Vertretungsregelung

Vertreter einsetzen

Vertretungen stellen sicher, dass Ihre Aufgaben auch dann bearbeitet werden, wenn Sie längere Zeit keinen Zugriff auf ELO haben.

Sie können Vertretungen anlegen, die sofort oder erst später aktiv werden.

Beachten Sie

Eine Vertretungsregel kann nur von folgenden Personen geändert oder gelöscht werden:

• Person, die die Vertretung erstellt hat
• Hauptadministrator
• Subadministrator (der Person, die vertreten wird)
• Vorgesetzte (der Person, die vertreten wird)

Vorgehen

1. Wählen Sie im Menüband Benutzermenü [Ihr Name] > Vertreter einsetzen.

2. Wählen Sie über das Eingabefeld bzw. über das Drop-down-Menü Ihre Vertretung aus.

   Sie können sich durch andere Personen oder durch Gruppen vertreten lassen.

3. Um genauere Einstellungen vorzunehmen, wählen Sie eine der vertretungsberechtigten Personen oder Gruppen aus.

Solange Sie keine Einstellungen für eine Vertretung vorgenommen haben, ist der Status Unvollständig. Die Vertretung kann mit diesem Status noch nicht eingesetzt werden. Sie können die Einstellungen sofort oder später vornehmen.

Sie können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Vertretungen vornehmen. So können Sie Ihre Vertretungen bereits im Voraus planen und Ihre Einstellungen auch nachträglich bearbeiten.

In der Liste Vertretungsberechtigte Benutzer erscheinen die Benutzer und Gruppen, die Sie als Vertretungen angelegt haben. Aktive Vertretungen sind grün markiert. Unvollständige Vertretungen sind gelb markiert. Um eine Vertretung zu vervollständigen, muss mindestens eine der Optionen Aktive Vertretung in diesem Zeitraum und Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren aktiviert sein UND entweder die Option Vertretung umfasst alles oder Einschränkung des Vertretungsumfangs aktiviert sein. Unterhalb der Option Einschränkung des Vertretungsumfangs muss mindestens eine Option ausgewählt sein.

Einstellungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Vertretung einzusetzen:

• Sie legen einen Zeitraum fest, in dem eine andere Person automatisch Ihre Vertretung übernimmt.
• Sie geben einer anderen Person generell das Recht, Sie zu vertreten. Sie muss die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren.

Zeitraum: Die Option Aktive Vertretung in diesem Zeitraum aktiviert die Eingabefelder für den Zeitraum. Wenn Sie diese Option deaktivieren, sind die Eingaben nicht aktiv. Bereits eingetragene Zeiträume bleiben dennoch erhalten und können später aktiviert werden.

Sie können folgende Zeiträume definieren:

• Einen konkreten Zeitraum mit Anfang und Ende
• Einen unbegrenzten Zeitraum
• Mehrere konkrete und/oder unbegrenzte Zeiträume

Wenn Sie eine Vertretung mit unbegrenztem Zeitraum definiert haben, beenden Sie die Vertretung, indem Sie über das X-Symbol den Zeitraum löschen.

Information

Zeiträume werden nicht automatisch gelöscht, sondern müssen über das X-Symbol gelöscht werden.

Vertretungsberechtigung: Wenn Sie die Option Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren auswählen, darf die vertretungsberechtigte Person die Vertretung selbst aktivieren und deaktivieren. Er ist somit prinzipiell berechtigt, Sie zu vertreten, ohne dass Sie dafür einen Zeitraum definieren.

Vertretungsumfang: Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Vertretung umfasst alles
• Einschränkung des Vertretungsumfangs

Achtung

Wenn Sie die Option Vertretung umfasst alles aktivieren, erhält Ihre Vertretung Zugriff auf alle Dokumente, Aufgaben und Funktionen, für die Sie berechtigt sind. Dies umfasst auch Ihre persönlichen Dokumente, Aufgaben und Notizen, die sonst ausschließlich für Sie sichtbar sind.

Vertretung umfasst alles: Ihrer Vertretung werden all Ihre Berechtigungen zugewiesen. Sie erhält Zugriff auf:

• Dokumente in ELO (auch Ihre persönlichen)
• Dateien in Ihrer Postbox
• Ihre persönlichen Aufgaben und Workflows
• Gruppenmitgliedschaften und Gruppenaufgaben
• Notizen (auch Ihre persönlichen)
• Funktionen des Clients

Einschränkung des Vertretungsumfangs: Sie können individuell entscheiden, welche Berechtigungen Sie Ihrer Vertretung zuweisen. Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

• Persönliche Aufgaben und Workflows: Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihre Vertretung Zugriff auf Aufgaben und Workflows, die Sie nicht als Zugehöriger einer Gruppe erhalten, sondern für die Sie persönlich eingetragen sind. Damit die Dokumente, die zu einer Aufgabe gehören, auch gesehen werden können, wird das Benutzerrecht Workflow-Berechtigungserweiterung benötigt. Dieses Benutzerrecht kann nur administrativ aktiviert werden.

• Zugriff auf die Postbox: Wenn Sie diese Option aktivieren, hat Ihre Vertretung Zugriff auf Ihre Postbox.

  Beachten Sie

  Damit Ihre Vertretung Ihre Dokumente aus der Postbox sehen kann, müssen die Dokumente zuvor auf den Server ausgelagert worden sein. Die entsprechende Einstellung finden Sie über Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich > Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre Administration.

• Übernahme der Gruppenzugehörigkeit: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Ihrer Gruppen die Vertretung gilt. Ihre Vertretung erhält die mit der Gruppe zusammenhängenden Benutzerrechte, Berechtigungen auf Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben. Auf diese Weise ist es möglich, mehrere Vertretungen für den gleichen Zeitraum zu erstellen und die Berechtigungen für unterschiedliche Gruppen zu verteilen. Es stehen Ihnen nur die Gruppen zur Wahl, für die eine Vertretung erlaubt ist.

Wenn Sie aktuell vertreten werden, erkennen Sie dies an der orangen Figur neben Ihrem Benutzermenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie vertreten werden.

Weitergabe von Vertretungen

Vertretungen werden nicht automatisch weitergereicht.

Das bedeutet: Emil Eilig hat Ida Igel als seine Vertreterin eingesetzt. Ida Igel setzt wiederum Jonas Jupiter als ihren Vertreter ein. Jonas Jupiter erhält nicht die Aufgaben, Rechte usw., die Ida Igel als Vertreterin von Emil Eilig erhält.

Darf Vertretung weiterleiten: Über diese Option erlauben Sie Ihrer Vertretung, die Vertretung an einen anderen Benutzer abzugeben.

Auch in diesem Fall wird die Vertretung nicht automatisch weitergereicht, sondern muss aktiv weitergeleitet werden.

Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein, um zu verhindern, dass Rechte unkontrolliert im Unternehmen weitergereicht werden.

Vertretung übernehmen

Mit dieser Funktion (aufrufbar über: Benutzermenü [Ihr Name]) übernehmen Sie die Vertretung für eine andere Person. Sie können die Aufgaben der Person in Ihrer Aufgabenliste im Funktionsbereich Aufgaben anzeigen (über Aufgabe > Anzeige > Vertretungsaufgaben).

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Vertretung zu übernehmen:

• Eine andere Person hat einen Zeitraum festgelegt, in dem Sie automatisch seine Vertretung übernehmen.
• Eine andere Person hat Ihnen generell das Recht gegeben, Sie zu vertreten. Sie müssen die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren.

Wählen Sie im Menüband Benutzermenü [Ihr Name] > Vertretung übernehmen.

Hier sehen Sie, wen Sie aktuell vertreten oder vertreten dürfen.

Ich bin vertretungsberechtigt für

Im linken Bereich sehen Sie eine Übersicht der Personen, die Sie vertreten dürfen.

Information

Wenn Sie der Vorgesetzte von anderen Personen sind, haben Sie automatisch das Recht diese Personen zu vertreten. Personen, deren Vorgesetzter Sie sind, werden nicht automatisch in der Übersicht angezeigt. Wählen Sie eine Person über das Feld Mitarbeiter hinzufügen aus. Das Feld Mitarbeiter hinzufügen wird nur angezeigt, wenn Sie als Vorgesetzter eingetragen sind.

Aktive Vertretungen erkennen Sie an einem grünen Balken neben dem Profilbild.

Wenn Sie eine Person auswählen, wird Ihnen im rechten Bereich angezeigt, wie genau Ihre Vertretungsberechtigung konfiguriert ist. Dieser Bereich ist nur zur Information und kann nicht bearbeitet werden.

Vertretungen bearbeiten

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Aktivieren/Deaktivieren: Über diese Buttons aktivieren Sie Vertretungen, die derzeit nicht aktiv sind, und deaktivieren aktive Vertretungen, die Sie beenden möchten. Diese Buttons stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn die Person, die Sie vertreten möchten, Ihnen das Recht eingeräumt hat, die Vertretung selbst zu aktivieren und zu deaktivieren.
• Weiterleiten: Über diesen Button leiten Sie eine Vertretung weiter, falls die Person, die Sie vertreten, Ihnen das Recht dazu eingeräumt hat. Sie können die Vertretung entweder ganz abgeben oder einen zusätzlichen Vertreter einsetzen.

Wenn Sie aktuell eine andere Person vertreten, erkennen Sie dies an der blauen Figur neben Ihrem Benutzermenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie eine andere Person vertreten.

Vertretungsaufgaben anzeigen

Sie können Vertretungsaufgaben im Funktionsbereich Aufgaben anzeigen. Vertretungsaufgaben sind die Aufgaben einer Person, für die Sie als Vertretung eingesetzt sind.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Aufgaben.
2. Wählen Sie Menüband > Tab Aufgabe > Anzeige.

Ergebnis

Die Vertretungsaufgaben erscheinen in Ihrer Aufgabenliste.

Information

Ob die Funktion Vertretungsaufgaben aktiviert ist, erkennen Sie an der Markierung des Buttons.

Vertretungspostbox einsehen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Übergabe

Über die Funktion Vertretungspostbox einsehen verwalten Sie die Inhalte aus Postboxen anderer Personen. Sie müssen als Vertretung der jeweiligen Personen aktiv sein.

Beachten Sie

Damit Postbox-Dokumente aus der Postbox einer anderen Person eingesehen, kopiert oder abgeholt werden können, müssen die Dokumente zuvor auf den Server ausgelagert worden sein. Die entsprechende Einstellung finden Sie über Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich > Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre Administration.

Im Dialog Vertretungspostbox einsehen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Postbox-Dateien von: In diesem Bereich sehen Sie, wessen Postbox Sie gerade einsehen.
• Benutzer auswählen: Über diesen Button wählen Sie aus, wessen Postbox Sie einsehen.
• Zur Ansicht öffnen: Öffnet Sie das ausgewählte Dokument zur Ansicht.
• Kopieren: Erstellt eine Kopie des ausgewählten Dokuments in Ihrer eigenen Postbox. Das Originaldokument bleibt in der Postbox der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben.
• Verschieben: Überträgt das ausgewählte Dokument in Ihre eigene Postbox. Das Dokument wird aus der Postbox der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben, entfernt.

Information

Beim Kopieren und Verschieben ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste möglich.