ELO Assistant

Mit dem ELO Assistant können Sie erkannte Inhalte von Einträgen mithilfe von künstlicher Intelligenz analysieren, bearbeiten oder in ELO weiterverwenden. Sie können den ELO Assistant für Dokumente, Ordner und Business-Objekte verwenden. Hierbei greift der ELO Assistant nur auf Einträge zu, für die Sie berechtigt sind.

Sie können vordefinierte Funktionen wählen oder eigene Fragen und Aktionen eingeben. Der ELO Assistant verwendet für Anfragen und Antworten die Anzeigesprache von ELO.

Beachten Sie

Sie können für den ELO Assistant nur Sprachmodelle verwenden, die von administrativer Seite für Sie konfiguriert wurden. Für die Administration steht die Dokumentation ELO Pakete > KI-Prompts (opens new window) zur Verfügung.

Aufruf

Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie den ELO Assistant über den Button mit dem Funkeln-Symbol.

Information

Sie können unter Benutzermenü > Konfiguration > Schnellzugriff auf Funktionen einen Tastaturbefehl für den ELO Assistant festlegen.

Oberfläche

1 Sprachmodell auswählen: Dieses Drop-down-Menü erscheint nur, wenn Ihre Administration mehrere Sprachmodelle hinterlegt hat und Sie über die Lizenz ELOenterprise verfügen. Sobald Sie eine Anfrage absenden, ist das Modell für die Unterhaltung festgeschrieben. Der Tooltip des Info-Icons zeigt das ausgewählte Modell während des Verlaufs an. Öffnen Sie den ELO Assistant erneut, um über das Drop-down-Menü das Modell zu wechseln.

2 Eingabefeld: Stellen Sie eine individuelle Anfrage zum Dokument. Zudem können Sie nach bereits hinterlegten Aktionen und Anfragen filtern. Während Sie tippen, werden Ihnen Vorschläge angezeigt.

Information

Falls Sie mehrere Anfragen zum Dokument gestellt haben, können Sie mit den Pfeil-Buttons zwischen dem Nachrichtenverlauf navigieren. Zudem können Sie nach der ersten Anfrage über das Kopier-Symbol den vom Sprachmodell erhaltenen Text in die Zwischenablage kopieren.

3 Aktionen: Bei Aufruf des ELO Assistants stehen nur Dokumente hinzufügen und Verwerfen zur Verfügung. Nachdem Sie eine Unterhaltung begonnen haben, erscheinen weitere Aktionen.

4 Anfragen: Die Anfragen werden an das hinterlegte Sprachmodell gesendet. Im Standard stehen fünf vordefinierte Anfragen zur Verfügung. Administrativ können weitere Anfragen ergänzt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen sind möglich:

• Dokumente hinzufügen: Sie können weitere Dokumente hinzufügen, die bei Ihrer Anfrage berücksichtigt werden sollen.

  Information

  Sie können immer nur ein Dokument im Auswahldialog auswählen. Möchten Sie mehrere Dokumente hinzufügen, wählen Sie jedes Dokument einzeln über Suche weitere Dokumente aus ELO aus.

  Wenn Sie einen Ordner auswählen und den ELO Assistant öffnen, werden alle Dokumente im Ordner unter Dokumente hinzufügen angezeigt.

• Daten speichern: Diese Aktion wird nur bei einer Metadatenextraktion angeboten. Sie speichert die Werte in den Metadaten des Dokuments.

• Daten in Formular eintragen: Diese Aktion wird nur bei einer Metadatenextraktion angeboten. Sie trägt Vorschläge in die Metadatenfelder des Dokuments ein.

• Suche starten: Löst mit dem Text der Antwort eine Suche in ELO aus. Die Aktion ist nur bei kurzen Antworten sinnvoll. Sie kann z. B. für eine Kundensuche verwendet werden.

• Feed-Beitrag erzeugen: Hiermit kann zur Nachverfolgung dokumentiert werden, was welche Person festgehalten hat. Der Feed-Beitrag ist nach einer Aktualisierung des Funktionsbereichs sichtbar.

• Erneut versuchen: Falls die Antwort nicht zufriedenstellend ist, können Sie die Anfrage mit dem gleichen Kontext nochmal an das Sprachmodell senden. Diese Aktion steht nur für die letzte getätigte Anfrage zur Verfügung.

• Verwerfen: Alle Aktionen und Anfragen werden verworfen. Der ELO Assistant wird geschlossen.

Anfragen

Vordefinierte Anfragen

• Einfache Sprache verwenden: Der Inhalt des Dokuments wird klar, verständlich und zugänglich formuliert. Dies geschieht durch die Verwendung kurzer Sätze, einfacher Wörter und den Verzicht auf Fachbegriffe oder komplexe Satzstrukturen.
• Erklär mir das: Die Anfrage bewirkt, dass der Inhalt des Dokuments prägnant und strukturiert erklärt wird.
• Professionellere Sprache verwenden: Es wird ein formeller, sachlicher und präziser Schreibstil verwendet. Es wird ein neutraler Ton gewählt, wie er in geschäftlicher und akademischer Kommunikation üblich ist. Diese Anweisung hilft, Inhalte für professionelle Zielgruppen aufzubereiten, z. B. für Berichte, offizielle Schreiben oder Präsentationen.
• Weiterschreiben: Fordert den ELO Assistant auf, einen begonnenen Text fortzusetzen. Dabei orientiert sich das Sprachmodell am Stil, Ton und Inhalt des bisherigen Textes, um eine konsistente und thematisch passende Fortsetzung zu erzeugen.
• Zusammenfassen: Weist an, den Text des Dokuments auf seine wesentlichen Inhalte zu reduzieren. Hauptaussagen, Argumente und Ereignisse werden in komprimierter Form dargestellt.

Beachten Sie

Falls der ELO Assistant keine dokumentspezifischen Antworten liefert, kann dies daran liegen, dass nicht auf den Volltext des Dokuments zugegriffen werden kann. Überprüfen Sie unter Metadaten > Optionen, ob die Option In den Volltext aufnehmen aktiviert ist.

Administrativ angelegte Anfragen

Es können administrativ weitere Anfragen ergänzt werden. Sie erkennen diese Art von Anfragen am Funkeln-Symbol.

Beispiel: Kursteilnehmende in einer Liste ausgeben lassen

In unserem Szenario befinden wir uns in einer Studierendenverwaltung und möchten in einem Dokument zur Kursplanung die Teilnehmenden erkennen lassen und auflisten. Hierfür wurde hinter der Anfrage Kursteilnehmende ein Freitext-Prompt mit folgender Benutzeranfrage angelegt:

Welche Studierenden nehmen an diesem Kurs teil? Liste sie mir in einer Tabelle auf.

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie analysieren möchten. In unserem Beispiel wählen wir ein Dokument zur Kursplanung, in der Kursteilnehmende enthalten sind.
2. Wählen Sie die Anfrage (hier: Kursteilnehmende) im ELO Assistant aus.

Der ELO Assistant gibt die Antwort in der gewünschten Formatierung aus.

Metadatenextraktion

Der ELO Assistant kann Sie bei der Eingabe von Metadaten unterstützen. Sie können aus einem Dokument Metadaten extrahieren und diese in den entsprechenden Feldern einer Zielmaske in ELO speichern. Die Metadatenextraktion funktioniert nur mit Masken der Gen. 2.

Hierfür muss zuvor administrativ die Metadatenextraktion angelegt werden. Die Konfiguration hierfür ist in der administrativen Dokumentation ELO Pakete > KI-Prompts (opens new window) beschrieben.

Sie erkennen diese Art der Abfrage an dem kombinierten Funkeln-Symbol mit einer Tabelle im Hintergrund.

Beispiel 1: Extraktion der Kursdaten

Im folgenden Beispiel soll der ELO Assistant Kursdaten aus einem Dokument für eine Kursplanung extrahieren. Daten sollen Feldern verschiedener Aspekte zugeordnet werden.

1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie Daten extrahieren möchten. In unserem Beispiel wählen wir ein Dokument zur Kursplanung, in der Kursteilnehmende enthalten sind.

2. Wählen Sie die Anfrage zur Metadatenextraktion (hier: Kursdatenextraktion) aus.

   Der ELO Assistant zeigt eine Tabelle mit allen hinterlegten Aspekten an und ordnet die Werte den entsprechenden Feldnamen zu.

3. Überprüfen Sie, ob die Werte korrekt zugeordnet wurden. Falls Sie bestimmte Werte nicht übernehmen wollen, deaktivieren Sie die jeweilige Checkbox.

4. Wählen Sie die Aktion Daten speichern aus.

Die Werte werden in den Metadaten des Dokuments gespeichert.

Beispiel 2: Feldvorschläge als Metadaten eintragen

Im folgenden Beispiel soll der ELO Assistant Metadatenfelder mit vorgeschlagenen Werten befüllen. Die Werte können dann nach Überprüfung gespeichert werden.

1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie Daten übernehmen möchten. In unserem Beispiel wählen wir eine Rechnung, in der verschiedene Werte wie Bestelldatum, Name der Firma und Rechnungsbetrag enthalten sind.

2. Wählen Sie zuerst die Anfrage zur Metadatenextraktion (hier: Rechnungsdaten extrahieren) aus.

   

   Der ELO Assistant zeigt die Felder der Aspekte an, zu denen extrahierte Inhalte gefunden werden und ordnet die Werte den entsprechenden Feldern zu.

   

3. Wählen Sie die Aktion Daten in Formular eintragen aus.

   

   Es erscheint die Information, dass der Metadatenvorschlag für das entsprechende Dokument erfolgreich eingetragen wurde.

4. Aktualisieren Sie den Funktionsbereich Ablage.

   

   Die Metadatenfelder werden mit Vorschlägen befüllt. Die Vorschläge erkennen Sie an dem Symbol mit der Doppeltilde (ungefähr gleich).

5. Überprüfen Sie die Feldvorschläge. Wählen Sie das Feld aus und drücken Sie die EINGABE-Taste, um die Vorschläge jeweils zu übernehmen.

   

   Die Felder mit den übernommenen Vorschlägen werden grün hervorgehoben und mit dem Entspricht-Symbol gekennzeichnet.

6. Wählen Sie Metadaten speichern, um die Änderungen an den Metadaten vorzunehmen.