Wichtige Komponenten

Ablagestruktur

In der Ablagestruktur navigieren Sie zwischen Einträgen der Ablage.

Sie haben folgende Möglichkeiten der Navigation:

• Maus: Klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag. Klicken Sie auf einen Ordner, erscheint der Inhalt des Ordners im Anzeigebereich. Klicken Sie auf den Pfeil vor dem Ordner, klappt sich der Inhalt des Ordners im Baum auf.
• Tastatur: Mit der PFEIL-Taste nach oben und der PFEIL-Taste nach unten navigieren Sie von oben nach unten durch den Baum. Mit der PFEIL-Taste nach rechts öffnen Sie einen Ordner. Mit der PFEIL-Taste nach links schließen Sie einen Ordner.

Navigation minimieren/maximieren

Mit dieser Funktion minimieren bzw. maximieren Sie je nach gewähltem Layout die Baumstruktur oder die Baumstruktur und die Tabelle.

Layout anpassen

Sie können das Layout der Ablagestruktur im Funktionsbereich Ablage ändern.

Die Einstellungen für das Layout finden Sie über Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Anzeige > Layout Ansichten.

Im Bereich Layout Ansichten sehen Sie, welches Layout aktuell ausgewählt ist. Um ein anderes Layout zu wählen, markieren Sie das entsprechende Optionsfeld. Um die Änderung zu übernehmen, wählen Sie OK.

Folgende Layouts stehen für die Anzeige von Ordnern und Dokumenten im Funktionsbereich Ablage zur Auswahl:

• Nur Baum
• Baum und Tabelle

Information

Mit der Funktion Teilbaum komplett öffnen (aufrufbar über: Menüband > Ansicht > Ordnen) öffnen Sie die Untereinträge eines markierten Ordners. Alle vorhandenen Untereinträge werden angezeigt.

Nur Baum

Ist das Layout Nur Baum aktiviert, wird die Ablage bzw. die gewählte Ansicht am linken Bildschirmrand als Baumstruktur dargestellt. Das ausgewählte Dokument bzw. der Inhalt des ausgewählten Ordners wird im Anzeigebereich anzeigt.

Baum und Tabelle

Ist das Layout Baum und Tabelle aktiviert, werden in der Baumstruktur nur Ordner angezeigt. Der Inhalt des ausgewählten Ordners wird in einer separaten Tabelle rechts daneben dargestellt. Das in der Tabelle markierte Dokument wird im Anzeigebereich angezeigt.

Referenz

Einträge (Ordner oder Dokumente) mit einem Pfeilsymbol sind Referenzen. Eine Referenz ist eine Verknüpfung zwischen einer Kopie und einem Originaldokument, wobei das Dokument physikalisch nur einmal in ELO vorhanden ist. Mit einem Klick auf die Funktion Gehe zu (aufrufbar über: Menüband > Ansicht) gelangen Sie zum Originaleintrag.

Ausgechecktes Dokument

Dokumente mit einem gelben Pfeil neben dem Dokumentensymbol und einem Namen in eckigen Klammern sind von dem entsprechenden Benutzer ausgecheckt und können betrachtet (Dokument > Zur Ansicht öffnen), aber nicht bearbeitet werden.

Wie Sie ein Dokument auschecken und bearbeiten, erfahren Sie im Kapitel Eintrag bearbeiten.

Ordner

Haben Sie einen Ordner markiert, sehen Sie die Unterordner und die Dokumente, die sich in dem Ordner befinden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Darstellung und Sortierung ändern (1) oder den Ordner nach der Kurzbezeichnung durchsuchen (2). Weitere Informationen zu den Darstellungsoptionen finden Sie im Kapitel Funktionsleiste.

• Sie können mit der STRG- oder der UMSCHALT-Taste und Klick auf die Einträge mehrere Einträge markieren. Dies ist im Baum nicht möglich.

Dokument

Haben Sie ein Dokument ausgewählt, sehen Sie die Anzeige des Dokuments im Tab Inhalt, falls diese möglich ist.

Falls keine Anzeige möglich ist, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Dokument speichern: Menüband > Ausgabe > Speichern unter
• Dokument in einem externen Programm zur Ansicht öffnen: Menüband > Dokument > Zur Ansicht öffnen oder Menüband > Dokument > Öffnen mit. Die Datei wird dabei nicht ausgecheckt.
• Anzeige des Dokuments wechseln, wie im Folgenden beschrieben.

Sie haben folgende Möglichkeiten, den Inhalt eines Dokuments anzeigen zu lassen:

• Originaldokument: automatisch, wenn keine andere Option ausgewählt ist
• Bildvorschau: Bildvorschau für Formate wie z. B. JPG, TIFF, PNG
• Volltext: wenn vorhanden über den Tab Volltext

Textanzeige (Tab 'Volltext')

Für die Anzeige von Textdateien (Formate: TXT, HTML, JS, …) bzw. dem Volltextinhalt von Dokumenten bietet der ELO Java Client zusätzliche Bedienelemente im Anzeigebereich. Die Textanzeige dient der Anzeige der Volltextinformationen von Dokumenten, die in den Volltext aufgenommen wurden. Zusätzlich kann festgelegt werden, dass diese Ansicht für Dokumente mit bestimmten Dateiendungen verwendet wird.

Die Textanzeige/Volltextanzeige verfügt über eine Menüleiste mit folgenden Funktionen, die je nach Dateiformat angezeigt werden:

Kleinere oder größere Schriftart: Verkleinert oder vergrößert den Schriftgrad des angezeigten Texts.

Schriftart mit fester Zeichenbreite: Schaltet die Anzeige auf eine nichtproportionale Schriftart um, sodass alle Zeichen mit demselben Abstand dargestellt werden. Dies erhöht insbesondere bei Code die Lesbarkeit.

Automatischer Zeilenumbruch: Die Zeilen werden automatisch umgebrochen.

Dokument durchsuchen: Suchen Sie einen Begriff im Volltext. Die Treffer werden farblich hervorgehoben. Über das X-Symbol setzen Sie die Suche zurück.

Vorherigen oder nächsten Treffer anzeigen: Springt zum vorherigen oder nächsten hervorgehobenen Eintrag im Text.

Information

Volltextanzeige im Suchergebnis: Haben Sie ein Dokument in der Suche markiert, werden die Stellen, die zum Suchtext passen, automatisch in der Volltextvorschau markiert. Das Suchfeld erscheint nicht.

Um im Text den nächsten oder den vorherigen Treffer anzuzeigen, nutzen Sie die Pfeilsymbole.

Information

Sie können die Funktion Volltextinhalt anzeigen zum Tab Favoriten und den Kontextmenüs hinzufügen über: Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Schnellzugriff auf Funktionen. Die Funktion ermöglicht die Anzeige der Volltextinformationen eines markierten Dokuments. Wie Sie die Funktion hinzufügen, erfahren Sie im Kapitel Menüband anpassen.

Bildvorschau (Tab 'Inhalt')

Für die Anzeige von Bildern (Formate: JPG, TIFF, PNG, …) und PDF-Dokumenten bietet der ELO Java Client zusätzliche Bedienelemente im Anzeigebereich. Zusätzlich dazu kann festgelegt werden, dass dieser Anzeigemodus für Dokumente mit bestimmten Dateiendungen verwendet wird.

Information

Über die Funktion PDF-Vorschau umschalten (aufrufbar über: Menüband > Ansicht > Darstellung) schalten Sie die Vorschau von PDFs in einen anderen Modus um. PDFs können unterschiedlich dargestellt werden. Der eine Modus enthält die ELO Viewer-Leiste und bietet die Möglichkeit, Anmerkungen auf dem Dokument anzubringen. Der andere Modus enthält PDF-typische Funktionen und kann für die Anzeige bestimmter Dokumente besser geeignet sein.

Nächste oder vorangehende Seite: Bei mehrseitigen Dokumenten wird die nächste oder vorangehende Seite angezeigt.

Information

Bei mehrseitigen TIFF-Dokumenten können Sie die Anordnung der Seiten ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Seiten verschieben.

Miniaturbilder der Seiten anzeigen: Bei mehrseitigen Dokumenten werden Miniaturbilder der Seiten angezeigt. Klicken Sie auf ein Miniaturbild, um zur Seite zu gelangen.

Verkleinern oder vergrößern: Verkleinert oder vergrößert das angezeigte Bild.

Zoom auf 100 %: Das Bild wird in Originalgröße angezeigt.

Breite des Bildes an das Fenster anpassen: Die Bildgröße wird auf die Breite des Anzeigebereichs angepasst.

Größe des Bildes an das Fenster anpassen: Die Bildgröße wird auf die Höhe des Anzeigebereichs angepasst, sodass eine gesamte Seite des Dokuments angezeigt wird.

Dokument drehen: Dreht das Dokument um 90 Grad oder 180 Grad. Sie können das gedrehte Dokument als neue Version speichern.

Anmerkungen anzeigen: Sie sehen die Anmerkungen, die auf dem Dokument angebracht wurden. Anmerkungen können Haft- oder Textnotizen, Stempel oder Markierungen sein.

Anmerkungen anbringen: Sie können Haft- oder Textnotizen auf dem Dokument anbringen, Textstellen markieren oder Stempel anbringen. Detaillierte Informationen zum Anbringen von Anmerkungen finden Sie im Kapitel Anmerkungen anbringen.

Textauswahl mit der OCR: Mit dieser Funktion können Sie mehrere Wörter oder Textzeilen markieren, um sie in ein Feld im Dialog Metadaten zu übernehmen. Weitere Informationen zur Click-OCR finden Sie im Kapitel Metadaten > Metadaten eingeben mit der ELO Click-OCR.

Dokument durchsuchen: Durchsuchen Sie den Dokumenteninhalt. Parallel zu Ihrer Eingabe beginnt ELO zu suchen und markiert Trefferstellen grün.

Sind mehrere Treffer im Dokument, springen Sie über die Pfeilsymbole neben dem Suchfeld durch die Trefferstellen. In diesem Fall wird der aktuell ausgewählte Treffer rot markiert.

Über das X-Symbol hinter dem Suchfeld setzen Sie die Suche zurück.

Seiten verschieben

Bei mehrseitigen TIFF-Dokumenten können Sie die Anordnung der Seiten ändern.

1. Wechseln Sie im Anzeigebereich zur Seite, die Sie verschieben möchten.

   

2. Wählen Sie Seiten bearbeiten (Stiftsymbol, 1).

3. Wählen Sie Bearbeitungsmenü öffnen (Symbol mit drei Strichen, 2).

   

   Der Dialog Seite verschieben erscheint.

4. Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, an welche Stelle des Dokuments Sie die ausgewählte Seite verschieben wollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

   • Nach Seite oder Vor Seite: Wählen Sie über das Drehfeld, nach bzw. vor welcher Seite die ausgewählte Seite eingefügt wird.

   • Als erste Seite oder Als letzte Seite: Die ausgewählte Seite wird an den Anfang bzw. an das Ende des Dokuments verschoben.

   • Verschieben: Um die ausgewählte Seite zu verschieben, ohne den Dialog zu schließen, wählen Sie Verschieben.

5. Wählen Sie OK, um die ausgewählte Seite zu verschieben und den Dialog zu schließen.

Business-Objekt

Ein Business-Objekt ist eine besondere Ordnerart, die dazu dient, Inhalte in eigenen Regionen zu organisieren. Eine Region ist ein Bereich, der alle Einträge innerhalb eines Business-Objekts erfasst. Dadurch können Sie zusammengehörende Einträge schneller finden, z. B. alle Unterlagen zu einer Akte.

In einem Business-Objekt stehen Ihnen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung wie in einem Ordner.

Wie Sie ein Business-Objekt durchsuchen können, erfahren Sie im Abschnitt Ein Business-Objekt durchsuchen.

Anzeigebereich

Im Anzeigebereich sehen Sie den zuletzt ausgewählten Eintrag (Ordner, Dokument oder Business-Objekt).

Jeder Eintrag setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen. Über die Tabs wechseln Sie zwischen den Elementen. Die wichtigsten Elemente sind:

• Inhalt: Haben Sie einen Ordner markiert, sehen Sie die Unterordner und die Dokumente, die sich in dem Ordner befinden. Haben Sie ein Dokument ausgewählt, sehen Sie die Anzeige des Dokuments, falls diese möglich ist.

• Metadaten/Formular: Zeigt entweder die Metadaten oder das Formular des Eintrags an.

  Information

  Wenn der Eintrag mit einer Metadatenmaske der Gen. 2 abgelegt wurde, können Sie die Metadaten direkt im Anzeigebereich bearbeiten.

  Je nach Konfiguration können einzelne Bereiche zunächst eingeklappt erscheinen. Um einen Bereich auszuklappen, klicken Sie auf den Pfeil vor der jeweiligen Überschrift.

• Feed: Der Feed dient zum Austausch über einen Eintrag in ELO (Dokument oder Ordner) und vermerkt Änderungen am Eintrag.

Information

Bei Einträgen innerhalb eines Business-Objekts erscheint im Anzeigebereich ein zusätzlicher Tab mit dem Namen der Maske des Business-Objekts. Darin können Sie Metadaten des übergeordneten Business-Objekts anzeigen und bearbeiten.

Anzeigebereich minimieren/maximieren

Mit dieser Funktion minimieren bzw. maximieren Sie den Anzeigebereich.

Im Standard werden Inhalt und Metadaten im linken Bereich angezeigt, der Feed befindet sich rechts. Sie können die Anordnung ändern, indem Sie neue Anzeigeprofile anlegen.

Anzeigeprofile

Um die Einstellungen für den Anzeigebereich zu definieren, müssen Sie ein Anzeigeprofil festlegen. Sie finden das Menü zum Verwalten der Anzeigeprofile über den Button Anzeigeprofile auswählen und konfigurieren an der rechten Bildschirmseite unter dem Menüband.

Anzeigeprofil anlegen

1. Wählen Sie Anzeigeprofile auswählen und konfigurieren.

   Ein Drop-down-Menü erscheint.

2. Wählen Sie Neues Profil.

   Der Client schaltet in den Modus für die Erstellung eines neuen Anzeigeprofils.

   Im Anzeigebereich werden die Anzeigeelemente und vier Unterbereiche angezeigt, denen sie die Anzeigeelemente zuordnen können. Folgende Elemente stehen zur Auswahl:

   • Webanwendung
   • Volltext
   • Metadaten/Formular
   • Feed
   • Inhalt

3. Ziehen Sie ein Anzeigeelement mit gedrückter Maustaste auf einen beliebigen Unterbereich und lassen Sie dann die Maustaste los.

   Das Anzeigeelement wird dem Unterbereich zugeordnet.

   Information

   Probieren Sie verschiedene Konstellationen der Anordnung aus. Die Größe der Bereiche wird automatisch angepasst.

   Optional: Sie können einem Unterbereich mehrere Anzeigeelemente zuweisen. In diesem Fall werden die einzelnen Anzeigeelemente als Tabs dargestellt. Die Reihenfolge der Tabs können Sie ändern.

   

4. Schreiben Sie den Namen für das Anzeigeprofil in das Eingabefeld Anzeigeprofil bearbeiten.

   Optional: Über den Button Zusatzfenster öffnen Sie den Dialog Anzeigebereich. In diesem Dialog können Sie sich die Anzeigeelemente testweise anzeigen lassen. Ziehen Sie dazu das gewünschte Anzeigeelement per Drag-and-drop in den Dialog Vorschau.

   Beachten Sie

   Die im Dialog Vorschau vorgenommenen Einstellungen werden nicht in das Anzeigeprofil übernommen.

5. Zum Speichern des Anzeigeprofils wählen Sie OK.

   Das neue Anzeigeprofil wird angelegt.

Anzeigeprofile verwalten

Über die Funktion Profile verwalten können Sie vorhandene Anzeigeprofile bearbeiten, löschen und einzelnen Funktionsbereichen zuordnen. Sie rufen die Funktion auf über Anzeigeprofile auswählen und konfigurieren > Profile verwalten.

Der Dialog Anzeigeprofile verwalten erscheint.

Im oberen Dialogbereich werden die vorhandenen Anzeigeprofile verwaltet.

Neues Profil: Ein Dialog wird geöffnet, um ein neues Profil zu definieren. Legen Sie dort die Anzeigebereiche durch Drag-and-drop der rechteckigen Formen (Volltext, Formular, Inhalt, Feed, Webanwendung) fest.

Bearbeiten: Öffnen Sie ein in der Liste Anzeigeprofile markiertes Anzeigeprofil zur Bearbeitung.

Löschen: Über Löschen entfernen Sie das ausgewählte Anzeigeprofil. Das Anzeigeprofil wird zunächst rot markiert. Sobald Sie den Dialog mit OK schließen, wird das Anzeigeprofil gelöscht. Wenn Sie den Dialog über mit Abbrechen schließen, wird die Löschung verworfen.

Zuordnung der Profile zu Funktionsbereichen

Sie können einem Funktionsbereich ein Anzeigeprofil zuordnen. Wählen Sie in den Drop-down-Menüs ein Anzeigeprofil für jeden Funktionsbereich.

Zuordnung der Profile zu Masken

Sie können einer Maske ein Anzeigeprofil zuordnen. Wählen Sie im linken Drop-down-Menü eine Maske aus und weisen Sie der Maske mit dem rechten Drop-down-Menü ein Anzeigeprofil zu.

Neu: Über Neu fügen Sie eine neue Maske hinzu.

Löschen: Über Löschen (X-Symbol) entfernen Sie die Maske.

Metadaten

Bevor Dokumente in ELO abgelegt oder neue Ordner angelegt werden, müssen Sie Metadaten für die Einträge eingeben. Hierzu dienen Masken, die entsprechende Eingabefelder (Felder genannt) enthalten.

Der Dialog Metadaten dient der Eingabe und Bearbeitung der Metadaten. Sofern nicht anders konfiguriert, erscheint der Dialog automatisch beim Ablegen eines Dokuments oder Anlegen eines Ordners.

Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel Metadaten bearbeiten.

Feed

Der Feed dient zum Austausch über einen Eintrag in ELO (Dokument oder Ordner) und vermerkt Änderungen am Eintrag. Neue Feed-Beiträge sind mit einem grünen Punkt markiert.

Folgende Nachrichtentypen erscheinen im Feed:

• Beiträge (von einem Benutzer verfasst)
• Kommentare (zu einem Beitrag)
• Umfragen
• Ereignisse (z. B. Ablage einer neuen Dokumentenversion oder der Änderung der Arbeitsversion)

1 Feed durchsuchen

2 Feed abonnieren: Wenn Sie einen Feed zu einem Eintrag abonnieren, werden Ihnen Neuigkeiten im Feed auch in Mein ELO angezeigt. Feeds werden automatisch abonniert beim Ablegen eines Dokuments sowie beim Erstellen eines Ordners, einer neuen Dokumentversion, eines Feed-Beitrags oder -Kommentars. Die Einstellungen für Abonnements können Sie in der Konfiguration oder über die Einstellungen in 'Mein ELO' ändern.

3 Filtermöglichkeiten anzeigen: Die Filter funktionieren analog zu Mein ELO > Neuigkeiten.

4 Metadaten zum Eintrag anzeigen: Die Maske des Eintrags wird immer angezeigt. Die Felder der Maske werden nur dann angezeigt, wenn diese ausgefüllt sind. Bei den Metadatenmasken der Gen. 2 wird nur die Maske des Eintrags angezeigt, auch wenn Sie andere Felder befüllt haben.

5 Benutzer oder Gruppen erwähnen: Alternativ geben Sie im Feed-Beitrag @ ein, um eine Erwähnung einzufügen. Die erwähnten Personen sehen den entsprechenden Feed-Beitrag in Mein ELO.

6 Auf einen Eintrag verweisen: Alternativ geben Sie im Feed-Beitrag > ein, um einen Verweis einzufügen. Über einen Verweis können Benutzer automatisch zum Ablageort des verlinkten Eintrags springen.

7 Hashtag: Alternativ geben Sie im Feed-Beitrag # ein, um einen Hashtag einzufügen. Um über neue Beiträge zu einem bestimmten Thema informiert zu werden, können Sie Hashtags abonnieren. Wählen Sie dafür einen Hashtag aus und wählen Sie Abonnieren (Sendersymbol).

8 Sichtbarkeit: Hiermit grenzen Sie ein, wer Ihren Beitrag sehen kann. Über Ausgewählte Sichtbarkeit merken können Sie die Einschränkung der Sichtbarkeit für zukünftige Feed-Beiträge als Standard speichern. Die Sichtbarkeitseinstellungen von Kommentaren werden vom Beitrag, der kommentiert wird, übernommen. Sie können nicht verändert werden.

Beitrag/Kommentar erstellen

Im Feed können Sie Beiträge zu Einträgen in ELO erstellen und Beiträge anderer Benutzer kommentieren. Über Erstellen oder STRG + EINGABE schicken Sie den Beitrag ab.

Sie können den Text in Beiträgen, Umfragen und Kommentaren fett formatieren. Setzen Sie je ein Sternchen (*) an den Anfang und das Ende des Textbereichs.

Information

Soll das Sternchen als Schriftzeichen im Text lesbar sein, tragen Sie einen Backslash (\) vor dem Sternchen ein. Das Sternchen bewirkt dann keine Formatierung, sondern wird angezeigt.

Beachten Sie

Tragen Sie in Feed-Beiträgen oder in Hashtags keine Wörter ein, die eine Operatorbedeutung für die Suche haben (NOT, OR, AND). Andernfalls können Probleme auftreten, wenn Sie nach diesen Wörtern suchen.

Beitrag bearbeiten

Über Bearbeiten (Stiftsymbol) können Sie Ihre eigenen Beiträge und Kommentare nachträglich bearbeiten.

Bearbeitete Beiträge erkennen Sie an der Kennzeichnung bearbeitet unterhalb des Beitrags. Wählen Sie bearbeitet, um den Bearbeitungsverlauf zu öffnen.

Umfrage erstellen

Über Umfrage erstellen öffnen Sie einen zusätzlichen Bereich im ELO Feed. Über diesen Bereich erstellen Sie eine Umfrage.

Sie können die Dauer der Umfrage über das Drop-down-Menü auswählen und auch eine konkrete Anzahl der Tage eingeben. Für zwei Wochen geben Sie z. B. 14 ein.

Über das Drop-down-Menü Weitere Einstellungen anzeigen öffnen Sie einen Bereich mit ergänzenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Mehr als eine Antwort auswählbar (Multiple Choice)
• Benutzernamen der Teilnehmer im Ergebnis sichtbar: Die Namen sind für alle teilnehmenden Personen im Ergebnis sichtbar. Ist diese Option deaktiviert, ist die Umfrage auch für Sie anonym.
• Teilnehmern das Hinzufügen von Antworten erlauben

Um die Umfrage zu starten, wählen Sie Erstellen.

Solange noch niemand an einer Umfrage teilgenommen hat, kann sie noch bearbeitet werden.

Über das X-Symbol können Sie eine bereits gestartete Umfrage löschen. Das Löschen können Sie nicht rückgängig machen.

Randnotizen, Verlinkungen, Dateianbindungen

Falls für das markierte Dokument vorhanden, sehen Sie folgende weiteren Elemente:

Randnotizen: Auf dem Mittelbalken sehen Sie Randnotizen zu einem Eintrag. Wenn Sie das Symbol wählen, öffnet sich die Randnotiz.

Wie Sie eine Randnotiz erstellen, finden Sie im Kapitel Randnotiz hinzufügen.

Verlinkungen: Das Kettensymbol stellt eine Verlinkung dar. Über dieses Symbol öffnen Sie die Übersicht der Verlinkungen und können weitere Einträge als Verlinkung anlegen.

Wie Sie eine Verlinkung erstellen, finden Sie im Kapitel Verlinkung.

Dateianbindung: Das Büroklammer-Symbol stellt eine Dateianbindung dar, die zu dem ausgewählten Dokument abgelegt wurde. Über dieses Symbol öffnen Sie die Dateianbindung.

Wie Sie eine Dateianbindung anlegen, finden Sie im Kapitel Dateianbindung hinzufügen.

Speichern unter

Tastaturbefehl: STRG + S

Mit dieser Funktion speichern Sie das aktuell ausgewählte Dokument außerhalb von ELO.