# Wichtige Handlungen im Detail

Dieses Kapitel eignet sich für den Einstieg. Es zeigt Basishandlungen mit Anleitungen und Erklärungen.

# Neuen Ordner anlegen

Bevor Sie Dokumente ablegen können, benötigen Sie Ordner im Funktionsbereich Ablage.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Ordner anzulegen. Dieses Kapitel beschreibt die Funktion Neuer Ordner.

Verwandte Funktionen

Kopieren: Wenn es bereits einen Ordner mit der von Ihnen benötigten Grundstruktur gibt, können Sie diese Grundstruktur ohne Inhalt kopieren.
Dynamischer Ordner: Über diese Funktion legen Sie einen Ordner an, dessen Inhalt sich dynamisch verändert. Basis des Ordners ist eine Suche. Alle Suchergebnisse erscheinen in dem Ordner.

Beispiel

Sie möchten einen Ordner für ein neues Projekt Ihres Teams anlegen. Nur ein Teil des Teams ist an dem Projekt beteiligt und soll Inhalte ablegen können. Der Rest des Teams erhält nur lesenden Zugriff.

Vorgehen

Wählen Sie in der Ablagestruktur den Ordner aus, in dem Sie den Ordner anlegen möchten.

Ein neuer Ordner wird immer innerhalb des Ordners angelegt, den Sie aktuell markiert haben. Auch die oberste Ebene Ihrer Ablage ist ein Ordner.
Wählen Sie im Menüband Neu > Neuer Ordner.
Geben Sie im Feld Kurzbezeichnung den Namen des Projektordners ein.

Der Name, den Sie hier eingeben, erscheint später als Ordnername in der Ablage.

Den Tab Zusatztext benötigen Sie in der Regel nicht. Sie können ihn nutzen, um Informationen in den Metadaten zu hinterlegen, für die es kein entsprechendes Feld gibt. Dies kann für die Suche nützlich sein.
Wählen Sie den Tab Optionen.
Damit der Ordner während der Projektphase schnell auffindbar ist, wählen Sie im Feld Schriftfarbe über das Drop-down-Menü Grün aus.
Wählen Sie den Tab Berechtigungen.

Wenn Sie einen Ordner neu anlegen, werden immer die Berechtigungen des übergeordneten Ordners übernommen.
Um die Berechtigungen zu ändern, löschen Sie zunächst die Vorgängerrechte, indem Sie das X-Symbol wählen.
Um die neuen Berechtigungen zu hinterlegen, wählen Sie den Pfeil im Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen.
Wählen Sie Ihre Teammitglieder aus.
Entfernen Sie bei allen Teammitgliedern, die nur eine Leseberechtigung haben sollen, alle Berechtigungen bis auf Sehen (R). .

Eine ausführliche Darstellung weiterer Felder finden Sie im Kapitel Metadaten.
Wählen Sie OK.

Ergebnis

Der Ordner wird an der von Ihnen gewählten Position angelegt und ist für alle von Ihnen ausgewählten Teammitglieder einsehbar. Andere Personen sehen zwar den Ordner, aber nicht die Inhalte.

Ausblick

Sie können Ordner wie physische Ordner mit Inhalten befüllen: Sie können weitere Unterordner, zum Beispiel in Form von Registern, anlegen oder direkt Dokumente ablegen.

Ordnername ändern: Wenn Sie den Namen eines Ordners nachträglich ändern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie den Ordner aus.
Wählen Sie im Menüband Verwalten > Metadaten.
Ändern Sie im Feld Kurzbezeichnung den Namen und bestätigen Sie mit OK.

# Ansicht erstellen

Eine Ansicht ist ein Schnelleinstieg zu einem von Ihnen definierten Bereich.

Wenn Sie sich eine Ansicht erstellen, erscheint diese als Kachel in Ihrem Kachelbereich auf Ihrer Startseite Mein ELO.

Es gibt unterschiedliche Arten von Ansichten. Dieses Kapitel behandelt die Funktion Ansicht hinzufügen für einen Ordner.

Verwandte Funktionen

Aufgabenansicht: Über eine Aufgabenansicht werden Ihnen Aufgaben mit von Ihnen ausgewählten Kriterien angezeigt.
Favorit hinzufügen: Auch Suchfavoriten erscheinen wie Ansichten als Kachel auf Ihrer Startseite Mein ELO.
Auf das Klemmbrett legen: Wenn Sie schnell auf Ihren Ordner zugreifen möchten, ohne eine Kachel zu erstellen, können Sie ihn auf Ihr Klemmbrett legen.
Zuletzt verwendet: Eine weitere Möglichkeit, schnell auf Ihren Ordner zuzugreifen, ist der Tab Zuletzt verwendet auf Ihrer Startseite Mein ELO. Dort können Sie den Ordner anpinnen.

Beispiel

Da Sie Ihren Projektordner während der Projektphase häufig benötigen, erstellen Sie dafür eine Kachel, über die Sie direkt von Ihrer Startseite Mein ELO in den Ordner gelangen.

Vorgehen

Markieren Sie im Funktionsbereich Ablage Ihren Projektordner, für den Sie eine Ansicht erstellen möchten.
Wählen Sie im Menüband Ansicht > Ansicht hinzufügen.

Im Dialog Ansicht hinzufügen steht automatisch der Name des Ordners im Feld Name der Ansicht. Falls Sie einen anderen Namen wünschen, können Sie diesen ändern.
Wählen Sie Speichern.

Ergebnis

Für die neue Ansicht wird eine Kachel im Kachelbereich in der Gruppe Ablage angelegt.

Ausblick

Sie können die Kachel per Drag-and-drop an eine andere Position verschieben.
Falls Sie sich mehrere Ansichten erstellen, können Sie diese bei Bedarf gruppieren. Wie Sie eine Gruppe im Kachelbereich erstellen, erfahren Sie im Kapitel Gruppe erstellen.
Sie können eine Ordneransicht umbenennen oder löschen.

# Dokument ablegen

Innerhalb eines Ordners können Sie Dokumente ablegen. Andere Personen, die dazu berechtigt sind, können die Dokumente betrachten oder bearbeiten.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, ein Dokument abzulegen. Dieses Kapitel beschreibt die Funktion Datei einfügen.

Verwandte Funktionen

Drag-and-drop: Sie können per Drag-and-drop Dokumente direkt aus Ihrem Dateisystem in einen Ordner in ELO ziehen.
Dokument aus Vorlage: Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen möchten, nutzen Sie diese Funktion.

Beispiel

Sie möchten ein Word-Dokument in Ihrem Projektordner ablegen, in dem Sie gemeinsam mit den anderen Teammitgliedern das Projekt planen.

Vorgehen

Markieren Sie den Ordner, in dem Sie das Dokument ablegen möchten.
Wählen Sie im Menüband Neu > Datei einfügen.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1: Wählen Sie den Button rechts neben dem Feld Datei auswählen und wählen das Dokument aus.

2: Ziehen Sie das Dokument per Drag-and-drop auf das Feld Datei hier ablegen.
Wählen Sie eine Maske aus.
Geben Sie die Metadaten ein.

Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie im Kapitel Metadaten.
Wählen Sie OK.

Ergebnis

Das Dokument wird in dem von Ihnen gewählten Ordner abgelegt.

Ausblick

Nachdem Sie ein Dokument abgelegt haben, können Sie und andere Personen darauf alle Funktionen ausführen, deren Buttons aktiv sind, während Sie das Dokument markieren.

Der Tab Dokument erscheint. Alle Funktionen dieses Tabs stehen nur für Dokumente zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Kapitel Tab 'Dokument'.

Einige wichtige Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten sind:

# Dokument auschecken und bearbeiten

Ein in ELO abgelegtes Dokument ist veränderbar, sofern nicht festgelegt ist, dass das Dokument nicht verändert werden darf.

Es gibt unterschiedliche Funktionen, mit denen Sie Dokumente bearbeiten können. Dieses Kapitel behandelt die Funktion Auschecken.

Während Sie das Dokument ausgecheckt haben, ist es für andere Personen zur Bearbeitung gesperrt. Andere Personen können es währenddessen nur zur Ansicht öffnen (Tab Dokument > Zur Ansicht öffnen). So wird verhindert, dass ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird und es zu konkurrierenden Versionen kommt.

Ausgechecktes Dokument; erkennbar am gelben Pfeil

Ausgecheckte Dokumente erkennen Sie an einem gelben Pfeil neben dem Dokumentensymbol. Daneben steht der Name des Bearbeiters in eckigen Klammern.

Es entsteht eine neue Version des Dokuments, die zur neuen Arbeitsversion wird. Die Arbeitsversion ist immer die Version, die erscheint, wenn man das Dokument markiert.

Die alte Version geht bei diesem Vorgang nicht verloren.

Verwandte Funktionen

In Microsoft Office bearbeiten: Mit dieser Funktion können Sie Microsoft-Office-Dokumente bearbeiten.
Online bearbeiten: Mit dieser Funktion können Sie Microsoft-Office-Dokumente direkt in Ihrem Browser bearbeiten. Ob Sie diese Funktion haben, ist abhängig von der Art der Installation Ihres ELO Web Clients.
Gemeinsam bearbeiten: Mit dieser Funktion können Sie gleichzeitig mit anderen Personen zusammen ein Microsoft-Office-Dokument bearbeiten. Ob Sie diese Funktion haben, ist abhängig von der Art der Installation Ihres ELO Web Clients.

Vorgehen

Wählen Sie das Dokument aus, das Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie im Menüband Dokument > Auschecken.

Information

Wenn Sie jetzt auf Schließen wählen, ist das Dokument dennoch ausgecheckt. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, wählen Sie dennoch Schließen und anschließend im Menüband *Dokument > Versionen > Bearbeitung abbrechen.

Information

Falls Sie ELO Web Add-ons in Kombination mit SSO nutzen, wird das Dokument direkt in einer externen Anwendung geöffnet und kann bearbeitet werden.
Wählen Sie Speichern unter.

Das Dokument wird in Ihrem gängigen Zielordner für Downloads gespeichert.

Optional: Gegebenenfalls erscheint ein Windows-Dialog. Wählen Sie eine Option zum Speichern des Dokuments.
Öffnen Sie das Dokument.
Bearbeiten Sie das Dokument.
Speichern Sie die Änderungen.

Achtung

Wird das Dokument nicht gespeichert, gehen sämtliche Änderungen verloren.

Sie müssen das Dokument nicht sofort wieder einchecken. Sie können es ausgecheckt lassen und später bearbeiten, indem Sie es über den lokalen Speicherort auf Ihrem Rechner öffnen.

Während Sie das Dokument ausgecheckt haben, befindet es sich zusätzlich zum Funktionsbereich Ablage in Ihrem Funktionsbereich Bearbeitung, wo Sie es schnell finden können.

Ergebnis

Das Dokument ist lokal geändert, aber noch nicht in ELO.

Ausblick

Um Ihre Änderungen in ELO zu übernehmen und Ihr Dokument als neue Version zu speichern, nutzen Sie die Funktion Dokument hochladen und einchecken.
Falls Sie Ihre Änderungen verwerfen möchten, nutzen Sie die Funktion Bearbeitung abbrechen.

# Dokument hochladen und einchecken

Nachdem Sie ein Dokument ausgecheckt und fertig bearbeitet haben, checken Sie es wieder ein.

Dadurch wird das Dokument mit Ihren Änderungen als neue Version abgelegt, und die Bearbeitungssperre für andere Personen wird wieder gelöst.

Verwandte Funktion

Bearbeitung abbrechen: Falls Sie Ihre Änderungen verwerfen möchten, nutzen Sie diese Funktion.

Vorgehen

Information

Wenn Sie ein Dokument sofort nach dem Auschecken bearbeitet haben, ist der Dialog Hochladen und einchecken noch geöffnet. Schritte 1 und 2 erübrigen sich in diesem Fall.

Markieren Sie in ELO das Dokument, das Sie einchecken möchten.

Am schnellsten finden Sie das Dokument über den Funktionsbereich Bearbeitung.
Wählen Sie im Menüband Dokument > Hochladen und einchecken.

Information

Falls Sie ELO Web Add-ons in Kombination mit SSO nutzen, wählen Sie Hochladen und einchecken. Das Dokument ist bereits vorausgewählt und kann direkt eingecheckt werden.
Wählen Sie die Datei aus. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1 Wählen Sie den Button rechts neben dem Feld Datei auswählen und wählen die Datei aus.

2 Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop auf das Feld Datei hier ablegen.

Ergebnis

Das Dokument wird als neue Version abgelegt.

Die Bearbeitungssperre für andere Personen ist wieder aufgehoben.

Ausblick

Wie Sie zu einer alten Version zurückkehren, erfahren Sie im Kapitel Dokumentversionen.

# Workflow starten

Mithilfe von Workflows können Sie gezielt anderen Personen oder Gruppen Aufgaben stellen.

Durch ein integriertes Eskalationsmanagement können Sie nach dem Starten eines Workflows nachverfolgen, ob die vorgesehenen Termine eingehalten wurden.

Dieses Kapitel beschreibt die Funktion Workflow starten. Über diese Funktion gelangen Sie zu Workflows unterschiedlicher Komplexität, die für Ihr Unternehmen definiert wurden.

Verwandte Funktion

Ad-hoc-Workflow: Kurze Standardworkflows (Freigabe und Kenntnisnahme) starten Sie über die Funktion Ad-hoc-Workflow.

Beispiel

Sie möchten zum Start Ihres neuen Projekts eine Materialbestellung aufgeben. Sie haben dafür mit der Funktion Dokument aus Vorlage ein Dokument mit den benötigten Materialien erstellt. Um die Bestellung an die zuständige Abteilung in Ihrem Unternehmen weiterzuleiten, starten Sie den entsprechenden Workflow.

Vorgehen

Markieren Sie das Dokument, auf dem Sie den Workflow starten möchten.

Information

Workflows können auch auf Ordnern gestartet werden.
Wählen Sie im Menüband Neu > Aufgabe erstellen > Workflow starten.
Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus.

Vorschau: Hier sehen Sie die einzelnen Schritte des Workflows. Da bereits alle Einstellungen im Workflow enthalten sind, müssen und können Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen.

Zusätzlich zu den Schritten des Workflows sehen Sie die jeweiligen Bearbeiter und gegebenenfalls die Zeit, die für den Arbeitsschritt bis zur Eskalation angesetzt ist (Tage:Minuten:Sekunden).
Wählen Sie OK.

Ergebnis

Der Workflow startet.

Ausblick

Wenn Sie einen Workflow gestartet haben, erscheint dieser auf Ihrer Startseite Mein ELO unter Meine zuletzt gestarteten Workflows.
Sollte einer Ihrer Workflows eskalieren, erscheint der Bereich Eskalierte Workflows.

# Workflow weiterleiten

Wenn Sie einen Workflow zur Bearbeitung erhalten, erscheint dieser in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Die Vorgehensweise hängt davon ab, ob der Workflow ein Formular beinhaltet.

Workflows können unterschiedlich weitergeleitet werden. Dieses Kapitel beschreibt die Funktion Workflow weiterleiten.

Verwandte Funktionen

Workflow weiterleiten mit Formular: Wenn Sie einen Workflow mit Formular erhalten, leiten Sie ihn über das Formular weiter.
Workflow zurückgeben
Workflow delegieren
Workflow abgeben
Workflow zurückstellen

Beispiel

Sie haben einen Workflow mit einer Materialbestellung erhalten. Ihre Aufgabe haben Sie der Information unter Arbeitsschritt entnommen. Sie haben die Materialbestellung aufgegeben und möchten den Workflow nun weiterleiten.

Vorgehen

Markieren Sie den Workflow, den Sie weiterleiten möchten.
Wählen Sie im Menüband Aufgabe > Workflow weiterleiten.

Bemerkungen: Der Inhalt dieses Feldes wird nicht an die nachfolgenden Personen weitergeleitet. Bemerkungen sind lediglich im ELO Java Client über die Funktion Verwalten > Übersichten > Übersicht Workflows in der Darstellung Listenübersicht einsehbar.
Wählen Sie die gewünschte Option aus.
Wählen Sie OK.

Ergebnis

Der Workflow wird weitergeleitet und verschwindet aus Ihrem Aufgabenbereich.

# Einträge suchen

Sie können Ordner oder Dokumente suchen. Je mehr Informationen Sie über den gesuchten Eintrag eingeben, desto besser wird Ihr Ergebnis.

Dieses Kapitel beschreibt eine beispielhafte Suche. Beschreibungen der Oberfläche und aller Möglichkeiten der Suche finden Sie in den Kapiteln Funktionsbereich 'Suche' und Tab 'Suche'.

Verwandte Funktionen

Beispiel

Sie möchten ein Dokument suchen. Sie wissen,

in welchem Ordner sich das Dokument befindet,
dass es sich nicht um eine E-Mail handelt,
dass das Dokument im Jahr 2020 oder 2021 abgelegt wurde und
dass im Titel des Dokuments die Worte 'Ideensammlung' oder 'Projekt' enthalten sind.

Vorgehen

Markieren Sie im Funktionsbereich Ablage den Ordner, in dem sich das Dokument befindet.
Navigieren Sie in den Funktionsbereich Suche.
Wählen Sie im Menüband in allen Bereichen.
Wählen Sie die Checkbox Nur aktueller Ordner aus, um die Suche auf den soeben markierten Ordner zu beschränken.
Deaktivieren Sie Volltext, Felder, Zusatztext und Feed. Somit beschränken Sie die Suche auf den Titel des Dokuments, also die Kurzbezeichnung.
Wählen Sie die Facette Eintragstyp. Die Facette ist nun negiert.
Aktivieren Sie Eintragstyp E-Mail. Somit schließen Sie alle Einträge mit dem Eintragstyp E-Mail aus Ihrer Suche aus.
Wählen Sie bei der Facette Ablagedatum die Jahre 2020 und 2021 aus.
Geben Sie in das Suchfeld Ideensammlung, Projekt ein.
Wählen Sie Suchen (Lupen-Button).

Ergebnis

Die Suche wird durchgeführt.

Ausblick

Um sich einen Eintrag aus der Ergebnisliste anzuschauen, wählen Sie den Eintrag aus.
Um zum Ablageort des Eintrags zu gelangen, markieren Sie den Eintrag. Wählen Sie im Menüband Ansicht > Gehe zu.

# Suchen mit der ELO Click-OCR

Sie können Begriffe auf Dokumenten markieren und mithilfe der ELO Click-OCR alle Einträge nach dem markierten Begriff durchsuchen.

Die ELO Click-OCR funktioniert bei TIF-Dokumenten und in der Bildvorschau (Menüband > Ansicht > Bildvorschau).

Sie haben folgende Möglichkeiten, die ELO Click-OCR zu nutzen:

Suchvorgang im Funktionsbereich Ablage starten
Suchvorgang im Funktionsbereich Suche starten

# Suchvorgang im Funktionsbereich 'Ablage' starten

Sie können die Suche im Funktionsbereich Ablage starten und werden von dort zur Suche weitergeleitet.

Vorgehen

Markieren Sie das Dokument, das Sie für die Suche verwenden möchten.
Halten Sie die Tasten STRG + ALT gedrückt. Ziehen Sie mit der linken Maustaste im Anzeigebereich einen Rahmen um die Begriffe im Dokument, nach denen Sie suchen möchten.
Lassen Sie die Tasten los.

Sie werden in den Funktionsbereich Suche weitergeleitet. Die markierten Begriffe befinden sich im Suchfeld.

Um das Suchergebnis zu erhalten, wählen Sie Suchen.

# Suchvorgang im Funktionsbereich 'Suche' starten

Sie können im Funktionsbereich Suche ein Dokument auswählen, auf dem Sie die Suche starten.

Vorgehen

Markieren Sie das Dokument, das Sie für die Suche verwenden möchten.
Wählen Sie das Suchfeld der ELO iSearch.
Halten Sie die STRG-Taste gedrückt. Ziehen Sie im Anzeigebereich einen Rahmen um die Begriffe im Dokument, nach denen Sie suchen möchten.
Lassen Sie die Taste los.

Information

Wenn Sie mehrere Begriffe nacheinander übernehmen möchten, selektieren Sie jeden einzelnen Begriff mit der linken Maustaste, während Sie STRG + UMSCHALT gedrückt halten. Lassen Sie die Maustaste nach jedem Begriff los. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle gewünschten Begriffe übertragen haben.

Die markierten Begriffe befinden sich im Suchfeld.

Um das Suchergebnis zu erhalten, wählen Sie Suchen.

# Vertreter einsetzen

Vertretungen stellen sicher, dass Ihre Aufgaben auch dann bearbeitet werden, wenn Sie längere Zeit keinen Zugriff auf ELO haben.

Sie können Vertretungen anlegen, die sofort oder erst später aktiv werden.

Auf diese Weise verhindern Sie etwa, dass Workflows während Ihrer Abwesenheit eskalieren.

Vorgehen

Wählen Sie im Menüband Benutzermenü [Ihr Name] > Vertreter einsetzen.
Wählen Sie über das Eingabefeld bzw. über das Drop-down-Menü Ihre Vertretung aus.

Sie können sich durch andere Personen oder durch Gruppen vertreten lassen.

Solange Sie keine Einstellungen für eine Vertretung vorgenommen haben, ist der Status Unvollständig. Die Vertretung kann mit diesem Status noch nicht eingesetzt werden. Sie können die Einstellungen sofort oder später vornehmen.

Sie können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Vertretungen vornehmen. So können Sie Ihre Vertretungen bereits im Voraus planen und die Einstellungen auch nachträglich bearbeiten.
Um genauere Einstellungen vorzunehmen, wählen Sie eine der vertretungsberechtigten Personen oder Gruppen aus.

Dialog 'Vertreter einsetzen'

Einstellungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Vertretung einzusetzen:

Zeitraum: Sie legen einen Zeitraum fest, in dem eine andere Person automatisch Ihre Vertretung übernimmt.
Vertretungsberechtigung: Sie geben einer anderen Person generell das Recht, Sie zu vertreten. Er muss die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren und deaktivieren.

Zeitraum: Die Option Aktive Vertretung in diesem Zeitraum aktiviert die Eingabefelder für den Zeitraum. Wenn Sie diese Option deaktivieren, sind die Eingaben nicht aktiv. Bereits eingetragene Zeiträume bleiben dennoch erhalten und können später aktiviert werden.

Sie können folgende Zeiträume definieren:

Einen konkreten Zeitraum mit Anfang und Ende
Einen unbegrenzten Zeitraum mit Anfang
Mehrere konkrete und/oder unbegrenzte Zeiträume

Information

Sie können das ausgewählte Datum um eine Uhrzeit ergänzen. Die Uhrzeit tippen Sie hinter das Datum in der folgenden Form: 29.12.2023 15:30.

Wenn Sie eine Vertretung mit unbegrenztem Zeitraum definiert haben, beenden Sie die Vertretung, indem Sie über das X-Symbol den Zeitraum löschen.

Information

Zeiträume werden nicht automatisch gelöscht, sondern müssen über das X-Symbol gelöscht werden.

Vertretungsberechtigung: Wenn Sie die Option Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren auswählen, darf die vertretungsberechtigte Person die Vertretung selbst aktivieren und deaktivieren. Sie ist somit prinzipiell berechtigt, Sie zu vertreten, ohne dass Sie dafür einen Zeitraum definieren.

Darf Vertretung weiterleiten

Vertretungen werden nicht automatisch weitergereicht.

Das bedeutet: Emil Eilig hat Ida Igel als seine Vertreterin eingesetzt. Ida Igel setzt wiederum Jonas Jupiter als ihren Vertreter ein. Jonas Jupiter erhält nicht die Aufgaben, Rechte usw., die Ida Igel als Vertreterin von Emil Eilig erhält.

Über die Option Darf Vertretung weiterleiten erlauben Sie Ihrer Vertretung, die Vertretung an eine andere Person abzugeben.

Auch in diesem Fall wird die Vertretung nicht automatisch weitergereicht, sondern muss aktiv weitergeleitet werden.

Beachten Sie

Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein, um zu verhindern, dass Rechte unkontrolliert im Unternehmen weitergereicht werden.

Vertretungsumfang

Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Vertretung umfasst alles: Ihre Vertretung kann alles sehen, was Sie sehen.

Einschränkung des Vertretungsumfangs: Sie entscheiden, was Ihre Vertretung sehen kann.

Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

Persönliche Aufgaben und Workflows: Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihre Vertretung Zugriff auf Aufgaben und Workflows, die Sie nicht als Zugehöriger einer Gruppe erhalten, sondern für die Sie persönlich eingetragen sind.
Zugriff auf die Postbox: Wenn Sie diese Option aktivieren, hat Ihre Vertretung Zugriff auf Ihre Postbox. Die Postbox gibt es nur im ELO Java Client.
Übernahme der Gruppenzugehörigkeit: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Ihrer Gruppen die Vertretung gilt. Die Vertretung erhält die mit der Gruppe zusammenhängenden Benutzerrechte, Berechtigungen für Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben. Auf diese Weise ist es möglich, mehrere Vertretungen für denselben Zeitraum zu erstellen und die Berechtigungen für unterschiedliche Gruppen zu verteilen. Es stehen Ihnen nur die Gruppen zur Wahl, für die eine Vertretung erlaubt ist.

Ergebnis

Sie haben die Vertretung eingestellt. Falls die Vertretung ab sofort ist, werden Sie bereits vertreten. Andernfalls werden Sie vertreten, sobald der eingestellte Zeitraum erreicht wird oder die berechtigte Person die Vertretung selbst aktiviert.

Orangefarbene Figur neben dem Profilmenü, die signalisiert, dass Sie vertreten werden

Wenn Sie aktuell vertreten werden, erkennen Sie das an der orangefarbenen Figur neben Ihrem Profilmenü [Ihr Name].

Startseite 'Mein ELO'; Hinweis darauf, dass Sie vertreten werden

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie vertreten werden.

Ausblick

Eine Vertretung wird wieder beendet, wenn

der eingestellte Zeitraum vorbei ist oder
die von Ihnen berechtigte Person die Vertretung wieder beendet.

Wie Sie selbst eine Vertretung übernehmen, finden Sie im Kapitel Vertretung übernehmen.

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