Wichtige Komponenten

Ablagestruktur

In der Ablage sehen Sie alle Ordner und Dokumente, für die Sie eine Berechtigung haben. Hier navigieren Sie zwischen den Einträgen der Ablage.

Sie haben folgende Möglichkeiten der Navigation:

• Maus: Klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag. Klicken Sie auf einen Ordner, erscheint der Inhalt des Ordners im Anzeigebereich. Klicken Sie auf den Pfeil vor dem Ordner, klappt sich der Inhalt des Ordners im Baum auf.
• Tastatur: Mit der PFEIL-Taste nach oben und der PFEIL-Taste nach unten navigieren Sie von oben nach unten durch den Baum. Mit der PFEIL-Taste nach rechts öffnen Sie einen Ordner. Mit der PFEIL-Taste nach links schließen Sie einen Ordner.

Symbole in Einträgen

Ordner oder Dokumente mit einem Pfeilsymbol sind Referenzen. Um zum Originaleintrag zu gelangen, wählen Sie im Menüband Ansicht > Gehe zu.

Dokumente mit einem gelben Pfeil neben dem Dokumentensymbol und einem Namen in eckigen Klammern sind von dem entsprechenden Benutzer ausgecheckt und können betrachtet (Dokument > Zur Ansicht öffnen), aber nicht bearbeitet werden.

Ordner

Haben Sie einen Ordner markiert, sehen Sie die Unterordner und/oder die Dokumente, die sich in dem Ordner befinden.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können den Ordner durchsuchen (1) oder anders sortieren (2).
• Sie können nach einem Klick auf einen Eintrag mit der STRG- oder der UMSCHALT-Taste mehrere Einträge markieren. Dies ist in der Ablagestruktur nicht möglich.
• Wenn Sie mehr Informationen über die einzelnen Einträge benötigen, wechseln Sie in die Tabellenansicht (Menüband > Ansicht > Tabelle). Um zur Listenansicht zurückzuwechseln, wählen Sie erneut den Button Tabelle aus. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag springen Sie zu diesem Eintrag.

Dokument

Haben Sie ein Dokument ausgewählt, sehen Sie das Dokument, falls eine Anzeige möglich ist.

Falls keine Anzeige möglich ist, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Dokument speichern: Menüband > Ausgabe > Speichern unter
• Dokument zur Ansicht öffnen: Menüband > Dokument > Zur Ansicht öffnen
• Anzeige des Dokuments wechseln, wie im Folgenden beschrieben

Sie haben folgende Möglichkeiten, den Inhalt eines Dokuments anzeigen zu lassen:

• Originaldokument: Automatisch, wenn keine andere Option ausgewählt ist
• Bildvorschau: Über Menüband > Ansicht > Bildvorschau
• Volltext: Über Menüband > Ansicht > Volltext

Business-Objekt

Ein Business-Objekt ist eine besondere Ordnerart, die dazu dient, Inhalte in eigenen Regionen zu organisieren. Eine Region ist ein Bereich, der alle Einträge innerhalb eines Business-Objekts erfasst. Dadurch können Sie zusammengehörende Einträge schneller finden, z. B. alle Unterlagen zu einer Akte.

In einem Business-Objekt stehen Ihnen dieselben Möglichkeiten wie in einem Ordner zur Verfügung.

Wie Sie ein Business-Objekt durchsuchen können, erfahren Sie im Abschnitt Ein Business-Objekt durchsuchen.

Anzeigebereich

Im Anzeigebereich sehen Sie den zuletzt ausgewählten Eintrag (Ordner oder Dokument).

Jeder Eintrag setzt sich aus drei Elementen zusammen:

• 1 Inhalt
• 2 Metadaten/Formular
• 3 Feed

Inhalt und Metadaten/Formular werden im linken Bereich angezeigt, der Feed befindet sich immer rechts.

Über die Tabs wechseln Sie zwischen Inhalt und Metadaten/Formular.

Anzeigebereich einrichten

Über den Button neben den Tabs Inhalt und Metadaten können Sie einstellen, dass Ihnen Inhalt und Metadaten nebeneinander angezeigt werden. Weiterhin können Sie einstellen, welches Element links und welches Element rechts angezeigt wird.

Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Vorschauelement, sehen Sie im linken Bereich des Drop-down-Menüs anhand der grünen Farbe, wo sich das Element befinden wird.

Wenn Sie zum Beispiel aktuell die Metadaten eines Eintrags in Ihrem Anzeigebereich ausgewählt haben, wählen Sie im Drop-down-Menü Inhalt aus. Der Inhalt erscheint links neben den Metadaten. Um die Position von Metadaten und Inhalt zu tauschen, wählen Sie Metadaten aus. Um wieder in die einfache Ansicht zu wechseln, wählen Sie das grün markierte Element aus, in diesem Fall Metadaten.

Information

Die Einstellungen für einen Eintrag werden automatisch gespeichert. Sie werden nicht auf andere Einträge übertragen.

Über das X-Symbol schließen Sie den Anzeigebereich und erweitern die Baumansicht. Sobald Sie in der Baumansicht einen Eintrag markieren, erscheint der Anzeigebereich wieder.

Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Metadaten, Formular und Feed.

Darstellung von Einträgen

Im Tab Inhalt sehen Sie den Inhalt eines Ordners oder Dokuments.

Die Darstellung von Einträgen ändern Sie im Tab Ansicht.

Ordner

Im Standard werden Ihnen Ordner in der Listenansicht dargestellt. Wählen Sie im Menüband Ansicht > Tabelle, um zur Tabellenansicht zu wechseln. In der Tabellenansicht werden Ihnen ausgewählte Metadaten der einzelnen Dokumente angezeigt.

Falls Sie einige der Metadaten nicht benötigen, wählen Sie den Pfeil-Button neben einem Spaltentitel. Über Spalten gelangen Sie zur Auswahl und können die entsprechende Auswahl entfernen. Auf gleichem Weg fügen Sie die Spalten wieder hinzu.

Anhand der Metadaten können Sie mit der Auswahl auf den Pfeil-Button Dokumente gruppiert darstellen lassen. Wenn Sie die Auswahl In Gruppen anzeigen deaktivieren, erscheint die Tabelle wieder ohne Gruppierung.

Dokumente

• Bildvorschau: Mithilfe dieser Funktion können Sie ein Dokument auch dann sehen, wenn Sie keinen Viewer für das Originalformat haben.
• Volltext: Diese Anzeige bietet sich für eine Suche an. Unter der Anzeige erscheint ein Suchfeld, mit dessen Hilfe Sie den Text durchsuchen können. Weiterhin bietet sich diese Anzeige an, wenn Sie keinen Viewer für das Originalformat haben und auch keine Bildvorschau vorliegt.

Metadaten

Bevor Dokumente in ELO abgelegt oder neue Ordner angelegt werden, müssen Sie Metadaten für die Einträge eingeben. Hierzu dienen Masken, die entsprechende Eingabefelder (Felder genannt) enthalten.

Der Dialog Metadaten dient der Eingabe und Bearbeitung der Metadaten. Sofern nicht anders konfiguriert, erscheint der Dialog automatisch beim Ablegen eines Dokuments oder Anlegen eines Ordners.

Im Tab Metadaten werden Ihnen die Metadaten eines Eintrags angezeigt. Über den Button Bearbeiten im unteren Bereich bearbeiten Sie die Metadaten direkt im Anzeigebereich.

Befinden Sie sich auf einem Eintrag mit Formular, wird Ihnen das Formular angezeigt. Die Metadaten können Sie in diesem Fall im Menüband über Verwalten > Metadaten aufrufen und bearbeiten.

Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Metadaten.

Formular

Befinden Sie sich auf einem Eintrag mit Formular, wird Ihnen das Formular angezeigt. Die Metadaten können Sie in diesem Fall im Menüband über Verwalten > Metadaten aufrufen und bearbeiten.

Über Formulare können Sie Daten erfassen und weitergeben.

Über Formulare können Workflows bearbeitet werden.

Feed

Der Feed dient zum Austausch über einen Eintrag in ELO (Dokument oder Ordner) und vermerkt Änderungen am Eintrag. Neue Feed-Beiträge sind mit einem grünen Punkt markiert.

Wenn Sie einen Feed zu einem Eintrag abonnieren, werden Ihnen Neuigkeiten im Feed auch auf Ihrer Startseite Mein ELO angezeigt.

Wenn Sie andere Benutzer direkt mit @ anschreiben, erscheint der Beitrag im Feed auf ihrer Startseite Mein ELO auch dann, wenn sie den Feed nicht abonniert haben.

Folgende Nachrichtentypen erscheinen im Feed:

• Beiträge (von einem Benutzer verfasst)
• Kommentare (zu einem Beitrag)
• Umfragen
• Ereignisse (bspw. bei der Ablage einer neuen Dokumentversion oder der Änderung der Arbeitsversion)

Beitrag verfassen

Über das Eingabefeld Schreiben Sie einen Beitrag äußern Sie sich in einem sogenannten Feed-Beitrag zum jeweiligen Eintrag. Über Erstellen schicken Sie den Beitrag ab.

Alternativ: Drücken Sie STRG+EINGABE, um einen Beitrag abzuschicken.

Der Text in Beiträgen, Umfragen und Kommentaren kann folgendermaßen formatiert werden:

Fett: Um einen Teil des Texts mit der Schriftstärke Fett zu formatieren, setzen Sie je ein Sternchen (*) an den Anfang und das Ende des Textbereichs. Aus Dies möchte ich *nochmals* betonen. wird im ELO Feed: "Dies möchte ich nochmals betonen."

Information

Soll das Sternchen als Schriftzeichen im Text lesbar sein, tragen Sie einen Backslash (\) vor dem Sternchen ein.

Beachten Sie

Tragen Sie in Feed-Beiträgen oder in Hashtags keine Wörter ein, die eine Operatorbedeutung für die Suche haben (NOT, OR, AND). Andernfalls können Probleme auftreten, wenn Sie nach diesen Wörtern suchen.

Umfrage erstellen

Über Umfrage erstellen öffnen Sie einen zusätzlichen Bereich im ELO Feed. Über diesen Bereich erstellen Sie eine Umfrage.

Dauer der Umfrage: Über das Drop-down-Menü wählen Sie die Dauer der Umfrage aus. Sie können auch eine konkrete Anzahl der Tage eingeben. Für zwei Wochen geben Sie z. B. 14 ein.

Über das Drop-down-Menü Weitere Einstellungen einblenden öffnen Sie einen Bereich mit ergänzenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Mehr als eine Antwort auswählbar (Multiple Choice)
• Benutzernamen der Teilnehmer im Ergebnis sichtbar: Die Namen sind für alle teilnehmenden Personen im Ergebnis sichtbar. Ist diese Option deaktiviert, ist die Umfrage auch für Sie anonym.
• Teilnehmern das Hinzufügen von Antworten erlauben

Um die Umfrage zu starten, wählen Sie Erstellen.

Solange noch niemand an einer Umfrage teilgenommen hat, kann sie noch bearbeitet werden.

Über das X-Symbol können Sie eine bereits gestartete Umfrage löschen. Das Löschen können Sie nicht rückgängig machen.

Erwähnung

Über den Button Erwähnung (@-Symbol) adressieren Sie einen Feed-Beitrag direkt an einen anderen Benutzer bzw. eine Gruppe. Die erwähnten Benutzer sehen den entsprechenden Feed-Beitrag dann im Funktionsbereich Mein ELO.

Alternativ: Sobald Sie ein @-Zeichen über die Tastatur einfügen, erkennt ELO automatisch, dass Sie eine Erwähnung einfügen möchten.

Verweis

Über den Button Verweis (Dokumentensymbol mit Pfeil) verlinken Sie einen Feed-Beitrag mit einem Eintrag in ELO. Der Dialog Verweis erscheint. Im Dialog wählen Sie in der Baumansicht den Eintrag aus, auf den Sie verweisen möchten.

Über den Verweis im Feed-Beitrag springt man direkt zum jeweiligen Eintrag.

Alternativ:

• Sobald Sie ein >-Zeichen über die Tastatur einfügen, erkennt ELO automatisch, dass Sie einen Verweis einfügen möchten. Der Dialog Verweis erscheint.
• Markieren Sie den Eintrag, auf den Sie verweisen möchten, und drücken Sie STRG + C. Wählen Sie den Eintrag aus, in dem Sie den Verweis einfügen möchten, und drücken Sie im Feed-Beitrag STRG + V.

Hashtag

Über den Button Hashtag (Rautensymbol) fügen Sie einem Beitrag Schlagworte, sogenannte Hashtags, hinzu. Hashtags können abonniert werden. Außerdem lässt sich der Funktionsbereich Mein ELO über Hashtags filtern.

Alternativ: Sobald Sie ein #-Zeichen über die Tastatur einfügen, erkennt ELO automatisch, dass Sie einen Hashtag einfügen möchten. Das Drop-down-Menü mit den Hashtags erscheint.

Hashtag abonnieren

Um über neue Beiträge zu einem bestimmten Thema informiert zu werden, können Sie Hashtags abonnieren.

Wählen Sie dafür das gewünschte Hashtag aus. Es erscheint eine Übersicht über Beiträge mit dem Hashtag. Wählen Sie in der oberen Leiste Abonnieren (Sendersymbol).

Das Hashtag wird abonniert. Im Funktionsbereich Mein ELO erscheinen alle Beiträge, die mit dem entsprechenden Hashtag markiert werden.

Sichtbarkeit

Über den Button Sichtbarkeit (Augensymbol) grenzen Sie ein, wer den Beitrag lesen kann.

Feed durchsuchen

Über den Button Feed durchsuchen (Lupensymbol) können Sie innerhalb des aktuell gewählten Feeds suchen. Wird der gesuchte Begriff gefunden, wird der Feed auf die entsprechenden Beiträge reduziert. Die Fundstellen werden hervorgehoben. Über das Lupensymbol starten Sie den Suchvorgang. Um die Suche zurückzusetzen und den vollständigen Feed anzuzeigen, wählen Sie das X-Symbol hinter dem Suchbegriff.

Feed abonnieren

Über den Button Abonnieren (Sendersymbol) abonnieren Sie den aktuell geöffneten Feed. Im Funktionsbereich Mein ELO werden alle abonnierten Feeds gesammelt. Sobald einem abonnierten Feed ein Beitrag hinzugefügt wird, sehen Sie den Beitrag auch im Funktionsbereich Mein ELO.

Feed automatisch abonnieren

ELO bietet Ihnen die Möglichkeit, Feeds automatisch zu abonnieren.

Die Optionen zum Aktivieren des automatischen Abonnements finden Sie auf Ihrer Startseite Mein ELO > Einstellungen oder über Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Administration > Mein ELO.

Filtermöglichkeiten anzeigen

Über den Button Filtermöglichkeiten anzeigen öffnen Sie einen Bereich mit Filtern für den jeweiligen Feed. Über diese Filter grenzen Sie den Feed auf die zum jeweiligen Filter passenden Beiträge ein.

Sie können auch im zugeklappten Zustand sehen, wenn Filter aktiv sind.

Metadaten anzeigen

Über Metadaten anzeigen (Dokumentensymbol) können Sie die Metadaten zum Eintrag einblenden. Die Maske des Eintrags wird immer angezeigt. Die Felder der Maske werden nur dann angezeigt, wenn diese ausgefüllt sind. Bei den Metadatenmasken der Gen. 2 wird nur die Maske des Eintrags angezeigt, auch wenn Sie andere Felder befüllt haben.

Kommentar verfassen

Sie können zu jedem Beitrag Kommentare verfassen. Die Erstellung eines Kommentars entspricht weitgehend der Erstellung eines Beitrags. Allerdings sind die Sichtbarkeitseinstellungen eines Kommentars an die Sichtbarkeitseinstellung des kommentierten Beitrags gekoppelt. Daher können Sie die Sichtbarkeitseinstellungen bei Kommentaren nicht verändern.

Beitrag bearbeiten

Über den Button Bearbeiten (Stiftsymbol) können Sie Beiträge und Kommentare nachträglich bearbeiten.

Bearbeitungsverlauf

Bearbeitete Beiträge erkennen Sie an der Kennzeichnung bearbeitet unterhalb des Beitrags. Wählen Sie bearbeitet, um den Bearbeitungsverlauf zu öffnen.

Einstellungen

Über den Button Einstellungen können Sie Einstellungen vornehmen, die den Feed betreffen.

Aktuelle Hashtags anzeigen

Ist die Vorschauansicht für die Inhalte von Mein ELO nicht groß genug, um die Hashtag-Informationen anzuzeigen, erscheint der Button Aktuelle Hashtags anzeigen.

Über Aktuelle Hashtags anzeigen werden die Hashtag-Informationen oberhalb der abonnierten Feeds eingeblendet.

Hashtag-Cloud

Hashtags, die in den letzten Wochen verwendet wurden, werden als Hashtag-Cloud dargestellt. Wählen Sie ein Hashtag, werden Ihnen alle Feed-Beiträge angezeigt, die das Hashtag enthalten, sofern Sie dafür berechtigt sind.

Workflows anzeigen

Ist die Vorschauansicht für die Inhalte von Mein ELO nicht groß genug, um die Workflow-Informationen anzuzeigen, erscheint der Button Workflows anzeigen. Hier werden die Workflow-Informationen oberhalb der abonnierten Feeds eingeblendet.

Eskalierte Workflows

Im Bereich Eskalierte Workflows sehen Sie, an wie vielen eskalierten Workflows Sie beteiligt sind und an welchen.

Wählen Sie die Workflow-Bezeichnung aus, springen Sie im Funktionsbereich Aufgaben zum jeweiligen Workflow.

Zuletzt gestartete Workflows

Im Bereich Meine zuletzt gestarteten Workflows sehen Sie, welche Workflows Sie zuletzt gestartet haben.

Wählen Sie die Workflow-Bezeichnung aus, springen Sie zum Eintrag, auf dem Sie den Workflow gestartet haben.

Filtermöglichkeiten anzeigen

Ist die Vorschauansicht für die Inhalte von Mein ELO nicht groß genug, um die Filter anzuzeigen, erscheint der Button Filtermöglichkeiten anzeigen.

Wählen Sie Filtermöglichkeiten anzeigen, werden die Filter oberhalb der abonnierten Feeds eingeblendet.

Um die Filter auszublenden, wählen Sie Filtermöglichkeiten ausblenden.

Filter in 'Mein ELO'

Ihnen stehen verschiedene Filterkategorien zur Verfügung.

Beitragstyp: Über die Filter in der Kategorie Beitragstyp ist lässt sich der Funktionsbereich Mein ELO anhand der Art der Feed-Beiträge filtern. Dabei gibt es zwei grundlegende Arten:

• Automatisch erstellte Beiträge (bspw. Arbeitsversion geändert)
• Von Benutzern erstellte Beiträge (bspw. Freier Beitrag)

Filter anwenden

Um einen Filter anzuwenden, wählen Sie den jeweiligen Filter in der Liste aus.

Filter negieren

Mit Standardeinstellungen werden alle Filter im Modus ist angewendet.

Bei allen Filterkategorien, außer bei der Kategorie Neuigkeiten seit, kann der Modus auf ist nicht umgestellt werden. Wählen Sie dazu das Wort ist hinter dem Namen der Filterkategorie aus.

Filter zurücksetzen

Um alle Filter zurückzusetzen, wählen Sie Filter zurücksetzen (Pfeilsymbol).

Als wichtig markieren

Über den Button Als wichtig markieren (Flaggensymbol) heften Sie einen Beitrag im Funktionsbereich Mein ELO an. Der Beitrag bleibt dauerhaft im Funktionsbereich Mein ELO sichtbar, auch wenn er älter als ein Monat ist. Sie erkennen als wichtig markierte Beiträge am roten Flaggensymbol.

Markierung löschen

Über den Button Markierung löschen (rotes Flaggensymbol) nehmen Sie die Markierung eines Beitrags zurück. Sobald der Beitrag älter als ein Monat ist, wird er nicht mehr im Funktionsbereich Mein ELO angezeigt.

Beitrag ausblenden

Über den Button Aus Mein ELO entfernen können Sie einen Beitrag im Funktionsbereich Mein ELO ausblenden.

Information

Über die Funktion Aus Mein ELO entfernen lassen sich Beiträge nur aus dem Feed in Mein ELO ausblenden. Die Beiträge werden nicht gelöscht.

Nach dem Ausblenden eines Beitrags erscheint die Funktion Rückgängig machen. Um den Beitrag wieder einzublenden, wählen Sie diesen Button.

Information

Die Funktion Rückgängig machen steht Ihnen für fünf Sekunden zur Verfügung. Über Mein ELO > Einstellungen > Einstellungen zu Mein ELO können Sie die Anzeigedauer ändern.

Randnotizen, Verlinkungen, Dateianbindungen

Falls für das markierte Dokument vorhanden, sehen Sie die folgenden weiteren Elemente:

• Randnotizen: Auf dem Mittelbalken sehen Sie die Randnotizen zu einem Eintrag. Wenn Sie das Symbol auswählen, öffnet sich die Randnotiz.

• Verlinkungen: Das Kettensymbol stellt eine Verlinkung dar. Wählen Sie das Symbol, öffnen Sie die Übersicht der Verlinkungen und können weitere Einträge als Verlinkung anlegen. Der eingebettete Dialog schließt sich nicht von alleine, wenn Sie einen anderen Eintrag markieren. Schließen Sie ihn über den Button Schließen.

• Dateianbindungen: Das Büroklammer-Symbol stellt eine Dateianbindung dar, die zu dem ausgewählten Dokument abgelegt wurde. Wählen Sie das Symbol, um die Dateianbindung zu öffnen.

Je nach administrativer Einstellung öffnen sich Dateianbindungen im Browser oder in einem externen Programm. Falls sich Dateianbindungen bei Ihnen im Browser öffnen, ist es bei manchen Dokumenten nicht möglich, sie zur Ansicht zu öffnen.