Grundlagen

Grundprinzip

Die Business Solution ELO Invoice bildet den Prozess ab, den Rechnungen in einem Unternehmen durchlaufen:

• Rechnungseingang
• Rechnungsumlauf
• Export an Buchhaltungssystem

Mithilfe von Workflows werden die Rechnungen automatisiert an die notwendigen Bearbeitungsschritte weitergeleitet. Es ist weiterhin möglich, den Workflow an das Clearing-Center weiterzuleiten.

Ein Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle Rechnungen und hilft somit bei der weiteren Planung.

Allgemeiner Hinweis

ELO Invoice arbeitet mit folgenden Clients zusammen:

• ELO Java Client (opens new window)
• ELO Web Client (opens new window) (nicht alle Funktionalitäten verfügbar)
• ELO Desktop Client (opens new window) (nicht alle Funktionalitäten verfügbar)

Information

Wir verwenden in diesem Handbuch Screenshots aus dem ELO Java Client.

Voraussetzungen

Wir setzen voraus, dass Ihr Administrator ELO Invoice bereits für Sie eingerichtet hat.

Programmoberfläche

Abb.: Programmoberfläche mit Business Solution ELO Invoice

Die Funktionen von ELO Invoice finden Sie in den folgenden Bereichen:

1 Kachel Rechnungen im Kachelbereich

Über diese Kachel erreichen Sie das Dashboard zur Rechnungsüberwachung.

Abb.: Gruppe 'Rechnungseingang'

2 Gruppe 'Rechnungseingang'

Die Gruppe Rechnungseingang erreichen Sie im Funktionsbereich Postbox über den Tab Ablegen.

Mithilfe dieser Funktionen legen Sie Rechnungen aus der Postbox in ELO ab.

Information

Je nach Einstellung steht Ihnen nur die Schaltfläche Rechnung ablegen zur Verfügung.

Abb.: Funktion 'Dokumente zu Kreditor suchen'

3 Funktion Dokumente zu Kreditor suchen

Diese Funktion erreichen Sie im Funktionsbereich Suche im Tab Suche über die Gruppe Rechnungseingang.

Mithilfe dieser Funktion suchen Sie gezielt anhand der Kreditorennummer nach Dokumenten zu einem Kreditor.

Abb.: Funktion 'Rechnungen exportieren'

4 Funktion 'Rechnungen exportieren'

Diese Funktion erreichen Sie im Tab Ausgabe über die Gruppe Export/Import.

Mithilfe dieser Funktion erstellen Sie einen Exportdatensatz für ein Buchhaltungssystem.

Abb.: Gruppe 'Rechnungsvorlagen'

5 Gruppe 'Rechnungsvorlagen'

Die Gruppe Rechnungsvorlagen erreichen Sie über den Tab Verwalten.

Vorlagen unterstützen Sie beim Befüllen von Formularen neu angelegter Rechnungen.

Ablage

Aufbau und Aussehen Ihrer Ablage hängen stark von der individuellen Konfiguration ab. Hier wird der Zustand im Standard beschrieben.

Eingehende Rechnungen werden automatisch unter // Invoice // Entry abgelegt.

Rechnungsumlauf

Der Rechnungsumlauf wird auf Basis eines ELO Workflows gesteuert. Rechnungen, die sich im Umlauf befinden, werden in blauer Schrift dargestellt.

Im Anschluss an den Rechnungsumlauf wird die Rechnung automatisch unter // Invoice // Archive abgelegt.

Rechnungen

Abb.: Formular einer Rechnung

Zu jeder Rechnung gibt es ein Formular. Das Formular enthält die relevanten Informationen aus der Rechnung sowie den aktuellen Status der Rechnung.

Während des Rechnungsumlaufs wird das Formular von den beteiligten Benutzern bearbeitet oder bestätigt. Der Status ändert sich dabei automatisch.

Eine Rechnung kann folgende Status haben:

• 1 – Erfassung
• 2 – Formelle Prüfung
• 3 – Fachliche Prüfung
• 4 – Buchungserfassung
• 5 – Zum Export
• 6 – Exportiert
• 7 – Gebucht
• 8 – In Klärung
• 9 – Abgewiesen