# Structure de l'index
Le champ Chemin de dépôt vous permet de définir une règle pour le dépôt automatique de documents dans ELO (structure de l'indexation). Le chemin de dépôt dans lequel doivent être archivés les documents déposés avec ce masque est entré automatiquement.
Voici quelques exemples pour la structure de l'indexation :
- Dépôt alphabétique
- Dépôt en fonction du type de document et du client
- Dépôt dans plusieurs classeurs
- Dépôt en fonction de Longest Match
# Syntaxe
Nous utilisons le schéma suivant pour une structure de l'index :
[¶Classeur¶Classeur¶]+Lx(v,y)+...
Information
Le signe Pilcrow ("¶") permet de séparer les niveaux. Vous pouvez l'entrer avec le raccourci clavier ALT + 0182. Alternative : sélectionnez le symbole Pilcrow à la fin du champ Chemin de dépôt.
La structure de l'index est définie avec des éléments fixes ou variables.
Dans la section Aperçu des champs, vous trouverez un tableau avec les modèles de champs assignés au masque. Vous avez besoin des IDs de champ pour la structure de l'indexation.
Les variables suivantes correspondent aux champs qui se trouvent sur chaque masque. Ces variables peuvent également être utilisées pour la structure d'index.
- LK : désignation
- LD : date
- LA : date de dépôt
# Dépôt alphabétique
Exemple
Vous souhaitez trier des factures sortantes par ordre alphabétique dans une structure correspondante, selon la premier lettre du nom du client. Dans le classeur Service Ventes, il existe un sous-classeur nommé Clients. Dans le classeur Clients, se trouve un registre alphabétique.
Dans cet exemple, le masque utilise le champ Client (L1).
Procédé
Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt :
[¶Service vente¶clients¶]+L1(1,1)Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.
Information
[ … ] : les crochets démarquent les classeurs définis. Ces classeurs doivent se trouver dans ELO sous cette forme dans l'archive pour pouvoir être trouvés. Vous pouvez les faire créer automatiquement. Pour ceci, l'option Créer automatiquement un chemin de dépôt doit être activée.
¶ : le symbole Pilcrow permet de séparer des niveaux.
+ : le symbole + permet de relier la partie fixe de la structure d'index et la partie variable.
L1 (1,1) : dans le champ Client, une lettre est sélectionnée à partir de la première lettre (1,1). En l'occurrence, il s'agit de la première lettre du nom du client.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées au masque.
Résultat
Lorsqu'un document est déposé avec le masque, puis déposé dans l'archive par le biais de la fonction Dépôt automatique, alors la structure de l'index entre en jeu.
Un document du client Soisson est par exemple déposé automatiquement sous Vente ¶ Kunden ¶ S.
# Dépôt en fonction du type de document et du client
Exemple
Exemple : vous avez créé un sous-classeur par client dans le classeur Vente. Chaque sous-classeur contient d'autres classeurs, par ex. des factures, des devis, des bons de livraisons, etc.
Dans notre exemple, le masque utilise les champs Client (L1) et Type de document (L2).
Procédé
Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt :
[¶Service Ventes¶]+L1+[¶]+L2Information
Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.
[¶Service Ventes¶] : ELO cherche le classeur Services Ventes dans ELO. Le deuxième symbole Pilcrow signale qu'un deuxième niveau est requis.
+L1 : le nom du sous-classeur doit correspondre au contenu du premier champ (Client).
+[¶]: ELO recherche un autre sous-classeur.
+L2 : Le nom du sous-classeur doit correspondre au contenu du deuxième champ (Type de document).
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées au masque.
Résultat
Lorsqu'un document est déposé avec le masque, puis déposé dans l'archive par le biais de la fonction Dépôt automatique, alors la structure de l'index entre en jeu.
Une facture du client Dubois est par exemple déposée automatiquement sous Vente ¶ Dubois ¶ Facture.
# Dépôt dans plusieurs classeurs
ELO permet de déposer un document simultanément dans plusieurs classeurs. ELO ne dépose pas de copies du document, il affiche le même document dans différents classeurs (comme références). Si des modifications sont effectuées, elles valent également pour les références du document.
Exemple
Vous souhaitez rassembler toutes les commandes d'une année dans le classeur Commandes. Il existe un classeur pour chaque année dans le classeur Commandes.
De plus, vous souhaitez déposer les commandes en tant que références dans le classeur du client en question.
Dans notre exemple, le masque utilise les champs Client (L1) et Date de la commande (L3).
Démarche : chemin de dépôt
Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt pour le dépôt dans le classeur Chemin de dépôt :
[¶Commandes¶]+L3(1,4)Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.
Information
[¶Commandes¶] : ELO recherche le classeur Commandes.
+L3 (1,4) :le champ Date de commande utilise la date ISO (JJJJ-MM-TT). Pour l'année, quatre chiffres doivent être lus à partir du premier caractère (1,4).
Procédure : chemin de référence
Pour ajouter un autre chemin, sélectionnez Ajouter un chemin de référence.
Le champ Chemin de référence 1 apparaît.
Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de référence 1 :
[¶Client¶]+L1
Le contenu du champ Chemin de référence 1 est copié dans le champ Structure de l'index et ajouté au chemin de dépôt dès que vous quittez le champ.
Information
| : lorsqu'une structure d'indexation se compose de plusieurs chemins, vous devez séparer les différents chemins avec le symbole Pipe ("|"). La console d'administration ELO entre le symbole Pipe automatiquement dès que vous avez entré un chemin de référence par le biais d'un champ correspondant.
Pour entrer le symbole pipe manuellement, utilisez le raccourci clavier ALT GR + <.
[¶Clients¶] : ELO cherche le classeur Commandes.
+L1 : le nom du sous-classeur doit correspondre au contenu du premier champ (Client).
Information
Si vous avez déjà complètement préparé une structure d'indexation avec plusieurs chemins, vous pouvez les entrer d'un coup dans le champ Chemin de dépôt. La console d'administration ELO divise les chemins automatiquement dès qu'elle détecte le symbole Pipe.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées au masque.
Résultat
Lorsqu'un document est déposé avec le masque, puis déposé dans l'archive par le biais de la fonction Dépôt automatique, alors la structure de l'index entre en jeu.
Une commande du client Dupont SA datant de 2020 est automatiquement déposé sous Facture ¶ 2020 et sous forme de référence, sous Clients ¶ Dupont SA ¶ Factures.
Information
Si vous utilisez des variables dans les chemins, nous vous recommandons d'activer les options Créer automatiquement le chemin de dépôt et Créer automatiquement un chemin de référence.
# Dépôt en fonction de Longest Match
Exemple
Vous souhaitez déposer des bons de livraison de vos fournisseurs dans l'ordre alphabétique. Vous souhaitez différencier S, Sch et St. Cela vous permet de déposer de façon distincte les fournisseurs comme Soisson, Schwarz, etc.
Procédé
Créez le classeur Service Achat et le sous-classeur Fournisseurs.
Vous insérez un sous-classeur pour chaque lettre de l'alphabet dans le classeur Fournisseurs. De plus, vous ajoutez les classeurs Sch et St.
N'oubliez pas d'ajouter les classeurs Ä, Ö et Ü.
Dans cet exemple, le masque utilise le champ Fournisseur (L1).
Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt :
[¶Service Achat¶Fournisseurs¶]+L1(1,1)+[%]+L1(2,2)Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.
Information
[¶Service Achats¶Fournisseurs¶] : ELO recherche le classeur Service Achats et le sous-classeur Fournisseurs.
+L1(1,1) : ELO vérifie, à partir du premier emplacement, le premier caractère du premier champ, s'il y a un classeur correspondant.
+[%] : Le signe % fait signaler à ELO qu'un dépôt selon Longest Match doit être effectué. S'il existe une concordance pour le premier caractère, alors ELO poursuit sa vérification.
L'indication +L1(2,2) signifie qu'ELO vérifie deux caractères à partir de la seconde place du premier champ.
ELO vérifie s'il existe un classeur adéquat pour les premier trois caractères du contenu du premier champ sous le chemin indiqué (¶ Achat ¶ Fournisseurs).
ELO prend la concordance la plus longue pour le dépôt (longest Match).
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées au masque.
Résultat
Lorsqu'un document est déposé avec le masque, puis déposé dans l'archive par le biais de la fonction Dépôt automatique, alors la structure de l'index entre en jeu.
Un document du fournisseur Segemüller ne concorde qu'avec le classeur S. Un document du fournisseur Schwarz commence certes par un "S", mais il a un meilleur match avec le classeur Sch et c'est pourquoi ELO y dépose le document.