Grundlegende Informationen zur Syntax des Indexaufbaus

Folgendes Schema verwenden Sie für einen Indexaufbau:

[¶Ordner1¶Ordner2¶]+Lx(v,y)+ ...

Information

Das Pilcrow-Zeichen ("¶") dient zum Trennen von Ebenen. Sie geben es über den Tastaturbefehl ALT + 0182 ein. Alternativ: Klicken Sie auf das Pilcrow-Symbol am Ende des Feldes Ablagepfad.

Beispiel 1

Sie wollen Ausgangsrechnungen, nach den Anfangsbuchstaben der Kundennamen sortiert, automatisch in einer alphabetischen Struktur ablegen. Im Ordner Abteilung Vertrieb gibt es den Unterordner Kunden. Im Ordner Kunden befindet sich ein alphabetisches Register.

Die Maske in diesem Beispiel verwendet das Feld Kunden(L1).

Ablagepfad

1. Tragen Sie folgenden Pfad in das Feld Ablagepfad ein:

   [¶Abteilung Vertrieb¶Kunden¶]+L1(1,1)

   Der Inhalt des Feldes Ablagepfad wird im Feld Indexaufbau übernommen, sobald Sie das Feld verlassen.

   Information

   [ ... ]: Die eckigen Klammern kennzeichnen fest definierte Ordner. Diese Ordner müssen exakt so in ELO vorhanden sein, damit sie gefunden werden können. Man kann sie automatisch anlegen lassen. Dazu muss die Option Ablagepfad automatisch anlegen aktiviert sein.

   ¶: Das Pilcrow-Symbol trennt Ebenen.

   +: Das Plussymbol verbindet den festen Teil des Indexaufbaus mit dem variablen Teil.

   L1 (1,1): Aus dem Feld Kunden wird ab dem ersten Buchstaben ein Buchstabe ausgewählt (1,1). Also der Anfangsbuchstabe des Kundennamens.

2. Um die Änderungen an der Maske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

   

   Wird nun ein Dokument mit dieser Maske über die Funktion Automatische Ablage abgelegt, greift der Indexaufbau.

   Ein Dokument des Kunden Seibold wird beispielsweise automatisch unter Abteilung Vertrieb // Kunden // S abgelegt.

Beispiel 2

Sie haben in einem Ordner Abteilung Vertrieb für alle Kunden einen eigenen Unterordner angelegt. In jedem Unterordner befinden sich weitere Ordner beispielsweise Rechnungen, Angebote und Lieferscheine usw.

Die Maske in diesem Beispiel verwendet die Felder Kunden (L1) und Dokumenttyp (L2).

1. Tragen Sie folgenden Pfad in das Feld Ablagepfad ein:

   [¶Abteilung Vertrieb¶]+L1+[¶]+L2

   Information

   Der Inhalt des Feldes Ablagepfad wird in das Feld Indexaufbau übernommen, sobald Sie das Feld verlassen.

   [¶Abteilung Vertrieb¶]: ELO sucht den Ordner Abteilung Vertrieb in ELO. Das zweite Pilcrow-Symbol signalisiert, dass eine weitere Ebene folgen muss.

   +L1: Der Name des Unterordners muss dem Inhalt des ersten Felds (Kunden) entsprechen.

   +[¶]: ELO sucht nach einem weiteren Unterordner.

   +L2: Der Name des Unterordners muss dem Inhalt des zweiten Felds (Dokumenttyp) entsprechen.

2. Um die Änderungen an der Maske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

   Wird nun ein Dokument mit dieser Maske über die Funktion Automatische Ablage abgelegt, greift der Indexaufbau.

   Eine Rechnung des Kunden Müller wird beispielsweise automatisch unter Abteilung Vertrieb // Müller // Rechnung abgelegt.

Feste Felder

Die nachfolgenden Variablen stehen für Felder, die auf jeder Maske vorhanden sind. Diese Variablen können ebenfalls für den Indexaufbau verwendet werden.

• LK: Kurzbezeichnung
• LD: Datum
• LA: Ablagedatum