Einträge synchronisieren

Ordnersynchronisation

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Über die Funktion Ordnersynchronisation können Sie Daten aus einem ELO Ordner mit einem externen Dateisystem oder einem mobilen Gerät synchronisieren oder eine Kopie des Ordners erstellen. So können Sie beispielsweise alle notwendigen Dokumente zu einem externen Termin mitnehmen und mögliche Änderungen anschließend wieder in ELO einspielen.

Voraussetzung: Sie müssen zuerst die Zuweisung zwischen ELO Ordner und externem Ordner vornehmen über Ausgabe > Externe Anbindung > Ordner bereitstellen.

ELO prüft, ob sich Synchronisationsordner von bekannten Cloud-Anbietern auf Ihrem Computer befinden. Dann werden diese Ordner als mögliche Gegenstücke für Ordner aus ELO angeboten. Sie können auch selbst Paare von Synchronisationsordnern einrichten. Über diese Verbindung werden Daten automatisch in beide Richtungen übertragen. Neben der Synchronisation von Dokumenten ist es zudem möglich, Ordnerstrukturen abzubilden.

Von jedem internetfähigen Gerät ist es möglich, auf die Daten der Cloud Ihres Anbieters zuzugreifen und Änderungen vorzunehmen. Sobald Sie sich wieder im ELO Java Client anmelden, haben Sie die Möglichkeit, Änderungen oder neue Dateien nach ELO zu übertragen.

Achtung

Da die Synchronisation in beide Richtungen (bidirektional) ablaufen kann, erlaubt sie auch Löschungen im Dateisystem des Computers.

Im Folgenden ist beschrieben, wie Sie mit der Ordnersynchronisation arbeiten, sobald mindestens ein Ordnerpaar eingerichtet ist. Weitere Informationen zum Einrichten eines Ordnerpaares finden Sie im Abschnitt Ordner bereitstellen.

Vorgehen

Wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe Anbindung > Ordnersynchronisation.

Der Dialog Ordnersynchronisation erscheint. Sie sehen die bisher eingerichteten Ordnerpaare und den Status der letzten Synchronisation.

Der Dialog bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Starten (grünes Dreieckssymbol): Startet die Synchronisation für das jeweilige Ordnerpaar

Beachten Sie

Wenn Sie in den Einstellungen die Option Synchronisieren, ohne Metadaten aktiviert haben und im Ordner auf dem Dateisystem eine Datei hinzufügen, muss der Dateiname mit einem Plussymbol (+) beginnen, damit er bei der Synchronisation nach ELO übertragen wird. Das Plussymbol im Dateinamen wird bei der Synchronisation automatisch entfernt.

Einstellungen (Zahnradsymbol): Öffnet den Dialog Ordner hinzufügen. Dort können Sie die Einstellungen des jeweiligen Ordnerpaares ändern. Wurden die Einstellungen eines Ordnerpaars geändert, erscheint im Dialog Ordnersynchronisation ein oranger Balken vor dem jeweiligen Ordnerpaar.

Löschen (X-Symbol): Entfernt das jeweilige Ordnerpaar

Information

Beim Löschen eines Ordnerpaars werden nicht die Ordner selbst gelöscht. Es wird lediglich die Zuweisung aufgehoben.

Alle starten: Startet die Synchronisation für alle verfügbaren Ordnerpaare

Beachten Sie

Beim Löschen und Bearbeiten der JSON-Dateien gehen wichtige Verarbeitungsdaten der synchronisierten Dateien verloren.

Ordner bereitstellen

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Über die Funktion Ordner bereitstellen können Sie einen ELO Ordner für eine Synchronisation mit einem Ordner außerhalb von ELO einrichten oder eine Kopie speichern.

Um einen Ordner für die Synchronisation auszuwählen, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte.

1. Markieren Sie einen Ordner in ELO.

2. Wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe Anbindung > Ordner bereitstellen.

Im Dialog Ordner hinzufügen legen Sie den Zielordner im Dateisystem fest und nehmen Einstellungen für die Übertragung vor.

ELO Ordner

Im Bereich ELO Ordner sehen Sie den ausgewählten Ordner in ELO.

Ziel im Dateisystem

Im Bereich Ziel im Dateisystem sehen Sie, welcher Ordner im Dateisystem als Ziel ausgewählt ist. Über das Drop-down-Menü des Feldes Basisverzeichnis wählen Sie bereits verwendete Pfade aus. Über den Button Neues Ziel weisen Sie einen anderen Ordner zu.

Information

Das Modul sucht automatisch nach Cloud-Ordnern der Anbieter: Leitz Cloud, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, GMX MediaCenter, WEB.DE Online-Speicher und SpiderOak Hive. Wird ein solcher Ordner im Dateisystem des Rechners erkannt, trägt ELO in Basisverzeichnis den gefundenen Pfad automatisch ein.

Optionen für die Übertragung

Im Bereich Optionen für die Übertragung wählen Sie aus, mit welchen Einstellungen die Synchronisation ausgeführt werden soll. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:

Synchronisieren, mit Metadaten: Die oben ausgewählten Ordner werden synchronisiert. Pro synchronisiertem Eintrag (Ordner oder Dokument) wird eine zusätzliche Datei im Dateisystem gespeichert. Diese zusätzliche Datei speichert die Metadaten des synchronisierten Eintrags im JSON-Format.

Synchronisieren, ohne Metadaten: Die oben ausgewählten Ordner werden synchronisiert. Dabei werden nur die Dokumente und Unterordner ohne Metadaten abgeglichen. Wenn Sie im Ordner auf dem Dateisystem eine Datei hinzufügen, muss der Dateiname mit einem Plussymbol (+) beginnen, damit er bei der Synchronisation nach ELO übertragen wird. Das Plussymbol im Dateinamen wird bei der Synchronisation automatisch entfernt.

Als Kopie speichern, ohne Metadaten: Die Option Als Kopie speichern bewirkt, dass auf dem Windows-Dateisystem eine 1:1-Kopie des Ordners ohne Metadaten (GUID, Maskeninformationen) gespeichert wird.

Automatisch beim Start von ELO: Setzen Sie das Häkchen bei Automatisch beim Start von ELO, findet bei jedem Start von ELO ein Datenabgleich zwischen Basisverzeichnis und ELO Ordner statt.

Beachten Sie

Eine zu hohe Anzahl von zu synchronisierenden Ordnern verzögert alle weitere Prozesse beim Start von ELO. Diese Funktion ist daher nicht für umfangreiche Verzeichnisse zu empfehlen, die sich selten ändern. Sinnvoll wäre, mehrere Ordnerpaare anzulegen und nur für ausgewählte eine automatische Synchronisierung einzurichten.

Referenzen mit exportieren: Aktiveren Sie die Option Referenzen mit exportieren, um Referenzen im Ordner ebenfalls für die Synchronisation zu exportieren.

Weitere Informationen

Um die Ordnersynchronisation zu starten, wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe Anbindung > Ordnersynchronisation.

Mobile Geräte verwalten

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Mit dieser Funktion verwalten Sie die mobilen Geräte, die über die App ELO Connect Dokumente an den ELO Java Client übertragen dürfen. Die Einrichtung einer Verbindung findet in ELO Connect statt. Ein neues Gerät erscheint erst im Dialog Mobile Geräte verwalten, nachdem eine Datenübertragung stattgefunden hat.

Sie können die mobilen Geräte umbenennen oder aus der Liste löschen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ELO Connect (opens new window).