Gestion de remplacement

Mettre en place un remplaçant

Les remplacements permettent le traitement de vos tâches même lorsque vous n'avez pas accès à ELO pendant un certain temps.

Vous pouvez définir des remplaçants qui peuvent être activés tout de suite ou à l'avenir.

De cette manière, vous pouvez éviter que les processus expirent pendant votre absence.

Remarque

Une règle de remplacement ne peut être modifiée ou supprimée par les utilisateurs suivants :

• Utilisateur ayant créé le remplacement
• Administrateur principal
• le sous-administrateur (de l'utilisateur qui est remplacé)
• Supérieur de la personne qui est remplacée

Procédé

1. Dans le ruban, sélectionnez Menu utilisateur [votre nom] > Mettre en place un remplaçant.

2. Sélectionnez votre remplaçant par le biais du champ de saisie ou du menu déroulant (des personnes ou des groupes).

   Tant que vous n'avez pas effectué de réglages pour un remplaçant, le statut est Incomplet. Le remplaçant ne peut pas encore être mis en place. Vous pouvez effectuer les réglages souhaités tout de suite ou plus tard.

   Vous pouvez définir différents réglages pour les remplaçants. Vous pouvez planifier vos réglages à l'avance et également modifier vos réglages ultérieurement.

3. Pour exécuter des réglages plus précis, sélectionnez un des utilisateurs ou groupes autorisés à effectuer un remplacement.

Paramètres

Vous avez les possibilités suivantes pour la mise en place d'un remplaçant :

• Vous définissez une période dans laquelle une autre personne effectue automatiquement votre remplacement.
• Vous donnez le droit général à un autre utilisateur de vous remplacer. Dans ce cas, elle doit elle-même activer le remplacement.

Période : l'option Remplacement actif dans cette plage de date permet d'activer les champs d'entrée pour cette période. Les entrées ne sont pas actives si vous désactivez cette option. Les périodes qui sont déjà entrées restent telles quelles et pourront être activées plus tard.

Vous pouvez définir les périodes suivantes :

• Une période concrète avec un début et une fin
• Une période illimitée
• Plusieurs périodes concrètes et/ou illimitées

Information

Vous pouvez compléter la date et l'heure dans le client Web ELO. Entrez l'heure derrière la date, sous la forme suivante : 29.12.2023 15:30.

Si vous avez défini un remplacement pour une période illimitée, vous terminez le remplacement en supprimant la période via le bouton X.

Peut transférer un remplacement

Les remplacements ne sont pas transférés automatiquement.

Via l'option Peut transférer le remplacement, vous permettez à votre remplaçant de transférer le remplacement à une autre personne.

Dans ce cas, le remplacement n'est pas transmis automatiquement, il doit être transféré activement.

Remarque

Réfléchissez-bien à cette option pour empêcher que les droits soient transférés de manière irresponsable.

Etendue du remplacement

Vous pouvez déterminer individuellement quels droits vous souhaitez donner à votre remplaçant.

Le remplacement englobe tout : votre remplacement peut voir tout ce que vous voyez.

Restriction de l'étendue du remplacement : vous décidez ce que votre remplacement peut voir.

Vous devez activer au moins une des trois options suivantes :

• Tâches et processus personnels : votre remplaçant obtient accès à des tâches et processus pour lesquels vous êtes entrés personnellement (pas de processus de groupe).
• Accès à la boîte de réception : votre remplaçant a accès à votre boîte de réception. La boîte de réception n'existe que dans le client Java ELO.
• Reprise de l'appartenance au groupe : sélectionnez pour quel groupe vaut le remplacement. Le remplaçant obtient des droits utilisateurs correspondants, des autorisations sur les entrées, les remarques, les articles du fil d'actualité et les tâches de groupe. De cette manière, il est possible de créer plusieurs remplacements pour la même période et de répartir différentes autorisations pour différents groupes. Vous ne pouvez sélectionner que les groupes pour lesquels un remplacement est permis.

Résultat

Vous avez configuré le remplacement. Si le remplacement a lieu tout de suite, vous êtes déjà remplacé. Sinon, vous êtes remplacé dès que la plage de date commence ou que la personne autorisée a activé elle-même le remplacement.

Si quelqu'un vous remplace actuellement, une figure orange se trouve à côté de votre Menu utilisateur [votre nom].

Sur votre page de démarrage Mon ELO, vous voyez également que l'on vous remplace.

Perspective

Un remplacement est terminé, lorsque

• la plage de date définie est arrivée à terme ou
• que le remplaçant que vous avez défini termine le remplacement.

Prendre en charge un remplacement

Dans le ruban, sélectionnez Menu utilisateur [votre nom] > Prendre en charge le remplacement. Ici, vous voyez quel utilisateur vous remplacez ou avez le droit de remplacer.

Vous avez les possibilités suivantes pour prendre en charge un remplacement :

• Une autre personne a défini une période dans laquelle vous le remplacez automatiquement.
• Une autre personne vous a donné le droit général de vous remplacer. Dans ce cas, vous devez vous-même activer le remplacement.

Dans la section je suis apte à effectuer un remplacement pour, vous voyez un aperçu des personnes que vous avez le droit de remplacer.

Information

Si vous êtes le supérieur d'autres utilisateurs, vous avez automatiquement le droit de remplacer ces personnes. Les utilisateurs dont vous êtes le supérieur ne sont pas affichés automatiquement. Veuillez sélectionner un utilisateur via le champ Ajouter un collaborateur. Ce champ n'est affiché que lorsque vous êtes entré en tant que supérieur.

Les remplacements actifs sont marqués en vert.

Lorsque vous sélectionnez une personne, les détails de cette autorisation s'affichent à droite. Cet espace ne peut pas être modifié, il n'existe qu'à titre d'information.

Modifier les remplacements

Vous avez les possibilités suivantes :

• Activer/désactiver : n'est disponible que lorsque la personne que vous remplacez vous a donné le droit d'activer et de désactiver vous-même le remplacement.
• Transférer : vous pouvez transférer un remplacement, au cas où la personne que vous remplacez vous a octroyé le droit correspondant. Vous pouvez complètement transmettre le remplacement ou mettre en place un remplaçant en plus.

Si vous remplacez quelqu'un actuellement, une figure bleue se trouve à côté de votre Menu utilisateur [votre nom].

Sur votre page de démarrage Mon ELO, vous voyez également que l'on vous remplace.

Afficher les tâches de remplacement

Vous pouvez faire afficher les tâches de remplacement dans la section Tâches. Les tâches de remplacement caractérisent les tâches d'un utilisateur pour lequel vous êtes remplaçant.

Procédé

1. Ouvrez la section Tâches.
2. Sélectionnez Ruban > Tâche > Affichage (client Java ELO) ou X actifs (client Web ELO).

Résultat

Les tâches de remplacement s'affichent dans votre liste de tâches.

Information

Par défaut, vous ne pouvez pas marquer des tâches de groupes comme étant lues. Vous pouvez activer cette fonction sous Configuration > Affichage > Affichage des tâches dans la liste via l'option Marquer la tâche de groupe comme lue.

Visualiser la boîte de réception de remplacement

Disponible : section Boîte de réception > Ruban > Déposer > Transfert

La fonction Visualiser la boîte de réception de remplacement vous permet de gérer les contenus des boîtes de réception d'autres utilisateurs. Vous devez être actif en tant que remplaçant des utilisateurs correspondants.

Remarque

Afin de pouvoir visualiser, copier ou récupérer les documents de la boîte de réception d'un autre utilisateur, les documents doivent tout d'abord avoir été délocalisés sur le serveur. Le réglage correspondant se trouve dans la Menu utilisateur [votre nom] Configuration > Comportement avancé > Réglages pour la section de la boîte de réception > Délocaliser la boîte de réception sur le serveur lors de la déconnexion. Le cas échéant, veuillez contacter votre administrateur.

Les fonctions suivantes sont disponibles dans Im Dialog Visualiser la boîte de réception de remplacement :

• Ouvrir/afficher
• Copier : crée une copie du document sélectionné dans votre propre boîte de réception. Le document d'origine reste dans la boîte de réception de l'utilisateur pour lequel vous avez effectué le remplacement.
• Déplacer : transfère le document sélectionné dans votre propre boîte de réception. Le document est supprimé de la boîte de réception de l'utilisateur, pour lequel vous avez effectué le remplacement.

Information

une sélection multiple est également possible lors de la copie et du déplacement avec la touche Ctrl appuyée.