Grundlagen

Grundprinzip

Die Business Solution ELO Visitor unterstützt Sie beim gesamten Prozess eines Besuchs: von der Anmeldung bis zur Abmeldung.

Jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf ELO Visitor kann Besucher oder Gruppen voranmelden, die daraufhin am Empfang eingecheckt werden.

Am Empfang können Sie darüber hinaus:

• Besucher über einen Willkommensbildschirm begrüßen
• Besucherausweise mit Foto erstellen
• Dokumente vom Besucher unterschreiben lassen

Weiterhin hilft Ihnen ELO Visitor dabei, geplante, aktuelle oder vergangene Besuche im Blick zu behalten:

• Dashboard: Das Dashboard bietet Ihnen eine Übersicht aller Besucher oder Gruppen in Tabellen- oder Kalenderform.
• Dynamische Ordner: Sobald ein Besucher oder eine Gruppe eine bestimmte Frist erreicht, wird die zugehörige Akte automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben.
• Farbige Besucherakten: Anhand der Farbe einer Besucherakte können Sie erkennen, welchen Besuchsstatus der Besucher aktuell hat.
• Besucherlisten: Sie können sich Listen über die aktuell eingecheckten Besucher erstellen lassen.

Allgemeiner Hinweis

ELO Visitor arbeitet mit folgenden Clients zusammen:

• ELO Web Client
• ELO Java Client
• ELO Desktop Client

Information

Wir verwenden in diesem Handbuch Screenshots aus dem ELO Web Client.

Voraussetzungen

Wir setzen voraus, dass Ihr Administrator ELO Visitor bereits für Sie eingerichtet hat.

Programmoberfläche

Abb.: Programmoberfläche mit Business Solution ELO Visitor

Die Funktionen von ELO Visitor finden Sie in den folgenden Bereichen:

1 Gruppe Besucher im Tab Neu

Weitere Informationen hierzu lesen Sie im Kapitel Tab 'Neu'

Die Gruppe Kontakt dient der Kontaktverwaltung. Weitere Informationen hierzu lesen Sie im Kapitel Kontaktverwaltung.

Über die Gruppe Self-Service können Benutzer sich selbst einchecken und abmelden. Weitere Informationen hierzu lesen Sie im Kapitel Self-Service.

2 Kacheln Besucher & Gruppen, Besucher voranmelden, Neuer Dauerausweis und Besucherliste erstellen im Kachelbereich

Der Screenshot zeigt mehrere Kacheln von ELO Visitor in einer Gruppe. Je nach individueller Konfiguration weicht die Ansicht jedoch ab.

Weitere Kacheln finden Sie im Kachelbereich unter Ausgeblendete Kacheln.

Abb.: Tab 'Besucher'

3 Tab 'Besucher'

Sobald Sie einen bereits angelegten Besucher markieren, erscheint der Tab Besucher.

Dieser beinhaltet alle Funktionen, die sich auf einzelne Besucher beziehen.

Weitere Informationen hierzu lesen Sie im Kapitel Tab 'Besucher'

Ablage

Aufbau und Aussehen Ihres Funktionsbereichs Ablage hängen stark von der individuellen Konfiguration ab. Hier wird der Zustand im Standard beschrieben.

Für jeden Besucher wird eine Besucherakte angelegt.

Besucherakten werden unter // Besuchermanagement // Besucher abgelegt.

Dynamische Ordner

Abb.: Dynamische Ordner in der Ablage

Dynamische Ordner sortieren die Besucherakten und Gruppenordner nach Fristen.

Status

Je nach Status werden die Besucherakten und Gruppenordner in unterschiedlichen Farben dargestellt:

• Grau: PR – Vorangemeldet
• Grün: CI – Eingecheckt
• Blau: CO – Abgemeldet
• Rot: CA – Voranmeldung storniert

Formular 'Besucher'

Abb.: Formular 'Besucher'

Das Formular Besucher enthält Informationen über den Termin des Besuchers und über den Besucher selbst.

Information

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Besucherbild fahren, wird es Ihnen größer angezeigt.

Neben dem Formular kann die Besucherakte weitere Dokumente zum jeweiligen Besucher enthalten, zum Beispiel unterzeichnete Unterlagen oder einen Besucherausweis.

Formular 'Gruppe'

Abb.: Formular 'Gruppe'

Das Formular Gruppe enthält Informationen über den Termin der Gruppe und eine Liste der Gruppenmitglieder.

Neben dem Formular kann der Gruppenordner weitere Dokumente zur jeweiligen Gruppe enthalten, zum Beispiel Besucherausweise oder E-Mails.

Darüber hinaus enthält ein Gruppenordner nach dem Einchecken für jedes Gruppenmitglied eine eigene Besucherakte. Diese Besucherakte ist aufgebaut wie die Besucherakten von Einzelbesuchern.