruppenaufgabe als gelesen markieren aktivieren.

Vertretungspostbox einsehen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Übergabe

Über die Funktion Vertretungspostbox einsehen verwalten Sie die Inhalte aus Postboxen anderer Personen. Sie müssen als Vertretung der jeweiligen Personen aktiv sein.

Beachten Sie

Damit Postbox-Dokumente aus der Postbox einer anderen Person eingesehen, kopiert oder abgeholt werden können, müssen die Dokumente zuvor auf den Server ausgelagert worden sein. Die entsprechende Einstellung finden Sie über Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich > Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre Administration.

Im Dialog Vertretungspostbox einsehen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Zur Ansicht öffnen
• Kopieren: Erstellt eine Kopie des ausgewählten Dokuments in Ihrer eigenen Postbox. Das Originaldokument bleibt in der Postbox der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben.
• Verschieben: Überträgt das ausgewählte Dokument in Ihre eigene Postbox. Das Dokument wird aus der Postbox der Person entfernt, für die Sie die Vertretung übernommen haben.

Information

Beim Kopieren und Verschieben ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste möglich.